Организация работы с входящими документами

Евфрат- это решение для автоматизации делопроизводства, создания и ведения электронного архива документов самых различных типов: тексты, электронные таблицы, графические изображения, аудио и видео. Система позволяет вносить документы в архив, снабжать их необходимыми реквизитами, систематизировать их, размещая в системе иерархических папок, и находить, используя разнообразные средства поиска документов. Найденный документ можно просматривать во встроенном режиме просмотра с сохранение первозданного вида документов, без вызова внешних программ.

Дополнительные возможности:

– Показ папок и картотек в виде таблицы значений реквизитов, с возможностью масштабирования  ячеек и экспорта в Excel. Возможность фильтрации таблицы по реквизитам

– Печать или запись в  файл отчетов по документам в папке  или при разметке по картотеке

– Совместная работа с другими  приложениями - MS Office, Netscape Navigator, Microsoft Internet Explorer, CuneiForm, NeST, Photoshop и т.д.

Новый подход к созданию документов:

– Новый единый Диалог создания и корректировки документов из различных  источников

– Предварительный просмотр файлов перед внесением в систему

– Мастер создания документов, который сам предлагает пользователю варианты создания новых документов в системе

– Слежение за директориями. Евфрат автоматически отслеживает  все изменения, происходящие с документами  в указанных директориях на локальных  и сетевых дисках.

– Загрузка Интернет документов с показом WWW-сервера в виде дерева.

Новый вид документов, создаваемых  на основе формы. Формы могут использоваться для быстрого создания и заполнения бланков, анкет, квитанций, деклараций и т.д. Поля формы являются названиями реквизитов, и заполнение значений реквизитов эквивалентно заполнению полей  формы.

Евфрат также позволяет  производить архивирование документов, зарегистрированных в базе системы.

Функции и основные особенности  электронного архива “Евфрат”

– сочетает в себе надежность и скорость традиционной базы данных с простотой и гибкостью офисного программного обеспечения;

– является универсальной  и доступной для пользователя системой, использующей весьма эффективные  методы регистрации, классификации  и поиска произвольных объектов;

– ориентированна на российском документообороте;

– может функционировать  как в локальном (персональном) варианте, так и в режиме клиент-сервер, с возможностью доступа по сети;

– имеет дружественный  интерфейс пользователя: рабочий  стол, пиктограммы документов, иерархические  папки, регистрационные картотеки, панели быстрого доступа;

– полностью русифицирован и имеет подробную встроенную контекстную помощь и документацию

– возможность автоматического  контроля исполнения документов;

–отслеживание изменений  местоположения файлов без ручного  вмешательства.

[Саттон М. Д. Корпаративный документооборот. Принципы, технологии, СиБ, АЗБУКА. 2004 – 156-158 с.]

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

4. Прохождение документа в организацию на примере входящего письма.

 

Документы, поступившие, в  ЗАО «Импел» начинают свой путь к исполнению у секретаря.

Там они подвергаются обработке, которая заключается в проверке правильности доставки корреспонденции, вскрытии конвертов, проверке целостности  вложений и предварительной сортировке документов на вскрытии конвертов, проверке целостности вложений и предварительной  сортировке документов на регистрируемы и нерегистрируемые. Нерегистрируемые документы и документы с пометкой «лично» передаются по назначению. В ЗАО «Импел» обязательно составляется перечень нерегистрируемых документов, который ежегодно пересматривается.

Секретарь производит предварительное  рассмотрение поступивших документов. Целью предварительного рассмотрения поступивших документов является распределение  документов, не требующих обязательного  рассмотрения руководством, установленные  лица, которому должен быть направлен  в тот или иной документ. Отсюда следует, что при предварительном  рассмотрении образуется два документопотока: в адрес руководителя ЗАО «Импел» либо другому исполнителю, например в бухгалтерию. Руководителю ЗАО «Импел» передаются документы, содержащие информацию по важнейшим вопросам деятельности организации, а это от 85 до 90% всех поступающих на предприятие документов и только 10-15% поступающих документов передаются непосредственно исполнителям.

Документы, подлежащие регистрации, после их рассмотрения регистрируются и передаются руководителю ЗАО «Импел» либо исполнителям.

В связи с тем, что  в ЗАО «Импел» поступает не значительное количество документов, то в организации используется журнальная система регистрации, а документы поступившие по электронной почте, регистрируются на компьютере.

Целью организации является обеспечение  учета, контроля и поиска документов.

Основным принципом регистрации  документов является однократность. Каждый документ регистрируется только один раз.

Входящие документы регистрируются в день поступления, исходящие и  внутренние документы -  в день подписания.

Регистрации подлежат документы, требующие учета, исполнения и использования  в справочных целях. В инструкции по делопроизводству ЗАО «Импел» в приложении представлен перечень документов, не подлежащих регистрации секретарем. Перечень утвержден руководителем ЗАО «Имел».

При регистрации документов используются следующие основные справочные материалы: перечень документов, не подлежащих регистрации секретарем; номенклатура дел.

На всех входящих документах проставляется регистрационный  номер документа, фиксирующий факт и время поступления документа. Место проставления штампа определено ГОСТ 6.30 – 2003.

Далее секретарь передает руководителю.

Руководитель рассматривает  документ и с резолюцией, отражающей его решение, направляет исполнителю  через секретаря. Секретарь вносит резолюцию в регистрационный  журнал.

Исполнитель, работая с  документом, готовит ответ, который  направляет руководителю на подпись (вместе с сопроводительными материалами, которые использовались при подготовке ответа).

Секретарь (при необходимости) осуществляет контроль за исполнением документа.

Секретарь получает от исполнителя  инициативное письмо и помещает его  в соответствующее дело для дальнейшего  хранения и использования, а ответ  направляет адресату.

Таким образом, даже для  такой организации как ЗАО  «Импел», которая является не большой фирмой, правильная организация работы с входящими документами – это обеспечение оптимальных условий для всего документооборота. Знание документа для предприятия трудно переоценить. Современное управление предприятием, в частности и ЗАО «Импел» - это в значительной степени непрерывная череда процессов составления и перемещения документов. Степень совершенства технологической системы работы с документами определяется оперативностью перемещения и исполнения документов и эффективностью обеспечения руководства ЗАО «Импел» документированной информацией. [Информационно-практический журнал. Делопроизводство № 2 2013]

 

 

 

 

 

 

ОАО «Заря»   Невский пр., д. 152, офис 45, Москва, 159369 Тел (812) 1442536 Факс (812) 1258963	Директору предприятия ЗАО «Импел» В.А. Задойнову Ул. Комсомольская, д. 48 Г. Сочи, 512080
20.01.2004 № 213   О приобретении туристических путевок	Главному бухгалтеру О.К. Зайцевой оформить бланк на 10 путевок со 2 июня к 25.01.2004                                В.А. Задойнов 24.01.2004

Уважаемый господин Задойнов!

Открытое акционерное  общество «Заря» проводит массовые поездки  по различным районам нашей страны согласно разработанным материалам. Сообщаем Вам, что в настоящее время имеются туристические путевки на май-октябрь. В стоимость путевки входит проезд в оба конца, питание и экскурсионное обслуживание.

Для оформления заявок на путевку  обращаться в ОАО «Заря» по адресу: 159369, Москва, Невский пр., д. 152, офис 45.

Приложение: План маршрута на 2012 г. на 5 л. в 2 экз.

 

Генеральный директор   Семенов   М.Г. Семенов

 

Орешин Л.Д.

2306589

 

В дело № 01-12

Сунцова

20.01.2004

 

 

 

Журнал регистрации

 

 

Дата поступления	Регистрационный номер документа	Корреспондент	Дата документа	Номер документа	Краткое содержание документа	Регистрация или направление документа					Доп. сведения о документа	Расписка в  получении	Отметка об исполнении и направлении в дело
						Исполнители	Задание	Срок  исполнения	Автор резолюции	Дата проставления резолюции
1	2	3	4	5	6	7	8	9	10	11	12	13	14
24.01.2004	№ 45	ОАО «Заря»	20.01.2004	№ 213	О приобретении туристических  путевок	О.К. Зайцева	Оформить бланк на 10 путевок	25.01.2004	В.А. Задойнов	24.01.2004	План маршрута на 2012 г. на 5 л. в 2 экз.	Задойнов	В дело № 01-12 Сунцова 20.01.2004

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

ЗАКЛЮЧЕНИЕ

 

Цель курсовой работы достигнута путем  реализации поставленных задач. В результате проведенного исследования по теме «Организация работы с входящими документами» можно сделать ряд выводов:

 

 

 

 

 

 

 

 

СПИСОК  ИСПОЛЬЗОВАННЫХ ИСТОЧНИКОВ И ЛИТЕРАТУРЫ

 

1. ГОСТ Р 51141-98. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения. – Введ. 1999-01-01. – М.: Госстандарт России: Изд-во стандартов, 1998. – Пункт 60
2. Кузнецова Т.В. Делопроизводство (документационное обеспечение управления). 4-е изд. испр. и допол. – М.: ООО "Журнал "Управление персоналом", 2003. 125 с.
3. Андреева В.И. Делопроизводство. Изд. 6-е, перераб. и доп. - М.: ЗАО «Бизнес-школа «Интел-Синтез», 2006 – 26 с
4. М. И. Делопроизводство. - М.: «Тандем», 2006 – 99 с
5. Ватолина М.В. Организация работы с документами. Ростов Н/Д: Феникс,2004. 45 с
6. В ГОСТ Р 51141-98 "Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения"
7. Организация работы с документами: Учебник / Под ред. проф. В.А. Кудряева. – 2-е изд., перераб. и доп. – М.: ИНФРА-М, 2002. 592 с
8. ГОСТ Р 51141-98. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения. – Введ. 1999-01-01. – М.: Госстандарт России: Изд-во стандартов, 1998. – Пункт 61.
9. Кирсанова М.В. Современное делопроизводство. Москва - Новосибирск. Инфа -М - Сибирское соглашение,2006. 123 с
10. Государственная система документационного обеспечения управления. Основные положения. Общие требования к документам и службам документационного обеспечения. Одобрено коллегией Главархива СССР 27 апреля 1988 г. – Раздел 3.1.1
11. ГОСТ Р 51141-98. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения. – Введ. 1999-01-01. – М.: Госстандарт России: Изд-во стандартов, 1998. – Пункт 66
12. [Государственная система документационного обеспечения управления. Основные положения. Общие требования к документам и службам документационного обеспечения. Одобрено коллегией Главархива СССР 27 апреля 1988 г. – Раздел 3.2.1
13. Государственная система документационного обеспечения управления. Правила регистрации и индексирования документов
14. Государственная система документационного обеспечения управления. Основные положения. Общие требования к документам и службам документационного обеспечения. Одобрено коллегией Главархива СССР 27 апреля 1988 г. – Раздел 3.2.2.
15. Басаков М. И. Делопроизводство (документационное обеспечение управления на основе ГОСТ Р 6.30-2003): Учебное пособие / М. И. Басаков. – 7-е изд., перераб и доп. – М.: Издательско-торговая корпорация «Дашков и Ко», 2010. – 248 с.
16. Энциклопедия делопроизводства Раздел 3. Организация работы с документами
17. Банк В.Р., Зверев В.С. Информационные системы в экономике: Учебник, 2003 48-49 c
18. Саттон М. Д. Корпаративный документооборот. Принципы, технологии, СиБ, АЗБУКА. 2004 – 156-158 с.
19. Информационно-практический журнал. Делопроизводство № 2 2013

 

Приложение 1.

ЖУРНАЛ РЕГИСТРАЦИИ

 

Дата поступления	Регистрационный номер документа	Корреспондент	Дата документа	Номер документа	Краткое содержание документа	Регистрация или направление документа					Доп. сведения о документа	Расписка в  получении	Отметка об исполнении и направлении в дело
						Исполнители	Задание	Срок  исполнения	Автор резолюции	Дата проставления резолюции
1	2	3	4	5	6	7	8	9	10	11	12	13	14

 

 

 

Приложение 2.

 

РЕГИСТРИЦИОННО-КОНТРОЛЬНАЯ  КАРТОЧКА

 

ЛИЦЕВАЯ СТОРОНА

 

1  2  3  4  5  6  7  8  9  10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24 25 26 27 28 29 30 31*
Корреспондент (организация) автор документа
Дата поступления и индекс документа	Дата и индекс организации автора документа
Краткое содержание
Резолюция или кому направлен документ
Отметка об исполнении документа

 

* срок исполнения

 

 

1  2  3  4  5  6  7  8  9  10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24 25 26 27 28 29 30 31
ОАО «Заря»
24.01.2004                № 45	20.01.2004                        № 213
О приобретении туристических путевок
Главному бухгалтеру О.К. Зайцевой оформить бланк на 10 путевок со 2 июня к 25.01.2004 В.А. Задойнов 24.01.2004
В дело № 01-12 Сунцова 20.01.2004