Особенности текущего и архивного хранения документов отдела кадров

Копии документов об утверждении  в должности помещаются в личные дела руководителей (копия протокола  заседания Совета директоров или  учредителей фирмы, копия протокола  общего собрания акционеров).

Если при приеме на работу представлялись характеристики или  рекомендательные письма, работником составлялось заявление о приеме на работу, то они также подшиваются  в личное дело работника.

Трудовые договоры, заключенные  с работником, могут входить в  состав документов личного дела или  формироваться в отдельные дела.

В личное дело могут быть включены такие документы, как списки изобретений, научных трудов и другое.

Дополнение к личному  листку по учету кадров – это  документ вторичный по отношению  к личному листку по учету кадров, он фиксирует только изменения произошедшие в трудовой деятельности и личной жизни работника. В этом документе содержаться: ФИО работника и разделы, предназначенные для внесения изменений и дополнений. Как правило, такой документ составляется в виде таблицы.

В первом разделе фиксируются  сведения о работе, о переводах, изменениях в названии должности, структурного подразделения и так далее  со ссылкой на дату и номер приказа  по личному составу.

Во второй раздел вносятся данные об изменениях в профессиональной и личной жизни работника (например, изменение семейного положения, места постоянной регистрации), в  образовании, в повышении квалификации, в знании иностранных языков и  тому подобное.

Изменения и дополнения в  персональные данные вносятся на основании  приказов по личному составу и  документов, предоставляемых работниками (свидетельства о заключении брака, диплома и так далее). Устное заявление  работника не является основанием для  внесения указанных изменений. Новые  документы с внесенными изменениями  и дополнениями помещаются в личное дело вместе с ранее подшитыми.

В практике работы кадровых служб организаций принято включать в состав личного дела копии приказов (или выписки из них) о переводах  на другую работу, освобождении от должности, поощрениях, наложении и снятии дисциплинарных взысканий, изменении фамилий и  другие. Однако вся эта информация содержится в «Дополнении к личному  листку по учету кадров». В связи  с этим можно рекомендовать не включать названные документы в  личное дело.

Справки о состоянии здоровья, с места жительства, обходные листы  и тому подобное могут не включаться в личные дела, поскольку информация из них переносится в «Дополнение к личному листку по учету кадров». При необходимости они формируются в самостоятельные дела и хранятся в течение трех лет.

Необходимо иметь в  виду, что в соответствии со статьей 65 Трудового кодекса Российской Федерации (далее ТК РФ) запрещается  при приеме на работу требовать от поступающего лица документы, не предусмотренные  законодательством.

Все документы, относящиеся  к личному делу, по мере поступления  подшиваются в папку. Листы дела нумеруются в процессе формирования дела. При помещении в личное дело нового документа данные о нем  первоначально вносятся в опись  дела, затем листы документа нумеруются и только после этого документ подшивается.

Обложка личного дела, как  и обложки дел постоянного  хранения, составляется и оформляется  по форме установленной ГОСТом 17914-72 «Обложки дел длительных сроков хранения. Типы, разновидности, технические требования⁴».

На обложке личного  дела указываются полностью: наименование организации, заголовок дела, фамилия, имя, отчество работника в именительном падеже, проставляется индекс дела, порядковый номер дела (как правило  – табельный номер).

Под этим номером личное дело регистрируется в «Книге (Журнале) учета личных дел», предусматривающей  следующие графы: порядковый номер, фамилия, имя, отчество работника, дата постановки дела на учет и дата снятия с учета.

 

 

 

 

 

 

 

2 Особенности  текущего и архивного хранения  документов отдела кадров

2.1 Организация текущего  хранения документов отдела кадров

Порядок организации хранения документов зависит от статуса коммерческой организации. Важным отличительным  признаком является включение конкретной организации в списки источников комплектования государственных и  муниципальных архивов архивными  документами (часть 2 статьи 20 Федерального закона от 22 октября 2004 года №125-ФЗ «Об  архивном деле в Российской Федерации»). Включение коммерческих организаций  в указанные списки осуществляется на основании договора с соответствующим  государственным или муниципальным  архивом. В организациях (источниках комплектования) по истечении сроков хранения проводится совместно с  уполномоченным органом государственной  власти субъекта Российской Федерации  в области архивного дела, Госархивом экспертиза ценности ряда документов на предмет включения в состав Архивного фонда Российской Федерации.

Те архивные документы, которые  не были включены в состав документов Архивного фонда Российской Федерации, а также документы, хранящиеся у  организаций, не являющихся источниками  комплектования, по истечении срока  их хранения, установленного в нормативных  правовых актах, подлежат экспертизе и  могут быть уничтожены организацией либо постоянно хранятся в архиве организации в соответствии с  ее внутренними правилами.

По вопросам, связанным  с порядком организации комплектования архивных документов, обеспечения их сохранности, порядком проведения экспертизы ценности документов и передачи документов Архивного фонда Российской Федерации  на постоянное хранение, порядком организации  работы архива, коммерческие организации  могут руководствоваться «Основными правилами работы архивов организаций», одобренными решением Коллегии Росархива от 6 февраля 2002 года.

Перечни типовых архивных документов с указанием сроков их хранения утверждаются уполномоченным Правительством Российской Федерации  федеральным органом исполнительной власти (часть 3 статьи 6 Федерального закона от 22 октября 2004 года №125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации»). В соответствии с Указом Президента Российской Федерации от 9 марта 2004 года №314 «О системе и структуре федеральных органов исполнительной власти» на настоящий момент таким федеральным органом является Росархив.

В пункте 1.4 «Перечня типовых  управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием  сроков хранения», утвержденный Росархивом 6 октября 2000 года предусмотрено, что он предназначен для использования в качестве основного нормативного документа при определении сроков хранения и отборе на хранение и уничтожение управленческих типовых документов, то есть общих для всех или большинства организаций (в том числе негосударственных).

Сроки хранения документов, данные в пункте 2.4 «Перечня типовых  управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием  сроков хранения», утвержденного Росархивом 6 октября 2000 года, распространяются на все организации, независимо от того, поступают их документы на хранение в государственные, муниципальные архивы или же не поступают.

Организации применяют указанные  в данном документе сроки хранения документов по-разному. Временные сроки  хранения (1 год, 3 года, 5 лет, 10 лет) применяются  всеми организациями. Постоянный срок хранения применяется теми государственными, муниципальными организациями, документы  которых поступают на хранение в  соответствующие архивы в установленном  порядке, и негосударственными организациями, с которыми заключены соответствующие  соглашения (договоры), то есть источниками  комплектования архивов.

Организации, документы которых  не поступают на хранение в государственные, муниципальные архивы, то есть не являются источниками комплектования архивов, могут применять постоянный срок хранения. Определенные документы (нормативно-правового, имущественно-хозяйственного характера, об итогах деятельности и перспективах развития организации) постоянного срока хранения необходимо хранить в организациях всех форм собственности, документы которых не поступают в государственные, муниципальные архивы, до ликвидации данных организаций (пункт 2.4.2 «Перечня типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков их хранения», утвержден Росархивом 6 октября 2000 года). Например, Устав организации, Учредительный договор, Положение о структурных подразделениях организации, должностные инструкции, описи дел постоянного и временного хранения; личные дела, списки (штатно-списочный состав) работников, необходимо хранить в организациях всех форм собственности, документы которых не поступают в государственные, муниципальные архивы, до ликвидации данных организаций, что обусловлено действующим законодательством и (или) длительным практическим значением указанных документов.

Организации, не являющиеся источниками комплектования государственных, муниципальных архивов, хранят документы  постоянного срока по Перечню  типовых управленческих документов следующим образом. Государственные, муниципальные организации - 10 лет. Негосударственные организации - не менее 10 лет, дальнейший срок хранения документов определяет организация  в соответствии с действующим  законодательством и (или) необходимостью практического использования документов.

Таким образом, негосударственные  организации, документы которых  не поступают на хранение в государственные, муниципальные архивы, то есть не являются источниками комплектования архивов, могут, но не обязаны применять постоянный срок хранения, но такие документы  они должны хранить самостоятельно не менее 10 лет (пункт 2.4.2 «Перечня типовых  управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием  сроков их хранения», утвержденный Росархивом 6 октября 2000 года).

Отметка «ЭПК», поставленная в «Перечне типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков их хранения», утвержденному Росархивом 6 октября 2000 года к конкретным видам документов, предназначена для применения организациями всех форм собственности, являющимися источниками комплектования государственных, муниципальных архивов, и означает, что часть таких документов может иметь научно-историческое значение и в установленном порядке должна передаваться в государственные, муниципальные архивы или храниться в организации. Решение о приеме или уничтожении.

 

2.2. Оформление и передача  документов и дел отдела кадров  в архив организации.

Оформление  дел начинается с момента заведения их в организации  и заканчивается в процессе подготовки к передаче в архив по окончании  календарного года, в котором они  были заведены. Оформление конкретного  дела включает комплекс работ по брошюровке документов, нумерации листов, составлению  заверительных надписей, составлению (в ряде случаев) внутренней описи документов, оформление реквизитов обложки дела.

Оформление дел проводится работниками службы документационного  обеспечения организации и структурных  подразделений.

Согласно положениям «Основных  правил работы архивов организаций», одобренных решением Коллегии Росархива от 6 февраля 2002 года, оформление дел может быть полным или частичным в зависимости от сроков хранения. Дела постоянного, долговременного хранения и по личному составу, а также конфиденциальные документы подлежат полному оформлению.

Полное оформление дел  предусматривает:

·   подшивку или переплет дела;

·   нумерацию листов дела;

·   составление листа-заверителя;

·   составление, в необходимых  случаях, внутренней описи документов;

· внесение необходимых уточнений  в реквизиты обложки дела (уточнение  названия организации, регистрационного индекса дела, крайних дат дела, заголовка дела).

Дела временного (до 10 лет  включительно) хранения подлежат частичному оформлению: допускается не проводить  пересистематизацию документов в деле, листы дела не нумеровать, заверительные надписи не составлять.

Документы, составляющие дела, подшиваются на 4 прокола в твердую  обложку из картона или переплетаются  с учетом возможности свободного чтения текста всех документов, дат, виз  и резолюций на них. При подготовке дел к подшивке (переплету) металлические скрепления (булавки, скрепки) из документов удаляются.

Дела постоянного хранения, состоящие из особо ценных документов или неформатных документов, хранятся в закрытых твердых папках с тремя  клапанами с завязками или  в коробках.

При наличии в деле невостребованных личных документов (удостоверений личности, трудовых книжек, военных билетов, фотографий) эти документы вкладываются в  конверт, который подшивается в  дело. При наличии большого количества таких документов последние изымаются из дел и на них составляется отдельная опись.

В целях обеспечения сохранности  и закрепления порядка расположения документов, включенных в дело, все  листы этого дела (кроме листа-заверителя и внутренней описи) нумеруются арабскими  цифрами валовой нумерацией в  правом верхнем углу листа простым  карандашом или нумератором. Листы  внутренней описи документов дела нумеруются отдельно.

Листы дел, состоящих из нескольких томов или частей, нумеруются по каждому тому или по каждой части  отдельно.

Подшитые в дело конверты с вложениями нумеруются; при этом вначале нумеруется сам конверт, а затем очередным номером  каждое вложение в конверте.

В конце каждого дела подшивается  чистый бланк листа-заверителя, а  в начале дела (для учета особо  ценных документов) - бланк внутренней описи документов дела.

Лист - заверитель составляется в деле на отдельном листе, в книгах - на оборотной стороне последнего чистого листа, в картотеках - на отдельном чистом листе формата  карточки.

Лист - заверитель дела (заверительная запись) составляется по форме установленной «Основными правилами работы архивов организаций», одобренными решением Коллегии Росархива от 6 февраля 2002 года.