Ответственность за сохранность документов

 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

РЕФЕРАТ

По дисциплине «Делопроизводство»

Ответственность за сохранность документов. 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

Выполнила:

Студентка 52 группы

Внучкова  Елена

Проверила:

Дмитриева О.С. 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

СОДЕРЖАНИЕ

Глава 1.Введение                                                                                                          3 стр.

Глава 2. Современные  средства оперативного хранения документов                    4 стр.

            2.1.Порядок хранения документов на машинных носителях.                                           4 стр.

Глава 3 Обеспечение  сохранности документов в структурных  подразделениях  4-6 стр.

Глава 4. Обеспечение  сохранности документов                                                       6 стр.

Глава 5.Основные требования к хранению документов в организации                 6-7 стр.

Глава 6.Заключение                                                                                                    8 стр.

Список литературы                                                                                                     9 стр. 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

Глава 1.Введение

Документы нуждаются  в оперативном или долговременном хранении информации. Средства для  долговременного хранения документов имеют определенное сходство со средствами архивного хранения документов (если речь идет о техническом оснащении архива организации как самостоятельного структурного подразделения).

     Оперативное  хранение документов проводится  в службах документационного  обеспечения управления (ДОУ), других структурных подразделениях организации до сдачи их в ведомственный архив. Хранение документов службой ДОУ подразделяется на хранение документов в процессе их исполнения и хранение исполненных документов. Движение документов, т.е. документооборот организации, заканчивается после этапа исполнения документов. Однако информация, содержащаяся в исполнительных документах, необходима в дальнейшей работе организации. Систематизация документов и, следовательно, содержащейся в них информации – одна из важнейших задач в документационном обеспечении управления, в деятельности службы ДОУ.

     Документы  во время их исполнения должны  храниться у исполнителя в  специальных папках с надписями  «Срочно», «На исполнение», «На  подпись», «На отправку» и т.п.  На папках указываются также фамилия, инициалы, телефон исполнителя. Папки хранятся в течение дня на столе исполнителя, а после окончания работы убираются в ящик стола или шкаф.

    Папки  с неисполненными документами  хранятся таким образом, чтобы  в случае болезни или командировки исполнителя их можно было сразу же передать на исполнение другому сотруднику.

     Хранение  исполненных документов осуществляется  в специальных различных папках. Папки типа «скоросшиватель»  используются для документов  кратковременных сроков хранения, т.к. в скоросшивателях документы располагаются в обратной хронологической последовательности: документ с более поздней датой указывается первым (сверху), а с более ранней – в конце (снизу).

      Для документов длительных и  постоянных сроков хранения целесообразно использовать папки с мягкой системой крепления (на шнурках). Документы пробиваются дыроколом, через отверстия пропускаются шнурки, которые завязываются снизу подшитых документов. Это немножко усложняет работу, но дает возможность группировать документы в дело в прямой хронологической последовательности. Документы, хранящиеся в подобных папках, могут приниматься в ведомственный архив в том виде, в каком они сформировались в делопроизводстве. Документы до передачи их в архив организации должны храниться так, чтобы их легко можно было найти, чтобы можно было предотвратить несанкционированный доступ к ним, обеспечить их сохранность и определенные условия хранения (защита от света, пыли и т. д.). Обеспечение установленного порядка хранения документов в текущем делопроизводстве – гарантия правильного и полного формирования архивного фонда организации.

    Для  средств оперативного хранения  документов характерны такие  особенности, как обеспечение  максимального удобства пользования  ими, оптимальных режимов хранения размещенных в них документов относительно небольшого габарита и массы.

    Большая  часть дел, остающихся в деятельности  ДОУ, т. е. в оперативной деятельности  выполнена на бумажной основе. В основном они хранятся на  рабочем месте работников управленческого труда или в непосредственной близости от них. Эти дела удобно хранить в шкафах, на стеллажах, механических картотеках элеваторного типа, лотках. Запрещается хранить законченные дела в столах сотрудников. Организация хранения дел должна обеспечивать их сохранность и удобство использования.

     Применяются  также коробки для хранения  документов из ударопрочных пластмасс,  которые предохраняют их от  пыли. Для удобства хранения документов  на рабочих местах предусматривается  реконструкция тумб письменных столов, ящики в которых меняются штангами для обеспечения возможности вертикального хранения папок с документами.

     Наиболее  эффективны для делопроизводственных  операций механизированные (автоматизированные) картотеки. Они представляют собой  хранилища карточек (документов) с механической (автоматической) подачей документов к рабочей зоне или на стол оператора по его запросу. Целесообразность применения таких картотек определяется объемами хранящихся документов и частотой обращения к ним

Глава 2. Современные средства оперативного хранения документов

Хранение документов на осуществляется в соответствии с  методическими указаниями. Для документов на бумажной основе используются следующие  средства хранения 

      1.  Лотки и кассеты позволяют  хранить на поверхности рабочих столов отдельные документы и их комплексы (дела). Наиболее эффектны поворотные лотки, которые монтируются по 2-4 на общей стойке, прикрепляемой к краю рабочего стола, причем лотки можно поворачивать в горизонтальной плоскости, вместимость лотков от 600 до 1200 листов бумаги формата А4.

     2.  Архивные коробки различной толщины: 75мм, 100мм, 150мм. Удобны как для  хранения оперативной документации, так и для длительного архивного  хранения. Прочная конструкция и  стандартизованный размер позволяют хранить документы вертикально и горизонтально на стеллажах или в архивных коробах. Высота 320мм, глубина 260мм.;

    3. Лоток-коробка  отлично подходит для вертикального  или горизонтального хранения  документов на стеллажах или  в архивных коробках. Эти коробки отличаются практичным цветом и ценой. При той же функциональности они позволяют экономить средства;

   4.  Офис  сшивка многократного использования.  Предназначение: освободить регистраторы  от уже неиспользуемой накопившейся  документации, с последующим перемещением сшитых бумаг в лотки- коробки для дальнейшего архивного хранения. Основные достоинства: позволяет быстро снять всю пачку документов, значительно экономит время по сравнению с традиционными методами переплетных работ, экономит средства - регистраторы вновь доступны для оперативного накопления документов;

   5.  Папка  на резинках. Удобное раскрывание  и закрывание. Прочная, надёжная  конструкция;

    6  Архивная папка с завязками.  Обеспечивает максимальный доступ  к документам при раскрытии.  Продуманная конструкция исключает необходимость четырех завязок и эффект "провала" боковых стенок.

Использование в архивах и офисах архивных коробок, архивных папок и папок на резинках экономически оправдано, если необходимо обеспечить долгосрочно (бессрочное), оперативное хранение документов, их максимальную защищенность от физических повреждений, а так же при достаточно частом обращении к содержимому определенной папки или коробки. Архивные папки и коробки дают возможность эффективно и оптимально решать любые задачи по хранению, систематизации и транспортировке документов. 

2.1.Порядок  хранения документов  на машинных носителях.

    Речь  идет о хранении перфокарт,  перфолент, магнитных материалов (лент, дисков). Учет, хранение и использование  машиночитаемых документов в оперативном режиме реализует специальная служба хранения. Она принимает, учитывает и хранит машинограммы: создает поисковые системы, аннулирует машиночитаемую документацию, выдает ее пользователям, передает на архивное хранение. При значительном объеме документов на машинных носителях, образовавшихся в процессе электронного документирования, для их хранения организуется самостоятельное (или в составе действующего архива) хранилище машиночитаемых (электронных) документов.

   На каждый  носитель заводится учетная карточка, куда вносится данные по его эксплуатации и следующие основные показатели: код; регистрационный номер; краткое содержание; дата создания документа; срок хранения; код регистрации, вид носителя; место хранения и другие.

   Информативно-поисковый аппарат составляют журналы, картотеки, карточки учета документов, ручные справочные картотеки.

Выдача машиночитаемых документов для использования осуществляется по актам приема-выдачи с сопроводительным письмом.  

Глава 3 Обеспечение сохранности документов в структурных подразделениях

Завершающий этап работы с документами в текущем  делопроизводстве – обработка дел  для последующего их хранения и использования. 

Если строго следовать установленным архивным правилам, в бухгалтерии документы  должны храниться еще год после окончания текущего года. В этот период работы к ним еще часто обращаются за справками, работа с некоторыми документами завершается в начале нового календарного года.

    По  истечении этого срока дела  должны быть обработаны для  длительного хранения и сданы в архив учреждения, если он есть. Например, дела за 2000 год должны обрабатываться в 2001 году.

    Так  как в некоторых учреждениях  архивы не имеют достаточных  площадей, а вновь созданные фирмы  и вновь созданные организации  не предусматривают их в своих структурах, «Основные правила работы ведомственных архивов» разрешают хранение дел централизованной службой делопроизводства или в структурных подразделениях. Таким образом, если архива в организации нет, бухгалтерия должна хранить свои документы до истечения срока их хранения, после чего они подлежат уничтожению в установленном порядке или передаче в государственный архив.Дела для хранения готовятся в строгом соответствии с требованиями, разработанными архивными учреждениями и изложенными в «Основных правилах работы ведомственных архивов» и «Государственной системе документационного обеспечения управления».

      Обработка дел для хранения  включает:

1.  проведение  экспертизы научной и практической  ценности документов, оформление  дел;

2. составление  описи на дела с постоянным  и долговременным сроками хранения.

   В крупных  учреждениях эти работы проводятся  под контролем и при методической  помощи сотрудников учреждения.

   Оформление  дела включает в себя комплекс  работ по описанию дела на обложке, по брошюровке, нумерации листов и составлению заверительной надписи.

    На  обложке дела постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения указывается полное и официально принятое сокращенное наименование предприятия в именительном падеже, название структурного подразделения, номер дела по описи, номер тома, заголовок, дата, количество листов, срок хранения.