Особенности документирования деятельности акционерных обществ

Правила как вид организационного документа разрабатываются тогда, когда необходимо определить, как  должна вестись работа, в какой  последовательности.

Правила внутреннего распорядка организации - локальный нормативный  акт общества, регламентирующий в  соответствии с Трудовым кодексом Трудовой кодекс РФ. - М.: Изд-во Экзамен, 2004.[10] и иными федеральными законами порядок приема и увольнения работников, основные права, обязанности и ответственность сторон трудового договора, режим работы, время отдыха применяемые к работникам меры поощрения и взыскания, а также иные вопросы регулирования трудовых отношений в организации. Кузнецова Т.В.Организационные документы//Секретарское дело,2003, № 11, [19]

Инструкция - подзаконный  правовой акт, издаваемый в целях  разъяснения и определения порядка  применения законодательного акта, приказа  руководителя; в широком смысле - указание технического порядка. Инструкции могут быть индивидуальными и типовыми.

Должностная инструкция определяет организационно-правовое положение работника, его обязанности, права, ответственности.

Структура и штатная численность - правовой акт, составление которого предусматривается уставом общества. В нем устанавливается состав подразделений (отделов) и штатная  численность каждого отдела и  всего общества в целом. В этом документе перечислены названия структурных подразделений (отделов) с их кодами и штатная численность. Текст дается в табличной форме.

Штатное расписание - не только организационный, но и первичный  учетный документ, его форма входит в Альбом унифицированных форм первичных  учетных документов по учету труда  и его оплаты. Постановление Госкомстата  РФ от 06.04.2001 № 26 «Об утверждении  Альбома унифицированных форм первичных  учетных документов по учета труда и его оплаты» [3].

В штатном расписании устанавливаются: структурные подразделения (наименование и код), профессия (должность), количество штатных единиц, оклад (тарифная ставка), надбавки, месячный фонд заработной платы. Штатное расписание утверждается приказом руководителя общества. Кузнецова Т.В.Организационные документы//Секретарское дело,2003, № 11, [19]

К распорядительным документам относятся:

· указания;

· приказы;

· распоряжения;

· решения.

Создание распорядительной документации связано с необходимостью принять акт по основным вопросам компетенции и деятельности общества. Вялова Л.М. О некоторых аспектах состава и оформления организационно-распорядительных документов//Секретарское дело, 2001, № 1, [17]

Распорядительные документы  решают управленческие функции и  подчиняют цели повседневного руководства  производственной деятельностью данного общества. Мосеев Р.Н. Информационно-справочные документы в англоязычном делопроизводстве//Секретарское дело, 2003, № 11, [22]

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

2.2 Особенности составления учредительных документов

Для акционерного общества основным учредительным документом является устав, требования которого обязательны  для исполнения всеми органами общества и его акционерами.

Согласно Гражданскому кодексу  РФ, в уставе юридического лица должны быть указаны:

• наименование юридического лица;
• место его нахождения;
• порядок управления деятельностью общества;
• условия о категориях выпускаемых акций, их номинальной стоимости и количестве;
• размер уставного капитала общества;
• права акционеров;
• состав и компетенция органов управления обществом и порядок принятия ими решений;
• иные сведения, предусмотренные законом об акционерных обществах.

Гражданский кодекс РФ. Части  первая, вторая и третья. - М.: ТК Велби, Изд-во Проспект, 2003. [9]

Помимо вышеперечисленного устав акционерного общества содержит:

• тип общества (открытое или закрытое);
• порядок подготовки и проведения общего собрания акционеров, в том числе перечень вопросов, решение по которым принимается органами управления общества квалифицированным большинством голосов или единогласно;
• сведения о филиалах и представительствах общества;
• иные положения, предусмотренные настоящим Федеральным законом.

Уставом общества могут быть установлены ограничения количества акций, принадлежащих одному акционеру, и их суммарной номинальной стоимости, а также максимального числа  голосов, предоставляемых одному акционеру. Устав общества может содержать  другие положения, не противоречащие настоящему Федеральному закону и иным федеральным  законам.

По требованию акционера, аудитора или любого заинтересованного  лица общество обязано в разумные сроки предоставить им возможность  ознакомиться с уставом общества, включая изменения и дополнения к нему. Общество обязано предоставить акционеру по его требованию копию  действующего устава общества. Плата, взимаемая обществом за предоставление копии, не может превышать затрат на ее изготовление.

Внесение изменений и  дополнений в устав общества или  утверждение устава общества в новой  редакции осуществляется по решению  общего собрания акционеров. Внесение в устав общества изменений, связанных  с уменьшением уставного капитала общества, осуществляется на основании  решения об уменьшении уставного  капитала общества, принятого общим  собранием акционеров. Федеральный  закон «Об акционерных обществах» № 208-ФЗ от 26.12.1995 г. (в ред. ФЗ от 13.06.1996 № 65-ФЗ, от 24.05.1999 № 101-ФЗ, от 07.08.2001 № 120-ФЗ, от 21.03.2002 № 31-ФЗ, от 31.10.2002 № 134-ФЗ, от 27.02.2003 № 29-ФЗ), [1]

Могут указываться предмет  и цели деятельности общества. Гражданский  кодекс РФ. Части первая, вторая и  третья. - М.: ТК Велби, Изд-во Проспект, 2003. [9]

В уставе определяется не только порядок избрания годовым общим  собранием акционеров членов совета директоров (наблюдательного совета), но и порядок созыва и проведения заседаний совета директоров (наблюдательного  совета), порядок принятия решений  и количественный состав.

Устав также может устанавливать  требования, предъявляемые к лицам, избираемым в состав совета. Устав  общества определяет кворум для проведения заседания совета директоров (наблюдательного  совета), но закон вводит ограничение - не менее половины от числа избранных  членов совета директоров.

Устав может предусматривать  право решающего голоса председателя совета директоров общества при принятии советом директоров общества решений  в случае равенства голосов членов совета директоров. Надершина М.Д. Вопросы документирования деятельности акционерных обществ в законе «Об акционерных обществах»// «Секретарское дело», 2001, № 1. [23]

 Конкретизирован порядок внесения в устав общества изменений, связанных с созданием филиалов, открытием представительств общества и их ликвидацией.

Изменения вносятся на основании  решения совета директоров (наблюдательного  совета). Надершина М.Д. Вопросы документирования деятельности акционерных обществ в законе «О внесении изменений и дополнений в Федеральный закон «Об акционерных обществах»(№ 120-ФЗ от 07.08.2001 г.)// «Секретарское дело», 2002, № 4. [24]

Закон обязывает общества указывать в уставе сведения об использовании  в отношении общества специального права на участие Российской Федерации, субъекта Российской Федерации или муниципального образования в управлении обществом («золотая акция»).

Внесение в устав общества сведений об использовании в отношении  общества специального права на участие  Российской Федерации, субъекта Российской Федерации или муниципального образования  в управлении обществом («золотая акция») осуществляется на основании соответственно решения Правительства РФ, органа государственной власти субъекта РФ или органа местного самоуправления об использовании указанного специального права, а исключение таких сведений - на основании решения этих органов  о прекращении действия такого права. Надершина М.Д. Вопросы документирования деятельности акционерных обществ в законе «О внесении изменений и дополнений в Федеральный закон «Об акционерных обществах»(№ 120-ФЗ от 07.08.2001 г.)// «Секретарское дело», 2002, № 4. [24]

Устав может предусматривать  создание в обществе резервного фонда. Его размер закон ограничивает - не менее 15 % от уставного капитала. Размер ежегодных отчислений в резервный фонд также предусматривается уставом и ограничивается законом - не менее 5 % от чистой прибыли до достижения размера, установленного уставом общества.

Устав предусматривает формирование из чистой прибыли специального фонда  акционирования работников общества.

Другой учредительный  документ акционерного общества - учредительный  договор.

Учредители акционерного общества заключают между собой  договор, определяющий порядок осуществления  ими совместной деятельности по созданию общества, размер уставного капитала общества, категории выпускаемых акций и порядок их размещения.

Договор о создании акционерного общества заключается в письменной форме. Гражданский кодекс РФ. Части  первая, вторая и третья. - М.: ТК Велби, Изд-во Проспект, 2003. [9]

В учредительном договоре учредители обязуются создать юридическое  лицо, определяют порядок совместной деятельности по его созданию, условия  передачи ему своего имущества и  участия в его деятельности.

Договором определяются также  условия и порядок распределения  между участниками прибыли и  убытков, управления деятельностью  юридического лица, выхода учредителей (участников) из его состава. Гражданский  кодекс РФ. Части первая, вторая и  третья. - М.: ТК Велби, Изд-во Проспект, 2003. [9]

 

 

 

 

 

 

 

 

2.3 Особенности  оформления деятельности коллегиальных  органов. Протоколы

Протокол - организационно-распорядительный «документ, фиксирующий ход обсуждения вопросов и принятия решений на собраниях, совещаниях, конференциях и заседаниях коллегиальных органов».

Протокол, как правило, ведется  во время заседания. В его формуляр входят: наименование учреждения - автора, указание вида документа (протокол), дата заседания, номер, место заседания, гриф утверждения (в случае, когда протокол подлежит утверждению), заголовок, текст, подписи.

Текст протокола делится на две части: первую - вводную, где указываются фамилии и инициалы председателя, секретаря, присутствующих и повестка дня; вторую - основную, фиксирующую ход заседания. Словом «председатель» начинают протокол; оно печатается через два интервала после заголовка, затем слово «секретарь». Например,

Председатель - Иваненко О.Д.

Секретарь - Круглов Ю.А.

При проведении оперативных  совещаний эта часть протокола  опускается. Далее перечисляются  присутствующие. Порядок оформления этого раздела следующий. В протоколе  заседания постоянно действующего коллегиального органа присутствующие постоянные члены указываются в  алфавитном порядке без должностей. На расширенных собраниях и заседаниях с большим числом присутствующих их состав указывается количественно, а пофамильный список прилагается  к протоколу, о чем делается соответствующая  запись в самом протоколе.

На собраниях акционеров в разделе «Присутствовали» указывается, сколько человек должно присутствовать и сколько пришло на собрание.

Далее следует повестка дня. Здесь перечисляются вопросы, вынесенные на рассмотрение коллегиального органа.

Основная часть текста протокола строится по разделам, в  соответствии с пунктами повестки дня.

По каждому пункту могут  быть такие части:

СЛУШАЛИ

ВЫСТУПИЛИ

РЕШИЛИ (ПОСТАНОВИЛИ)

Слово СЛУШАЛИ начинает раздел по каждому пункту повестки дня. Оно пишется на одной строке вслед за цифрами, обозначающими порядковый номер вопроса. Фамилия и инициалы докладчика и выступавших в прениях указывается с новой строки с абзаца. ГОСТ 6.30-2003 Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов. [12]

Содержание выступлений  излагается от третьего лица единственного  числа. Если имеются тексты (тезисы) докладов и выступлений, они не записываются в протокол, а через тире после  фамилии докладчика или выступившего указывается: «Текст доклада (выступления) прилагается»

Завершающая часть раздела  по каждому пункту повестки дня - запись принятого по обсуждаемому вопросу  решения. Решения, содержащие несколько  вопросов, подразделяются на пункты и  подпункты, нумеруемые арабскими цифрами. Постановляющая часть решений, как  и распорядительные документы, должна быть конкретна и содержать составные части: кому, что сделать и к какому числу.