Оформление дел

Правильность формирования и оформления дел. соответствие их количества описи и номенклатуре дел проверяется сотрудником архива предварительно, на стадии подготовки дел к передаче в ведомственный архив структурными подразделениями. Если в формировании и оформлении дел установлены недостатки, работники структурных подразделений обязаны их устранить.

Дела принимает заведующий ведомственным архивом (специальный сотрудник архива) или лицо, ответственное за архив, в присутствии работника сдающего структурного подразделения, Передача дел производится по описи и в обоих ее экземплярах против каждого передаваемого дела делается отметка о его наличии конце описи в каждом ее экземпляре цифрами и прописью указывается количество фактически принятых в архив дел, приема-передачи дел, а также ставятся подписи сотрудников ведомственного архива и лица, передавшего дела. При приеме (ценных дел проверяется количество листов в деле.

Дела в ведомственный архив доставляются сотрудниками структурных подразделений увязанными в связки.

Вместе с делами в ведомственный архив канцелярией (секретариатом) передаются регистрационно-контрольные картотеки на документы. Заголовок каждой картотеки включается в опись.

Подготовка исполненных документов к последующему хранению является завершающим этапом процесса делопроизводства. Основная цель хранения документов – это создание условий для их использования в справочной работе учреждений и пополнение Государственного архивного фонда Российской Федерации. Ведомственные архивы исполняют роль связующего звена между организацией и государственным архивом.

 

Заключение

Таким образом, рассмотрев порядок подготовки и передачи дел в ведомственный архив, следует отметить следующее. Необходимость выполнения современных требований к описанию документов, вопросам составления и оформления описей дел в делопроизводстве организаций и последующая их передача в архив обусловлена следующими причинами.

Во-первых, необходимость передачи дел в ведомственый архив определен требованиями ряда номативных актов: Основных правил работы ведомственных архивов, Единой государственной системой делопроизводства (Основные положения), а также Основными правилами работы архивов организаций. Перед тем как попасть на архивное хранение, документы в делопроизводстве должны быть упорядочены и правильно оформлены. Без надлежащей подготовки документов к архивному хранению, они могут быстро прийти в негодность, что может повлечь за собой административную ответственность и большие штрафы. Таким образом, одной из основных задач делопроизводственной службы является подготовка документов к последующему хранению и использованию.

Во-вторых, комплекс мероприятий по подготовке дел поможет наладить не только текущее хранение документов, учесть количество документов, но и ввести в регулярное русло работу по формированию архива. Из авральной работы порядок формирования дел может стать ежегодной достаточно легко выполнимой операцией

Лишь при правильно организованной системе хранения возможен быстрый и качественный поиск необходимых документов.

 

 

Источники и литература

Источники

Об архивном деле в Российской Федерации: Федер. Закон [от 22 окт. 2004 г. № 125-ФЗ] // Российская газета. – 2004. – 27 окт. – С.9-10.

Единая государственная система делопроизводства (Основные положения): Постановление ГКНТ СССР от 4 сент. 1973 г.

ГОСТ 17.914-72. Обложки для длительного хранения. Типы, размеры, технические требования. М., 1972.

ГОСТ 51141-98. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения. М., 1998.

ГОСТ Р 6.30-2003. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов. М., 2003.

Основные правила работы ведомственных архивов. М., 1985.

Основные правила работы архивов организаций. М., 2002.

Кузнецова Т.В. Делопроизводство (документационное обеспечение управления) / Т.В. Кузнецова. – М.: ООО «Журнал "Управление персоналом"», 2003. – 408 с.

Стенюков М.В. Документы. Делопроизводство / М.В. Стенюков. – М.: «ПРИОР», 1996. – 144 с.

Исследования

Санкина Л.В. Система хранения документов в делопроизводстве // Секретарское дело. – 2002. – № 2. – С. 13-16.

Шатенштейн Л.С. Подготовка дел для архивного хранения // Секретарское дело. – 2002. – № 2. – С. 17-21.

 

Приложение 1

 

ЛИСТ - ЗАВЕРИТЕЛЬ ДЕЛА N ___

 

В деле подшито (вложено) и пронумеровано _________________________

                                            (цифрами и прописью)

листа(ов)

в том числе: литерные листы _____________________________________,

пропущенные номера  ____________________________________  + листов

внутренней описи _________________________________________________

 

Особенности физического состояния   и формирования дела	Номера листов
1	2

 

Наименование должности лица,

составившего заверительную надпись      Подпись        Расшифровка

                                                         подписи

Дата

 

                                          Формат А4 (210 х 297 мм)

 

                  Форма листа - заверителя дела

 

 

Приложение 2

 

ВНУТРЕННЯЯ ОПИСЬ

 

документов дела N _______________

 

N   п/п	Индекс документа	Дата    документа	Заголовок  документа	Номера листов  дела	Примеча-   ние
1	2	3	4	5	6

 

Итого ________________________________________________ документов

                  (цифрами и прописью)

 

Количество листов внутренней описи _______________________________

                                          (цифрами и прописью)

 

Наименование должности лица,

составившего внутреннюю опись

документов дела                         Подпись        Расшифровка

                                                         подписи

Дата

 

                                          Формат А4 (210 х 297 мм)

 

              Форма внутренней описи документов  дела

 

 

Приложение 3

 

__________________________________________________________________

                    (наименование организации)

__________________________________________________________________

    (наименование  структурного подразделения или  общественной

                           организации)

 

                                        УТВЕРЖДАЮ

                                        Наименование должности

                                        руководителя структурного

                                        подразделения

                                        (общественной организации)

                                        Подпись        Расшифровка

                                                         подписи

 

                                        Дата

 

                           ОПИСЬ N ___

 

__________________________________________________________________

                        Название раздела

 

 

1 Единая государственная система делопроизводства (Основные положения). М., 1973.

2 Основные правила работы ведомственных архивов. М., 1985.

3 Основные правила работы ведомственных архивов. М., 1985.

4 Шатенштейн Л.С. Подготовка дел для архивного хранения // Секретарское дело. – 2002. – № 2. – С. 17.

5 Об архивном деле в Российской Федерации: Федер. Закон [от 22 окт. 2004 г. № 125-ФЗ] //Российская газета. – 2004. – 27 окт. – С.9.

6 Единая государственная система делопроизводства (Основные положения). М., 1973.

7 ГОСТ 17.914-72. Обложки для длительного хранения. Типы, размеры, технические требования. М., 1972.

8 ГОСТ 51141-98. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения. М., 1998.

9 Санкина Л.В. Система хранения документов в делопроизводстве // Секретарское дело. – 2002. ‒ № 2. – С. 13-16., Шатенштейн Л.С. Подготовка дел для архивного хранения // Секретарское дело. – 2002. ‒ № 2. – С. 17-21.

10 Кузнецова Т.В. Делопроизводство (документационное обеспечение управления) / Т.В. Кузнецова. – М.: ООО «Журнал "Управление персоналом"», 2003. – 408 с.

11 Стенюков М.В. Документы. Делопроизводство / М.В. Стенюков. – М.: «ПРИОР», 1996. – 144 с.

 

12 ГОСТ 51141-98. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения. М., 1998.

13 Единая государственная система делопроизводства (Основные положения). М., 1973.

14 Там же.

15 Кузнецова Т.В. Делопроизводство (документационное обеспечение управления). – М., 2003. – С.209.

16 Шатенштейн Л.С. Подготовка дел для архивного хранения // Секретарское дело. – 2002. – № 2. – С. 18.

 

17 Основные правила работы ведомственных архивов. М., 1985.

18 Основные правила работы ведомственных архивов. М., 1985.

 

19 Кузнецова Т.В. Делопроизводство (документационное обеспечение управления). – М., 2003. – С.217.