Основные виды архивных фондов

Группы единиц хранения в пределах последних (завершающих) ступеней систематизации распределяются по их значимости или хронологии31.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

ГЛАВА II

 

 

2.1 Краткая  историческая справка МБУ АГО  «ЦАД»

 

Муниципальное бюджетное учреждение «Центр архивной документации» (далее МБУ АГО «ЦАД») находится по адресу: д.30, ул. Чехова, г. Артемовский, Свердловская область, 623 780, Россия, тел.:8(34363) 2 72 71.

Руководитель: Коваленко Валентина Константиновна.

МБУ АГО «ЦАД» создано путем реорганизации в форме присоединения к муниципальному учреждению Артемовского городского округа «Архив с постоянным составом документов» муниципального учреждения Артемовского городского округа «Архив документов по личному составу» (постановление Администрации Артемовского городского округа от 01.09.2011 № 1164-ПА). Решением Комитета по управлению муниципальным имуществом Артемовского городского округа от 02.07.2012 № 130 муниципальное бюджетное учреждение Артемовского городского округа «Архив с постоянным составом документов переименовано МБУ АГО «ЦАД» .

МБУ АГО «ЦАД» хранит документы по истории АГО, его социально-экономическому, культурному развитию, нормативно правовые акты органов местного самоуправления с 1930 года.

Всего 250 фондов, 90797 ед. хр. в том числе:

• Управленческой документации – 46034 ед.хр.
• Документов личного происхождения – 548 ед. хр.
• Научно – технической документации – 5620 ед. хр.
• Фотодокументов – 2752 ед. хр.
• Видеодокументов – 156 ед. хр.
• Фонодокументов -1 ед. хр.
• Документов по личному составу – 38593 ед. хр.

В МБУ АГО «ЦАД» хранится открытый архивный фонд № 130 «Муниципальное образовательное учреждение дополнительного образования детей Детско – юношеская спортивная школа № 28», формирование которой было проанализировано в данной курсовой работе.

 

 

2.2  Анализ  формирования АФ № 130

 

В МБУ АГО «ЦАД» существует АФ № 130  «Муниципальное образовательное учреждение дополнительного образования детей Детско – юношеская спортивная школа № 28», в  котором хранятся документы «Муниципальное образовательное учреждение дополнительного образования детей Детско – юношеская спортивная школа № 28».

     Муниципальное образовательное  учреждение дополнительного образования детей детско-юношеская школа № 28  создана 19 марта 1996 г. (Лицензия № 458 от 19.03.1996 г., выдана Муниципальному учреждению дополнительного образования № 28 «Детско-юношеская спортивная школа» г. Артемовского, ул. Терешковой, 15, Департаментом образования Правительства Свердловской области).

     На основании приказа начальника Управления образования администрации муниципального образования «Артемовский район» № 233 от 17.12.2002 г. утверждается новое наименование учреждения: Муниципальное образовательное учреждение дополнительного образования детей детско-юношеская спортивная школа № 28, которое действует по сегодняшний день.

   Дело фонда содержит:

• Рабочую опись № 1 документы по основной деятельности (постоянного хранения) (ПРИЛОЖЕНИЕ 1);
• Рабочую опись № 1- ф  фотодокументы (ПРИЛОЖЕНИЕ 2);
• Рабочую опись № 2 видеодокументы на электронных носителях;
• Рабочую опись № 3 документы по личному составу.

Документы АФ № 130 формируются по следующим признакам:

1. Организация документов по видам носителей, способам и технике закрепления информации.

Признак характеризуется следующими моментами:

- Хранение  в общих и специализированных  архивах и организация по архивным  фондам организаций и физических  лиц, их образовавших, а также  по архивным коллекциям,  письменных  и графических документов на  бумажных носителях;

- Хранение  в специализированных архивах  или в специализированных отделах  общих архивов аудиовизуальных  и машиночитаемых (электронных) документов.

2) Организация документов по формам собственности

АФ № 130  «Муниципальное образовательное учреждение дополнительного образования детей Детско – юношеская спортивная школа № 28» относится к АФ организации, состоящий из документов, образовавшихся в деятельности одного юридического лица.

АФ № 130 хранится в соответствии с Правилами организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук, утв. приказом Министерства культуры и массовых коммуникаций РФ от 18 января 2007 г. № 1932.

 

 

 

 

Заключение

 

Характеризуя Архивный фонд РФ в целом нельзя обойтись без определения таких понятий, как архивный документ, архив, архивный фонд.

Архивный документ – материальный носитель с зафиксированной на нем информацией, который имеет реквизиты, позволяющие  его идентифицировать и подлежит хранению в силу значимости как носителя, так и информации.

Архив – совокупность архивных документов, архивное учреждение или структурное подразделение учреждения, организации, предприятия, осуществляющее прием и хранение архивных документов в интересах пользователя.

Архивный фонд – вся совокупность документов, образующаяся в процессе деятельности фондообразователя.

Существует три вида архивных фондов: учреждения, личный, объединенный.

Важным этапом на пути к фондированию архивных документов является определение их фондовой принадлежности и хронологических границ. Название фонда должно соответствовать официальному названию организации-фондообразователя.

Что касается фондирования архивных документов, то при этом процессе уточнятся фондовая принадлежность и хронологические границы. Для этого необходимо исследовать источники комплектования архивов – фондообразователи.

Хронологические границы архивного фонда – даты, в пределах которых образуются документы, подлежащие включению в состав этого фонда. Однако хронологические границы архивного фонда могут не совпадать с крайними датами составляющих его архивных документов.

В пределах архивного фонда документы систематизируются по единицам хранения по различным признакам.

Таким образом, работа по фондированию, формированию документов в архивные фонды, объединенные архивные фонды, архивные коллекции достаточно сложна и требует особого внимании и ответственности, при этом крайне необходимо учитывать коренные изменения в жизни государства и общества, а также всевозможные организационные изменения в учреждениях.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Список источников и литературы

 

1. Федеральный закон «Об архивном деле в Российской Федерации» от 22 октября 2004 г. № 125-ФЗ (с изменениями на 4 декабря 2006 г.);
2. Основные правила работы архивов организаций, одобр. Решением коллегии Росархива от 06.02.2002;

3. Правила организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук, утв. приказом Министерства культуры и массовых коммуникаций РФ от 18 января 2007 г. № 19;

4.  Приказ Государственной Архивной службы России  «Об утверждении Регламента Государственного учета документов Архивного фонда Российской Федерации» от 11 марта 1997 г. № 11.

5. Е.В. Алексеева, Л.П. Афанасьева, Е.М. Бурова, Г.А. Осичкина. Архивный фонд Российской Федерации: организация документов по архивам//Делопроизводство,  2002, № 2;

6. Е.В. Алексеева, Л.П. Афанасьева, Е.М. Бурова, Г.А. Осичкина. Организация документов в архивах//Делопроизводство,  2002, № 3;
7. А. В. Елпатьевский, Н. И. Химина. Фондирование документов современных организаций в государственных архивах России//Отечественные архивы,2010, № 2;
8. Основы законодательства Российской Федерации об Архивном фонде Российской Федерации и архивах//Отечественные архивы. 2008. № 5;
9. Об изменении Основ архивного законодательства//Отечественные архивы, 2009, № 6;
10. Т. Е. Шабанова. История и практика фондирования документов Архивного фонда Российской Федерации//Отечественные архивы, 2011, № 2.

1 Е.В. Алексеева, Л.П. Афанасьева, Е.М. Бурова, Г.А. Осичкина. Организация документов в архивах//Делопроизводство,  2002, № 3;

 

2 Е.В. Алексеева, Л.П. Афанасьева, Е.М. Бурова, Г.А. Осичкина. Организация документов в архивах//Делопроизводство,  2002, № 3;

 

3 Правила организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук, утв. приказом Министерства культуры и массовых коммуникаций РФ от 18 января 2007 г. № 19;

 

4 Приказ Государственной Архивной службы России  «Об утверждении Регламента Государственного учета документов Архивного фонда Российской Федерации» от 11 марта 1997 г. № 11

5 Об изменении Основ архивного законодательства//Отечественные архивы, 2008, № 6

6 Основы законодательства Российской Федерации об Архивном фонде Российской Федерации и архивах//Отечественные архивы. 2008. № 5

7 Основы законодательства Российской Федерации об Архивном фонде Российской Федерации и архивах//Отечественные архивы. 2008. № 5

8 Е.В. Алексеева, Л.П. Афанасьева, Е.М. Бурова, Г.А. Осичкина. Архивный фонд Российской Федерации: организация документов по архивам//Делопроизводство,  2008, № 2, с 67-68

9 А. В. Елпатьевский, Н. И. Химина. Фондирование документов современных организаций в государственных архивах России//Отечественные архивы, 2010, № 2

10 Федеральный закон от 22 октября 2004 г. № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» (с изменениями на 4 декабря 2006 г.)

11 Правила организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук, утв. приказом Министерства культуры и 
массовых коммуникаций РФ от 18 января 2007 г. № 19

12 Е.В. Алексеева, Л.П. Афанасьева, Е.М. Бурова, Г.А. Осичкина. Организация документов в архивах//Делопроизводство,  2010, № 3, с 25

 

13 Е.В. Алексеева, Л.П. Афанасьева, Е.М. Бурова, Г.А. Осичкина. Организация документов в архивах//Делопроизводство,  2010, № 3, с 25

 

14 Е.В. Алексеева, Л.П. Афанасьева, Е.М. Бурова, Г.А. Осичкина. Организация документов в архивах//Делопроизводство,  2010, № 3, с 25

 

15 Е.В. Алексеева, Л.П. Афанасьева, Е.М. Бурова, Г.А. Осичкина. Организация документов в архивах//Делопроизводство,  2010, № 3, с 95

 

16 Т. Е. Шабанова. История и практика фондирования документов Архивного фонда Российской Федерации//Отечественные архивы, 2011, № 2

17 Т. Е. Шабанова. История и практика фондирования документов Архивного фонда Российской Федерации//Отечественные архивы, 2011, № 2

18 Т. Е. Шабанова. История и практика фондирования документов Архивного фонда Российской Федерации//Отечественные архивы, 2011, № 2

19 Е.В. Алексеева, Л.П. Афанасьева, Е.М. Бурова, Г.А. Осичкина. Организация документов в архивах//Делопроизводство,  2009, № 3, с 96-97

 

 

20 Правила организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук, утв. приказом Министерства культуры и 
массовых коммуникаций РФ от 18 января 2007 г. № 19

21 Е.В. Алексеева, Л.П. Афанасьева, Е.М. Бурова, Г.А. Осичкина. Организация документов в архивах//Делопроизводство,  2010, № 3, с 96-97

22 Основные правила работы архивов организаций, одобр от 06.02.2002

23 А. В. Елпатьевский, Н. И. Химина. Фондирование документов современных организаций в государственных архивах России//Отечественные архивы, 2011, № 2, с. 36

24 Т. Е. Шабанова. История и практика фондирования документов Архивного фонда Российской Федерации//Отечественные архивы, 2005, № 2, с. 34

25 Правила организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук, утв. приказом Министерства культуры и массовых коммуникаций РФ от 18 января 2007 г. № 19

26 Е.В. Алексеева, Л.П. Афанасьева, Е.М. Бурова, Г.А. Осичкина. Организация документов в архивах//Делопроизводство,  2011, № 3, с 98