Отчет по практике в Загсе Кировского районного управления юстиции в г.Донецке

Гражданин Украины имеет право  на смену отчество в случае изменения его отцом своего имени или исключения сведений о нем как отца ребенка из актовой записи о его рождении.

Если отец изменил имя, изменить отчество ребенку, достигшему четырнадцати лет можно только с его согласия.

При подаче заявления на перемену имени, фамилии или отчества предоставляются:  
 - заявление;  
 - паспорт;  
 - свидетельство о рождении (если на момент обращения, заявителю исполнилось 16 лет, а паспорт еще не получен);  
 - свидетельство о рождении (если на момент обращения, заявителю исполнилось 14 лет);  
 -  квитанция про оплату госпошлины.

В РАГСе могут попросить предоставить дополнительные документы:

   • свидетельство про  рождение заявителя;  
   • свидетельство про брак (если заявитель находится в браке);  
   • свидетельство про развод (если заявитель находится в разводе);  
   • свидетельства про рождение несовершеннолетних детей;  
   • документ, что подтверждает изменение имени отца;  
   • фотография.

Во время представления заявления о перемене фамилии, имени или отчества, работник государственного отдела регистрации актов гражданского состояния (РАГСа) сверяет указанные в нем сведения с поданными документами заявителя. Работник РАГСа предупреждает заявителя об установленной законодательством ответственности за сообщение неправдивых сведений и о необходимости обмена паспорта гражданина Украины и других документов в случае перемены фамилии, имени или отчества.

  После получения документов их отправляют на рассмотрение в органы внутренних дел по месту жительства заявителя, для проверки его личности, чтобы избежать возможности использования замены фамилии, имени или отчества с целью уклонения от суда, выплаты алиментов или с другой корыстной целью. Проверка проводится в течении месяца. Оформляется заключение про возможность изменения фамилии, имени или отчества или отказ, и документы возвращаются в ЗАГС.

После регистрации перемены фамилии, имени или отчества отдел регистрации актов гражданского состояния (ЗАГС) на первой странице паспорта заявителя проставляется штамп с отметкой о том, что паспорт, в связи с переменой фамилии, имени или отчества подлежит обмену в течение месяца.

Хранение книг актовых записей в установленном законом порядке –

хранятся в соответствии с законодательством, актовые книги, собранные из первых экземпляров записей актов гражданского состояния, и метрические книги по истечении семидесяти пяти лет со дня их составления передают на постоянное хранение в государственные архивы.  Далеко не все актовые записи передаются в архивы вовремя и часть даже метрических книг до сих пор хранится на местах, в местных органах РАГС . Актовые книги с мест  передают в орган РАГСа, чтобы сверить актовые книги с их вторыми экземплярами, а потом передать в государственный архив. После сверки второй экземпляр уничтожают, на местах в органах РАГС не остается ничего, все только «в центре». Впрочем, выписки из актовых записей могут храниться и в ведомственных архивах. Если поступил запрос на выдачу повторного свидетельства, а записи уже переданы на хранение в государственный архив, орган РАГСа запрашивает из государственного архива копию соответствующей записи акта гражданского состояния либо архивную справку, на основании которой повторное свидетельство и выдают. Поэтому писать запрос все равно нужно в РАГС, даже если со дня рождения прошло семьдесят пять лет.

( Приложение Г )

ИНДИВИДУАЛЬНОЕ ЗАДАНИЕ

Классификация документов, информации и обеспечение их хранения.

 

1.   Классификация документов – это деление документов на классы по наиболее общим признакам сходства и различия, их унификации.

 Документы классифицируются  по следующим признакам:

 

1.1. Служебные и личные. 
          Личные  – документы, созданные отдельными гражданами (заявления, резюме, автобиография и др.). 
          Служебные документы исходят от имени предприятий, организаций или представляющих их должностных лиц. Служебные документы включают в себя три группы ОРД:

 

1.1.1.  
         организационные  – устав и структура предприятия, положения о структурных подразделениях предприятия, правила внутреннего трудового распорядка, должностные инструкции работников;

1.1.2.  
         распорядительные  – указы, постановления, решения, приказы, указания, распоряжения;

1.1.3.  
         справочно-информационные  – акты, письма, докладные и объяснительные записки, справки и др.

 

1.2. По содержанию документы подразделяются на организационно-распорядительные, по личному составу, финансово-расчетные и т.д.

 

1.3. По способу фиксации информации документы делятся на письменные, графические, фото- и кинодокументы, электромагнитные.

 

1.4. По наименованию – приказы, письма, инструкции и т.п.

 

1.5. По видам документов: типовые, примерные, трафаретные.

 

Типовые документы разрабатываются вышестоящими органами для подведомственных организаций и носят обязательный характер.

Примерные документы разрабатываются вышестоящими органами, но носят рекомендательный характер. На их основании разрабатываются документы для внутреннего пользования в организации.

Трафаретные документы изготавливаются типографским способом и содержат постоянную часть, отпечатанную типографским способом и переменную – заполняемую составителем. Например, личный листок по учету кадров.

 

1.6. По стадиям создания документы подразделяются на подлинники (оригиналы) и копии (отпуск, дубликат, выписка).

 

Подлинники  – первоначальный документ, содержащий исходную информацию и надлежащим образом оформленный.

Копия – документ, точно повторяющий оригинал. В правом верхнем углу поля проставляется слово «копия» и заверяется соответствующим образом.

Различают разновидности копий:

Отпуск – полная копия исходящего документа, оставшаяся у отправителя, изготавливаемая одновременно с подлинником на обычном листе бумаги и заверенная соответствующим образом.

Дубликат – второй экземпляр документа, выданный в замен подлинника, в связи с его утратой. Дубликат и подлинник имеют одинаковую юридическую силу.

Выписка из документа – копия части документа.

1.7. По срокам хранения  документы подразделяются на три основных группы:

1.7.1     постоянного срока хранения; 
 
1.7.2     долговременного (свыше 10 лет); 
 
1.7.3     временного (до 10 лет).

 

Классификация документов производится на этапе группировки их в дела. 
          Дело – это совокупность документов по одному вопросу, помещенные в твердую обложку, оформленную соответствующим образом.

 

2.    Основные виды документов. 

          В управленческой деятельности организаций наиболее часто применяются следующие виды документов:

 

2.1.          
Приказ – правовой акт, издаваемый в целях разрешения основных и оперативных задач, стоящих перед организацией.

 
2.2.          
Распоряжение –  правовой акт, издаваемый единолично руководителем в целях решения оперативных вопросов касающихся узкого круга должностных лиц. 
 
2.3.          
Указание – правовой акт, издаваемый организацией по вопросам, связанным с организацией исполнения приказов, инструкций, информационно-методического характера.

 
2.4.          
Протокол –  документ фиксирующий ход обсуждения вопросов и принятия решений на собраниях, конференциях и заседаниях коллегиальных органов.

 
2.5.          
Письмо –  обобщенное название различных по содержанию документов на бумажном носителе и пересылаемых по почте. 

2.6.          
Справка –  документ, содержащий описание и подтверждение тех или иных фактов или событий. 
 
2.7.          
Докладная записка – документ, содержащий обстоятельное изложение какой-либо информации, с выводами и предложениями составителя. 
 
2.8.          
Объяснительная записка – документ, поясняющий содержание отдельных положений основного документа (плана, проекта, отчета) или объясняющий причины какого-либо события, факта, поступка. 
 
2.9.          
План –  документ, устанавливающий точный перечень намечаемых к выполнению мероприятий или работ, их последовательность, сроки, объем и конкретных исполнителей. 
 
2.10.     
Отчет – документ, содержащий сведения о выполнении плана, задания, поручений и мероприятий организации или должностному лицу. 
 
Перечень наиболее употребляемых в управленческой деятельности видов документов приведен в Приложении Б. Требование к документам, наиболее часто встречающимся в делопроизводстве, будут изучаться в процессе изучения дисциплины.

 

3.    Электронные документы. 

Под электронным документом понимается форма представления информации, выполненная на компьютере и зафиксированная на магнитном носителе (магнитный диск, дискета, флешка). Все экземпляры электронного документа являются оригиналами и имеют одинаковую юридическую силу.

Электронный документ подписывается  электронной цифровой подписью должностного лица. Электронная цифровая подпись – набор символов, вырабатываемый средствами электронной цифровой подписи и принадлежащая конкретному лицу.

Открытый ключ проверки подписи – набор символов доступный для заинтересованных лиц и используемый при проверке достоверности электронной цифровой подписи.

В случае, когда создаются документ на бумажном носителе и электронный  документ идентичные по содержанию, оба  документа признаются самостоятельными документами.

Государственные органы и юридические лица, а также физические лица, в функции которых входит работа с электронными документами, обязаны обеспечивать необходимые меры ее защиты.

Переход на электронный документооборот  обеспечивает значительную экономию финансовых и материальных средств, времени. В настоящее время применяется в области финансовой и статической отчетности, декларировании и других сферах. 

4. Средства хранения  документов.

 

При наличии больших объемов документов вопрос о рациональном способе их хранения становится весьма актуальным. Основными требованиями к системе хранения документов являются:

удобство и  простота организации, пополнения и  замены документов;

удобство и  простота поиска документов;

минимальный размер занимаемой площади;

невысокая стоимость.

Средства хранения документов это прежде всего папки, альбомы, конверты, футляры, которые  размещаются в картотеках, на полках, стеллажах, в шкафах, сейфах. 

Наибольший интерес  представляют картотеки. 

Картотека - это  устройство, содержащее большое количество карт (документов стандартной формы, папок и т. п.), объединенных общностью  содержания и расположенные в  систематизированном порядке. 

Разработано и применяется большое  число конструкций различных  картотек: плоских, вертикальных, вращающихся  и др. Карты в картотеках располагаются по порядковым номерам, алфавиту, по темам, а иногда и произвольно. Для облегчения поиска карт в массиве применяются разделители (индикаторы) с четко видимыми классификационными признаками подмассивов. 

Плоские картотеки  карточки располагаются таким образом, чтобы один из краев последующей  карты выступал из- под всех предыдущих и можно было бы видеть идентификатор каждой карты. Плоские картотеки часто называют также ступенчатыми, обозримыми. 

Вертикальные  картотеки представляют собой ящики (лотки) с вертикально расположенными в них картами. Карты могут  размещаться свободно или закрепляться горизонтальным стержнем, проходящим через пробитые в картах отверстия. Вертикальные картотеки получили чрезвычайно широкое распространение. Их используют для работы с картами учета документов в бухгалтериях, отделах кадров и других отделах предприятий, в архивах, библиотеках и др. Достоинство вертикальных картотек: простота, дешевизна, большая вместимость; недостаток относительная трудность поиска карт. 

Для хранения документов на рабочих местах в ящиках рабочих  столов получили широкое применение подвесные вертикальные картотеки. Для этих картотек используют специальные папки подвесного хранения, в которые закладываются карты или документы, содержащие необходимую информацию. 

Вращающиеся картотеки  это барабаны, вращающиеся вокруг вертикальной (реже горизонтальной) оси, в секциях которых расположены карты или папки с помещенными в них документами. Другой разновидностью вращающихся картотек является устройство, на стержне которого жестко закреплены информационные карты. Подобного типа картотеки обычно используются для организации справочных установок массового пользования, например, в каталогах библиотек. Вращающиеся картотеки обоих видов часто оборудуются механизмами автоматизированного поиска. 

Элеваторные картотеки  представляют собой устройство, в  котором организована автоматизированная подача подвешенных к роликовой цепи лотков (ящиков) картами или иными документами на рабочее место оператора. Подача лотков осуществляется в соответствии с адресом (кодом, идентификатором) рабочего места, набираемым на пульте управления. 

Картотеки с  перфокартами на картах с краевой перфорацией позволяют осуществлять легкий механизированный поиск. Карта с краевой перфорацией представляет собой прямоугольник из плотной бумаги, вдоль всех краев, которые нанесены ряды калиброванных отверстий: с одним или несколькими (чаще двумя) отверстиями в каждой позиции. При занесении поискового кода на карте производится вырезка перемычки, отделяющей соответствующее отверстие от края перфокарты, так, что образуется открытая щель. На центральное информационное поле перфокарты, свободное от отверстий, заносится вся необходимая информация печатным способом, копированием документа или вручную. Поиск карт с нужной информацией осуществляется протыканием стержнем через отверстие, соответствующее поисковому коду, выровненной колоды карт и встряхиванием этой колоды. При встряхивании нужные перфокарты из колоды выпадают. С помощью подобной процедуры можно из массива, содержащего 67 тыс. карт, легко отобрать все интересующие карты по 5 6 признакам. 

Картотеки микрофильмов, содержащие занесенные в информационное поле перфокарты микрофотокопий документов, позволяют легко создавать удобные  информационно поисковые системы в весьма распространенных и эффективных системах хранения микрофильмированной документации. Микрофотокопия документа представляет собой уменьшенную во много раз копию документа на рулонной (микрофильм) или плоской (микрокарта) фотопленке. Основное назначение микрофильмирования: создать емкие хранилища документов с сокращением необходимой для хранения площади в десятки раз; облегчить процедуры поиска документов; обеспечить простой и оперативный процесс копирования и размножения документов. Из всех используемых на практике систем хранении документов системы хранения информации на микрофильмах имеют наибольшую емкость и наименьшую стоимость хранения единицы информации. Известны информационно-поисковые системы на микрофильмах емкостью несколько десятков миллионов документов со средним временем поиска нужного документа и получения с него фотокопии 10 20 мин. Выпускается большая гамма всевозможных устройств микрофотокопирования, репродуцирования, копирования, визуального просмотра, автоматизированного поиска и хранение микрофотокопий.