Оргпроектные работы по совершенствованию ООО «Визус-Оптик»

5) Сложность характеризуется числом организационных подсистем (или – видов деятельности в рамках организации). Ее измеряют в трех направлениях:

- вертикально (вертикальный параметр или показатель сложности орг. системы ООО «Визус-ОПТИК» характеризуется тремя уровнями в иерархии, так как является молодой организацией);

- горизонтально (горизонтальный параметр характеризуется 5 рабочими местами в подразделениях, 5 подразделений одного уровня (по иерархии), – т. е. расположенных на одном горизонтальном уровне организационной структуры);

- пространственно (пространственный – охват территории организации, данный параметр представляет собой расположенность в двух городах Кемеровской области: Киселевск и Прокопьевск).

6) Централизация характерна как раз для ООО «Визус-ОПТИК», которая относится к иерархическому уровню, обладающему властью для принятия решений. Где все решения принимаются высшим руководством, а именно генеральным директором, поэтому организация является максимально централизованной.

7) Профессионализм характеризуется уровнем профессионального образования, а также подготовкой персонала. Этот уровень для ООО «Визус-ОПТИК» определяется как высокий, так как, чтобы сотрудник занял рабочее место в организации, ему требуется значительный период времени для подготовки и приобретения соответствующих навыков. Уровень профессионализма обычно измеряют через среднее число лет образования сотрудников. Так как ООО «Визус-ОПТИК» имеет по 5 сотрудников (оптометрист, офтальмолог, мастер, 2 продавца) каждого из 5 отделов основного профиля, где образование составляет 165 лет, а остальной штат сотрудников исчисляется 35 лет, таким образом общее число лет составляет 200 лет. Так как общее число сотрудников нашей организации состоит из 32 человек, то среднее число лет образования сотрудников составляет примерно 6 лет. Что отвечает требованиям, исходя из особенностей организации, и составляет высокий уровень профессионализма. Ведь все сотрудники организации нацелены на общий результат, с помощью осуществления их различными методами при разделении сотрудников по разным задачам, которые выбираются исходя из целей покупателей.

8) Коэффициент по личному составу характеризуют размещение персонала в соответствии с выполняемыми функциями по определенным подразделениям. Все коэффициенты рассчитываются через деление числа сотрудников по данной классификации (напр., административных, канцелярских, управленческих кадров) на общее число занятых в рамках данной организации. ООО «Визус-ОПТИК» можно охарактеризовать следующими коэффициентами:

- административный: так как данный уровень составляет один человек – генеральный директор, то:

1/32=0,03;

- профессионального штата: здесь насчитывается 15 человек, в которыми являются оптометристы, офтальмологи и мастера по 1 человеку в каждом из 5 отделов и составляет:

15/32=0,5;

- косвенный коэффициент руководства трудовыми ресурсами: данный вид составляют второстепенные сотрудники других подразделений:

16/32=0,5.

Можно сделать вывод, что на данный коэффициент влияют особенности организации: ее масштаб, состав и т.д. ООО «Визус-ОПТИК» имеет небольшой штат сотрудников и является развивающейся организацией, молодой, поэтому коэффициенты будут незначительными.

II Контекстуальные параметры:

1) По размеру ООО «Визус-ОПТИК» является маленькой организацией с числом сотрудников, равной 32 (Приложение А). Кроме того, по объему продаж можно отметить, что за месяц организация изготавливает 200-300 единиц продукции (очков). Это характеризует востребованность и качество изготовления.

2) Организационная технология характеризует самую сущность производственной подсистемы: в данном параметре организация осуществляет изготовление очков из необходимых материалов (линз, оправ), а также продажу комплектующих.

3) Окружающая среда включает в себя все элементы, которые действуют за пределами границ организации. Данная особенность в г. Киселевске развита не сильно, так как данный параметр должен содержать конкурирующие организации, а город является маломасштабным и данная отрасль развивалась слабо. На рынке существовала лишь одна конкурирующая организация -  ООО «Лео», которая и теперь является основным конкурентом. Взаимодействие происходит и с другими организациями, таким, как поставщики продукции, государственные организации.

4) Организационные цели и стратегии определяют цели и конкурентоспособность организации, которые отличают ее от других организаций. Целями деятельности Общества являются расширение рынка товаров и услуг, а также извлечение прибыли, согласно Уставу ООО «Визус-ОПТИК».

Стратегия – освоение рынка  данной отрасли, через выявление  его особенностей и расширение масштабов  производства. Таким образом, организационные цели и ее стратегия определяют масштабы операций, а также связи данной организации с ее сотрудниками, клиентами и конкурентами.

5) Организационная структура представляет собой глубинные, лежащие в самой основе организаций их ценностные установки, убеждения, представления и нормы (поведения), которые должны соблюдаться всеми членами. ООО «Визус-ОПТИК» по типу своей  структуры управления является иерархической:

1) принцип иерархичности  уровней управления, при котором  каждый отдел организации контролируется  руководителями данного отдела  и подчиняется ему;

2) принцип соответствия  полномочий и ответственности работников управления месту в иерархии;

3) принцип разделения  труда на отдельные функции  и специализации работников по  выполняемым функциям (офтальмологи, продавцы-консультанты, делопроизводитель  и др.);

4) принцип формализации  и стандартизации деятельности, обеспечивающий однородность выполнения работниками своих обязанностей и скоординированность различных задач;

5) вытекающий из него  принцип обезличенности выполнения  работниками своих функций;

6) принцип квалификационного  отбора, в соответствии с которым найм и увольнение с работы производится в строгом соответствии с квалификационными требованиями.

Все эти параметры помогут измерить и проанализировать организационные характеристики, которые незаметны со стороны, но несут в себе важнейшую информацию об организации.

 

2. Этапы жизненного цикла ООО «Визус-ОПТИК»

 

Для начала следует отметить, что организация является молодой (3 года), развивающейся, расширяющей рынки производства и стремящейся к развитию. Поэтому для ООО «Визус-ОПТИК» характерны следующие этапы:

I Становление: организация только начинает зарождаться и цели ее являются не четкими. Этап требует стабилизации и установления строго определенных целей. Здесь только начала формироваться идея, встала проблема поиска поставщиков, установления связей, закупка различных устройств, мебели, помещений, инструментов, товаров и т.д. Оформляются юридические документы, производится набор первых сотрудников организации и происходит выпуск первой партии продукции. Уже на этом этапе организация она состоит из людей, принадлежащих единой или сходным парадигмам. Каждый член организации обладает собственными культурными представлениями и системой ценностей. Совместная деятельность, которую начинают вести члены организации, запускает процессы формирования знаний на индивидуальном онтологическом уровне, когда опыт, получаемый каждым членом организации, перерабатывается в соответствии с личными убеждениями и представлениями.

На данной стадии развития предприятие боролось с проблемой избежать гибели. За счет обеспечения постоянного притока денежных средств, а также преданности своей идеи.

Генеральный директор рационально организовывал управленческий процесс, включая расстановку кадров, создание системы ответственности, надежный механизм принятия решений, систему мотивации и стимулов, а также принимал необходимые меры по привлечению дополнительных ресурсов за счет внешних и внутренних источников.

II Рост: период быстрого роста организации, осознание своей миссии и формирование стратегии развития (неформальные коммуникации и структура, высокие обязательства).

Происходит рост компании: идет активное освоение рынка, рост интеграции особенно интенсивны. Успешность развития организации на этом этапе зависит:

- от того, насколько полно понимают идеи основателя сотрудники организации;

- от того, насколько сотрудники организации обогащают основателя идеями;

- от готовности сотрудников организации реализовывать решения;

- от того, насколько эффективно построена коллективная работа.

ООО «Визус-ОПТИК» сейчас находится на данной ступени. Этот этап можно условно назвать периодом формирования базиса организационной культуры. Где успех и неудачи организации активно перерабатываются на всех уровнях организации: индивидуальном, групповом, организационном. Опыт, накопленный на предыдущей стадии, проходит через активную проработку. Процессы проекции и комбинации знаний выходят за рамки и поднимаются до уровня группового и организационного: ценности отдельных сотрудников коллектива трансформируются в групповые ценности, согласовываются цели, происходит формирование видения организации как отдельной сущности, осознание еe взаимоотношений с внешней средой, формируются правила взаимного сосуществования как сотрудников организации между собой, так и по отношению к субъектам внешней среды. Для максимально разностороннего и быстрого развития организации на этой стадии особое внимание следует уделять процессам комбинации и интернализации знаний на организационном уровне. Это обеспечит распространение элементов организационной культуры среди всех сотрудников организации.

На этом этапе происходят коренные изменения. Данный процесс протекал более длительно и проблематично, нежели предыдущие. Характерными стали конфликты, прежде всего между сотрудниками, стоящими у истоков компании и недавно начавшими свою деятельность в увеличившейся организации.

Возникла необходимость  одновременного решения трех задач: освоения делегирования полномочий, изменения системы руководства, смещения целей. Для этого весь персонал был вовлечен в происходящие изменения, поскольку сотрудники по-прежнему находились на стадии быстрого роста, и они проявляли интерес к тому, чтобы одновременно и часть полномочий была передана им, и поддерживался тот же темп роста.

Так планируется открытие в ближайшее время еще двух отделов в городе Прокопьевске.

 

1.3 Структура и функции делопроизводственной службы ООО «Визус-ОПТИК»

 

Особенности функционирования делопроизводственной службы ООО «Визус-ОПТИК» определяется положением об этом структурном  подразделении, а также ГОСТами. Согласно положению о структурном подразделении, служба ДОУ существует как самостоятельное подразделение и подчиняется непосредственно генеральному директору ООО «Визус-ОПТИК».

Организация работ по документационному обеспечению  осуществляется по смешанной форме (централизовано, децентрализовано), т.е. часть функций выполняет служба ДОУ, часть  структурные подразделения.

Процесс документооборота регламентируют государственные стандарты, стандарты предприятия и структурных  подразделений.

Служба ДОУ включает в себя структурные подразделения, которые  действуют как не самостоятельные (архив, копировально-множительное бюро), а включаются в службу ДОУ и подчиняются генеральному директору ООО «Визус-ОПТИК».

Все функции по организации документооборота выполняют начальник службы ДОУ и делопроизводитель. Структуру и штаты службы утверждает генеральный директор ООО «Визус-ОПТИК».

Функции службы ДОУ:

Регистрацию документов осуществляет делопроизводитель;

- предварительное рассмотрение документов (передача на рассмотрение руководству, или на исполнение в структурное подразделение) выполняет начальник отдела ДОУ;

- справочно-информационные работы по зарегистрированным документам осуществляют начальник отдела ДОУ и делопроизводитель;

 - учет документов выполняет делопроизводитель;

- работу по контролю исполнения документов (получение сведений о ходе исполнения, напоминание о сроках исполнения) осуществляет начальник отдела ДОУ;

- регистрацию командировочных документов работников предприятия и лиц, командированных на предприятие, выполняют начальник отдела ДОУ и делопроизводитель;

- проведение проверок организации работы с документами в структурных подразделениях, производственных базах осуществляет начальник отдела ДОУ;

- составление и ведение номенклатуры дел выполняет делопроизводитель;

- формирование и оформление дел осуществляет делопроизводитель;

- обеспечение хранения документов выполняют начальник службы ДОУ и делопроизводитель;

- тиражирование документов выполняет делопроизводитель;

- прием, экспедиционную обработку, отправку  документов осуществляет экспедитор (проверка целостности конвертов, содержания; проверка наличия вложений; своевременности отправки документов и т. д.);