Організаційно-розпорядчі документи

Вступ

 

    Актуальність теми. У сучасних умовах для підвищення ефективності документування, операцій необхідне удосконалювання роботи з документами, тому що всяке управлінське рішення завжди базується на інформації, на службовому документі.

    Організація роботи з документами впливає на якість роботи апарата керування, організацію і культуру праці управлінських працівників. Удосконалювання керування виробничо-господарськими системами, підвищення рівня організації й ефективності управлінської праці багато в чому залежить від того, наскільки раціонально поставлено в установах і на підприємствах діловодство і наскільки професійно ведеться документація, гарантується успіх управлінської діяльності в цілому.

    Поняття «документ» є центральним, фундаментальним в понятійній системі документознавства. Воно відображає ознаки реально існуючих предметів, що служать об'єктами практичної діяльності по створенню, збиранню, аналітико-синтетичній обробці, зберіганню, пошуку, розповсюдженню і використанню документної інформації в суспільстві.

    Це поняття широко використовується у всіх сферах суспільної діяльності. Майже в кожній галузі знання є одна або декілька версій його розуміння відповідно до специфіки тих об'єктів, яким додається статус документа.

    Таким чином, важливість документів, як носіїв інформації, у житті людини зумовлює актуальність дослідження класифікації документів, оскільки саме класифікація дає можливість розібратися у їх розмаїті.

    Документування управлінської інформації та організування роботи зі службовими документами є одним із основних складових діяльності на підприємствах. Водночас, на ці процеси, що, як правило, охоплюються поняттям діловодства, останнім часом впливає застосування нових інформаційних технологій, методів інформаційно-документаційного забезпечення управління. Організаційно-розпорядницька  документація виділяється з єдиної по своїй інформаційній природі документації залежно від  функцій державного органа, установи, що обслуговує діловодство.

    Метою дослідження є охарактеризувати організаційно-розпорядчі документи та виявити  їхній склад.

    Відповідно до мети сформульовані такі завдання:

• Розглянути організаційно-розпорядчі документи
• Надати характеристику організаційно-розпорядчим документам
• Виявити склад організаційно-розпорядчих документів
• Дослідити підготовку та складання організаційно-розпорядчих документів

Об’єкт дослідження:Організаційно-розпорядчі документи:склад та характеристика

Предмет дослідження: Організаційні та розпорядчі документи, такі як наказ, статут, розпорядження,інструкція та інші

    У дослідженні я опиралася на навчальні посібники, з них В.А.Блощинська Сучасне діловодство,В.Н.Данюк Кадрове діловодство, Ю.Палеха Організація загального діловодства О.Г.Кірічок Документування у менеджменті, на ДСТУ4163-2003 та на Постанову Кабінету Міністрів Україна «Про затвердження Примірної інструкції з діловодства…» та деякі закони зв’язані з документуванням.

 

    Сучасне управління  становить безперервний процес  соціально-економічних та організаційно-технічних  перетворень, які здійснюються на основі різних підходів із використанням численних методів та засобів.

    Результативність  цих перетворень більшою мірою  визначається наявністю ефективних  зв’язків між керуючим і керованим середовищем, що забезпечує своєчасну й достовірну інформацію про поведінку чи стан об’єктів управління.

    Господарсько-комерційна  діяльність суб’єктів господарювання включає в себе всю сукупність факторів, які впливають на результативність і ефективність виробництва або надання послуг. Управління такою діяльністю вимагає з’ясування питання про необхідну та достатню кількість документів, тому що правильно побудована система управління реалізує свої основні функції через певні види документів. Більш конкретизовані управлінські рішення потребує використання специфічних документ них форм, які засвідчують галузеву належність документів чи їх функціональне призначення. Диференціація систем документації відповідно до функції управління дозволяє здійснити поділ певних комплексів документів і забезпечити їх функціонування в загальному інформаційному просторі. За цим принципом виділяються такі системи документації:

• галузеві
• функціональні

    Галузеві системи  документації призначені для  фіксування виробничої діяльності  в конкретній галузі економіки,  культури, освіти, торгівлі тощо. Кількість таких систем обумовлена кількістю галузей суспільної діяльності, і виникнення нових її напрямів супроводжується появою специфічних видів документів, на основі яких формується нова система документації.

    У функціональних системах документації знаходять своє відображення найважливіші функції управління: планування, організація, контроль, облік, аналіз та ін.. Особливість функціональних систем полягає в тому, що вони можуть поширюватись на всі установи, організації і підприємства, незважаючи на їх галузеву належність.

    Для розв’язання більшості управлінських завдань недостатньо використання окремих форм документів: при цьому необхідно спиратися на системи управлінських документів, що перебувають у взаємному зв’язку. Незважаючи на відмінності між ними, обумовленні галузевою специфікою, результативність цієї роботи визначається знаходженням точок дотику, що забезпечить ефективне використання різних документів у межах певної установи, галузі чи економіки країни в цілому. За таким принципом здійснюється робота, спрямована на формування уніфікованих систем документації, тобто комплексів взаємопов’язаних уніфікованих форм документів, призначених для документування конкретних функцій управління. На сьогоднішній день в Україні розроблено і функціонує більше двадцяти уніфікованих систем документації.

    Найбільш поширеною з  існуючих функціональних систем  документації є організаційно-розпорядча  документація(ОРД), що використовується всіма установами, організаціями, підприємствами різних галузей господарства на різних рівнях управління, оскільки в ній відображається організаційна діяльність, спрямована на реалізацію основних функцій управління. З її допомогою здійснюється також доведення до виконавців документованих розпорядчих вказівок уряду, установ вищого рівня і керівництва певного органу управління. За сутністю основних питань, які визначають у процесі господарсько-комерційної діяльності та виконавчо-розпорядчої діяльності різноманітних органів управління, система організаційно-розпорядчої документації є водночас комплексною та унікальною системою документування управлінської діяльності широкого кола установ, підприємств і організацій.

    Управлінську документацію  можна класифікувати за різними  ознаками. Система документації певної галузі чи окремої функції управління, у свою чергу, поділяється на підсистеми на основі призначення документної форми залежно від її змісту, визначення документної форми відповідно до рівня управління, за формою її представлення тощо.

    Усі документи створенні в процесі господарсько-комерційної діяльності суб’єкта господарювання, можна поділити на такі групи:

• розпорядчі: постанови, розпорядження, доручення, вказівки, накази
• організаційні: статути, положення, правила, інструкції.

                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                              

 

Розділ.1 Характеристика організаційно-розпорядчих документів.

 

1. Розпорядчі документи

 

   Розпорядчі документи-це документи, за допомогою яких здійснюється розпорядча діяльність, оперативне керівництво в установі, організації, фірмі, на підприємстві. Документи розпорядчої діяльності містять у собі постанови, накази, розпорядження, ухвали, вказівка, доручення.

   Наказ – це правовий документ, виданий на підставі єдиноначальності для регулювання основних стратегічних і оперативних завдань на підприємстві, в організації чи установі. Це письмовий виклад вирішення певного завдання з переліком конкретних шляхів, строків, порядку, відповідальних осіб і форми контролю.

    В усіх установах  видаються переважно три види  наказів. Це накази з основної діяльності, накази з особового складу і накази з оперативних питань.

    Такий поділ одного виду документа на три різновиди, по-перше, обумовлений організаційними потребами управління; по-друге, пов’язаний із різним порядком оформлення цих наказів; по-третє, виходить із терміну зберігання кожного з цих документів. Так, накази з основної діяльності зберігаються постійно установою або передаються на зберігання державним архівним установам; накази з особового складу зберігаються в установі  75 років, а до державних архівних установ передаються при докорінній реорганізації  або ліквідації установи - фондоутворювача; накази з оперативних питань зберігаються установою від 3 до 5 років.

    Накази з основної діяльності видаються при створені, реорганізації і ліквідації установи та її структурних підрозділів , а також при затвердженні положень, посадових інструкцій, перспективних і фінансових планів та змін до них, капітального будівництва, здачі споруджених об’єктів, матеріально-технічного постачання, списанні застарілих пристроїв та обладнання, тощо. Текст наказу, як правило, складається з двох частин: констатуючої та розпорядчої. В першій частині викладається факти і конкретний привід до видання наказу; в розпорядчій – перелічуються конкретні управлінські дії, їх виконавця і терміни виконання.

    У процесі підготовки наказу з основної діяльності його змістова частина потребує відповідного узгодження з установами, структурними підрозділами або посадовими особами. Візи і грифи, що його засвідчують проставляються в першому примірнику проекту наказу, що подається на розгляд керівника з метою підписання документа. В кінцевий варіант наказу виправлення можуть вноситися лише керівником, який підписує наказ із зазначенням дати. Накази з основної діяльності є найважливішими документами установ, із метою зміцнення виконавчої дисципліни  наказам державних виконавчих органів присвоюється індекс державного реєстру відповідно до Указу Президента України від 03.10.92 №493 «Про державну реєстрацію нормативних актів міністерств та інших органів державної влади.»

    Накази з особового складу - це група наказів, що стосується переважно питань кадрової роботи. Вони завжди оформлюються окремо від наказів з основної діяльності і відображають прийом на роботу або призначення на посаду, звільнення, різного виду переміщення, як з однієї посади на іншу, у зв’язку з направленням на навчання, оформлення декретної відпустки, зміни прізвища тощо, а також службові заохочення.

    Треба відзначити, що накази особового складу є не тільки розпорядчими документами, але ще й виконують функцію документів первинного обліку. Як правило, в даних видах наказів відсутня констатуюча частина, але це зовсім не обов’язково. В наказах стосовно заохочень або відзначення ювілярів констатуюча частина зазвичай присутня.

    Наказ з  особового складу обов’язково  візується зацікавленими структурними  підрозділами і посадовими особами та підписується керівником установи. Наказ вступає в силу з моменту його підписання, якщо в тексті не вказано іншого терміну.

    Наказ з  особового складу реєструється  і зберігається окремо від  наказів з основної діяльності, при цьому номер наказу доповнюється літерами, згідно з інструкцією по діловодству, яка прийнята на підприємстві (наприклад:  П- персонал, К-кадри, ОС-особовий склад та ін.)

    Накази з  оперативних питань-стосується оперативно-господарської  діяльності на підприємстві, в організації чи установі. Вони пов’язані з оформленням поточної діяльності підприємства, відображаючи практично всі сторони життя трудового колективу. Це оформлення відображає надання відпусток, оформлення дисциплінарних стягнень та ін.

 

    Кожен вид наказу повинен мати такі реквізити:

• автор документа (назва організації), якщо документ оформлюється не на бланку
• назва виду документа (наказ)
• дата (проставляється у день підписання)
• індекс (порядковий номер)- відлік ведеться від початку календарного року за хронологією зростання
• місце складання чи видання
• заголовок тексту
• позначка про контроль( у разі потреби)
• текст
• гриф погодження
• візи ( у разі потреби)
• підпис
• відтиск печатки ( у разі потреби)
• позначка про виконавця, виконання
• позначка про перенесення даних на машинний носій ( у разі потреби)