Официальное делопроизводство в России XVI-XVIII веков

                                                Глава IV.

                                  Актовое делопроизводство 

     Как форму ведения делопроизводства  актовые книги начали применять  на территории западных славянских  земель уже в XIII веке. На западно-украинских землях, как отмечали в своих работах   известные  украинские историки   О.И. Левицкий   и В.О. Романовский", актовые книги появились во второй половине XIV века. Я.Р. Дашкевич" считает, что при изучении проблемы генезиса этой формы делопроизводства нельзя игнорировать наличие актовых книг в итальянских, западногерманских и чешско-моравских центрах, как возможных путях их проникновения в Украину.

     Большой массив актовых книг  появился в результате деятельности  гродских и земских судов. Известно, что на землях Правобережной  Украины, которые постепенно входили в состав Великого Княжества Литовского, судебная и административная власть до середины XVI века осуществлялась через старост и воевод. Согласно Первому Литовскому Уставу 1529 г. гродский суд вел староста в каждой волости воеводства от имени князя Литовского.

     В связи с недовольством дороговизной  этого суда в 1564 г. была проведена  судебная реформа, в соответствии  с которой вся территория Княжества  была разделена на волости  с четко обозначенными границами.  В каждой волости действовали  по три судебных учреждения: гродский, земский и подкоморный суды.

     Земский суд состоял из судьи,  подсудка, писаря и избирался  помещиками. Помещики имели право  избирать по четыре "електа" (кандидата) на судейство, подсудство  и писарство, из которых король  утверждал по одному кандидату на соответствующую должность. При судах существовала также должность "возного", обязанностью которого было вручать извещения о вызове в суд и исполнять его решения.

     В Уставе 1588 г. была введена  должность "возного генерала" как старшего над "возным". Избранный на эту должность давал присягу королю.

      Поначалу суды имели четко  выраженный круг своей деятельности. Земский суд рассматривал гражданские  дела, его канцелярия имела так  называемое "право вечности", т.е.  право придания юридической силы разным документам (условиям сделки, контрактам, тестаментам, купчим и т.п.). В компетенцию градского суда входили криминальные дела. Подкоморные же суды занимались разрешением граничных споров землевладельцев.

     В дальнейшем в практической деятельности судов произошло смешение их функций. Так, санкция имущественных дел постепенно перешла к гродским судам, этому способствовало и то обстоятельство, что действовали они постоянно в то время, как земский заседал лишь три раза в год.

     Все, что происходило в судах, заносилось в актовые книги. В зависимости от характера рассматриваемых дел они делились на: декретные, записные и текущие. В декретные книги, которые велись только во время судебных сессий  "рочков", вносили исключительно протоколы криминальных и гражданских дел. Записные  имели некоторую аналогию с нотариальными книгами. В них вносили разные личностно-правовые документы: дарственные, купчие, долговые, продажные, а также контракты, условия и т.п. В них же, кроме того, вносились королевские дарственные грамоты и "привйлеи", сеймовые конституции, люстрации и т.п. Текущие книги предназначались для жалоб, свидетельств и "реляций" возных, заявлений, "протестаций" и других извещений разнопланового характера. Большинство книг велось по двойной системе: сначала акты записывались в "черновик"  "протокол", сокращенно, без вступительных и заключительных формул, а потом переписывались в чистовик  "индукту". Акты, как правило, вписывались в "секстерни"  тетради, сложенные из 4-6 листов бумаги, которые по итогам года сшивались в актовые книги. Если документов было много, книги по их тематике формировались в тома.

     Для облегчения поиска и упорядочения  листов последнее слово на  каждом из них заносилось первым  на последующем. Если же на  странице оставалось свободное место, на нем писалась буква "Z" или слово "Vacua".

     Правильность написания актов  проверялась, о чем говорят  "маргиналии"  отметки на  полях, например: "Тот аркуш  порядней треба бы переписать". Нумерация актов (славянская и  арабская) проводилась по месяцам; нумерация страниц была введена значительно позднее.

     Свое дальнейшее развитие актовое   делопроизводство  в  судах   получило согласно Уставу 1566 г.,  который  предусматривал  ведение   всех  документов "словы  русскими".  В документах   той   поры   прослеживается   стремление придерживаться канцелярского стиля изложения, хотя  и встречаются элементы живого  разговорного  языка,  характерного  для представителей  феодального общества.

      Учитывая значимость актовых  книг,  всегда  принимались  меры  для  их сохранения. Устав обязывал помещиков каждого уезда "збудовать  такое  место, где бы завжды книги земские безпечне от  всякой  пригоды  были  эахованы"  и хранились у "скрынях моцных за тремя-замками".

      К сожалению, большая часть актовых книг погибла. Ныне общее количество актовых книг составляет  7,5  тыс.  томов,  которые  вмещают  около  5  млн. документов-записей".

      Актовое делопроизводство просуществовало  на  территории  Правобережной  Украины до конца XVIII века. 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

                                                     Глава V.

          Системы специальной документации в России XVI-XVII вв.: 

     Делопроизводство еще со времен  XVI—XVII вв. развивалось как система документирования, состоящая из двух составных частей — документирования и организации работы с документами по общим вопросам управления и документирования специальных сторон управленческой деятельности. Документирование по общим вопросам управления охватывало основную, оперативную управленческую деятельность учреждений. Но уже на ранней стадии развития общих систем документирования одновременно создаются системы специальной документации. В них находят свое отражение отдельные специальные стороны деятельности учреждений (например, бухгалтерский и статистический учет, военная, судебная, дипломатическая деятельность и т. д.). Специальное документирование создало системы бухгалтерской, статистической, военной, судебной, дипломатической, в советское время — плановой и другой документации. 

                            §1  Дипломатическая документация. 

     Внешние сношения Русского государства  XVI – XVII вв. фиксировались в дипломатической документации, которая отлагалась в результате деятельности Посольского приказа. К числу такой документации относятся: договорные грамоты, акты объявления войны – взмётные, размётные (вошли в употребление около XV в., посылались при объявлении войны; они указывали причину разрыва и оканчивались обыкновенно словами: "взяв себе Господа в помощь, иду на тебя и хочу стоять, как будет Богу угодно, а крестное целование с себя слагаю"), складные грамоты, опасные и проезжие грамоты (выдавались иностранным послам на свободный въезд в русские пределы и на проезд по территории государства).

     Русские послы, направляясь в иностранное государство, получали наказы. В наказах по статьям определялись действия посла, и за нарушение наказа он подлежал ответственности. О своей деятельности за границей посол докладывал правительству статейным списком, представлявшим отчёт посла по статьям наказа. Статейные списки, как правило, не пересылались, а представлялись лично при возвращении посла из-за границы. В общем, статейные списки – это вид официальной делопроизводственной документации в России 15 — начала 18 вв., составлявшейся по статьям или отдельным вопросам. Наиболее многочисленны посольские статейные списки (отчёты русских послов или записи приёма иностранных послов), возникшие в 15 в. как «грамоты с вестями», отправлявшиеся в Москву в ходе ведения переговоров. Со 2-й половины 16 в. эти статейные списки приобрели форму заключительных отчётов-дневников. В конце 17 — начале 18 вв. получили распространение обширные статейные списки, в которых тексты документов перемежались с подневными записями событий. Обязательными частями посольских статейных списков были: подробное описание пути посольства, пребывания его за границей и возвращения на родину. Центральная их часть — запись переговоров, составляющих цель посольства. Многие статейные списки содержат сведения о стране, в которой находилось посольство, о её государственном строе, политической и экономической жизни. Посольские статейные списки — ценнейший источник по истории русской дипломатии.

     В XVIII в. дипломатическая документация значительно усложняется по своему составу и характеру. Появляются новые разновидности документов, которых не было в XVII в., складываются определённые формы документов и порядок их оформления. При этом на формы дипломатической документации оказывали влияние нормы не только национального, но и международного характера. Все эти изменения во многом были обусловлены расширением и укреплением международных связей Русского государства и созданием в ряде стран постоянных дипломатических представительств.

    Договорные отношения с иностранными государствами находят отражение в трактатах и договорах (соглашения по общим вопросам), конвенциях (соглашения по отдельным вопросам), инструментах (различных приложениях к договорам) и протоколах. По форме изложения эти акты носили торжественный характер. Большое значение придавалось и их внешнему оформлению. Они изготавливались с особой тщательностью. Помимо подписей представителей договаривающихся сторон эти акты скреплялись государственными печатями.

     Сношения Коллегии иностранных  дел и дипломатических представителей с иностранными правительствами осуществлялись рядом документов: нотами, мемуарами, меморандумами, письмами. Нотами назывались заявления или запросы, направляемые иностранному правительству. Мемуары, в отичие от нот, носили более деловой характер и составлялись по отдельным вопросам. Мемуар, сформулированный в сильных выражениях и содержащий решительные требования правительства, назывался ультиматумом. Мемуар, содержавший историческую справку по отдельному вопросу или объяснение по нему, при этом лишенный официального характера, назывался меморандумом. Текущие сношения дипломатических представителей с иностранными правительствами поддерживались с помощью писем.

     С русским правительством его  дипломатические представители  сносились реляциями, письмами, депешами. Реляции представляли собой донесения непосредственно императору по наиболее важным политическим вопросам. Реляции составлялись в результате детального, иногда длительного, изучения вопросов и отличались глубокой обстоятельностью. Письма адресовались на имя канцлера или вице-канцлера. Они писались по различным текущим вопросам. Сношения дипломатических представителей в форме писем отличались большой свободой.

     Однако императорским рескриптом  от 7 апреля 1717¹⁰ года применение писем было ограниченно. В рескрипте предписывалось, чтобы дипломатические представители «впредь писали ко двору о всяких делах реляции на имя государя, а не письмами к канцлеру». Более широкое применение реляций привело к их делению на ординарные – по текущим вопросам, и секретные – сообщения о важных политических событиях.

     Помимо реляций и писем, дипломатические  представители в сношениях со  своими правительствами пользовались  депешами. Они представляли срочные  донесения с места службы и  посылались с курьерами или по почте.

     Документами, которые дипломатические  представители получали перед  отъездом к месту назначения, были кредитивные грамоты, инструкции, паспорта. В кредитивных грамотах  определялся ранг дипломатического  представителя (полномочный посол, посол и т. д.). Кредитивные грамоты обычно составлялись в двух экземплярах – в виде оригинала и засвидетельствованной идентичной копии. Оригинал кредитивной грамоты вручался главе иностранной державы при представлении, а копия пересылалась канцлеру или статс-секретарю страны пребывания дипломатического представителя. Инструкция дипломатическому представителю определяла «образ его действий» и заменяла наказ. Она утверждалась и подписывалась императором. Паспорт, выдаваемый дипломатическому представителю, являлся удостоверением его личности и доказательством экстерриториальности.

     Текущие указания правительства  дипломатические представители  получали в виде рескриптов, которые  касались обычно или отдельных  лиц, или отдельных вопросов. Рескрипты были ординарными, секретными и секретнейшими. Для секретных сношений применялись также партикулярные (частные) письма, называвшимися иногда «цидулярами», «цидулками», «особливыми письмами».               

                                          §2 Военная документация. 

     В XVI – XVII ВВ. среди документов по организации вооружённых сил следует отметить боярские книги, которые велись  в Разрядном приказе. Они представляли собой именные списки бояр, окольничих, думных дворян, стряпчих, «начальных людей» в полках. В книгах указывались поместные и денежные оклады, перемены в служебной деятельности.

     К военной документации XVI – XVII вв. относятся также «разряды» – назначение на службу с учётом местничества и с записью в разрядных книгах, которые велись Разрядным приказом, ведавшим делами служилых людей, жалованием дворян, военным управлением, назначением полковых и городских воевод, пограничной службой. Разряды были отменены специальным указом Боярской думы 12 января 1682. Полковые и сотенные списки, «десятни», представляющие собой списки уездных служилых людей (дворян и детей боярских, казаков) Русского государства, составлявшиеся во время их смотров, верстания, назначения и выдачи им жалованья. В Десятине фиксировалась степень боевой годности старых служилых людей, записывались в службу «новики» (годные к службе молодые дворяне) и брались на учёт «недоросли». В делопроизводственной практике XVI-XVII вв. десятни дополнялись подлинными городовыми списками, которые отличались тем, что: 1) составлялись ежегодно и только для одного уезда; 2) не использовались при разборах, денежных и поместных верстаньях, раздачах жалованья), наказы воеводам и списки воевод, «строельные» книги – переписные и межевые книги конца XVI — середины XVII в., отразившие процесс «строения» посадов. Сохранились только за XVII в. Эти строельные книги содержат сведения об экономическом характере городов: о населении, включенном в посад, и его торгово-промысловых занятиях.