Организация работы с входящими документами

В организации должен быть список документов, не подлежащих регистрации. Он помещается в виде приложения к  инструкции по делопроизводству и обновляется  по мере необходимости. [Кузнецов С.Л. Современные технологии документационного обеспечения управления: учебное пособие для вузов / Под ред. проф. Т.В. Кузнецовой. – М.: Издательский дом МЭИ, 2010. – 230 с.]

Документы регистрируются в организации один раз: создаваемые  – в день подписания или утверждения, поступающие – в день поступления. При регистрации поступающих  документов проставляется дата и  индекс поступления в регистрационном  штампе.

При передаче зарегистрированного  документа из одного подразделения  в другое он повторно не регистрируется. [Государственная система документационного обеспечения управления. Основные положения. Общие требования к документам и службам документационного обеспечения. Одобрено коллегией Главархива СССР 27 апреля 1988 г. – Раздел 3.2.1.]

Каждый документ, отнесенный к числу регистрируемых, получает свой регистрационный номер, состоящий  из порядкового номера в пределах регистрируемого массива документов, который, исходя из задач поиска, можно  дополнять индексами по номенклатуре дел, классификаторам корреспондентов, исполнителей и др. При этом порядковые номера для распорядительных и информационно-справочных документов присваиваются в пределах календарного года отдельно для каждого  вида документа. (Приложение 1)

Регистрация внутренних документов обычно проводится децентрализованно по группам документов в структурных подразделениях, где они создаются и оформляются. Например, бухгалтерские документы регистрируются в бухгалтерии, приказы по основной деятельности – в канцелярии, по кадрам – в отделе кадров. [Кузнецов С.Л. Современные технологии документационного обеспечения управления: учебное пособие для вузов / Под ред. проф. Т.В. Кузнецовой. – М.: Издательский дом МЭИ, 2010. – 229 с.]

Типовой инструкцией по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, утвержденной приказом Министерства культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации от 8 ноября 2005 г. № 536 (утратила силу на основании приказа Министерства культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации от 11 мая 2010 г. № 260), был  установлен следующий состав основных реквизитов регистрации:

• наименование организации (автора или корреспондента);
• наименование вида документа;
• дата и регистрационный номер документа;
• дата и индекс поступления;
• заголовок к тексту (краткое содержание документа);
• резолюция (исполнитель, содержание поручения, автор, дата);
• срок исполнения документа;
• отметка об исполнении документа и направлении его в дело.

Состав основных реквизитов регистрации в зависимости от характера документа и задач  использования информации может  дополняться другими реквизитами:

• гриф (отметка) ограничения доступа к документу;
• внутренняя переадресация документов по исполнителям;
• код по тематическому классификатору;
• ключевые слова;
• количество листов документа;
• наличие приложений;
• должностное лицо, поставившее документ на контроль;
• промежуточные сроки исполнения;
• перенос сроков исполнения;
• срок хранения документа;
• статус документа (проект, версия);
• вид передачи документа (почтой, факсом и т.д.) и др. [Государственная система документационного обеспечения управления. Правила регистрации и индексирования документов]

Состав вышеуказанных  реквизитов в случае необходимости  может быть дополнен. При этом порядок  расположения реквизитов на регистрационных  формах определяется самой организацией.

Существует три формы регистрации  документов:

• журнальная,
• карточная,
• автоматизированная.

Журнальная форма регистрации  документов является исторически наиболее ранней регистрационной формой. (Приложение 2)

В настоящее время она используется только в том случае, когда на первое место выступает надежность учета документов, что предотвращает  конфликтные ситуации. Например, при  выдаче документов об образовании, трудовых книжек, пропусков. Во всех остальных  случаях журнальная форма регистрации  устарела, т.к. затрудняет ведение контроля за исполнением документов и справочную работу по ним.  [Кузнецов С.Л. Современные технологии документационного обеспечения управления: учебное пособие для вузов / Под ред. проф. Т.В. Кузнецовой. – М.: Издательский дом МЭИ, 2010. – 231 с.]

При карточной форме регистрации документов создаются регистрационно-контрольные карточки на документы, которые формируются в картотеки в зависимости от задач в соответствии с используемыми классификаторами. (Приложение 3)

Применение карточек для регистрации  заметно повышает оперативность  поиска документа и одновременно сокращает трудоемкость процесса регистрации  по сравнению с журнальной формой.

Как правило, составляются следующие самостоятельные картотеки:

• справочные, контрольно-справочные;
• картотеки по предложениям, заявлениям и жалобам граждан;
• тематические (кодификационные) картотеки к приказам, решениям и др. [Государственная система документационного обеспечения управления. Основные положения. Общие требования к документам и службам документационного обеспечения. Одобрено коллегией Главархива СССР 27 апреля 1988 г. – Раздел 3.2.2.]

Контрольно-справочные картотеки делятся на две части: по неисполненным и исполненным документам. Первая часть картотеки служит для фиксации и поиска сведений о документах в процессе их исполнения и может выполнять контрольную функцию. Карточки в ней могут систематизироваться по исполнителям, структурным подразделениям, корреспондентам, срокам исполнения документов. По мере исполнения документов карточки с проставленными на них необходимыми отметками перемещаются из первой части картотеки в соответствующие разделы и рубрики второй части. Вторая часть картотеки служит для поиска уже исполненных документов. Карточки в этой части картотеки могут систематизироваться по вопросам, корреспондентам, номенклатуре дел и т.д.

Для более полного раскрытия  содержания документов создаются тематические (кодификационные) картотеки, в которых:

• составляется отдельная карточка на каждый вопрос, предмет, содержащиеся в тексте документа, поэтому один документ, в зависимости от содержания, может быть расписан на нескольких карточках;
• систематизируется информация в соответствии с рубриками внутрисистемного классификатора вопросов деятельности организации.

Тематические картотеки  используются только в справочных целях, в качестве контрольных картотек они не применяются. [Организация работы с документами: Учебник / Под ред. проф. В.А.Кудряева. – 2-е изд., перераб. и доп. – М.: ИНФРА-М, 2002. 87 с.]

Форма регистрационно-контрольной  карточки и расположение в ней  реквизитов могут быть определены в  самой организации и записаны в инструкцию по делопроизводству  [Кузнецов С.Л. Современные технологии документационного обеспечения  управления: учебное пособие для  вузов / Под ред. проф. Т.В. Кузнецовой. – М.: Издательский дом МЭИ, 2010. – 232 с.]

 

 

2.4. Рассмотрение документов руководством.

 

Рассмотрение документов руководителями организации и структурных  подразделений производится, как  правило, в день их получения. Срочные  документы рассматриваются по мере поступления.

Результаты рассмотрения документов руководителями отражаются в резолюциях (реквизит 17).

Руководитель организации  или структурного подразделения, рассматривая полученный документ, должен дать четкие и конкретные указания по его исполнению в виде резолюции.

С резолюцией документ передается ответственным исполнителям. Если указано  несколько исполнителей, документ передается каждому из них поочередно. Для  одновременной работы над документом с него изготавливаются ксерокопии по числу исполнителей. Подлинник  документа направляется ответственному исполнителю, указанному в резолюции  первым.

Резолюция руководителя на документе должна быть отражена в  регистрационных карточках. Для  контрольной службы резолюция может  явиться основанием взятия исполнения документа на контроль.

Все перемещения документа  между структурными подразделениями  и исполнителями осуществляются без расписок, но с обязательной отметкой в регистрационной карточке. [Басаков М. И. Делопроизводство (документационное обеспечение управления на основе ГОСТ Р 6.30-2003): Учебное пособие / М. И. Басаков. – 7-е изд., перераб и доп. – М.: Издательско-торговая корпорация «Дашков и Ко», 2010. – 248 с.]

 

2.5. Передача документов на исполнение.

 

Контроль за исполнением  документов и принятых решений –  одна из важнейших функций управления, целью которой является содействие своевременному и качественному исполнению документов, обеспечение получения аналитической информации, необходимой для оценки деятельности структурных подразделений, филиалов, конкретных сотрудников. [Организация работы с документами: Учебник / Под ред. проф. В.А.Кудряева. – 2-е изд., перераб. и доп. – М.: ИНФРА-М, 2002. 400 с.]

Различают:

• контроль по существу решения вопроса, выполнения поручения;
• контроль за сроками исполнения задания.

Контроль по существу выполнения поручения, решения вопроса осуществляет руководитель (организации или структурного подразделения) или специально уполномоченные лица. Контроль по существу – это оценка, насколько правильно, удачно, полно решен вопрос. [Кузнецов С.Л. Современные технологии документационного обеспечения управления: учебное пособие для вузов / Под ред. проф. Т.В. Кузнецовой. – М.: Издательский дом МЭИ, 2010. – 78 с.]

В ГОСТе Р 51141-98 "Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения"закреплено следующее определение: "Контроль исполнения документов – это совокупность действий, обеспечивающих своевременное исполнение документов". При этом основными задачами группы контроля исполнения (сотрудника, осуществляющего контроль) являются:

• отслеживание хода и фиксация фактического исполнения входящих, исходящих и внутренних документов, имеющих важное значение, зафиксированных указаний руководства;
• обобщение сведений, получаемых в ходе отслеживания процесса и результатов исполнения, доведения этих сведений до руководства в удобном формализованном виде;
• выработка предложений по ускорению документопотоков и укреплению исполнительской дисциплины.

Иногда по решению руководства  организации контроль за исполнением документов может быть возложен и на сотрудника, не состоящего в штате службы ДОУ. Это довольно распространенная практика при подготовке распорядительных документов, когда контроль исполнения может быть возложен на любого из сотрудников или взят руководителем на себя. Но централизация контроля за исполнением документов при этом является важным фактором его эффективной постановки. [Организация работы с документами: Учебник / Под ред. проф. В.А.Кудряева. – 2-е изд., перераб. и доп. – М.: ИНФРА-М, 2002. 405 с.]

Контроль (за сроками) исполнения документов включает в себя несколько последовательных этапов:

• постановку документов на контроль;
• проверку своевременности доведения документов до конкретных исполнителей;
• предварительную проверку и регулирование хода исполнения;
• снятие документов с контроля;
• учет и обобщение хода и результатов исполнения документов.

Начало операций по контролю, то есть постановка документов на контроль, совпадает с моментом регистрации поступивших или созданных в организации документов. Если документ имеет конкретную дату исполнения, указанную в тексте, или документ входит в перечень документов с типовыми сроками исполнения, его имеет право ставить на контроль служба ДОУ сразу при регистрации. Входящие документы с индивидуальными сроками исполнения ставятся на контроль после рассмотрения их руководителем, который в своей резолюции определяет конкретный срок.

Во время постановки документа на контроль, на его верхнем  поле проставляется отметка о  контроле (реквизит 19). Такая же отметка проставляется в регистрационной форме. (Приложение 5)

Для документов, содержащих сложное задание, могут быть установлены  длительные сроки исполнения (несколько  месяцев, полгода, год). В таком случае необходимо разделить на этапы и  контролировать выполнение задания  поэтапно. [Кузнецов С.Л. Современные технологии документационного обеспечения управления: учебное пособие для вузов / Под ред. проф. Т.В. Кузнецовой. – М.: Издательский дом МЭИ, 2010. – 123 с.]

Исполнение документа  должно контролироваться с момента  постановки на контроль, после осуществления которой документ должен быть передан исполнителю (исполнителям). При этом желательно, чтобы группа контроля или сотрудник, ответственный за контроль, провели проверку своевременности доведения документа до конкретного исполнителя.

В течение срока исполнения документа должны осуществляется предварительные проверки и регулирование хода исполнения, результаты которых, как правило, также фиксируются в регистрационно-контрольной карточке. Ответственность за правильность представленной информации несут исполнители.

Проверки могут проводиться  в устной или письменной форме. В  последнем случае службой контроля готовятся письменные напоминания. Они могут быть посвящены как  конкретному заданию, так и отдельному документу или исполнителю. Возможна также подготовка и рассылка напоминаний, содержащих сведения о документах, находящихся в одном или нескольких структурных подразделениях.