Организация делопроизводства и документооборота в гостинично-ресторанном бизнесе

Содержание

 

 

 

Введение

 

Управленческая деятельность в России, как и во всех развитых странах, осуществляется с помощью документов, которые одновременно являются источником, результатом и инструментом этой деятельности.

На сегодняшний день документ является основным способом представления информации на любом современном предприятии.

Неоспорима важность сохранности и умелого использования информационных ресурсов предприятия для успешного ведения бизнеса. Способность принять верное решение и вовремя отреагировать на ситуацию, гибко реагировать на все изменения рынка зависит не только от таланта и опыта руководителей. Эффективность управления предприятием зависит и от того, насколько разумно в нем организовано управление документооборотом.

Фактически, малоэффективное использование накопленной информации (или, еще хуже, ее утрата) может привести к потере всего бизнеса. Ведь вовремя не полученная информация или документ - это, прежде всего, потерянные деньги, время и упущенные возможности.

Вследствие этого, на любом предприятии, где ведется активная работа с различными документами, рано или поздно встает проблема систематизации, обработки и безопасного хранения значительных объемов информации.

Важную роль в оптимизации деятельности предприятия любого размера и профиля деятельности играют современные системы электронного документооборота.

С развитием научно-технического прогресса, новые информационные технологии стремительно охватывают все больше сторон человеческой жизни. Неудивительно, что такая важная часть административной деятельности, как документационное управление обеспечения, вплотную подошла к использованию новых технологий.

Существует мнение, что в настоящее время только около 30% всей корпоративной информации хранится в электронном виде.

Вся остальная информация (около 70%) хранится на бумаге, создавая немалые трудности при ее поиске и обработке. Тем не менее, это соотношение постепенно меняется в пользу электронной формы хранения (в частности, через развитие электронных архивов).  Но и при преобладании электронной формы хранения документов, они не всегда используются эффективно.

Целью курсовой работы является рассмотрение важнейших процессов внедрения новых информационных технологий в делопроизводстве.

 

Глава 1.Организация и средства информационных технологий (ИТ) в делопроизводстве.

1.1. Предпосылки к применению ИТ в делопроизводстве.

 

Управление любой организацией или предприятием осуществляется путем документального оформления решений,  доведения их до исполнителей и последующего контроля исполнения.  Непосредственно за организацию делопроизводства,  т. е.  за реализацию принятых правил обработки документов,  на предприятиях,  как правило,  отвечает специальное подразделение – так называемая служба документационного обеспечения управления.  На конкретных предприятиях эта служба может называться управлением делами,  канцелярией,  секретариатом,  общим отделом и т. д.  В ведении этой службы обычно находится и делопроизводственный персонал других структурных подразделений предприятия.

 Функции делопроизводственного  персонала заключаются в приеме  и регистрации документов,  в  продвижении документов по предприятию  с фиксацией резолюций и отчетов,  рассылке документов во вне,  а также контроле исполнения документов ( резолюций ).  Для управления движением и исполнением документов делопроизводственный персонал ведет специальные журналы и картотеки,  в которых фиксируются перемещения документов,  а также связанные с ними резолюции и отчеты исполнителей.  Правила регистрации документов на предприятии,  состав регистрируемых реквизитов,  правила оформления резолюций и передачи документов,  правила контроля исполнения,  а также порядок заполнения отчетных форм регламентируются соответствующими инструкциями. 

 

 

 

 

1.1.1.Проблемы традиционной технологии.

 

Традиционная технология предполагает,  что руководители и исполнители –  работают с бумажными документами,  а делопроизводственный персонал –  отслеживают их действия ( регистрируют перемещение документов,  резолюции руководителей,  отчеты исполнителей и т. д.)  с помощью системы журналов и картотек. 

При такой технологии информация о документах и ходе их исполнения распределена по системе картотек организации и ее структурных подразделений.  Поэтому получение информации о работе с документами на предприятии требует поиска и обработки данных из разнородных и децентрализованных картотек.

 Картотеки документов  обычно отделены от исполнителей.  Они содержат неполную и неоперативную информацию о состоянии документов.

Размножение и перемещение большого количества бумажных документов,  ведение многочисленных и дублирующих друг друга журналов и картотек приводит к большим объемам непроизводительных трудозатрат. 

В результате делопроизводственная служба не в состоянии в полной мере осуществлять контроль над документооборотом предприятия.  Практически невозможно ответить,  например,  на такие вопросы :  над какими документами работает учреждение и в каком они находятся состоянии,  какова история решения того или иного вопроса,  чем конкретно заняты исполнители ?  И это притом,  что документы и данные о работе с ними персонала являются важнейшим первоисточником всей информации о деятельности предприятия.  Именно они позволяют установить связь между показателями ее эффективности,  например,  финансовыми,  с конкретными действиями работников.  На многих предприятиях в делопроизводстве используются компьютерные системы.  Однако сегодня их функции в большинстве случаев не выходят за рамки ведения « электронной »  версии обычного регистрационного журнала или картотеки. 

Компьютеризация офиса –  оснащение рабочих мест персональными компьютерами и объединение их в сети –  привело в последние годы к интенсивным работам по созданию программного обеспечения автоматизации документооборота. Идея,  лежащая в основе систем автоматизации документооборота, –  выделение функций по обработке документов,  которые непосредственно не зависят от характера самих документов и связанных с ними приложений.  Действительно,  такие функции,  как,  например,  регистрация документов или перемещение их по организации,  могут быть реализованы независимо от того,  являются ли сами документы служебными записками,  договорами или,  скажем,  платежными документами.  Таким образом,  системы автоматизации документооборота являются,  по сути,  интегрирующими технологиями,  обеспечивающими унифицированное управление документами в организации и связанными с этими документами специфическими приложениями. 

 

1.2. Особенности российского  делопроизводства

 

В России в течение столетий –  в общегосударственном масштабе –  сложилась единая технология работы с управленческими документами,  так называемая государственная система документационного обеспечения управления ( ГС ДОУ ).  Российское делопроизводство не имеет аналогов в других странах ни по детальности проработки технологии работы с документами,  ни по масштабам распространения.  И если сегодня на Западе,  скорее,  развитие офисной автоматизации стимулирует разработку технологий документооборота,  то в России,  как правило,  речь идет об автоматизации традиционно уже сложившейся технологии учрежденческого делопроизводства. 

В чем же особенности « российской модели »  документооборота ? 

− Главное –  она предполагает максимальную централизацию контроля над документооборотом :  документ должен быть сначала доложен руководству,  а лишь затем –  обрастая резолюциями в соответствии со служебной иерархией –  он спускается к непосредственным исполнителям.  Предполагается также централизация и регламентация деятельности основных делопроизводственных служб :  прием и рассылка документов –  в экспедиции,  регистрация и контроль прохождения документов –  в канцелярии,  контроль исполнения в группе контроля и т. п. 

− Другой важной особенностью « российской модели »  являются единые и детально регламентированные правила работы с управленческими документами в организациях независимо от их сферы деятельности –  вплоть до правил заполнения регистрационных журналов и картотек,  а также отчетных форм.

 В условиях существования  в учреждении такой детально  регламентированной технологии документооборота,  как правило,  нереально говорить о внедрении некоторой принципиально новой технологии,  ориентированной на тот или иной зарубежный пакет.  Речь в этом случае может идти,  скорее,  об автоматизации традиционного делопроизводства с использованием возможностей,  которые открываются за счет использования современных информационных технологий. 

Например,  традиционное делопроизводство предполагает ведение множества журналов или картотек,  обслуживающих бумажный документооборот.  И именно ведение этих картотек является первоочередным объектом автоматизации делопроизводства.  В то же время ничто не мешает включить в автоматизированную систему возможность связи карточки с электронным образом собственно документа ( текстом,  изображением,  звуком и проч.),  создать тем самым технологические условия для перехода к электронному документообороту.  Переход же к электронному документообороту,  в свою очередь,  создает предпосылки для формирования электронных архивов с эффективными механизмами справочно - аналитической работы на множестве документов в различных формах представления. 

С другой стороны,  использование учрежденческой компьютерной сети создает условия для децентрализации выполнения различных делопроизводственных функций при сохранении централизованного контроля над документооборотом.  Можно,  например,  разрешить подразделениям и даже отдельным работникам осуществлять самостоятельную регистрацию документов и при этом централизованно контролировать их прохождение и т. п.  Более того,  наличие корпоративной сети,  связывающей территориально - удаленные учреждения,  позволяет обеспечить централизованный контроль над документооборотом в этих учреждениях,  что невозможно осуществить в рамках традиционной технологии. 

Однако сегодня широкое внедрение самых передовых информационных технологий в отечественных учреждениях ограничивается естественным и вполне оправданным консерватизмом персонала,  отвечающего за работу с документами.  В силу этого наиболее реальным путем автоматизации делопроизводства в российских учреждениях представляется создание таких автоматизированных технологий,  которые,  будучи полностью преемственными традиционной,  обеспечивали бы ее эволюционную трансформацию в более эффективную. 

 

1.3. Современное делопроизводство :  цели,  задачи и основные принципы

 

Делопроизводство –  деятельность,  охватывающая процесс создания документов и организацию работы с ними.

Основные задачи делопроизводства вытекают из главной цели.  К ним следует отнести : 

• создание документов,  то есть фиксация их на каком- либо носителе ; 
• передача документов для их последующего исполнения или принятия по ним решений ; 
• регистрация документов для осуществления контроля над их исполнением; 
• систематизация и хранение документов,  быстрый поиск документов по мере надобности.

Рассмотрим программное обеспечение компьютеров,  используемое для решения основных задач делопроизводства на современном этапе. 

− Для создания документов используются текстовые редакторы.  Эта среда дает возможность оперативного редактирования документов,  использования готовых форм ( шаблонов )  при составлении основных видов документов,  оформления их с использованием фирменного стиля предприятия,  возможность многократного тиражирования созданных документов и многое другое. Специальные программы - переводчики позволяют быстро и грамотно перевести документ на любой язык,  если предприятие имеет международные контакты.  Текстовые процессоры позволяют включить в документы (отчеты,  записки )  фрагменты расчетов,  различные диаграммы. 

Возможности текстовых процессоров очень велики, в них текст можно формировать, т.е. оформлять.

Текстовые процессоры позволяют:

• набирать новый текст, используя латинский и национальный алфавит, математические, химические и др. символы;
• просматривать и корректировать (редактировать) существующие документы;
• разделять имеющиеся документы на части и наоборот, объединять несколько документов в один;
• изменять масштаб изображения редактируемого документа;
• производить поиск и замену имеющихся цепочек символов;
• форматировать текст (т.е. устанавливать желаемые границы, центрировать заголовки, менять размер шрифта, устанавливать разряженный или уплотненный шрифт, менять межстрочный интервал и т.д.);
• выполнять несложные вычисления непосредственно в тексте;
• разбивать текст на страницы нужной длины и автоматически нумеровать их;
• быстро перемещаться по тексту с помощью бегунков, специальных клавиш и меток;
• работать сразу с несколькими документами (многооконный режим);
• вставлять текст рисунки, видеокамеры, звуковые файлы;
• использовать макропоследовательности (макросы), которые упрощают выполнение трудоемких операций, состоящих из нескольких команд;
• автоматически переносить слова на следующую строку и т.д..

 

− Для обмена информацией используются компьютерные сети ( локальные,  корпоративные,  глобальные ),  что ускоряет процесс обмена.  Специальные компьютерные программы позволяют передавать как сами документы,  так и любую управляющую информацию через электронную почту или гипертерминалы.