Основные стандарты и правила составления управленческих документов

МИНИСТЕРСТВО СЕЛЬСКОГО ХОЗЯЙСТВА  РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ

Федеральное государственное образовательное  учреждение высшего профессионального  образования 

«Воронежский государственный  аграрный университет имени Петра  I»

Факультет экономики и менеджмента

Кафедра управления и маркетинга в  АПК

 

 

Контрольная работа

по документированию управленческой деятельности

на тему: «Основные стандарты и правила составления управленческих документов».

 

 

 

                                                 Выполнила: студентка з/о

                                                                      Э-5 группа I б

                                                                      учебный шифр Э-09351

                                                                     Ехина Евгения Васильевна

 

                                                 Руководитель:

 

 

 

 

 

 

 

Воронеж-2013

План

1. Сущность делопроизводства……………………………………3
2. Понятие документа и его виды…………………………………6
3. Формуляр-образец документа…………………………………11
4. Бланк документа и его виды…………………………………...15

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

1. Сущность делопроизводства.

Письма, приказы, заявления  и другие бумажные и электронные  документы. Они неизбежно «появляются» в результате жизнедеятельности  любой организации. Как правильно  составить тот или иной документ? Как вести деловую переписку? Как оформить личное дело сотрудника организации? На эти и многие другие вопросы призвано отвечать делопроизводство.

А что же такое делопроизводство?

Сам термин «делопроизводство» появился во второй половине XVIII века. Первоначальное значение этого термина не соответствовало современному пониманию. Слово «дело» обозначало не только папку с документами, но и сам решаемый вопрос. Делопроизводство определяло процесс решения дела. [4]

В наше время значение этого  термина изменилось. Современное  делопроизводство означает организацию  информационного сопровождения  дел.

Итак, сегодня делопроизводство – это отрасль деятельности, обеспечивающая документирование и организацию работы с официальными документами.

Процедуры делопроизводства регулируются законами РФ, государственными и отраслевыми стандартами, классификаторами и инструкциями, а также инструкциями по делопроизводству конкретной организации.

Перед делопроизводством  стоят следующие цели:

- фиксирование информации;

- организация работы с  документами.

Цели делопроизводства определяют его основные задачи:

- создание документов (фиксация  их на каком-либо носителе);

- регистрация документов;

- передача документов  для их последующего исполнение  или принятия по ним решений;

- систематизация документов;

- организация документооборота  в организации и др.

На данный момент документ на бумаге все еще остается самым  массовым носителем управленческой информации, но все шире применяются  электронные формы документа.

Классификация документов происходит по многим факторам: по видам, по форме, по содержанию, по происхождению, по срокам хранения и т.д.

Каждый документ имеет  определенную форму и реквизиты.

Правила составления и  оформления реквизитов регламентируются ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Система организационно-распорядительной документации». [6]

Документооборот зависит  от размера предприятия: чем оно  крупнее, тем больше в нем документооборот. В документообороте участвуют руководители разного ранга, специалисты, менеджеры, эксперты, контролеры, работники архива и другие потребители информации.

К информации предъявляют  два требования: она должна быть своевременной и достаточной  для принятия наилучшего решения.

Информационные связи  предприятия могут осуществляться различными средствами, как устными, так и письменными. К средствам  письменной (документированной) связи  относятся: деловые письма, соглашения, договоры; доклады, отчеты; телеграммы, телефонограммы, телетексты, факсы. Устная связь осуществляется при помощи: устных переговоров, совещаний; телефонных переговоров; громкоговорящей связи, переговорных устройств; телеконференций.

Документирование – это процесс подготовки и создания документов, совокупность работ по документированию деятельности предприятия и по организации в нем документооборота. [4]

Теперь о том, какое  место занимает делопроизводство в  структуре управленческого труда.

Труд в сфере управления состоит из небольшого числа сложных  логических или творческих операций – прогнозирования, планирования, оценки ситуации и принятия решений и  большого количества технических операций, совершаемых над документом как  над носителем информации. [4]

Процесс делопроизводства представляет собой часть технологии управления и обработки документов.

Процесс труда с документами  состоит из ряда операций, которые  условно можно разделить на технические, логические и творческие.

К техническим (делопроизводственным) операциям относится обработка  поступающей документации: вскрытие конвертов, регистрация, печатание  документа, перемещение документа, контроль исполнения, подписание приказов и других документов.

Логические операции включают чтение и ознакомление с документом, подбор необходимой информации, анализ и сопоставление данных, произведение необходимых подсчетов, согласование, визирование, контроль и др.

Творческие операции, отражающие специфику труда руководителя, состоят  из определения состава исполнителей документа, поиска альтернативных решений, выбора оптимального решения, документирования принятого решения и пр.

 

 

 

 

 

 

 

 

2. Понятие документа и его виды.

Существует несколько  определений понятия «документ». Так, в словаре Ожегова слово «документ» определяется как: «1. Деловая бумага, подтверждающая какой-либо факт или право на что-либо. 2. Письменное свидетельство каких-либо исторических событий». [5] А в словаре В.И. Даля документом называется «всякая важная деловая бумага, а также диплом, свидетельство». [3]

В наше время высоких технологий указанные выше определения устарели, так как документы сейчас могут  существовать и на бумаге, и в  электронном виде, и в виде аудио-, видеозаписей. Поэтому современное  определение будет звучать так:

«Документ – это материальный носитель с зафиксированной на нем в любой форме информацией в виде текста, звукозаписи, изображения и (или) их сочетания, который имеет реквизиты, позволяющие его идентифицировать, и предназначен для передачи во времени и в пространстве в целях общественного использования и хранения». [2]

Теперь о функциях документа. Все функции документа принято  делить на общие и специальные.

К общим функциям следует отнести:

- социальную – документ является социально значимым объектом;

- информационную – документ выступает как средство запечатления, сохранения и передачи информации;

- коммуникативную – документ выступает в качестве средства связи между общественными структурами и индивидами;

- культурную – документ служит средством закрепления и передачи социального опыта и культурных традиций.

К специальным функциям относятся:

- правовая – документ служит средством закрепления и изменения правовых норм и правоотношений в обществе;

- обучающая – фиксируя  накопленный социальный опыт, документ способствует передаче знаний от поколения к поколению и участвует в процессе формирования личности, ее социализации;

- познавательная – документ на основе фиксированного текста позволяет строить наиболее обобщенные, абстрактные, теоретические модели реальности;

- управленческая – документ является инструментом управления, способствует планированию, координации и регулированию коллективной деятельности членов общества с целью ее оптимальной организации;

- мемориальная – документ выступает в качестве источника исторических сведений о развитии общества, его отдельных структур и личностей;

- учетная – сопровождая  производственную и хозяйственную  деятельность на всех ее этапах, документ способствует осуществлению  учета ее результатов;

- эстетическая – документы накапливают, хранят и передают общественный эстетический опыт;

- релаксационная – использование некоторых разновидностей документов позволяет достичь проективной разрядки, снимающей эмоциональное напряжение путем перенесения его на другой объект.

В управленческой деятельности документ выступает и как предмет, и как результат труда.

Состав управленческих документов определяется компетенцией и функциями  организации, порядком решения вопросов, объемом и характером взаимосвязей с другими организациями и  закрепляется в табеле документов.

Единство правил документирования управленческих действий на всех уровнях  управления обеспечивается применением  ГОСТ Р 6.30 – 2003 и ОКУД. [6]

УСД – комплекс документов, созданных по единым правилам и требованиям, содержащих информацию, необходимую для управления в определенной сфере деятельности.

Управление документами  по наименованию, форме и составу  реквизитов должны соответствовать  УСД, требованиям ГОСТ Р 6.30 – 2003, положениям об организации и другим нормативным документам, содержащим правила документирования. При этом следует иметь ввиду, что требования ГОСТ Р 6.30 – 2003 носят рекомендательный характер.

Теперь о видах документов. Поскольку свойств в документе  бесчисленное множество, это предопределяет возможность его многомерного исследования, при котором документ может одновременно рассматриваться с точки зрения разных свойств, причисляться к разным видам, входить в разные группы.

Примерная классификация видов документов:

1. По конструктивной форме документы бывают:

- листовые (один или несколько  листов, не скрепленных между  собой);

- кодексы (листы, скрепленные  между собой в тетрадь, брошюру,  книгу);

- ленточные (различные  фото- и видеопленки, магнитофонные  ленты);

- дисковые (компактные диски  и грампластинки).

2. По знаковой природе информации выделяют:

- письменные документы  (информация в виде письменного  текста), которые в свою очередь подразделяются на опубликованные («издания») и неопубликованные;

- нотные документы (их  большую часть занимает нотная  запись музыкального произведения);

- картографические документы (карты, атласы, глобусы);

- изобразительные документы  (их большую часть занимают  изображения);

- аудиальные и аудиовизуальные документы. К аудиовизуальным документам относятся: фонодокумент (в нем содержится звуковая информация на дисковом или ленточном носителе), видеодокумент (документ, содержащий видеозапись на дисковом или ленточном носителе), кинодокумент (документ на пленочном носителе, содержащий зафиксированные на нем посредством кинематографической техники предметы в виде последовательно расположенных фотографических изображений (в звуковом фильме – также звуковую информацию)), фотодокумент (он состоит из фотографий).

3. По читательскому адресу издания (опубликованные письменные документы) делятся на следующие виды:

- издания для служебного  пользования: издание, предназначенное  для использования строго определенным  кругом лиц;

- монография: научное или научно-популярное издание, содержащее полное и всестороннее исследование одной проблемы или темы и принадлежащее одному или нескольким авторам;

- сборник научных трудов: сборник, содержащий исследовательские  материалы научных учреждений, учебных  заведений или обществ;

- материалы конференции:  непериодический сборник, содержащий  итоги конференции в виде докладов, рекомендаций, решений;

- тезисы докладов научной  конференции: научный непериодический  сборник, содержащий опубликованные  до начала конференции материалы  предварительного характера;

- автореферат диссертации:  научное издание в виде брошюры,  содержащее составленный автором  реферат проведенного им исследования, представляемого на соискание  ученой степени.