Ответственность за сохранность документов

    При  изменении наименования предприятия  или структурного подразделения  в течение года, охватываемого  документами дела, на обложке  подписывается новое название, прежнее  заключается в скобки.

   По окончании  года в надписи на обложках  дел постоянного и временного хранения вносятся уточнения: проверяется соответствие заголовка дел на обложке содержанию подшитых документов, в необходимых случаях в заголовок дела вносятся дополнительные сведения (проставляются номера приказов, протоколов, виды и формы отчетности и т. д.).

    Заголовок  дела переносится из свободной  номенклатуры дел и состоит  из элементов, расположенных в  следующей последовательности:

1. название вида или разновидности документов (приказы, отчеты, переписка);
2. название предприятия (автор документа);

3.   название  предприятия, которому адресованы  или от которого получены документы  (адресат или корреспондент документа)

4.   краткое  содержание документа дела;

5.    название  местности, с которой связано  содержание документа дела

6.   дата (период), к которому относятся документы дела;

7    указание  на количество копий документов  дела.

     Подлинность  документов в заголовке не  оговаривается. В тех случаях,  когда дело состоит из нескольких  томов, на обложку каждого тома  выносится общий заголовок дела и заголовок тома. Надписи на обложках дел постоянного и временного хранения следует производить четко, светостойкими чернилами или тушью. Наклейки на обложках дел постоянного хранения не допускается. Документы постоянного и временного хранения подшиваются в твердую обложку на три-четыре прокола с учетом возможности свободного чтения текста, дат и резолюций. Металлические скрепки и булавки должны быть удалены. Листы в делах постоянного хранения нумеруются простым карандашом в правом верхнем углу, не задевая текста документа. Листы дел, состоящих из нескольких томов, нумеруются по каждому тому отдельно. Подшитый документ любого формата (развернутый или сложенный) нумеруется как один лист. В конце пронумерованного дела делается заверительная надпись по установленной форме.

Глава 4. Обеспечение сохранности  документов

Обеспечение сохранности  документов возлагается на лиц, ответственных  за работу с ними. Дела с момента  их заведения и до сдачи в архив  учреждения или уничтожения хранятся в рабочих комнатах или в специально отведенных закрывающихся помещениях, отвечающих требованиям пожарной безопасности, температурно-влажностного, светового, санитарно-гигиенического и охранного режимов хранения.

   Дела  помещаются в закрывающиеся шкафы  канцелярского типа, предохраняющие документы от пыли, воздействия солнечного света и обеспечивающие их сохранность.

    Изъятие  и выдача каких-либо документов  из дел постоянного хранения  не разрешается. В исключительных  случаях такое изъятие производится  с разрешением руководителя предприятия с обязательным оставлением в деле точной заверительной копии изъятого документа и вложением акта о причинах изъятия подлинника.

    В  течение делопроизводственного  года на выданное по служебной  необходимости дело заполняется  карта–заместитель (приложение В), в которой указываются структурное подразделение, номер дела, его заголовок, дата выдачи, кому дело выдано, дата возвращения, предусматриваются графы для расписок в получении и приеме дела. Выдача дел из хранилища учитывается в книгах выдачи дел. За своевременным возвращением дел устанавливается контроль. Состояние возвращенных после использования документальных материалов должно быть проверено в присутствии лица, сдающего эти материалы.

    Передача  дел в архив предприятия производится через год, после завершения работ с ними в структурных подразделениях. Дела временного хранения (до 10 лет включительно) передают в архив по усмотрению руководства. На предприятии ведется учет документальных материалов по единицам хранения. Для обеспечения сохранности документов периодически в сроки, устанавливаемые руководителем предприятия, но не реже одного раза в 10 лет проводится проверка наличия и состояния материалов. Для этой цели приказом руководителя предприятия создается социальная комиссия. С целью наиболее полного раскрытия содержания документов, хранящихся в архиве, создаются каталоги документальных материалов. Каталог является справочником обо всех материалах, имеющихся в архиве. В зависимости от содержания документов каталоги могут быть предметными, тематическими, систематическими, по номенклатуре дел и др.[16, стр.121-122]

   Для раскрытия  содержания единиц хранения, сформированных  из постановлений, протоколов  и других документов, составляются  указатели содержания документальных  материалов. Указатели могут быть тематическими, предметными, хронологическими и именными.

    Категорически  запрещается выдавать документальные  материалы, при хранении в структурных  подразделениях организации, для  работы на дом. При работе  с документами запрещается подчеркивать текст, делать на нем какие-либо пометки, загибать листы, пользоваться в качестве закладок ручками, карандашами и делать проколы при снятии графических копий.

   В необходимых  случаях по просьбе и за  счет заинтересованного лица  или предприятия с документов могут быть сняты копии, которые заверяются архивом. Все копии после их просмотра и с разрешения руководителя предприятия выдаются под расписку

Глава 5.Основные требования к хранению документов в организации

    Желательно, чтобы помещение, в котором хранятся документы, было изолировано от других помещений. Из числа помещений для хранения документов следует исключить чердачные и цокольные помещения, а также помещения, имеющие магистральные трубопроводы (газовые, водопроводные, канализационные и др.). Находящиеся в хранилищах трубопроводы следует изолировать.

    В целях защиты документов от хищения, на окна подвальных помещений и цокольных этажей устанавливаются откидные металлические решетки. Помещение архива оборудуют пожарно-охранной сигнализацией. Никаких печей и дымоходов в помещении не должно быть.

   В помещении, где хранят документы, должна быть проложена скрытая электропроводка. В хранилищах допускается электропроводка в газовых трубах. Осветительная арматура применяется полугерметическая. Светильники, электрощиты и распределительные устройства в помещении должны быть закрытого исполнения. Распределительные электрощиты, предохранительные пробки и отключающие рубильники устанавливаются только вне хранилища.

   В хранилищах предпочтительно использование ламп накаливания, допускается использование люминесцентных ламп определенных марок с укороченным ультрафиолетовым участком спектра. Светильники должны быть удалены от коробок с документами не менее чем на 50 сантиметров. Розетки должны быть снабжены крышками или установлены в закрытых коробках. Шнуры пылесосов и переносных светильников заключаются в резиновые шланги.

   Переносные светильники должны быть оборудованы защитными стеклянными колпаками и сетками.

   Освещенность на вертикальной поверхности стеллажа на высоте 1 м от пола – 20-30 лк; на рабочем месте для просмотра делопроизводственной документации – 100 лк.

Хранилища рекомендуется  располагать в зданиях с окнами, выходящими на северную сторону.Хранилища  должны размещаться в зданиях  не ниже второй степени огнестойкости. Основным противопожарным оборудованием архивов являются углекислотные огнетушители новейших конструкций, которые устанавливаются из расчета не менее одного на каждые 50 кв.метров площади, но не менее двух на каждое отдельное помещение. Между сотрудниками заранее распределяются обязанности на случай пожара, составляется план эвакуации документов. В целях пожарной защиты все электрооборудование обеспечивается заземлением.

    Высота стеллажа не должна превышать 2,2 м. Стеллажи следует устанавливать на расстоянии 10-15 см от стен. Расстояние от пола до нижней полки должно быть не менее 10-15 см. Ширина главных проходов между стеллажами может быть 1-1,2 м, остальных проходов – не более 70- 80 см

В архивном помещении  рекомендуется поддерживать постоянную температуру (в пределах 14-20ºС), а относительную влажность воздуха – 45-60%. Контроль за состоянием температурно-влажностного режима проводят с помощью контрольно-измерительных приборов: термометров, гигрометров и психрометровВ нерабочее время архивное помещение закрывается, опечатывается или пломбируется. Категорически запрещается выносить из помещения ключи от внутренних дверей, шкафов и столов.

Сроки хранения дел в архивах предприятия  устанавливаются в соответствии с Перечнем документальных материалов, номенклатурой дел организации. 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

Глава 6.Заключение

   Во-первых, оперативное хранение документов является тем инструментом, который определяет как срок, так и средства хранения документов.

  Во-вторых, целесообразность использования традиционных средств оперативного хранения документов должны определяться объемами хранящихся документов и частотой обращения к ним.

   В-третьих, порядок выдачи документов во временное пользование при хранении в структурных подразделениях предотвращает несанкционированный доступ пользователей к документам.

  В-четвертых, основные требования к хранению документов в организации обеспечивают технология хранения и защиты информации от преждевременных разрушений.

   Ведрение персональных компьютеров, обеспечение свободного доступа к сети Интернет эффективно для повышения работы документационной службы предприятия в целом и организации хранения документов в делопроизводстве.

   Электронное хранение документов позволяет обеспечить сохранность документов, их централизованное хранение, быстрый поиск и распределенный доступ к документам, как с помощью локальной сети, так и с использованием удаленного доступа (по телефону и через Internet). . Автоматизированные технологии позволят существенно ускорить делопроизводственные операции по подготовке дел к архивному хранению.

    Документы текущего и двух предыдущих лет хранятся в структурных подразделениях в соответствии с номенклатурой дел. Персональную ответственность за хранение документов несут начальники структурных подразделений Инспекции.

 Формированием  дел занимаются делопроизводители  структурных подразделений.

Делопроизводство  в структурном подразделении  ведет один из работников подразделения.

Обеспечение организации  хранения документов в делопроизводстве является научно-технической проблемой, включая вопросы научно-исследовательского, организационного и методического характера. 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

Список  литературы

1.Стенюков, М.В. Документы. Делопроизводство: Практическое пособие по документационному обеспечению деятельности предприятия 2006 г.

2. Кудряева, В.А. организация работы с документами: 2006 г.

3. Рогозина, К.В. Документационное обеспечение управления: 2007 г.