Автор работы: Пользователь скрыл имя, 23 Января 2013 в 07:00, курсовая работа
Целью написания данной курсовой работы является рассмотрение процесса формирования и хранения дел в отдела кадров.
Задачи курсовой работы - рассмотрение вопросов:
- состав и систематизации документов отдела кадров в организации
- организация хранения документов в отделе кадров
- подготовку и передачу документов и дел отдела кадров в архив организации.
ВВЕДЕНИЕ 3
1. Состав и систематизация документов отдела кадров организации 4
1.1. Понятие отдела кадров и правовая основа его деятельности
1.2. Состав и характеристика кадровой документации 5
1.3. Документы по личному составу 7
2. Особенности текущего и архивного хранения документов отдела кадров
2.1 Организация текущего хранения документов отдела кадров 12
2.2Оформление и передача документов и дел отдела кадров в архив организации 15
3. Рекомендации по текущему и архивному хранению документов отдела
кадров ЗАО «Удача»
3.1 Подготовка передача дел в архив организации 20
ЗАКЛЮЧЕНИЕ 25
СПИСОК ИСПОЛЬЗУЕМОЙ ЛИТЕРАТУРЫ
ПРИЛОЖЕНИЕ
Лист - заверитель дела подписывается
его составителем. Все последующие
изменения в составе и
Запрещается выносить лист - заверитель на обложку дела или чистый оборот листа последнего документа. Если дело подшито или переплетено без бланка листа-заверителя, он наклеивается за верхнюю часть листа на внутренней стороне обложки дела.
Внутренняя опись документов
дела составляется для учета документов
постоянного и временного (свыше
10 лет) хранения, учет которых вызывается
спецификой данной документации (особо
ценные, личные, судебные, следственные
дела и так далее), а также для
учета дел постоянного и
Внутренняя опись составляется на отдельном листе по форме установленной «Основными правилами работы архивов организаций», одобренными решением Коллегии Росархива от 6 февраля 2002 года.
Внутренняя опись содержит сведения о порядковых номерах документов дела, их индексах, датах, заголовках и номерах листов дела. К внутренней описи составляется итоговая запись, в которой указываются цифрами и прописью количество включенных в нее документов и количество листов внутренней описи.
Внутренняя опись
Обложка дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу составляется и оформляется в соответствии с требованиями ГОСТа 17914-72 «Обложки дел длительных сроков хранения. Типы, разновидности, технические требования»
На обложке дела указываются:
- наименование организации;
- наименование структурного подразделения;
- индекс дела;
- архивный шифр дела;
- номер дела (тома, части) по годовому разделу сводной описи дел;
- заголовок дела;
- крайние даты дела - год(ы) заведения и окончания дела;
- количество листов в деле;
- срок хранения дела (на
делах постоянного хранения
На обложке дел постоянного хранения предусматривается место для наименования государственного архива, в который дела организации будут приняты, обозначения кодов государственного архива и организации.
При изменении наименования
организации (структурного подразделения)
в течение периода, охватываемого
документами дела, или при передаче
дела в другую организацию (в другое
структурное подразделение) на обложке
дела указывается новое наименование
этой организации или организации-
Заголовок дела на обложке дел переносится из номенклатуры дел. В необходимых случаях в заголовок вносятся уточнения (номера приказов, протоколов и другие).
Крайние даты дела указываются арабскими цифрами.
Крайними датами дел, содержащих
организационно-
Если делом является журнал регистрации приказов, распоряжений и тому подобное, то датой дела будут точные календарные даты первой и последней записей в журнале.
Крайними датами личного дела являются даты подписания приказа о приеме и увольнении лица, на которое это дело заведено.
В архив организации передаются дела постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, а также дела по личному составу через год после их завершения в делопроизводстве. Дела временного хранения (до 10 лет включительно) передают в архив по усмотрению руководства организации (учитываются возможности архива, частота обращения к документам прошлых лет и так далее).
Документы, как уже говорилось,
принимают в архив после
Если отдельные дела необходимо оставить или выдать для текущей работы, архив организации оформляет выдачу этих дел во временное пользование.
Сотрудник архива, принимая дела, тщательно сверяет каждое дело с описью, проверяет правильность формирования и оформления дела.
Вместе с делами в архив
передаются регистрационные карточки
на сдаваемые документы для
До передачи в государственные
архивы документы, подлежащие государственному
хранению, хранятся в архивах организаций
и предприятий в течение
3 Рекомендации
по текущему и архивному
3.1 Подготовка передача дел в архив организации
Законодательство обязывает
фирму принимать меры к хранению
документов, которые образуются в
ее деятельности. Так, документы по
личному составу, С которыми работает
отдел кадров, должны храниться в
течение 75 лет после увольнения сотрудника
(п. 6 Положения об Архивном фонде
Российской Федерации, утвержденного
Указом Президента РФ от 17 марта 1994 г. №
552). А распоряжение Правительства
РФ от 21 марта 1994 г. № 358-Р «Об улучшении
сохранности документов по личному
составу» рекомендовало фирмам независимо
от форм собственности включать в
свои уставы (положения) специальные
пункты. В них должны быть прописаны
все вопросы, касающиеся учета и
сохранности документов по личному
составу и своевременной
Лучше всего создать для этих целей архив и на локальном уровне урегулировать его компетенцию (разработать Положение об архиве фирмы). Создать архив вам помогут Основные правила работы архивов организаций (одобрены решением Коллегии Росархива от 6 февраля 2002 г.). Кроме того, положения о хранении документов содержатся в Федеральном законе от 8 февраля 1998 г. № 14-ФЗ «Об обществах с ограниченной ответственностью» (ст. 50) и в Федеральном законе от 26 декабря 1995 г. № 208-ФЗ «Об акционерных обществах» (ст. 89). В этих нормативных актах сказано, какие документы обязаны хранить хозяйственные общества.
В пункте 2 статьи 13 Федерального
закона «Об архивном деле в
Российской Федерации» от 22 октября
2004 г. № 125-ФЗ сказано, что
фирмы вправе (а не обязаны)
создавать архивы в целях
За нарушение правил хранения, комплектования, учета или использования архивных документов предусмотрена административная ответственность.
Меры ответственности - предупреждение или административный штраф от 300 до 500 рублей (ст. 13.20 КоАП РФ). Ответственность за правильность хранения архивной документации несет сотрудник архивной службы или другое лицо, наделенное соответствующими полномочиями. А если в фирме нет лица, ответственного за хранение документов, ответственность за сохранность документов несет руководитель фирмы.
При ликвидации фирмы документы
передаются вышестоящей организации
или правопреемнику. В случае их
отсутствия (например, в результате
банкротства) - на хранение в государственный
или муниципальный архив. Перед
передачей дел в обязательном
порядке производятся проверка наличия
документов, а также их научно-техническая
обработка. Документы передаются организации-правопреемнику
или в государственный (муниципальный)
архив только по описям. По итогам передачи
составляется акт установленной
формы, в котором фиксируется
количество, техническое состояние
передаваемых дел, отмечается отсутствие
дел. И описи дел прилагаются
к акту, который подписывается
или председателем
Какие документы относятся к документам по личному составу
Обычно под ними подразумевают лишь небольшую группу документов - приказы по личному составу, личные дела, личные карточки формы № Т-2, лицевые счета, ведомости по начислению зарплаты, трудовые договоры.
Но кроме этого к документам по личному составу относятся:
документы о прохождении учебы и подтверждающие полученное образование (дипломы, аттестаты, сертификаты и т. п.);
документы по аттестации и
установлению квалификации (аттестационные
и квалификационные листы, удостоверения,
протоколы заседания
документы, подтверждающие вредные условия производства;
списки сотрудников, имеющих право на льготную пенсию (документы: ходатайства, справки, анкеты);
формы учета выданных документов (журналы, книги), записи в которых могут служить основанием для подтверждения трудового стажа, образования или льгот.
Практически все разновидности
документов по личному составу приведены
в Перечне типовых
Документы по личному составу
в архиве должны храниться отдельно
от других документов. Оптимальный
вариант - создать для них
Подготовка дел к сдаче в архив
Подготовка документов для сдачи в архив включает в себя следующие процедуры:
формирование и оформление дел после окончания и в текущем делопроизводстве;
экспертизу ценности документов и дел;
описание дел, передаваемых в архив фирмы;
передачу документов в архив фирмы.
Приказы по личному составу,
имеющие различные сроки
С самого начала присваивайте приказам 75-летнего срока хранения (о приеме на работу, переводах, перемещении, премировании и т. п.) и 5-летнего срока хранения (о командировках, отпусках, дежурствах и т. п.) разные номера, что облегчит их формирование в разные дела.
Экспертиза ценности документов и дел - это изучение документов и дел с целью определения сроков хранения и отбора на постоянное хранение. Экспертиза проводится в несколько этапов:
-при составлении номенклатуры дел и определении сроков хранения каждого дела, внесенного в номенклатуру;
-в процессе формирования дел;
-при подготовке дел к передаче на архивное хранение.
При экспертизе обязательно просматривается каждое дело по всем входящим в него листам. Из дела удаляются дублетные экземпляры документов, черновики, не заверенные в установленном порядке копии, не относящиеся к вопросу документы.
По результатам экспертизы ценности документов составляются описи дел постоянного, временного хранения и по личному составу, а также акты о выделении к уничтожению дел, не подлежащих хранению.
При составлении описи необходимо соблюдать ряд требований:
каждое дело, которое вносится в опись, должно иметь самостоятельный порядковый номер;
заполнение граф в описи должно соответствовать данным, указанным на обложке дела;
если в опись вносится несколько одинаковых заголовков, то полностью пишется заголовок первого дела, а вместо остальных проставляется слово «тоже».
В конце описи делается итоговая запись, фиксирующая количество дел, внесенных в данную опись. После составления опись подписывает составитель и визируют руководители тех структурных подразделений, документы которых включены в опись. Затем опись согласовывается с экспертной комиссией фирмы или, если фирма состоит на учете государственного (муниципального) архивного учреждения, с экспертно-проверочной комиссией органа управления архивным делом на данной территории и ее утверждает руководитель фирмы. В каждое структурное подразделение (службу кадров, бухгалтерию) направляется один контрольный экземпляр описи на переданные в архив дела.
Информация о работе Особенности текущего и архивного хранения документов отдела кадров