Организация делопроизводства в XV-XVII века

Документирование

Область применения документирования и состав документов в приказах определялся характером деятельности последних. Но наряду с  особенностями документирования деятельности отдельных приказов, в них создаются  общие нормы делопроизводства, применяются  единые приемы и техника документирования.

Основополагающими документами для работы аппарата управления были общегосударственные  правовые акты (судебники, уложения), указы  царя и приговоры Боярской думы, решения земских соборов, царские  жалованные и указные грамоты. Органы местного управления руководствовались  уставными наместническими и  губными грамотами и наказами, земскими уставными грамотами, крестоприводными записями.

Документы учреждений по характеру работы с  ними условно классифицировались на внутренние, входящие («присыльные») и исходящие («посыльные»).

К внутренним документам относились решения (приговоры), выписки, списки (боярские, членов государева двора), росписи. Функция хозяйственного учета оформлялась книгами по учету (хлебных запасов, денег, пошлин и т.д.), сметными списками. Книгами  статистического учета, составляемыми  для описания податных сил, были писцовые (описание города с относящимся к  нему уездом), дозорные (записи результатов  проверки жалоб населения после  войны, эпидемии), переписные (подворные  переписи населения), приправочные (списки с писцовых и дозорных книг, составленные для справок) и др.

Кроме того, каждая отрасль управления дала свои категории документов. Например, с  деятельностью Поместного приказа  получили дальнейшее развитие акты феодального  землевладения и хозяйства (вкладные, купчие, дельные, раздельные, меновые, духовные и другие грамоты). В Разрядном  приказе создавались документы  по организации вооруженных сил (боярские книги и списки, десятни со сведениями о всех боярах и других чинах, в том числе думных дьяков и дьяков в приказах с их денежными окладами, переменами в служебной деятельности, готовности и пригодности к ней; полковые и сотенные списки и др.). Документирование судебной деятельности выразилось в создании правых и судных грамот, судебных приговоров, журналов заседаний (судных списков), записей показаний свидетелей (сыскных и распросных, пыточных речей и сказок). Порядок вызова на суд оформлялся зазывной или приставной грамотой. Специфическая деятельность Посольского приказа оформлялась договорами, грамотами на проезд по территории государства, грамотами главам государств, наказами, статейными списками (отчетами по статьям наказа) и др.

Виды входящих и исходящих документов определялись сложившейся иерархией учреждений. Приказы и приказные избы получали указы царя и приговоры Боярской думы, наказные памяти. В центр приказные  избы посылали отписки. Землевладельцы-вотчинники и помещики получали из правительственных  учреждений ввозные и послушные  грамоты, устанавливавшие их право  на владение крестьянами и взимание с них повинностей. От служилых посадских  людей и крестьян поступали челобитные. Переписка разных учреждений оформлялась  памятями.

К XVI в. возросло значение письменного делопроизводства. Так, губная Белозерская грамота 1539 г. обязывала губные головы при проведении розыскных действий руководствоваться специальным документом – губной грамотой, списки которой должны были находиться в каждой волости, и требовала от всех лиц губного управления представлять в письменном виде отчетность о своей деятельности («…вы б то все велели себе писати на список подлинно; …да о том бы естя отписывали на Москву, боярам, которым розбойные дела приказаны»13.

Необходимость документирования, в частности, судебного  процесса подчеркивалась в Судебнике, актах местного управления: «…дьяку  исцовы и ответчиковы речи велети записати перед собою», «…те речи велети писати на список подлинно земскому дьячку»14 .

Составлению документов, правилам их оформления уделялось  особое внимание в законах. Так, устанавливалась процедура изготовления в боярском суде рассмотрения дела судный список переписывался подьячим «с черна начисто» в присутствии судей-бояр, чтобы воспрепятствовать искажению смысла записи в пользу той или иной стороны, сверялся дьяком («дьяку же дела справити самому») и удостоверялся («к тем дедам дьяку рука своя приложити»). Окончательный текст протокола читался судьями.15

В местных  учреждениях делопроизводство велось параллельно двумя писцами –  земским и наместническим дьяками: при рассмотрении дел наместниками судный список должен был писать земский  дьяк – представитель интересов  местных землевладельцев, а копию («слово в слово») – дьяк наместника. Документ, составленный земским дьяком, подписывался старостой и целовальниками16, присутствовавшими на суде. Контроль за деятельностью наместников выражался и в том, что запрещалось рассмотрение дел «без дворского и без старости и без целовальников»17.

Приставную  грамоту (на право взимания дохода за исполнение своих обязанностей) согласно Судебнику должен был составлять неделыцик или дьяк, подписывать же грамоту мог только дьяк. Статья 191 Судебника 1589 г. определяла порядок составления духовной грамоты (завещания), текст которой писался со слов умиравшего («что больной говорит, то писати») при обязательном присутствии попа.18

В изучаемый  период развитие документирования уже  достигло уровня, когда можно говорить об определенных требованиях, предъявляемых  как к отдельным документам, так  и к их организации. Так, например, упоминавшееся Уложение 1649 г. отличается известной систематичностью своего изложения. Это нашло отражение  в разделении документа на 25 глав и 967 статей.

Определенность  формы присуща многим учетным  документам, в частности, все чаще применяется графление в целях  более четкой систематизации записей.

Уложением 1649 г. был введен ряд норм о порядке  письменного оформления различных  договоров, установлена форма договора – крепости, особого юридического документа, которым обычно оформлялись  сделки на земельных: влечение, крепостных крестьян, кабальных холопов, составленного, удостоверенного и зарегистрированного  площадными подьячими.

Существовали  специальные «образцовые» книги, где  помещались образцы документов; типы отдельных документов приводились  в азбуках и «письмовниках», которыми пользовались при составлении документов не только правительственных, но и частных.19

На основании  норм закона и делопроизводственной практики складывались формуляры каждого  вида документа, тексты которых имели определенную схему построения и унифицированное оформление. Основная особенность типового формуляра документа XV – XVII вв. заключалась в том, что документ представлял собой единый текст. Такие его реквизиты, как наименование вида, автор, дата, а иногда и адресат, не выделялись из текста.

Своеобразной  была форма документа. В канцеляриях  Русского государства получила развитие узаконенная Судебником 1550 г. столбцовая форма делопроизводства. Документы писали на бумажных полосах особой формы и размера. Бумажный лист резался или пополам в длину (полосы 17х45см), или на три части в ширину (полосы 15х34см). Текст располагается на узкой стороне бумажных полос, которые склеивались, и получался свиток, называемый «столбец», «столпик». Место склейки полос и отдельный узкий лист называли «сстав».20 На целых листах бумаги (или пергамента) писались лишь жалованные грамоты от имени царя дворянам, церковным учреждениям и грамоты иностранным государствам.

Говоря о  столбцовой форме делопроизводства, не следует упускать из виду, что в этот период достаточно умело и с полным успехом пользовались тетрадями и книгами, в которых применялись те же приемы засвидетельствования, что и в столбцах (скрепы и т.п). Больше того, книжные формы являются древними приемами документационной техники.

ЗАКЛЮЧЕНИЕ.

Совокупность  документов, в которых зафиксированы  этапы трудовой деятельности сотрудников, называется документацией по личному  составу (кадрам, персоналу).

Эти документы  являются наиболее важными документами  и требуют особой тщательности и  аккуратности при оформлении, ведении  и хранении на протяжении длительного  срока.

Обязательное  ведение кадровой документации на любом  предприятии предусмотрено соответствующими общегосударственными законодательными и нормативными актами: Кодексом законов о труде Российской Федерации[5], Инструкцией о порядке ведения трудовых книжек на предприятиях, в учреждениях и организациях[6], Перечнем типовых документов, образующихся в деятельности госкомитетов, министерств, ведомств и других учреждений, организаций, предприятий с указанием сроков хранения[7], Типовыми нормами времени на работы по комплектованию и учету кадров[8] и другими.

Следовательно, одной из наиболее важных функций  кадровой службы предприятия (или сотрудника, ответственного за работу с кадрами) является правильное документирование трудовых правоотношений.

В частности  большое внимание нужно уделять  документам, возникающим в процессе приема, перевода, увольнения работников, для того, чтобы они соответствовали  правилам, формулировкам действующего законодательства.

Таким образом, процедуры, выполняемые кадровой службой  при оформлении движения кадров, документируются  посредством работы с определенными  документами, важнейшими среди которых  являются трудовой договор (контракт), приказы по личному составу, трудовая книжка.

«Одним из основных правовых институтов законодательства о труде является трудовой договор. С его помощью граждане реализуют  свою способность к труду, определяют основные и дополнительные условия  труда, а также прекращают трудовые отношения».[9] Он составляется в двух подлинных экземплярах, один из которых  остается на предприятии, а другой хранится у работника.

Каждый пункт  приказа по личному составу –  правового акта, издаваемого по вопросам регулирования трудовых правоотношений граждан с администрацией предприятий, учреждений и организаций[10] - должен быть сформулирован в строгом  соответствии с требованиями Кодекса  законов о труде Российской Федерации.

Важнейшим документом по личному составу является трудовая книжка, которая также должна оформляться и в дальнейшем вестись  в точном соответствии с законодательными и нормативными актами Российской Федерации, в частности с КЗоТ РФ и Инструкцией  о порядке ведения трудовых книжек.

Согласно  статье 2 КЗоТ РФ каждый работник имеет  право на судебное разбирательство, защиту.[11] Следовательно, любой работодатель может оказаться в положении  ответчика, а работодатель, не соблюдающий  трудовое законодательство, скорее всего, проиграет дело.

В результате этого, ясно, что и в интересах  работника и в интересах работодателя – правильное, соответствующее всем требованиям законов и нормативов оформление, ведение и хранение документации по личному составу. При этом работодатель имеет

возможность осуществлять наиболее рациональное распределение  работ, обеспечивающее эффективную  организацию труда, а также определять степень загрузки работника и  совершенство технологического процесса, а работник более определенно  представляет свои трудовые обязанности  и резервы повышения производительности своего труда.

Список  источников и литературы.

I. Источники.

1. Инструкция  о порядке ведения трудовых  книжек на предприятиях, в учреждениях  и организациях//Бюллетень Госкомтруда  СССР. – 1986. - № 1.

2. Типовые  нормы времени на работы по  комплектованию и учету кадров (Утверждены Постановлением Госкомтруда  СССР и Президиума ВЦСПС от 14.04.1985г. № 95/9 – 18). – ЦБНТ  Госкомтруда СССР. – М., 1988.

3. Перечень  типовых документов, образующихся  в деятельности госкомитетов, министерств,  ведомств и других учреждений, организаций, предприятий с указанием  сроков хранения: Главное Архивное  Управление при Совете Министров,  ВНИИДАД – М., 1989.

4. Распоряжение  мэра Москвы от 19.10.93 № 595-рм  «Об утверждении размеров штрафных  санкций, налагаемых объединением  «Мосгорархив» за нарушение действующего законодательства по архивному делу».

5. Кодекс  законов о труде (с изм. и доп. на 01.12.94) – М.: изд-во Брандес, 1994.

6. Федеральный  закон «Об информации, информатизации  и защите информации» от 20.02.95 № 24 – ФЗ//Собрание законодательства  РФ, 1995 № 8.

II. Литература

1. Андреева  В.И. Делопроизводство: требования  к документообороту фирмы (На  основе Гостов РФ).- М.: Бизн.-шк. Интел Синтез, 1994.

2. Иритикова В.С. Приказ по личному составу//Секретарское дело. – 1997. - № 1 – с. 20-27