Оформление организационных документов

Инструкция оформляется  на общем бланке. Она утверждается специальным распорядительным актом  или непосредственно руководителем. На инструкции может быть сделана  пометка о том, что она является приложением к распорядительному  документу. При утверждении инструкции распорядительным документом (приказом, распоряжением и т.д.) в нем  устанавливается срок введения инструкции, перечисляются необходимые организационные  мероприятия, указываются ответственные  исполнители. Если в тексте распорядительного  документа не указан срок введения инструкции, таковым считается день подписания и регистрации документа.

Так, например, в распоряжении главы администрации Новосибирской области от 01.03.93 № 90-p «Об утверждении Инструкции по делопроизводству присутствует такой текст:

«В целях упорядочения работы с документами, совершенствования  делопроизводства в аппарате администрации  области:

1.         Утвердить Инструкцию по делопроизводству в аппарате администрации области.

2.         Общему отделу администрации беспечить методическое руководство организацией делопроизводства в аппарате администрации и установить контроль за соблюдением требований Инструкции» [11].

Как пример в Приложении 2 представлены Должностные инструкции работников (начальника, ведущего и главного специалистов) отдела организационной работы.

 

2.5. Штатное расписание

Штатное расписание — правовой акт, устанавливающий штатный состав и штатную численность организации  в соответствии с ее Уставом (Положением). Штатное расписание содержит перечень структурных подразделений, должностей, сведения о количестве штатных единиц, должностных окладах, надбавках  и месячном фонде заработной платы. Утверждается приказом (распоряжением) руководителя организации или уполномоченным им лицом.

Данный акт закрепляет должностной и численный состав и фонд заработной платы организации в целом. Форма штатного расписания унифицирована УСОРД. Документ оформляется на общем бланке организации и содержит следующие реквизиты: наименование организации, наименование вида документа, дату, место издания, гриф утверждения, текст, визы, подпись. Текст штатного расписания составляется в виде таблицы, графы которой содержат наименования должностей, количество штатных единиц, размер должностного оклада, надбавок (персональных и проч.), месячный фонд заработной платы и примечания [9,229].

Штатное расписание подготавливается но унифицированной форме № Т-3 .

При заполнении графы 4 в  случае работы по совместительству указывается  соответствующая доли от штатной  единицы, например, 0,25; 0,5 и т. д. В  графе 5 указывается месячная заработная плата в зависимости от системы  оплаты труда, принятой в организации. В графах 6—8 наказываются стимулирующие  и компенсационные выплаты (премии, доплаты и т п.), установленные  законодательством РФ. При невозможности  заполнения граф 5—9 в рублевом исчислении в связи, например, с применением  бестарифной системы оплаты трудя, указанные графы заполняются  в процентах, коэффициентах и  т. Д [2].

 На рисунке 4 можно  увидеть, как выглядит штатное  расписание, оформленное по ГОСТу.

Рисунок 4.  Штатное расписание

Источник: Кузнецов И.Н. Документационное обеспечение управления и делопроизводство: учебник, МО РФ.-М.: Юрайт, 2012

 

Штатное, расписание подписывает  начальник отдела кадров, визирует главный бухгалтер, утверждает руководитель, подпись которого заверяется печатью  организации.

 

2.6. Структура и штатная численность

Структура и штатная численность  — документ, который закрепляет наименования структурных подразделений организации (учреждения) и должностей, а также количество штатных единиц каждой должности. Форма документа унифицирована УСОРД.

Документ оформляется  на общем бланке и имеет следующие  реквизиты: наименование организации (для государственных и муниципальных  учреждений указывается также вышестоящая  организация), наименование вида документа, дату, место издания, гриф утверждения, текст, визы, подпись.

Текст документа составляется в форме таблицы. Этот документ визируется главным бухгалтером (распорядителем финансов), подписывается начальником  отдела кадров, утверждается руководителем  организации, подпись которого заверяется печатью [9].

Пример оформления структуры  и штатной численности представлен  в Таблице 2.

Таблица 2.

Структура и штатная численность

Код подразделения	Название подразделения	Штатная численность
01	Руководство	3
02	Служба персонала	2
03	Бухгалтерия	5
04	Служба эксплуатации	8
…	…	…
	Всего	67

 

 

 

 

 

ЗАКЛЮЧЕНИЕ

Управленческая деятельность присуща всем учреждениям, предприятиям и организациям. Она охватывает организационные  вопросы, планирование, финансирование, отраслевую производственную работу, подбор и расстановку кадров, контроль и т.д. В процессе управления собирается, обрабатывается и передается огромное количество информации.

На основе информации принимаются  управленческие решения, информация служит доказательством их исполнения и  источником для обобщения.

Эффективность управления зависит  от объема, оперативности и достоверности  информации, которая фиксируется  в документах. Документ, зафиксировав информацию, тем самым обеспечивает ее сохранение и накопление, возможность  передачи другому лицу, а также  многократное использование информации.

Таким образом, документирование управленческой деятельности заключается  в записи по установленной форме  необходимой для управления информации, то есть в создании документов. Кроме  того, документирование во многих случаях  является обязательным, предписывается законом и актами государственного управления.

В разных организациях состав и количество создаваемых документов различны, но в каждом учреждении организационно – правовые документы являются правовой основой деятельности организации и содержат положения, основанные на нормах административного права и обязательные для исполнения.

Организационная деятельность учреждения фиксируется в организационных  документах, содержащих правила, нормы, положения, определяющие статус организации, ее компетенцию, структуру, штатную  численность и должностной состав, функциональное содержание деятельности организации в целом, ее подразделений  и работников, их права, обязанности, ответственность и другие аспекты.

 

СПИСОК ИСПОЛЬЗОВАННОЙ ЛИТЕРАТУРЫ

 

 

Нормативно - правовые акты:

 

1. Гражданский кодекс Российской Федерации от 30 октября 1999г.
2. ГОСТ Р 51141-98. Государственный стандарт Российской Федерации. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения" (утв. Постановлением Госстандарта России от 27.02.1998 N 28)
3. ГОСТ Р 6.30-2003. Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов( принят Постановлением Госстандарта России от 3.03.2003 г. № 65-ст.)
4. Положение об отделе организационной работы Администрации Октябрьского района Курской области
5. Должностные инструкции работников отдела организационной работы Администрации Октябрьского района Курской области

 

Основная  литература:

 

6. Березина Н.М., Лысенко Л.М., Воронцова Е.П. Современное делопроизводство: Пособие - "Питер Пресс", 2008 – 224 с.
7. Кирсанова М.В., Аксенов Ю.М. Курс делопроизводства: Документационное обеспечение управления: Учеб. – М.: Инфра-М, 2008  - 326 с.
8. Смирнова Е.П. Делопроизводство для секретаря: Пособие – М.: "Омега-Л", 2008 - 152 с.
9. Кузнецов И.Н. Документационное обеспечение управления и делопроизводство: учебник, МО РФ.-М.: Юрайт, 2012. - 576 с

 

Статьи:

 

10. Иритикова В.А. Организационные основы процедуры согласования документов // «Делопроизводство и документооборот на предприятии».2010.- №9 (сентябрь)
11. Полоса Е. П. Как организовать ведение делопроизводства с нуля // "Секретарь-референт". 2012. - №7

 

 

 

 

 

Приложение 1. Положение об отделе организационной 

работы Администрации  Октябрьского района

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Приложение 2. Должностной  инструкции работников отдела

организационной работы Администрации  Октябрьского района