Оферта, акцепт и гарантийное письмо как виды деловых писем

     Оформление  перечисленных реквизитов производится в соответствии с разделом 3 ГОСТ Р 6.30-2003 [1].

  При ведении переписки должен соблюдаться ряд требований, который играет немаловажную роль в делопроизводстве:

• письма оформляются на специальных бланках для писем и подписываются руководителем организации или его заместителями в рамках предоставленной им компетенции.
• письма должны составляться грамотно, аккуратно, без грубых помарок, исправлений;
• независимо от содержания письмо должно излагаться спокойным, выдержанным, официально-деловым языком, обладать достаточной аргументацией, точностью, полнотой и ясностью характеристик, краткостью и последовательностью изложения;
• содержать объективные сведения об излагаемых событиях и фактах, в необходимых случаях иметь разъясняющие и дополняющие материалы.

     Информационный  обмен с помощью переписки  следует использовать только в том, случае, когда затруднен или невозможен иной способ обмена мнениями (телефонные переговоры, личная встреча и др.) [8].

     Деловое письмо как документ информационно-справочного  характера при соответствующем  оформлении приобретает юридическую  силу с момента оформления реквизитов и подписания документа должностным  лицом.

     Для электронных документов :

• документ, полученный из автоматизированной информационной системы, приобретает юридическую силу после его подписания должностным лицом в порядке, установленном законодательством РФ;
• юридическая сила документа, хранимого, обрабатываемого и передаваемого с помощью автоматизированных информационных и телекоммуникационных систем, может подтверждаться электронной цифровой подписью;
• юридическая сила электронной цифровой подписи признается при наличии в автоматизированной информационной системе программно-технических средств, обеспечивающих идентификацию подписи, и при соблюдении установленного режима их использования.

     Письма  оформляют в двух экземплярах  – первый подготавливают на бланке (чистом листе бумаги) и отправляют адресату, а второй – направляют в дело.

     Деловое письмо должно всегда подписываться  от руки. Вопрос об отправке письма по факсу или в конверте почтой решается в зависимости от обстоятельств  и желания деловых партнеров. На все письма следует обязательно  давать ответ, даже если он отрицательный  или вызывает затруднения, при этом нужно выдерживать сроки ответа.

     Кроме деловой корреспонденции, курсирующей  между организациями, существует и внутриорганизационная переписка [17].

     Содержание внутренней переписки может быть различным, но оно должно отвечать некоторым общим правилам:

• письмо должно быть лаконичным;
• обязательно должна проставляться дата;
• письмо не должно содержать клеветнических измышлений;
• должна быть разборчивая подпись.

     Джен  Ягер в своей книге "Деловой  этикет" отмечала, что качество делового текста складывается из четырех составляющих: мысли, внятности, грамотности и  корректности [14].

     При деловой переписке следует помнить, что восприятие письма зависит не только от содержания, но и от конверта и бланка фирмы. Почтовая бумага должна быть хорошего качества, а цвет бумаги -светлым: белым, светло-серым, кремовым и т.п. Вверху или сбоку листа небольшими буквами должно быть напечатано название организации, возможно, ее эмблема или логотип (словесная форма товарного знака), а в некоторых случаях - имя и фамилия сотрудника и, может быть, его должность. Кроме того, деловые письма могут быть выполнены и на обычной почтовой бумаге. Вопрос о том, целесообразно ли дать сотруднику право пользоваться бумагой, где указаны не только название фирмы, но и фамилия и должность сотрудника, решается руководством организации.

     Специалист  в области делового письма американец Р. Теппер полагает, что правильно  составленные деловые письма строятся по одной схеме. Начальные строки привлекают внимание, следующие за ними одно или два предложения пробуждают интерес читателя, затем в двух абзацах высказывается просьба, а последняя часть заставляет читателя действовать [15].

     Употребление  стандартизированных словесных  оборотов не только позволяет исключить  ненужный эмоциональный тон письма, но и является выражением деловой  вежливости.

     Чтобы правильно и быстро составить  письмо, необходимо хотя бы в общих  чертах знать особенности языка  и стиля современной корреспонденции  и требования, предъявляемые к  ней [13,16].

     Содержание  деловых писем находит свое выражение  в их языке. Язык каждого делового письма индивидуален, так как обусловлен многообразием деловых ситуаций и особенностями конкретного адресата. Поэтому единый комплекс требований к языку деловой переписки разработать невозможно. Тем не менее существуют некоторые общие признаки языка и стиля такой переписки, которые обеспечивают ее элементарную лексическую, грамматическую и стилистическую грамотность [14,15].

     Язык  деловой переписки характеризуется  частотой повторяемости и единообразием  речевых средств. Поэтому часто  говорят, что он представляет собой  набор штампов, клишированных оборотов, стандартов. Нередки случаи в служебной  коммуникации, когда встречаются  документы, написанные эмоционально, ярко отражающие индивидуальность автора. Но язык деловой переписки должен обладать нейтральным тоном изложения. При этом используются средства логической, а не эмоциональной оценки фактов, отсутствуют просторечные и диалектные слова и выражения, а также  междометия, модальные слова и  имена с суффиксами субъективной оценки. Задача языка такой переписки  – обеспечить объективное отношение к излагаемым фактам, лишить эмоциональности и субъективности взгляда на вещи, а также отразить строго логическую последовательность изложения [15].

     Язык деловой переписки должен обладать следующими чертами: нейтральность; надличностный характер изложения; унификация, типизация речевых средств и стандартизация терминов; сужение диапазона используемых речевых средств; повторяемость отдельных языковых форм на определенных участках текста документов [4].

     Важная  задача в составлении письма – его информационное насыщение, т.е. то целесообразное количество информации, которое оно в себя включает. Предметом официальной переписки обычно являются сообщение о некоторой ситуации и логическая оценочная модель этой ситуации. Но письмо может содержать и несколько ситуативно-оценочных моделей, что порождает необходимость их полезного размещения.

     Изложение каждого аспекта содержания следует  начинать с нового абзаца. Таким  образом, абзац показывает переход  от одной мысли к другой. Разбивка текста официального письма на абзацы облегчает его восприятие, позволяет  адресату мысленно фиксировать аспект, возвращаться к прочитанному, сосредоточиваться  перед очередной порцией информации.

     В деловом письме выражаются не индивидуальные, а групповые интересы фирм, предприятий, учреждений. Поэтому текст такого письма излагается не столько от собственного «я», сколько от собственного «мы». Но местоимение «мы» в деловом  тексте обычно не пишется, так как  окончание глагола и так указывает  на первое лицо множественного числа. Использование местоимения «он» в деловой переписке требует  особой осторожности, так как это  местоимение обезличивает субъекта действия, придавая тону письма оттенок  фамильярности.

     Чтобы сохранить объективность содержания, тон деловой переписки должен во всех случаях оставаться нейтральным. В деловых письмах грубость, нетактичность  и всякое другое проявление неуважения к адресату недопустимы. В то же время  нельзя впадать и в другую крайность - чрезмерную вежливость [13,17].

     Нередко при составлении письма нарушаются демократические традиции деловой  переписки. Чаще всего это наблюдается  в тех случаях, когда ожидаемый  результат как бы навязывается адресату, например: «Направляем Вам последний  вариант проекта трудового соглашения... Просим рассмотреть и утвердить». Нарушение этикета в данном случае проявилось в том, что отправитель  письма как бы не допускает возможности, что указанное соглашение может  быть и не утверждено [16].

     Как известно, деловому человеку не всегда безразлично, кто подписал адресованное ему письмо. Это значит, что на тон деловой переписки существенно  влияет канцелярская практика подписания деловых бумаг. Такая практика требует  соблюдения должностного порядка их подписания.

     Таким образом, становится очевидным необходимость  серьезного и логически верного  подхода к написанию делового письма. Невыполнение требований, предъявляемых  к деловой корреспонденции, с  одной стороны, ведет к затруднению  работы с официальными документами, а с другой - лишает письмо юридической  и практической значимости.

     Эксперты  единодушны в том, что официальное  письмо должно занимать не более страницы. Но вот то, каких рекомендаций необходимо придерживаться при определении  структуры письма, выборе слов, решить бывает нелегко. 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

     Глава 2. Коммерческие письма: оферта, акцепт и гарантийное письмо. 

2.1. Гарантийное письмо как «инструмент» служебно-деловой переписки.

     В арсенале многочисленных документов, которые используются в деловых  отношениях между различными субъектами хозяйствования, фигурирует такой документ, как гарантийное письмо.

     Гарантийное письмо не является обязательным документом, однако его роль порой приобретает  особую актуальность. Как правило, гарантийное письмо содержит в себе обязательство или заверение о выполнении каких либо действий в ответ на оказанную услугу или приобретенный товар. Гарантийные письма носят подчеркнуто юридический характер, соответствуя по статусу документам договорного характера. Нередко в нем указываются сроки оплаты за полученную продукцию, гарантии качества и т.д.

     Если  говорить юридическим языком, то гарантийное  письмо – это своего рода способ реализации выполнения обязательств сделки одной из сторон. Гарантийное письмо может решать вопросы аренды, оплаты за полученную продукцию, отсрочки платежа, предоставления адреса, может гарантировать поставку товара. Так, в предпринимательской деятельности гарантийное письмо используется достаточно часто, а уж при регистрации юридических лиц с недавнего времени стало упоминаться в числе основных в пакете документов на регистрацию [6].

     Важно пояснить, что законодательно гарантийное письмо (как и прочие документы, которые предоставляются предпринимателями с целью подтверждения юридического адреса организации) не включено в список обязательных документов при регистрации. Более того, регистрация предприятия не по его фактическому адресу вообще не предусмотрена законом, поэтому никакого перечня документов – тем более обязательных – для этого быть просто не может. Из этого следует, что статус гарантийного письма как документа, обязательного при регистрации юридического лица, мягко говоря, сильно преувеличен. 

     Другое  дело – практика. К сожалению, мы живем в такое время, когда  максимально быстро добиться желаемого  результата можно, руководствуясь, не столько законом, сколько сложившейся  практикой (то есть, по сути, делать как  все). Так, сложившаяся практика диктует  такое условие, что если регистрирующий орган – и, в частности Межрайонная Инспекция Федеральной Налоговой Службы России № 46 – требует предоставить при регистрации дополнительные документы (в нашем случае документы на адрес), то их лучше предоставить, поскольку в противном случае можно получить отказ. Именно это и стало причиной того, что грань между обязательным и необязательным наличием в пакете документов у гарантийного письма стерлась.

     Автором и адресатом является юридическое  или физическое лицо. Четкого регламента и жестких рамок при написании гарантийного письма не существует, однако его принято составлять по общепризнанному принципу написания деловых писем [6,9].

     Есть  определенные моменты, которые нужно  учитывать. Если письмо составляется от имени юридического лица, то размещать его нужно на фирменном бланке. Обязательно необходимо указать дату и номер исходящего документа, должность, фамилию и инициалы должностного либо физического лица, которому оно адресовано. Название документа «Гарантийное письмо» должно быть указано большими буквами и размещено в центре листа под именем адресата. Затем должен идти текст самого письма. В конце не лишним будет указать банковские реквизиты юридического лица, от имени которого составляется документ, а также размер штрафных санкций, которые грозят адресату за нарушение обязательств. Далее следует подпись руководителя и главного бухгалтера, которые заверяются печатью предприятия [17].

     Нередко в гарантийном письме используются такие обороты, как «настоящим письмом  гарантируем», «гарантируем», «компания  … гарантирует» и т.д. Как правило, содержится просьба в адрес корреспондента и юридически значимая формула: «Оплату (предоставление услуг и т.д.) гарантируем»; «Возврат кредита гарантируем» и др.