Оргпроектные работы по совершенствованию ООО «Визус-Оптик»

- начальник отдела ДОУ принимает участие в подготовке созываемых руководством совещаний и организация их технического обслуживания;

- делопроизводитель производит создание документов и их надлежащее хранение в архиве отдела.

Так как ООО «Визус-ОПТИК» является небольшой и еще растущей организацией, то в состав отдела ДОУ входит делопроизводитель  и начальник отдела ДОУ. Делопроизводитель и начальник отдела ДОУ работают согласно своим должностным инструкциям, и им приходится охватывать и обрабатывать весь объем информации данного структурного подразделения. Но так организация имеет численный состав штата не слишком большой, то выполнение работ в отделе ДОУ им с усилием, но удается выполнять. А так же осуществлять кадровые процедуры работ, таких как создание документов, их хранение и т.д.

Основной технологический  инструмент работы с документами – компьютеры, установленные на рабочих местах исполнителей и объединенных в локальную вычислительную сеть с выходом в Интернет.

В целях защиты конфиденциальной информации организации, каждому пользователю определен личный пароль при входе  в систему компьютера.

Рабочие места начальника службы ДОУ и делопроизводителя находятся в приемной. В приемной находится 2 компьютера, 2 принтера, 1 сканер, 1 копировально-множительный аппарат.

Таким образом, каждый компьютер подключается к серверу, что обеспечивает быструю  скорость передачи данных, высокую надежность (например, при повреждении какого – либо кабеля вся сеть продолжает работать).

Используемое программное обеспечение  для сервера:

Системное программное обеспечение:

- Microsoft Windows 2007 Server;

- Microsoft SQL Server 2007;

- антивирус Касперского Personal

- и др.

Прикладное программное обеспечение:

- Internet Explorer;

- Microsoft Office Word 2007;

- Microsoft Office Excel 2007;

- Microsoft Office Imaging;

- Microsoft Office Scanning;

- Fine Reader ;

- Outlook Express;

- Win RAR, Win ZIP;

- «1С:Зарплата и кадры» версия 8.0

- и др.

Система "1С: Зарплата и кадры" предназначена для автоматизации управления и учета на предприятиях различных отраслей, видов деятельности и типов финансирования, и включает в себя решения для производственных предприятий, торговых предприятий, продукты для ведения бухгалтерского учета, для учета в бюджетных организациях расчета зарплаты и управления кадрами, разнообразные отраслевые и специализированные решения.

 

1.4 Документирование деятельности ООО «Визус-ОПТИК»

 

Исходя из принципов  и особенностей создания, ООО «Визус-ОПТИК» содержит следующий перечень управленческой и нормативно-правовой документации:

- организационно-правовая документация;

- распорядительная документация;

- информационно-справочная документация;

- финансовая документация;

- документы по личному составу.

В структуру организационно-правовых документов входят:

–  Устав ООО «Визус-ОПТИК»;

–  положения о структурных  подразделениях;

- структура;

–  штатное расписание;

–  должностные инструкции сотрудников.

Распорядительная документация на ООО «Визус-ОПТИК» состоит из приказов.

Информационно-справочная документация представлена следующими документами:

- служебные письма;

- докладные записки;

- акты;

- объяснительная записка;

Документами по личному  составу включают:

- трудовые договоры;

- соглашения;

- приказы по личному составу;

- заявления;

- характеристики работников;

- трудовые книжки;

- личные карточки формы № Т-2.

Финансовая документация включает:

- бухгалтерский баланс;

- финансовая отчетность;

- отчет о доходах и расходах;

- отчет о движении денег.

Организационная деятельность фиксируется в организационно-правовых документах, содержащих правила, нормы, положения, определяющие статус организации, ее компетенцию, структуру, штатную численность и должностной состав, функциональное содержание деятельности организации в целом, ее подразделений и работников, их права, обязанности, ответственность и другие аспекты.

Организационно-правовые документы в обязательном порядке проходят процедуру утверждения уполномоченным на это органом – генеральным директором данной организации (ООО «Визус-ОПТИК»), или начальником отдела ДОУ – в зависимости от вида и разновидности документа. Утверждаются организационные документы непосредственно руководителем. Датой создания организационно-правового документа является дата его утверждения.

С точки зрения срока  действия организационно-правовые документы  относятся к бессрочным. По мере изменения характера деятельности организации и организации труда в организационно-правовые документы могут вноситься изменения, для чего руководитель издает распорядительный документ (приказ).

Разрабатывает организационно-правовые документы отделом ДОУ.

В процессе подготовки организационно-правовые документы в обязательном порядке проходят процедуру согласования (визирования) со всеми заинтересованными подразделениями и лицами, юридическим отделом (юристом), заместителями руководителя организации или одним из заместителей, курирующим соответствующее направление деятельности организации.

В процессе организационной  деятельности организации формируется  комплекс организационно-правовых документов, содержащих положения, определяющие статус организации, ее компетенцию, структуру, штатную численность и должностной состав, функциональное содержание деятельности организации, ее подразделений и работников, их права, обязанности, ответственность и другие аспекты. В перечень организационных документов ООО «Визус-ОПТИК» входят:

–  Устав ООО «Визус-ОПТИК»;

–  положения о структурных подразделениях;

–  структура и штатная  численность;

–  штатное расписание;

– инструкции по отдельным  видам деятельности, нуждающимся  в регламентации;                              

– персональные должностные инструкции работников организации.

Устав представляет собой  свод установленных в ООО «Визус-ОПТИК»  правил, регулирующих его деятельность. Устав, изменения и дополнения к  нему принимаются генеральным директором ООО «Визус-ОПТИК», начальником отдела ДОУ.

Структура и штатная  численность регламентирует состав структурных подразделений организации и штатную численность. Проект структуры и штатной численности готовится отделом ДОУ, визируется генеральным директором или начальником структурного подразделения и бухгалтером. Данный документ утверждается на календарный год, изменения в него вносятся приказом.

Положение о структурном  подразделении разрабатывается  отделом ДОУ и визируется начальником  подразделения.

Должностные инструкции сотрудников организации отделом  ДОУ и утверждаются генеральным директором, начальником отдела ДОУ.

Организационно-правовые документы оформляются на стандартном  листе бумаги (формат А4) или на общем  бланке (в зависимости от вида документа), при этом обязательными реквизитами  являются следующие: наименование организации (также указывается наименование подразделения, если документ утверждается руководителем подразделения), наименование вида документа, дата, номер документа, заголовок к тексту, подпись, гриф утверждения.

Нормативно-методическая база делопроизводства – это совокупность законов, нормативных правовых актов и методических документов, регламентирующих технологию создания документов, их обработки, хранения и использования в текущей деятельности учреждения, а также деятельность службы делопроизводства: ее структуру, функции, штаты, техническое обеспечение и некоторые другие аспекты.

Отдел ДОУ ООО «Визус-ОПТИК» в своей работе руководствуется:

- федеральными законами Российской Федерации;

- указами и распоряжениями Президента Российской Федерации;

- постановлениями и распоряжениями Правительства Российской Федерации;

- законами Кемеровской области;

- действующими нормативными, методическими документами в области кадрового делопроизводства, архивного дела;

- Уставом предприятия;

- инструкцией по делопроизводству.

В отделе кадров находятся документы и материалы по следующим вопросам:

- методические материалы по организации делопроизводства, схемы кадрового документооборота; порядок составления номенклатуры дел, описей, дел постоянного и временного хранения, установленной отчетности;

- стандарты унифицированной системы организационно-распорядительной документации;

- структура предприятия и его подразделений;

- системы организации контроля над исполнением документов;

- методы эффективного применения оргтехники и других технических средств управленческого труда;

- правила и нормы охраны труда;

- обеспечение организации делопроизводства на предприятии в соответствии с разработанной типовой инструкцией по делопроизводству и работе архива;

- организация и обеспечение функционирования в структурных подразделениях предприятия единой системы ДОУ;

- организация и обеспечение единого порядка работы с документами;

- совершенствование форм и методов делопроизводства;

- осуществление контроля над своевременным прохождением, исполнением и качественным оформлением кадровых документов в структурных подразделениях предприятия, анализ исполнительской дисциплины;

- организация работы с исходящей и входящей корреспонденцией; 

- учет объема документооборота по подразделениям;

- разработка, внедрение новых технологических процессов работы с документами и документной информацией на основе использования средств организационной и вычислительной техники, в том числе упорядочение состава документов и информационных показателей, сокращение их количества и оптимизация документопотоков;

- организация методической помощи в работе с кадровыми документами в структурных подразделениях предприятия;

- подготовка документов к передаче в архив.

Управленческая документация в ООО «Визус-ОПТИК» осуществляется с использованием средств компьютерной техники. Для изготовления документов используются следующие компоненты пакета программ Microsoft Office 2007:

– MS Word – для обработки  текста: позволяет осуществлять набор  текста и выполнять над ним  операции редактирования и форматирования, включающие в себя вставку, удаление, перемещение, копирование, поиск и замену фрагментов текста, а также шрифтовое оформление, оформление заголовков и абзацев, страниц, разделов, подготовку списков и индексов, проверку орфографии и другие вспомогательные функции оформления документов. Также имеется возможность создания шаблонов документов;

– MS Excel – для обработки  таблиц: обладает практически полным набором функций по подготовку любых  по форме, содержанию и объему таблиц с возможностью выполнения широкого диапазона вычислений и реализацией многих функций управления базами данных.

При составлении документов используются справочно-правовые системы  «Консультант Плюс». Система обеспечивает доступ к электронному собранию законодательства РФ, кодексам и законам в последней  редакции.

Подготовкой документов занимаются старшие инспекторы отдела кадров и секретарь-референт.

В ООО «Визус-ОПТИК» практика составления и оформления управленческих документов основывается на требованиях  нормативно-методических документов и  принятых в данной области стандартов.

Регистрации подлежат все  документы, требующие исполнения и  учета и последующего использования  в справочных целях: распорядительные, кадровые, плановые, отчетные, бухгалтерские  и др. Регистрируются как документы, используемые внутри или направляемые в другие организации, так и поступающие извне от организаций или частных лиц. Регистрация проходит децентрализовано по группам документов в зависимости от названия, автора и содержания документов в местах их создания и исполнения.

Регистрацию документов производят при помощи журналов регистрации и компьютерных баз данных. В отделе кадров документы регистрируются в журнале регистрации кадровых приказов,  в журнале регистрации ежегодных отпусков.

На поступающих (входящих) документах штампом или от руки проставляется отметка, включающая порядковый номер и дату поступления. В ООО «Визус-ОПТИК» отметки о поступлении принято ставить на первом листе документа в правом углу нижнего поля.