Оферта, акцепт и гарантийное письмо как виды деловых писем

Министерство  образования и  науки Российской Федерации

Государственное образовательное  учреждение

высшего профессионального  образования

«Волгоградский  государственный  университет» 

Институт  филологии и межкультурной коммуникации 

Кафедра документной лингвистики и документоведения 
 
 
 
 

Оферта, акцепт и гарантийное  письмо как виды деловых  писем.

Курсовая  работа по дисциплине

«Документоведение: организационно-распорядительная документация» 
 
 
 
 
 
 

ВЫПОЛНИЛА: студентка группы Д-081 Ахророва Жамиля Исокжоновна  ПРОВЕРИЛА: ассистент кафедры  документной лингвистики и  документоведения Белоконева Ксения Алексеевна

 
 
 
 
 
 
 
 

Волгоград, 2011 
 
 
 
 
 

Оглавление 

Введение………………………………………………………………………..   3

Глава 1. Деловая  переписка как один из элементов  системы информационно-справочной документации……………………………………………………..  4

1. Разновидности деловой переписки………………………………….   4
2. Особенности оформления деловых писем…………........................    8

Глава 2. Коммерческие письма: оферта, акцепт и гарантийное  письмо…...  16

2.1. Гарантийное письмо как «инструмент» служебно-деловой переписки........................................................................................................   16

2.2. Оферта как один из основных документов в коммерческой деятельности предприятия…………………………………………………. 16

2.3. Акцепт и его характерные особенности…………………………………………………………………. 22

Заключение……………………………………………………………………..  25

Литература……………………………………………………………………… 27 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

Введение

     В наше время появляется всё больше и больше коммерческих предприятий, учреждений, организаций и различные  фирмы. Каждая из них сотрудничает с  какими-либо физическими или юридическими лицами, что приводит к получению обоюдной выгоды. Деловая переписка и делопроизводство в целом напрямую связаны с управлением. Отношение к документам – это вопрос менеджмента, исполнительской дисциплины. По стилю составления и оформления писем, способам работы с ними можно судить о том, что происходит в организации. Письма являются весомыми слагаемыми имиджа компании в глазах партнёров и контрагентов. Именно поэтому так важно уметь грамотно вести деловую переписку, ведь это может стать залогом надёжного и успешного сотрудничества и крепких взаимоотношений между различными компаниями.

     Актуальность  исследования таких видов деловых  писем, как оферта, акцепт и гарантийное  письмо заключается в том, что  такие письма являются перспективной частью документооборота. С помощью этих писем и других видов коммерческой переписки ведутся преддоговорные переговоры, выясняются отношения между предприятиями, в них излагаются претензии, выражаются просьбы, оформляются приглашения принять участие в тех или иных мероприятиях. Они сопровождают материальные ценности, важные документы.

     Несмотря  на наличие современных форм связи: электронной почты, спутниковой  связи, сотовой и пейджинговой связи, которые, несомненно, увеличивают скорость передачи информации, ее обработки и интерпретации, – роль делового письма, отправляемого по почте, не снижается. Ведь деловое письмо является документом, а более надежного и доступного носителя информации, чем бумага с текстом на ней, нет. Как известно, каждые 10 лет происходит революционный скачок в методах обработки и хранения информации. Граммофонные пластинки сменила магнитная лента, магнитную ленту – бумажные перфокарты, перфокарты – гибкие диски, затем наступила эпоха компакт-дисков, сегодня применяются оптические диски. Через 10 лет невозможно будет найти проигрыватель компакт-дисков, а письмо, составленное на бумаге, будет храниться в архиве несколько столетий. Важен и психологический фактор: гораздо приятнее получить хорошо оформленное письмо на бланке, чем безликое пейджинговое послание [12,16].

     Объектом  курсовой работы являются письма-предложения (оферта), ответа на эти письма (акцепт) и гарантийные письма.

     К предмету нашего исследования относятся особенности оформления данных видов писем и их роль в работе предприятия.

     Цель  нашей курсовой работы – рассмотреть особенности и правила оформления таких видов деловых писем, как оферта, акцепт и гарантийное письмо.

     Исходя  из цели в курсовой работе были поставлены следующие задачи:

     - рассмотреть понятие и разновидности деловых писем;

     - рассмотреть содержание и выявить характерные особенности оферты, акцепта и гарантийного письма;

     -рассмотреть правила оформления и стилистику оферты, акцепта и гарантийного письма.

     В ходе данного исследования были использованы такие методы, как сравнительный (проведено сопоставление рассматриваемых видов деловых писем), комплексный, так как в работу включены точки зрения представителей разных наук, анализ продуктов деятельности, то есть оферты, акцепта и гарантийного письма как таковых, а также метода обработки данных, включающий количественный и качественный метода.

     Материалом  исследования являются тексты рассматриваемых  видов писем, примеры их составления. 

Глава 1. Деловая переписка как один из элементов системы информационно-справочной документации 

1. Разновидности деловой переписки

    Деловая переписка занимает значительное место  в документальном массиве учреждений. Являясь связующим звеном с внешними организациями, она один из необходимых  элементов ведения любой предпринимательской  деятельности. Переписка занимает около 80% входящей и исходящей документации.

    Виды  деловой переписки и их названия (письмо, телеграмма, телекс, факс, телефонограмма) определяются способами передачи деловой  информации, которые подразделяются на два основных вида: почтовая связь  и электронная связь [5].

    Переписку отличает широкое видовое разнообразие: от имеющих нормативный характер писем и телеграмм государственных  органов до обращений граждан  и типовых заявок. Содержанием  переписки могут быть запросы, уведомления, соглашения, претензии, напоминания, требования, разъяснения, подтверждения, просьбы, рекомендации, гарантии и т.д.

     Деловая переписка представлена письмами различного назначения. В силу своего разнообразия этот вид документов наиболее свободен и наименее стандартизирован в пределах следующих единых требований, то есть, в письмах должна присутствовать – ясность, простота изложения, полнота  информации, уважительный тон изложений (требования делового этикета), грамотность [5,10].

     Разновидности деловых писем отражают многообразие вопросов и проблем в деловой  сфере.

     В научной литературе существует несколько видов классификации официально-деловой переписки, в основе которых лежат различные классификационные признаки.

• По тематическому принципу деловые письма делятся на деловые и коммерческие (письма, с помощью которых заключаются и выполняются коммерческие сделки от имени юридических лиц; письма о сбыте продукции, предоставлении услуг (письма-предложения, письма-ответы)). Все остальные письма - деловые, с помощью которых решаются управленческие и правовые проблемы, а также устанавливаются деловые связи.
• По функциональному признаку деловые письма делятся на инициативные (требующие обязательного ответа и не требующие такового) и письма-ответы.
• Обязательного ответа требуют коммерческие инициативные письма (письмо-запрос, письмо-предложение, рекламация).

     Из  деловых писем требуют ответа письма-просьбы, письма-обращения.

     Не  требуют ответа: письмо-предупреждение, письмо-подтверждение, письмо-напоминание, письмо-извещение, заявление, сопроводительное письмо, гарантийное письмо, благодарность, письмо-сообщение, приглашение, рекламное  письмо.

• По признаку адресата деловые письма делят на обычные и циркулярные. Циркулярное письмо направляется из одного источника в несколько адресов, как правило, подчиненных инстанций (организаций).
• По форме отправления можно выделить, наряду с традиционным почтовым отправлением электронную почту, факсимильную связь, телетайпную и телеграфную связь.
• По структурным признакам деловые письма делятся на регламентированные и нерегламентированные.

     Регламентированные  письма составляются по определенному  образцу (это касается не только стандартных  аспектов содержания, но и формата  бумаги, состава реквизитов и т.д.). Регламентированное письмо решает типичные вопросы регулярных экономико-правовых ситуаций и реализуется в виде стандартных текстов или текстов, составленных из стандартных синтаксических конструкций.

     Нерегламентированные  письма представляют собой авторский  текст, реализующийся в виде формально-логического  или этикетного текста. Он, как правило, включает элементы повествования (историю  вопроса), этикетную рамку и обязательный элемент делового письма - речевое  действие.

     В отличие от регламентированных деловых  писем нерегламентированные деловые  письма не имеют жесткой текстовой  структуры, в них реже используются стандартные фразы.

     Однако  было бы неверно полагать, что язык нерегламентированных писем вовсе  не содержит элементов стандартизации. Стандартные словосочетания (термины, номенклатурные знаки, устойчивые обороты) используются и в нерегламентированных письмах. К ним относятся инструктивные  письма, письма-объяснения, рекомендации, письма-презентации, письма-объявления, предложение-представление и т.п.

• По композиционному признаку различают одноаспектные и многоаспектные письма. Содержание одноаспектного письма посвящено одному вопросу, проблеме, например: выражение гарантии - гарантийное письмо; приглашение принять участие в чем-либо - письмо-приглашение; извинение за нарушение договоренности - письмо-извинение и т. д. Многоаспектным (многоцелевым) считается письмо, содержащее однотипные и разнотипные аспекты - просьбы, извинения, гарантии. Каждому из существующих аспектов содержания письма соответствуют традиционно сложившиеся языковые модели, содержащие ключевые слова: гарантируем, приглашаем, сожалеем и т. д. [5,8].

     Также все деловые письма можно разделить  на простые и сложные. Простые письма составляются в управленческих ситуациях, не требующих изложения сложных в событийном, административном или правовом отношении коллизий. Сложные письма, как правило, создаются в случаях, когда требуется детальное описание управленческой ситуации, изложение истории вопроса, глубокий анализ ситуации, приведение различных мнений, доказательств. К типу простых писем относятся, как правило, сопроводительные письма, приглашения, извещения, напоминания, гарантийные письма и другие, хотя в некоторых ситуациях делового общения и эти разновидности писем могут иметь сложную структуру [11]. 

2. Особенности оформления деловых писем

     Рассмотрение  особенностей оформления деловых писем  целесообразно начать с состава  их реквизитов. В соответствии с  разделом 2 ГОСТ Р 6.30-2003 для надлежащего оформления писем в процессе осуществления служебно-деловой переписки используются следующие реквизиты:

1. изображение Государственного герба Российской Федерации;
2. изображение герба субъекта Российской Федерации;
3. изображение эмблемы (товарного знака либо знака обслуживания) предприятия (организации, учреждения);
4. код предприятия (организации, учреждения);
5. основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица;
6. идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на учет (ИНН/КПП);
7. наименование предприятия (организации, учреждения);
8. справочные данные о предприятии (организации, учреждении);
9. дата письма;
10. регистрационный номер письма;
11. ссылка на регистрационный номер и дату письма;
12. сведения об адресате;
13. резолюция;
14. заголовок к тексту;
15. отметка о контроле;
16. текст письма;
17. отметка о наличии приложения;
18. подпись;
19. гриф согласования письма;
20. виза согласования;
21. оттиск печати;
22. отметка об исполнителе;
23. отметка об исполнении документа и направлении его в дело;
24. отметка о поступлении документа на предприятие (в организацию, учреждение);
25. идентификатор электронной копии письма.