− Для регистрации документов
и для контроля их исполнения используются
программы по автоматизации управления
и организации труда секретарей. Они
позволяют регистрировать внутренние
и внешние документы, ставить их на
контроль, вести ежедневники, еженедельники
с перечнем работ, не терпящих отлагательства.
Подобные программы своевременно предупредят
исполнителя и проверяющего о наступлении
срока исполнения.
− Для хранения
и систематизации документации
используются системы управления базами
данных. С помощью подобных программ можно
не только создавать электронные картотеки,
но и осуществлять быстрый поиск необходимых
документов, уничтожение устаревших
и введение новых. Огромное количество
типовых форм для картотек дает широкие
возможности выбора.
Многие прикладные программы
для создания и оформления текстовых документов
предоставляют возможность проверки орфографии,
что является еще одним существенным преимуществом
использования компьютера в делопроизводстве.
Наше время характеризуется
достижениями науки, быстрым ростом
производства. Это требует изменений
в сфере управления. Чтобы повысить
эффективность и качество управления,
следует совершенствовать делопроизводство.
В связи с этим основными принципами
организации современного делопроизводства
становятся :
- оперативность в составлении
и прохождении документа ;
- высокое качество документов
;
- оптимальность документооборота
( целесообразность документов, недопустимость
их многократного дублирования и волокиты при прохождении и т. п.);
- безбумажные технологии обмена
информацией, где это возможно.
Успешной реализации этих принципов
в управлении способствуют следующие
организационные меры :
- оптимизация распределения
обязанностей между управляющим персоналом ;
- оснащение рабочих мест секретарей,
работников архивов, канцелярий компьютерами
и современной оргтехникой ;
- организация компьютерных сетей
и внедрение сетевых технологий ;
- применение специализированного
программного обеспечения, учитывающего специфику
конкретных отраслей, для организации работы с документами.
1.4. Информационная среда
предприятия
Управление любым предприятием
или организацией можно представить как
информационный процесс. Информация
принимается, обрабатывается, в
результате обработки вырабатывается
решение, оно доводится до исполнителей,
действия которых контролируются.
Информационный круг замыкается.
На всех этапах информационного
процесса создаются документы,
в которых фиксируется разнообразная
информация. Продвижение документов
происходит :
- в пространстве : внутри
предприятия и за его пределами ;
- во времени : от момента создания
или получения документа до его отправки адресату
или передачи на хранение. Так формируется документооборот предприятия.
Документооборот – это процесс
продвижения документированной информации
на предприятии.
В общем случае документооборот
можно разделить на следующие этапы :
- обработка документов, поступающих
на предприятие, в организацию или
учреждение ;
- рассмотрение документов службой
управления и документационного обеспечения ;
- движение документов внутри
предприятия, организации или учреждения
; − обработка отправляемых адресату
или на хранение документов.
Чем крупнее предприятие,
тем больше документов циркулирует в нем.
В документообороте участвуют руководители
разного 16 ранга, специалисты, менеджеры,
эксперты, контролеры, хранители,
пользователи информации. Документооборот
должен быть налажен таким образом,
чтобы ускорить процесс информационного
обмена ( быстрый доступ, поиск,
доставку ). От этого зависит выполнение
требования оперативности и достоверности
управляющей информации.
1.4.1. Электронные офисные системы.
Офисная система — это программная
среда, ориентированная на совместное,
скоординированное использование электронных
методов обработки, хранения и передачи
информации.
Круг задач электронной офисной
системы:
- автоматизация рутинных операций,
снижение (или ликвидация) бумажного потока;
- организация одновременного
доступа к документам различных пользователей;
- осуществление эффективного
поиска информации;
- обеспечение высокой скорости
и необходимого качества подготовки документов.
Офисные системы должны обеспечивать
эффективное выполнение следующих функций:
- ввод, подготовка и редактирование
документов;
- регистрация документов;
- совместная работа над документами;
- контроль исполнения документов;
- создание баз данных (хранение
документов);
- прием и пересылка документов;
- систематизация документов,
формирование дел;
- подготовка к хранению и архивное
хранение дел.
В настоящее время на рынке
производителей программных продуктов
в наличии имеется достаточно широкий
выбор систем, обеспечивающих ускорение
информационно-документационного обеспечения
управления:
- системы управления документами
(такие как «БОСС-референт», «ДЕЛО», «DocsVision», и др.);
- справочно-информационные (справочно-правовые)
системы («КонсультантПлюс», «Гарант»,
и др.);
- комплексные системы (предназначенные
для автоматизации работы различных служб
- такие, как «БОСС-кадровик», и др.).
1.4.1.1. Система автоматизации
делопроизводства и документооборота
«Дело».
Система поддерживает полный
жизненный цикл документа в организации:
от его первичной регистрации до списания
в архив. В ней реализован контроль исполнения
документов, как на уровне автора резолюции,
так и централизованный контроль с возможностью
формирования сводок об исполнении контрольных
документов, обеспечивается автоматический
вывод на печать стандартных журналов,
справок и сводок.
Система включает в себя два
продукта:
- «ДЕЛО-Предприятие» — многопользовательская сетевая версия на базе СУБД Oracle или MS SQL 7.0, предназначенная для автоматизации делопроизводства в масштабе всего предприятия (учреждения).
- «ДЕЛО-Секретарь» — полнофункциональная
однопользовательская версия, которая
поставляется с СУБД Microsoft Data Engine (MSDE). Предназначена
для автоматизации делопроизводства небольших организаций или отдельных
подразделений крупных организаций, в
том числе в рамках распределенной сети,
обеспечивающей обмен по электронной
почте на уровне «исходящих — входящих
документов».
Система «Дело» настраивается
в соответствии со схемой документооборота
любого предприятия (учитывая его организационную
структуру, сферу деятельности, номенклатуру
дел и схему доступа к различным документам).
1.4.1.2. Справочно-информационные
(справочно-правовые) системы.
Для хранения и обработки справочной
информации, используются специализированные
базы данных - компьютерные справочные
системы.
Именно справочные системы
решают все поставленные задачи по обеспечению
потребителей нормативной информацией.
Справочные системы имеют целый ряд уникальных
достоинств и возможностей.
В первую очередь это:
возможность компактно хранить
большие объемы информации;
возможность структуированно
отображать хранимую информацию;
возможность быстрого поиска
нужных документов или даже их фрагментов
в огромных массивах данных.
Специалистами ЗАО «НПЦ ИРЭБ»
разработана информационно-справочная
система, в которой, наряду с основными
возможностями таких информационно-правовых
систем, как «Гарант», «Консультант» и
«Кодекс», реализован принцип открытых
технологий, которые позволяют не только
активно развивать систему, наполняя ее
новыми документами, а также дают возможность
хранения и просмотра фото-, аудио-, мультимедия
и видео-материалов и различного рода
компьютерных файлов, для просмотра и
анализа которых необходимо использование
внешних приложений. Данное новшество
позволяет не только хранить тексты документов,
но и при необходимости проиллюстрировать
их, например, фото- и видео-изображениями.
Программное обеспечение разработанной
информационно-справочной системы позволяет
не только комплексно хранить тексты и
все эти разные по свойствам "объекты",
но и связывать их друг с другом.
1.4.1.3. Комплексные системы
БОСС-Кадровик относится к классу
систем управления персоналом (Human Resource
Management Systems - HRMS) и решает задачу централизованного
управления человеческими ресурсами предприятия
любой организационной структуры, как
самостоятельно, так и в составе ERP-системы
предприятия.
HRMS БОСС-Кадровик имеет
репутацию лучшего инструмента,
позволяющего не только оптимизировать
бизнес-процесс управления персоналом
в крупных организациях, холдинговых структурах,
а также динамично развивающихся средних
компаниях, но и обеспечить анализ информации
и принятие решений по управлению непосредственно
человеческим ресурсом.
С появлением компьютеров, объединенных
в сети, на смену трудоемким операциям
с бумажными документами приходят несравненно
более эффективные электронные технологии
работы с документами. Это приводит не
только к изменению содержания и распределения
функций по работе с документами в организации,
но и, что еще более важно, стало основой
для перехода к созданию принципиально
новых и эффективных схем управления.
Один из самых эффективных путей
решения проблемы управления документами
- переход организаций на максимальное
использование электронных документов,
которые перемещаются и обрабатываются
с помощью компьютерной сети, связывающей
компьютеры на рабочих местах в различных
подразделениях организации. При этом
любые действия, осуществляемые на данном
компьютере, могут автоматически собираться
и накапливаться на центральном компьютере
(сервере) сети. В результате на сервере
накапливается полная база данных о состоянии
и истории документооборота организации.
Более того, компьютерная сеть
может использоваться и для организации коллективной
работы с электронными документами - для
их перемещения, согласования, и т.д. С
этой целью используется специальное
программное обеспечение управления документационной
деятельностью, обычно называемое системой
автоматизации делопроизводства и документооборота
(САДД) или системой электронного документооборота
(СЭД).
2. Организация делопроизводства
и документооборота в гостинично-ресторанном
бизнесе
2.1. Нормативы, стандарты
и требования организации делопроизводства.
В законодательстве о делопроизводстве
исторически сложилось так, что нормы,
правила, требования по делопроизводственному
обеспечению управления оказались рассеянными
по целому ряду законодательных и нормативных
актов. Знание этих документов необходимо
не только специалистам в области делопроизводства
и архивного дела, деятельности связан
с подготовкой управленческой документации.
Ниже будут приведены лишь краткие характеристики
законодательных и нормативных актов,
содержащих как отдельные требования
по организации делопроизводства и оформлению
служебных документов, так и целиком посвященные
данным вопросам, при этом акты, имеющие
первостепенное значение, будут выделены
особо.
Исходным правовым актом, определяющим
государственную политику в сфере информационно-документационного
обмена, является Конституция Российской
Федерации. В Конституции указано: «Каждый
имеет право свободно искать, получать,
передавать, производить и распространять
информацию любым законным способом .».
Федеральный закон установил ряд основополагающих
положений по документированию информации,
сформулировал необходимую терминологию
(информация, документированная информация,
электронное сообщение и др.), определил
принципы правового регулирования в сфере
информации, информационных технологий
и защиты информации.
Гражданский кодекс РФ установил правовые
основы не только деятельности юридических
лиц, но и ее документирования. В ряде статей
ГК РФ установлены требования к содержанию
устава и учредительного договора, на
основании которых действуют юридические
лица. Кодексом РФ об административных
правонарушениях предусматриваются административные
санкции за нарушение правил хранения,
комплектования, учета и использования
архивных документов. Уголовный кодекс
РФ установил уголовную ответственность
за неправомерные действия с документами
и информацией.
Ряд законодательных актов РФ содержат
нормы, которые должны учитываться при
составлении и оформлении деловых документов.
Действующим законодательством также
регулируются требования к документам,
пересылаемым с помощью разнообразных
средств связи, в том числе с помощью электронной
почты, Интернета, а также приданию документам
юридической силы (официальности) и т.
д.
Нормативные акты, имеющие в настоящее
время для организации делопроизводственного
обеспечения управления первостепенное
значение. Положения, требования, правила
этих документов достаточно полно будут
реализованы в дальнейшем изложении.
Нормативные документы: