Оформление организационных документов

Министерство образования  и науки Российской Федерации

Федеральное государственное  бюджетное образовательное учреждение

Высшего профессионального  образования

«Курский государственный университет»

 

 

Факультет экономики и  менеджмента

Кафедра   маркетинга и  управления персоналом

 

 

 

 

 

 

 

РЕФЕРАТ

 

по дисциплине:

«Документационное обеспечение управления»

 

 

 

на тему: «Оформление организационных документов»

 

 

 

 

 

                                                     Выполнила: студентка 41 группы

                                                                   специальность ГМУ

                                                                   форма обучения очная

                                                                 Кофанова Виктория                                         

 

                                                    Проверила:

к..н., ст. преподаватель

Пугач С.П.

 

 

 

 

Курск 2013

 

СОДЕРЖАНИЕ

 

 

ВВЕДЕНИЕ……………………………………………………………………………..3

ГЛАВА 1. СУЩНОСТЬ ОРГАНИЗАЦИОННЫХ  ДОКУМЕНТОВ ……………….5

1.1. Понятие организационных документов………………………………………….5

1.2. Значение и функции организационных документов...……………….……….....7

ГЛАВА 2. ОФОРМЛЕНИЕ ОРГАНИЗАЦИОННЫХ ДОКУМЕНТОВ..………….10

2.1. Общие требования к составлению и оформлению организационных документов………………………………………..…………………………………...10

2.2.Устав……………..……….……………………………………………………….12

2.3. Положение………………………………………………………………………..14

2.4. Должностные инструкции………………...………………………….………….17

2.5. Штатное расписание……………………………………………………….….….19

2.6. Структура и штатная численность…………………....…………………………21

ЗАКЛЮЧЕНИЕ………………………………………………………………………..22

СПИСОК ЛИТЕРАТУРЫ…………………………………………………………….23

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

ВВЕДЕНИЕ

 

В современном мире уже  трудно представить какую-либо организацию, которая осуществляла бы свою деятельность без документов. В самым маленьких  организациях, где численность персонала  можно пересчитать по пальцам, обязательно  введена система документирования, понятное дело, что в организациях-гигантах существуют отдельные подразделения, занимающиеся исключительно внутренней документацией предприятия, т.е. документацией, регламентирующей собственно саму деятельность организации.

Актуальность темы в настоящее время обусловлена тем, что  любая управленческая деятельность осуществляется с помощью документов, которые являются и источником, и результатом, и инструментом этой деятельности. Среди большого разнообразия видов служебных документов, обращающихся на предприятиях и в организациях, организационно-распорядительная документация (ОРД) занимает особое место, которая затрагивает судьбы миллионов людей. ОРД в равной степени представляют интерес для работников как канцелярии, так и экономических служб. Для упрощения работы с ОРД, ускорения их составления и оформления проведена унификация и стандартизация ОРД по форме и по содержанию. Можно утверждать, что организационная и управленческая деятельность главным образом заключается в разработке и реализации решений, документированных в ОРД. Организационно-распорядительная документация является наиболее широко используемым видом управленческой документации [10,12].

Организационные документы, входящие в состав ОРД были рассмотрены мною в данной работе.

Цель работы — анализ современной практики оформления и применения организационных документов в управленческой деятельности.

 Выполнение работы предполагает решение следующих задач:

• обоснование сущности организационных документов на предприятии;
• рассмотрение технологии разработки организационной документации;
• изучение порядка оформления реквизитов организационно-распорядительных документов.

Информационной базой  для написания данной курсовой послужили  учебная литература отечественных авторов, статьи периодических изданий по теме исследования, нормативно-правовые акты,  документация Администрации Октябрьского района Курской области.

Методы исследования, использованные при написании работы: анализ и синтез, метод аналогий, анализ учебных материалов, а также анализ периодических изданий по делопроизводству.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

1. СУЩНОСТЬ ОРГАНИЗАЦИОННЫХ ДОКУМЕНТОВ

1.1. Понятие организационных документов

Управленческая документация на сегодня составляет собой основу управления любой организации. Качество управленческой документации, обеспечивающей осуществление организационно-распорядительной деятельности, является важнейшим фактором, определяющим саму возможность и  эффективность процесса управления.

Значение документа для  предприятия трудно переоценить. Информация, зафиксированная в документах, является отражением деятельности организации  и составляет основу любого бизнеса. Большую часть служебной информации работники предприятия получают посредством документов. В каждой организации на составление документов и на работу с ними в среднем  уходит до 60 процентов рабочего времени. На основе документов принимаются соответствующие  управленческие решения. Документы  во многих случаях являются главным  аргументом в спорных ситуациях, подтверждая тем самым первичное  определение термина «документ» как «способ доказательства» [11,18].

Существует много признаков, по которым выделяют различные виды документов.

Если брать за основу классификации  такой признак, как вид деятельности, можно выделить следующие виды документов:

1. Организационно-распорядительные
2. Финансово-расчётные
3. Документация материально-технического характера [8,67].

Для большей наглядности  и для понятия масштабности явления  организационной документации, данные признаки представлены на рисунке 1.

 

 

 

 

 

Рисунок 1. Классификация документов

Источник: Смирнова Е.П. Делопроизводство для секретаря: Пособие – М.: "Омега-Л", 2007, стр. 8

 

Самую большую группу из вышеперечисленных составляют организационно-распорядительные документы.

В состав организационно-распорядительных документов входят:

- организационные документы  (устав организации, положение  об организации, структура и  штатная численность, штатное  расписание, правила внутреннего  распорядка, положение о структурном  подразделении, должностная инструкция  работника). Эти документы определяют  правовое положение и основные  задачи учреждений, организаций,  предприятий и их структурных  подразделений, работников;

- распорядительные документы  (приказ, распоряжение, указание, решение,  постановление). Такой документацией  оформляется распорядительная деятельность  должностных лиц и коллегиальных  органов. Распорядительные документы  вместе с тем являются средствами  передачи письменных указаний  подчиненным учреждениям, организациям, предприятиям и конкретным лицам;

- информационно-справочные  документы (протокол, акт, письмо, докладная и объяснительная записки,  справка, доверенность, телеграмма, телефонограмма и др.). Эти документы  инициируют управленческие решения,  позволяют выбрать тот или  иной способ действия.

- документы по кадрам  организации (приём, перевод, увольнение  с работы, оформление отпусков, поощрений,  взысканий). Эти документы используются  в деятельности кадровой службы  организации.

Организационные документы - правовые нормативные документы, которые устанавливают правила взаимоотношения обязанностей физических и юридических лиц, как по отношению друг другу, так и общества в целом [6].

К числу организационных  документов относятся учредительные  документы организации, штатное  расписание, правила внутреннего  распорядка, положение о структурных  подразделениях, должностные инструкции и некоторые другие документы.

При наличии в организации  нескольких структурных подразделений  разрабатываются положения о  конкретных структурных подразделениях, в которых определяются их правовой статус, задачи, функции, права, обязанности и ответственность.

 

1.2. Значение и функции организационных документов

Особое место в управленческой деятельности учреждений, организаций  и предприятий занимают служебные организационные документы (ОД), которые в равной степени представляют интерес для работников как канцелярии, таких экономических служб. Для упрощения работы с ОД, ускорения их составления и оформления проведена унификация и стандартизация ОД по форме и по содержанию[6].

Деятельность любой организации  сопровождается составлением разных видов  документов. Всякое решение по управлению базируется на информации по рассматриваемому вопросу или управляемому объекту. И информация, и решение фиксируются в документах.

Управленческая информация отражается в организационно-распорядительных документах, обеспечивающих организацию  процессов управления и управленческого труда.

Состав реквизитов ОД можно  разделить на постоянные и переменные реквизиты. Постоянные в обязательном порядке повторяются на бланках  всех документов данного наименования. Переменные реквизиты наносятся  непосредственно при подготовке конкретного документа. Состав реквизитов обеспечивает документам придание им юридической силы и возможность идентификации [7,158].

Документы выполняют множество  функций. Основные из них представлены на рисунке 2.

Рисунок 2. Функции документов

Источник: Кирсанова М.В., Аксенов Ю.М. Курс делопроизводства: Документационное обеспечение управления: Учеб. – М.: Инфра-М, 2008, 156 c.

 

Организационные документы  выполняют специфические функции, которые не могут быть регламентированы другими документами:

Создание организации, предприятия;

Реорганизация организации, предприятия;

Ликвидация организации, предприятия;

Приватизация государственных  и муниципальных организаций, предприятий;

Распорядительная деятельность организации, предприятия;

Организационно-нормативное  регулирование деятельности организации, предприятия;

Оперативно-информационное регулирование деятельности организации, предприятия [9,236].

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 
             

 

 

 

ГЛАВА 2. ОФОРМЛЕНИЕ ОРГАНИЗАЦИОННЫХ ДОКУМЕНТОВ

2.1. Общие требования  к составлению и оформлению  организационных документов

Оформление организационной документации осуществляется в соответствии с нормами и требованиями ГОСТ Р 6.30-2003. В государственном стандарте определено 30 реквизитов. Стандарт жёстко не оговаривает перечень документов, на которые он распространяется. Стандартом установлены: состав реквизитов документов; требования к оформлению реквизитов документов; требования к бланкам документов, включая бланки документов с воспроизведением Государственного герба РФ [3].

Для ОРД установлены два  формата бумаги А4 (210 х 297 мм) и А5 (148 х 210 мм).

Для формата А4 установлены  следующие размеры полей: левое - 30 мм, правое - не менее 8 мм, верхнее - 20 мм, нижнее - 20 мм. Поля документов служат для подшивки документов, нанесения отметок, а также предохраняют текст от преждевременного износа.

С целью экономии бумаги тексты документов, используемых внутри организации, разрешается оформлять  на двух сторонах листа (для документов сроком хранения до 3 лет). При печати документа на оборотной стороне  листа размер левого поля должен быть не менее 8 мм, правого - не менее 30 мм, верхнего и нижнего - не менее 20 мм.

При оформлении многостраничного документа первая его страница печатается на бланке, а все последующие на чистых листах бумаги одинакового с  бланком формата и качества. Второй и последующие экземпляры документа  допускается печатать на бумаге, не совпадающей по цвету и качеству с первым, но одинакового с ним  формата.