Оформление дел

 

 

Оглавление

Введение………………………………………………………………………………….3

Глава 1. Оформление дел………………………………………………………7

Глава 2. Составление и оформление описей дел……………………………16

Глава 3. Передача дел в ведомственный архив……………………………...20

Заключение…………………………………………………………………….22

Источники и литература………………………………………………………23

Приложения……………………………………………………………………24

 

Введение

Завершающим этапом процесса делопроизводства является подготовка исполненных документов к хранению и использованию. Основная цель упорядочения и хранения исполненных документов создание условий для их использования в справочной работе учреждений и пополнение Государственного архивного фонда Российской Федерации.

Основным нормативным документом определяющим и регламентирующим организацию делопроизводственных процессов в учреждениях, организациях и на предприятиях является Единая государственная система делопроизводства (ЕГСД).

Основные положения ЕГСД представляют научно упорядоченный комплекс правил, нормативов и рекомендаций по ведению делопроизводства, начиная с момента поступления или создания документов до сдачи их в архив позволяют практически обеспечить документное обслуживание сферы управления.

Подготовка документов к последующему хранению и использованию включает: экспертизу научной и практической ценности документов, оформление дел, описание дел, обеспечение сохранности документов, передачу дел в архив учреждения1 (ведомственный архив).

Ведомственным называется архив, находящийся в непосредственном подчинении соответствующей организации, не входящей в систему государственной архивной службы, или являющийся структурным подразделением организации. Ведомственный архив осуществляет хранение документов организаций и предприятий до передачи их на государственное хранение. 2

Законченные делопроизводством дела постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения для подготовки их к передаче в ведомственный архив подлежат оформлению, описанию в соответствии с требованиями Единой государственной системы делопроизводства (ЕГСД) и Основных правил работы ведомственных архивов.3

В каждой организации в течение года образуется определенное количество дел. Их число зависит от объема работы, интенсивности производственных связей, от количества персонала, ряда других факторов. Но подготовка дел для архивного хранения проводится не всегда своевременно. Это впоследствии усложняет работу, делает ее чрезмерно трудоемкой, затрудняет поиск необходимых документов. Поэтому подготовку дел для хранения целесообразно проводить ежегодно. Лучше всего это делать по окончании отчетного периода, т.е. когда завершится очередной год, будут подведены итоги и составлены отчеты.4

Актуальность темы. Подготовка и передача дел в архив заслуживает серьезного внимания, потому что именно на этом этапе зачастую совершаются серьезные ошибки, которые в дальнейшем могут привести к негативным последствиям в работе архива.

Цель контрольной работы: изучение вопросов, связанных с непосредственной подготовкой и передачей документов в ведомственный архив. В работе особое внимание будет уделено современным требованиям к описанию документов, вопросам составления и оформления описей дел в делопроизводстве организаций. Для достижения поставленной цели необходимо решить следующие задачи:

1. Изучить правила оформления и описания дел.

2. Определить понятие «опись», ее назначение, виды и требования, предъявляемые при составлении описи дел.

3. Рассмотреть порядок передачи дел в ведомственный архив.

При написании контрольной работы привлекались различные источники и литература.

Федеральный закон «Об архивном деле в Российской Федерации» и иные нормативные правовые акты устанавливают порядок комплектования, учета, использования, организации и хранения архивных документов.5

Основные положения ЕГСД представляют научно упорядоченный комплекс правил, нормативов и рекомендаций по ведению делопроизводства, начиная с момента поступления или создания документов до сдачи их в архив позволяют практически обеспечить документное обслуживание сферы управления.6

Требования к элементам обложки дела, предназначенной для длительного хранения, определены ГОСТом 17.914-72.7

В ГОСТе Р 51141-98 закреплена терминология в области делопроизводства и архивного дела.8

В целях исследования были привлечены статьи из журнала «Секретарское дело», где рассмотрены вопросы организации, системы хранения документов и подготовки дел для архивного хранения.9

В книге Т.В. Кузнецовой «Делопроизводство (документационное обеспечение управления)» изложены требования к составлению, оформлению документов и работе с ними на основе последних законодательных правовых и нормативно-методических актов.10

Издание М.В. Стенюкова «Документы. Делопроизводство» является практическим пособием по организации современного делопроизводства. В нем собраны основные правила и нормы по составлению документов в соответствии со стандартами и инструкциями Российской Федерации по делопроизводству.11

 

Глава 1. Оформление дел

Оформление дела – «подготовка дела к хранению в соответствии с установленными правилами».12

В соответствии с ЕГСД оформление дел включает комплекс работ по описанию дела на обложке, брошюровке, нумерации листов и составлению заверительной надписи.13

Оформлением дел занимаются работники структурных подразделений или секретарь, которые по распределению обязанностей отвечают за формирование и ведение дел. В зависимости от ценности документов и соответственно сроков хранения дел, проводится полное или частичное (упрощенное) оформление дел.

Полному оформлению подлежат дела постоянного, долговременного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу. Дела временного хранения (до 10 лет включительно) оформляются упрощенно: они не подшиваются, листы в них не нумеруются, уточнение обозначений на обложках не производится, описи на дела не составляются, учет ведется по номенклатуре дел.14

Документы, составляющие дело, переплетают или подшивают, за исполнением случаев, когда в документе после переплета или подшивки дела невозможно полностью прочесть текст, визы, даты и др. реквизиты документов.

Подшивают документы в четыре прокола в твердую обложку из картона. При подготовке к переплету (подшивке) из документов удаляют скрепки, булавки и другие металлические скрепления.

К документам, имеющим слишком маленькое поле, подклеивают слева, не задевая текста, полоску бумаги, которая используется во время подшивки и переплета в качестве поля документа.

Если в деле имеются отдельные особо ценные документы, а также невостребованные личные документы (паспорта, дипломы, трудовые книжки и т.п.), то их вкладывают в конверт, который затем подшивают в дело. При большом количестве таких документов (например, невостребованных трудовых книжек) их можно изъять из дел и составить на них отдельную опись.

Дела постоянного хранения, состоящие из документов особой научно – исторической, художественной и иной ценности или неформатных документов, хранятся в закрытых твердых папках с тремя клапанами и с завязками или в картонных футлярах (коробках).

Дела со сроками хранения свыше 10 лет (кроме дел по личному составу) переплетают после согласования описи с экспертной комиссией (ЭК) организации и утверждения руководителем организации.

В конце каждого дела подшиваются чистые бланки форм для заверительной надписи, а в начале дела, в необходимых случаях (в случае полного или частичного оформления дел) – бланки форм для внутренней описи документов дела.

Нумерацию листов в делах осуществляют для закрепления порядка расположения документов после систематизации и для обеспечения их сохранности.

Нумеруют все листы в деле кроме внутренней описи и заверительной надписи.

Листы внутренней описи нумеруют отдельно.

Нумерацию листов производят в развернутом виде.

Все листы дела для обеспечения сохранности документов и удобства использования нумеруются черным графитным карандашом или нумератором в правом верхнем углу, не задевая текста документа. Употребление чернил и цветных карандашей для нумерации листов запрещено.15

Сложенные листы разворачивают и нумеруют в правом верхнем углу. Также нумеруют лист любого формата, подшитый за один край. Листы большого формата (более формата А4) за середину подшивать запрещается.

Чертежи, диаграммы, фото и другие иллюстративные материалы, представляющие в деле самостоятельный лист, нумеруют на оборотной стороне в левом верхнем углу. Лист, на котором документы наглухо наклеены, нумеруют как один лист: в правом верхнем углу.

Выносить заверительную надпись на обложку дела или чистый оборот последнего листа дела запрещается.

Если на документ наклеены одним краем фотографии, диаграммы вырезки и т.п., то нумеруют сам документ и наклеенный на него специфический документ(ты), каждый в отдельности.

Конверты с вложениями нумеруют следующим образом: сначала конверт, затем поочередно каждое вложение.

Подшитые в дело документы с собственной нумерацией можно не нумеровать, если она совпадает с порядковым расположением листов в деле.

Листы дел, состоящих из нескольких томов или частей, нумеруют в каждом томе отдельно.

Если в процессе нумерации были допущены отдельные ошибки, допускается употребление литерных номеров, но по согласовании с государственным архивом. К примеру, если два листа подряд пронумерованы под одним и тем же номером, или лист(ы) пропущены при нумерации, то можно применить литерные номера.

Пример: 20, 20а, 206, 21, 22 и т.д.

При большом количестве ошибок в нумерации листов проводят их перенумерацию. При этом старые номера аккуратно зачеркивают наклонной чертой и рядом ставят новый номер. К делу составляют новую заверительную надпись. Старую надпись зачеркивают и сохраняют в деле.

Любые особенности нумерации оговаривают в заверительной надписи дела.

По завершении нумерации составляется заверительная надпись (приложение 1) на вшитом специально для нее последнем листе дела. Ее наличие в деле необходимо для учета количества листов и фиксации особенностей нумерации.

Если дело было переплетено или подшито, лист-заверитель наклеивают за верхнюю часть на внутренней стороне обложки дела.

В заверительной надписи указывают:

• номер дела, к которому составлена надпись;
• количество (цифрами и прописью) пронумерованных листов;
• количество листов внутренней описи (при ее наличии); отдельно, через знак «+»;
• номера литерных листов и пропущенные номера;
• номера листов с наклеенными наглухо чертежами, фото, диаграммами, вырезками и т.п.;
• номера листов с наклеенными за край чертежами, фото, диаграммами, вырезками и т.п.;
• номера листов-чертежей, фото и т.п.;
• номера конвертов с вложениями и количество вложений;
• номера поврежденных листов и листов с какими-либо другими особенностями;
• должность составителя с расшифровкой подписи;
• дата составления.

Все последующие изменения в физическом состоянии (повреждения, плесень и т.п.) и в составе дела (дополнительные вложений новых документов, замена копий и т.п.) отражают в заверительной надписи.

Заверительная надпись подписывается лицом, ее составившим, с указанием фамилии, ее расшифровки, должности подписавшего и даты.16

При необходимости составляют новую надпись со ссылкой на соответствующий акт. Старую надпись при этом зачеркивают, но сохраняет в деле.

Для учета и обеспечения сохранности документов, помещенных в особо ценные, личные, судебные и следственные дела, дела о присуждении ученых степеней и присвоении ученых званий и т.п. составляют внутреннюю опись документов дела (приложение 2).

Наличие внутренней описи в тех или иных категориях дел оговаривается специальными инструкциями и положениями, а также в инструкции по ведению делопроизводства в данной организации.

Внутренняя опись содержит:

• номер дела, документы которого внесены в данную опись;
• номера документов дела;
• индексы документов;
• даты документов;
• вид документа и краткое содержание документа;
• номера листов, на которых расположен документ;
• примечание.

К описи составляют итоговую запись, в которой цифрами и прописью указывается количество листов самой внутренней описи и количество включенных в дело документов.