Организация работы с документами

 

План

1. Организация работы с документами
2. Систематизация документов
3. Составление номенклатуры дел
4. Формирование дел
5. Экспертиза ценности документов
6. Хранение дел
7. Приложения
1. Титульный лист дела
2. Внутренняя опись документов дела
3. Лист-заверитель дела

 

 

Введение

 
   В результате деятельности любой организации создаются документы, отражающие эту деятельность. Успех и развитие организации зависит от целого ряда факторов, одним из которых является грамотное запечатление информации в письменном виде, а именно, правильно оформить документ, организовать работу с корреспонденцией и пр. Без правильной постановки делопроизводства в организации невозможно справиться с потоком документов, оборачивающихся в ней, быстро найти требуемый документ и навести по тему справки, проконтролировать его исполнение и обеспечить сохранность. 
  Делопроизводство-это документирование и организация работы с документами. Использование термина обусловлено внедрением в сферу работы с документами средств компьютерной техники и появления новых технологий сбора, создания, хранения, обработки, поиска и использования информации. 
   Основными задачами службы делопроизводства или отдельного работника, ответственного за ведение делопроизводства, являются постановка и ведение делопроизводственного обслуживания, установление единого порядка работы с документами, начиная с момента их создания (или получения) и заканчивая сдачей в архив. 
Задачи работы:

• Сформировать чёткое представление об организации работы с документами;
• Научиться правильно оформлять документы;
• Сделать соответствующие выводы 
   
  

 

 

Организация работы с документами

 
    Организация работы с документами включает полный цикл обработки и движения документов в учреждении с момента их создания или получения и до завершения исполнения и передачи на архивное хранение. 
    Управление документацией осуществляется на стадии приёма и регистрации, рассмотрения документа руководителем, прохождение их в организации, исполнения, контроля исполнения, формирования дел, подготовки и передачи дел в архив. 
    Движение документов в организации образует документооборот, который должен отвечать следующим требованиям: 
оперативности и целесообразности; 
исключению лишних инстанций и действий, не обусловленных деловой необходимостью; 
соблюдению единой системы движения, утверждённой руководством учреждения; 
использованию унифицированных и стандартизированных форм документов, обеспечивающих совместимость традиционной и автоматизированной обработки; 
доступности оперативного контроля исполнения. 
    Документооборот в учреждении осуществляется в виде документов: 
входящих (поступающих в учреждение); 
исходящих (отправляемых в учреждение); 
внутренних (создаваемых в учреждении и не выходящих за его пределы). 
    Поскольку документооборот оказывает большое влияние на работу всего аппарата, постоянно должна проводиться работа по его рационализации. 
Движение документов в учреждение должно быть прямоточным, т.е. исключающим возвратные, зигзагообразные и  другие повторные маршруты. 
     Основу правильной работы с документами составляет чёткое регулирование функций и вытекающих из них обязанностей между работниками.  Очное знание обязанностей повышает ответственность каждого работника, исключает дублирование операций при работе с документами. Разделение труда между работниками закрепляется в должностных инструкциях. 
   Работа с документами в организациях (на предприятиях) возлагается на службу документации. Устанавливаются следующие службы документации: управление делами, общий отдел, канцелярия. При отсутствии данных служб их функции возлагаются на другие подразделения, секретаря руководителя или специально выделенное лицо. 
   На практике сложились три основные формы организации работы с документами: централизованная, децентрализованная и смешанная.    Централизованная форма применяется в организациях (на предприятиях) с большим документооборотом. Она предполагает выполнение всех операций с документами в одном структурном подразделении. 
   Децентрализованная форма организации документационного обслуживания представляет собой полную противоположность централизованной службы. Каждое структурное подразделение одной организации создаёт свою собственную службу для работы с документами, в которой автономно выполняется весь цикл операций по созданию, хранению, систематизации документов данного структурного подразделения. Эта форма характерна для организаций и учреждений, аппарат которых территориально разобщён, а также для тех, в которых документирование деятельности имеет специфические особенности  
   Смешанная форма организации работы с документами — самая распространённая. При этом часть операций (чаще всего приём и обработка поступающих и отправляемых документов, их регистрация, контроль над сроками исполнения, изготовление, тиражирование, архивное хранение) сосредотачивается в центральной службе делопроизводства, а в каждом структурном подразделении (в департаментах, управлениях, отделах) выполняются операции по созданию (печати) документов, их систематизации, хранению дел, их пред архивной обработке.

 

 

 

Систематизация  документов

 

   Систематизация — процедура объединения, сведения групп однородных по неким признакам единиц (параметрам, критериям) к определённому иерархизированному единству в функциональных целях, на основе существующих между ними связей и/или взаимодополняющих связей с внешним миром. 
   Все документы по отражаемым в них видам деятельности делятся на две группы: 
   1) документы по общим и административным вопросам, т.е. вопросам общего руководства предприятием и его производственной деятельностью. Эти документы могут составлять работники всех подразделений предприятия; 
   2)документы по функциям управления. Составляют их работники коммерческих, финансовых органов, бухгалтерии, статистики, плановых и других подразделений. 
   Управленческая деятельность фиксируется в различных видах документов. Их можно разделить на пять групп: 
   1) распорядительные документы ( постановления, распоряжения, приказы и др.); 
   2) организационные документы (уставы, положения, инструкции); 
   3) организационно-распорядительные документы (протоколы); 
   4) информационно-справочные документы (справки, сводники, обзоры, докладные записки, письма и др.); 
   5) претензионные документы (претензионные письма, иски, жалобы и др.). 
По видам документы делятся на  типовые, примерные, индивидуальные, трафаретные. 
   Типовые документы разрабатываются вышестоящими органами для подведомственных организаций с однородными функциями и носят обязательный характер. 
   Примерные документы разрабатываются вышестоящими органами для организации своей системы, но носят рекомендательный характер. 
Индивидуальные документы разрабатываются конкретными организациями для внутреннего пользования. 
   Трафаретные документы изготовляются трафаретным способом, причём постоянная часть текста документа отпечатана на полиграфических машинах, а для переменной информации оставляют свободные места.

 

 

Составление номенклатуры дел

   Ответственность за разработку номенклатуры дел в структурных подразделениях возлагается на начальников структурных подразделений. Номенклатура дел утверждается руководителем предприятия. При отсутствии изменений в структуре предприятия номенклатура дел не позднее предприятия номенклатура дел не позднее 31 декабря текущего года уточняется и вводится в действие с 1 января следующего года. 
В номенклатуру дел включаются: 
1) все дела и документы, отражающие документируемые участки работы                                                     (дела приказов,  дела актов, дела протоколов); 
2) все справочные картотеки к документам (все журналы регистрации); 
3) документы организаций, действующих на общественных началах (на больших предприятиях - профсоюзы). 
   Не включаются в номенклатуру дел печатные издания, сборники постановлений, бюллетени, справочники. На эти документы заводится картотека как в библиотеке. 
В номенклатуре дел указывают: 
1) индекс дела; 
2) заголовок дела; 
3) количество дела (томов дела); 
4) срок хранения дела, статью по перечню; 
5) примечания. 
   Каждое дело, включённое в номенклатуру дел, должно иметь строго определённый индекс. Индекс дела состоит из обозначения структурного подразделения и порядкового номера дела в пределах этого структурного подразделения. 
   Если в течение года на предприятии возникают новые документированные дела, то они дополнительно вносятся в номенклатуру дел. С этой целью в каждом разделе номенклатуры  дел оставляют резервные позиции. По окончанию делопроизводственного года в конце номенклатуры дел делается итоговая запись о количестве заведённых дел (томов). 
   Номенклатура дел организации разрабатывается на основе действующих нормативно-правовых актов Республики Беларусь и методических документов Государственной архивной службы, а также вышестоящего органа. К ним относятся: законы Республики Беларусь, государственные стандарты, инструкции по делопроизводству и др. 
Обычно номенклатура строится по структурному или структурно-функциональному принципу. 
   При структурном принципе названиями разделов номенклатуры дел являются наименования структурных подразделений (канцелярия, отдел кадров и др.). Этот принцип наиболее удобен при составлении номенклатуры дел. 
   Структурно-функциональный принцип не используется в том случае, когда не для всех функций, выполняемых в данной организации, созданы самостоятельные структурные подразделения. 
   Пример схемы номенклатуры дел, построенной по структурно-функциональному принципу: 
1)   руководство; 
2)   планирование; 
3)   организация производственной деятельности; 
4)   отдел материально-технического снабжения; 
5)   бухгалтерия; 
6)   отдел кадров; 
7)   профсоюзный комитет. 
   Структурно-функциональные принципы применяются, если в организации, применяющей такой принцип построения номенклатуры дел, отсутствует самостоятельная делопроизводственная служба. 
   Номенклатуры дел негосударственных организаций, не имеющих договорных отношений с учреждениями государственной архивной службы, не согласовываются с органами государственного архивного учреждения итоговой записи к номенклатуре дел организации.   

 

 

Формирование  дел

 

   Документы после  их исполнения группируются (помещаются) в дела. 
   Формирование дела - это отнесение документов к определённому делу в соответствии с номенклатурой дел и систематизация документов внутри него. 
   Дело - это совокупность документов, относящихся к определённому вопросу деятельности организации и помещённых в отдельную обложку с заголовком, соответствующим с номенклатурой дел. В дела группируют документы одного документационного типа. 
    Документы внутри дела располагаются в определённом порядке. Основные принципы расположения документов такие: вопросный, хронологический, алфавитный, нумерационный. Чаще всего используют вопросно-хронологический принцип, когда документы располагаются в делах в логической последовательности решения того или иного вопроса. 
    При алфавитной систематизации документов в деле их размещают по фамилиям их авторов или по алфавиту названных учреждений-корреспондентов. В нумерационном порядке группируют однородные документы, имеющие порядковую нумерацию; переписка группируется в хронологическом порядке, причём документ-ответ помещается вслед за документом-запросом. 
  При формировании дел необходимо соблюдать следующие правила: 
   -  ппомещать в дело только  исполненные документы; 
   -  помещать в дело документы, которые по своему содержанию соответствуют наименованию дел в номенклатуре; 
   -  помещать вместе все документы, относящиеся к разрешению одного вопроса; 
   -   помещать приложения вместе с основными документами; 
   -  раздельно группировать в дела документы постоянного и временного хранения; 
   -  группировать в дело документы одного календарного года, за исключением переходящих дел; 
   -  в дело не должны помещаться документы, подлежащие возврату, лишние экземпляры, черновики; 
   -  дело должно содержать не более 250 листов. 
   С момента заведения и до передачи в ведомственный архив дела хранятся по месту их формирования. 
  

 

Экспертиза ценности документов

 

   Экспертиза ценности документов – изучение и определение научного, народнохозяйственного значения в целях установления сроков хранения и отбора для включения в состав Национального архивного фонда.    Необходимость проведения экспертизы ценности документов объясняется различным их значением. Так, например, документы научного значения должны вечно храниться в государственных архивах республики,  документы справочного значения временно хранятся в архивах ведомств и учреждений и по истечению сроков хранения уничтожаются. 
   Экспертиза ценности документов осуществляется в несколько этапов.      Первый этап – оценка документов в делопроизводстве.  Результаты её находят отражение в номенклатурах дел. 
   Окончательное освобождение от документов, не подлежащих хранению, осуществляются в архиве учреждения на втором этапе экспертизы. 
   Третий этап экспертизы – окончательный отбор документов на постоянное хранение в государственных архивах. 
   При определении сроков хранения документов в зависимости от их научной и практической ценности большую помощь оказывают перечни документов с указанием сроков их хранения. Перечни являются справочными пособиями, в которых в виде определённых статей записаны наименования групп документов, образующихся в различных отраслях деятельности учреждений, указаны виды документов, опросы их содержания и сроки хранения.  
В настоящее время издаются два вида перечней: перечни типовых документов и ведомственные перечни.  
   Основным видом перечней являются перечни типовых документов с оказанием сроков их хранения. Перечни типовых документов издаются органами государственной архивной службы и являются обязательными нормативными документами для учреждений, организаций и предприятий на всей территории Беларуси. В настоящее время в республике действует «Перечень типовых документов, образующихся в деятельности госкомитетов, министерств, ведомств и других учреждений, организаций, предприятий, с указанием сроков хранения» 1989 г. 
    Ведомственные перечни составляются на документы всех учреждений одного ведомства или на документы определённого учреждения данного ведомства. Указываются типовые категории  документов, которые образуются в деятельности определённого ведомства.  Ведомственные перечни являются обязательными для всех учреждений министерства, ведомства.

 

Хранение дел

 

   Сформированные и законченные дела хранятся в структурных подразделениях до передачи их в архив организации. Сохранность документов, защиту от негативного воздействия света и пыли обеспечивается хранением в запирающихся шкафах, сейфах или элеваторных картотеках.

   Дела располагаются на полках вертикально. На корешке каждого дела указывается его индекс по номенклатуре. Номенклатура дел должна быть прикреплена на внутренней стороне дверцы шкафа. Чтобы найти необходимый документ, в номенклатуре находят номер соответствующего дела и затем папку с тем же номером.

   Документы, уже сформированные в дела, могут понадобиться сотрудникам для работы. В этом случае вместо документа, извлечённого из дела, помещается лист-заместитель. В листе-заместителе указывают номер и дату документа, его краткое содержание, когда и кому он выдан. На дело, выданное целиком, заполняется карта-заместитель. В ней указывается номер выданного дела, дата выдачи, кому выдано, на какой срок, росписи в получении и приёме после возвращения дела. Карточка-заместитель помещается в шкафу на месте выданного дела.

   В соответствии с Правилами делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти дела постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения передаются в архив федерального органа исполнительной власти не ранее чем через 1 год и не позднее чем через 3 года со дня начала их использования или хранения в структурных подразделениях. Передача дел в архив федерального органа исполнительной власти производится на основании описей дел постоянного хранения, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу, составляемых в структурных подразделениях федерального органа исполнительной власти. Дела временного (до 10 лет включительно) хранения в архив федерального органа исполнительной власти не передаются и подлежат уничтожению в установленном порядке.

 

 

Заключение 

   Хотелось бы отметить, что все учреждения, организации  и предприятия республики  должны  в своей деятельности руководствоваться  положениями и требованиями, установленные  действующими нормативными актами  по делопроизводству и архивному  производству.  
   Основным объектом изучения в делопроизводстве является документ, а также процессы работы с ним. Документ(от лат. documentum- доказательство)- это материальный объект с информацией, закреплённой созданным человеком способом, для её передачи во времени и пространстве. 
   В ходе выполнения работы я столкнулась с задачами, решение которых было выполнено.  
   Во время выполнения практической части работы я приобрела необходимые навыки оформления дел. 
 
 

Приложение 1

Титульный лист дела

ОАО «Минскпромстрой»

Филиал ЗСЖБК

 

 

 

Дело № 18-02 том: 
Документы по организации работы канцелярии за 2012 год

 

 

07.01.2012-12.05.2012 
на 98 листах 
 
Хранить 10 лет

 

Фонд _________ 
Опись ________ 
Дело _________

 

 

 

Приложение 2

          Внутренняя опись документов  дела

 

 

ВНУТРЕННЯЯ ОПИСЬ 
документов дела № 18-02

№  п/п	Регистрационный индекс документа	Заголовок документа (раздела)	Дата документа (раздела)	Номера листов дела	Примечание
1	2	3	4	5	6
1	№3	Устав предприятия	07.01.2012	1-12
2	№15	Положение о канцелярии. Копия	17.01.2012	13-27
3	№28	Должностные инструкции работникам канцелярии	18.03.2012	28-36	После замены новыми
4	№43	План работы канцелярии	22.04.2012	37-58
5	№46	Докладные записки по основной деятельности, представляемые руководству  работниками предприятия	12.05.2012	59-98

 

Итого: 5 (пять) разделов документов 
Количество листов внутренней описи: 1(один)

Начальник отдела кадров                                     Подпись            А. К. Кулацкая

07.11.2012

 

 

Приложение 3 
Лист-заверитель дела

 

 

ЛИСТ-ЗАВЕРИТЕЛЬ ДЕЛА № 18-02

В деле подшито и пронумеровано:              98 (девяносто восемь) листов 
в том числе:

литерные листы:     

пропущенные листы:     

+ листов внутренней описи:    1 (Один)

                                                                                      

 

Особенности физического  состояния и формирования дела	Номера листов
Плохо читаемы	10-12

 

 

Начальник отдела кадров                                     Подпись            А. К. Кулацкая

07.11.2012

 

 

 

 

 

 

 

 

Список использованной литературы: