Подготовка документов к архивному хранению

СОДЕРЖАНИЕ

 

 

 

ВВЕДЕНИЕ

В современном обществе информация стала полноценным ресурсом производства, важным элементом социальной и политической жизни общества. Качество информации определяет качество управления. В современных условиях для повышения эффективности управления необходимо уделять достаточное внимание совершенствованию работы с документами, так как всякое управленческое решение всегда базируется на информации, на служебном документе.

Актуальность темы. «Подготовка документов к архивному хранению» - во все времена не только в данное время является актуальной. В любом учреждение необходимо точно понимать общие принципы формирования и хранения дел. В каждой организации создаётся архив. Правильное формирование центрального хранения, комплектования, учёта, и использования законченных делопроизводством документов, имеющих постоянный или длительный срок хранения является неотъемлемой частью успешного существования организации (предприятия). Архивные данные не редко позволяют произвести сравнительный анализ, выявить тенденции того или иного явления, подтвердить исторические факты, которые непосредственно могут быть востребованы в любой момент. Завершающим этапом процесса делопроизводства является подготовка исполненных документов к хранению и использованию. Основная цель упорядочения и хранения исполненных документов - создание условий для их использования в справочной работе учреждений и пополнение Государственного архивного фонда РФ. Большой удельный вес в общем комплексе делопроизводственных процессов имеют операции по хранению документов. Это связано с тем, что документы предприятий участвующих в делопроизводстве, в дальнейшем либо остаются на длительное архивное хранение, либо хранятся краткие сроки а затем выделяются к уничтожению.

Система хранения информации стала формироваться одновременно с формированием системы деловой письменности. С появлением первых документов появилась и задача сохранения этих документов. Большой удельный вес в общем комплексе делопроизводственных процессов имеют операции по хранению документов. Это связано с тем, что документы предприятий участвующих в делопроизводстве, в дальнейшем либо остаются на длительное архивное хранение, либо хранятся краткие сроки, а затем выделяются к уничтожению.

Завершающим этапом процесса делопроизводства является подготовка исполненных документов к хранению и использованию. Основная цель упорядочения и хранения исполненных документов - создание условий для их использования в справочной работе учреждений и пополнение архивного фонда.

Цель работы: рассмотреть подготовку к архивному хранению документов.

Для реализации цели были поставлены следующие задачи:

1. Рассмотреть особенности подготовки документов к архивному хранению.

2. Рассмотреть, как проходит  экспертиза ценности документов.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

1. Подготовка документов  к архивному хранению

Завершающим этапом процесса делопроизводства является подготовка исполненных документов к хранению и использованию. Основная цель упорядочения и хранения исполненных  документов - создание условий для  их использования в справочной работе учреждений.

Архивы – это специальные помещения, где создаются все необходимые условия для долговременного хранения документов. Это означает, что правильная передача документов на архивное хранение позволяет создать условия для их использования в справочной работе учреждений.

Задачи архива1:

1) прием, учет, хранение документов, законченных делопроизводством;

2) информационно-справочная работа по архивным документам предприятия;

3) организационно-методическая помощь по ведению делопроизводства.

Передача документов на архивное хранение – это заключительный этап делопроизводства. Документ создается, выполняется, используется, а потом его сдают в архив. Это может быть ведомственный, государственный или просто архив предприятия.

Началом передачи дел на архивное хранение является экспертиза ценности документов. Экспертиза позволяет выявить ошибки, допущенные при кратковременном хранении документов. Также в процессе экспертизы ценности проводится анализ документации, после которого документы с истекшими сроками хранения выделяются к уничтожению.

Остальные документы переплетаются, описываются и передаются на архивное хранение.

Второй этап передачи  документов на архивное хранение – это составление описей дел. По сути, архивная опись – это справочник архивиста. С помощью описей дел архивные работники могут быстро ориентироваться в очень больших хранилищах документов.

При правильном составлении описи поиск нужного дела на станет для Вас сложной задачей. Резюмируя вышесказанное, отметим, что составление описей дел – наиважнейший этап передачи документов на архивное хранение.

На третьем этапе документы переплетаются.

Архивный переплет в значительной степени облегчает передачу документов на архивное хранение. Переплетенные дела более удобны в использовании и поиске. К тому же  документы, прошедшие брошюровку занимают на 30 % меньше места, что при больших объемах документации становится решающим фактором.

После проделанной подготовки (экспертиза ценности, составления описей дел и брошюровки) происходит непосредственная передача документов на архивное хранение.

Дела принимает заведующий архивом в присутствии работника структурного подразделении, документы которого сдаются в архив. Сдача документов производится по описям. При передаче на архивное хранение особо ценных документов проверяется количество листов в деле.

Порядок хранения документов регламентируется следующими основными нормативными документами2:

- Федеральным законом от 22.10.2004 №125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации»3, данный закон регулирует вопросы организации хранения, комплектования, учета и использования, а также взаимоотношения в сфере управления архивным делом в РФ в интересах граждан, общества и государства.

- Основными правилами работы архивов организации - одобрены решением Росархива от 06.02.2002. Данный документ достаточно подробно дает объяснения порядка организации работы архивов.

- Перечнем типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения, утвержденным Приказом Министерства культуры РФ от 25 августа 2010 г. N 558. Само название документа говорит о том, что в нем поименованы основные документы, образующиеся в процессе деятельности организаций и, определены их сроки хранения.

- Положением о документах и документообороте в бухгалтерском учете, утвержденным приказом Минфина СССР от 29.07.1983 №105. Данное Положение «устанавливает порядок создания, принятия и отражения в бухгалтерском учете, а также хранения первичных документов государственными, кооперативными и другими общественными организациями, объединениями, предприятиями и учреждениями, состоящими как на хозяйственном расчете, так и на государственном бюджете».

- Статьей 23 НК РФ пунктом 8 данной статьи4 устанавливается срок  сохранности данных бухгалтерского и налогового учета и других документов, необходимых для исчисления и уплаты налогов, в том числе документов, подтверждающих получение доходов, осуществление расходов (для организаций и индивидуальных предпринимателей), а также уплату (удержание) налогов.

- Статьей 29 Федерального закона  №402-ФЗ  от  06.12.2011г. «О бухгалтерском учете». Данная статья устанавливает сроки хранения бухгалтерских документов экономических субъектов.

 

2. Экспертиза ценности  документов

Экспертиза ценности документов – изучение документов на основании критериев их ценности в целях определения сроков хранения документов и отбора их для включения в состав Архивного фонда.

Федеральный закон «Об архивном деле в Российской Федерации» 2004 г. (далее Закон), регулирует отношения в сфере организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации, а также отношения в сфере управления архивным делом в Российской Федерации в интересах граждан, общества и государства, экспертизу ценности документов - как изучение документов на основании критериев их ценности в целях определения сроков хранения документов и отбора их на государственное хранение.5 В этом же законе ст.6 говорится о том, что экспертизе ценности документов подлежат все документы на носителях любого вида, находящиеся в федеральной собственности, собственности субъекта Российской Федерации или муниципальной собственности. До проведения в установленном порядке экспертизы ценности документов уничтожение документов запрещается.

Основываясь на учебник Е.М. Буровой, основными задачами экспертизы ценности документов являются6:

Первая задача — отбор наиболее ценных документов из ведомственных в государствен­ные архивы на государственное (постоянное) хранение и определение профильное™ документов тому или иному государствен­ ному архиву. Вторая задача — определение сроков хранения документов, информация в которых может быть использована в течение какого-то периода времени. В зависимости от установленных сроков хранения такие документы могут быть разделены на две группы: 1) для долговременного хранения (например, документы по личному составу со сроками хранения 75 лет или 75 лет минус возраст лица на момент заведения дела); 2) для временного хранения. Третья задача — обеспечение полноты состава архивного фон­ да путем восполнения утраченных документов, что можно сделать за счет идентичных документов из фондов однородных учреждений, а также выше- или нижестоящих учреждений. Четвертая задача — отбор на хранение наиболее информативно емких документов.

В учебном пособии О.В. Вовкотруб и Л.Р. Фионовой описывается необходимость проведения экспертизы7, она объясняется неравноценностью документов как источников информации. Одни документы несут ценную информацию о политической, научной и культурной жизни общества, развитии народного хозяйства, работе государственного аппарата и т. п. Они могут служить источниками изучения различных областей знания и отраслей государственной и общественной жизни. Информационное значение других документов не выходит за рамки узкопрактических целей. Отражая организационные, административные и хозяйственные вопросы, они служат лишь средством обеспечения оперативной деятельности учреждений. Роль их как источников научных исследований невелика. Встречаются документы, информация которых теряет свое значение почти тотчас же после их возникновения.

Экспертиза ценности документов в организации на стадии делопроизводства проводится: при составлении номенклатуры дел; в процессе формирования дел и проверке правильности отнесения документов к делам; при подготовке дел к передаче в архив федерального органа исполнительной власти.

Номенклатура дел – это систематизированный перечень заводимых в организации дел с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке. Номенклатура дел составляется в целях обоснованного распределения документов и формирования дел, обеспечения поиска документов и учет дела. Она является классификационным справочником и используется при построении информационно-поисковой системы. Различают три вида номенклатуры дел: типовую, примерную и номенклатуру для организации.

Типовая номенклатура дел составляется для однородных по характеру деятельности и структуре организаций. Она устанавливает типовой состав дел с единой системой индексации в отросли и является нормативным документом.

Примерная номенклатура дел устанавливает примерный состав дел для однородных по характеру деятельности, но разных по структуре организаций с указанием их индекса и носит рекомендательный характер.

При составлении номенклатуры дел организации следует руководствоваться типовыми и примерными номенклатурами дел, типовыми и ведомственными перечнями с указанными в них сроками хранения.

Работу по организации и проведению экспертизы ценности документов должна проводить постоянно действующая экспертная комиссия (ЭК) организации, которая в своей деятельности руководствуется Положение об Архивном фонде, Основными правилами работы ведомственных архивов, типовыми перечнями документов с указанием сроков хранения, Типовым положением об экспертной комиссии.

Задачи ЭК по экспертизе ценности документов:

- рассмотрение проектов номенклатуры дел учреждений и его структурных подразделений;

- утверждение результатов ежегодного отбора документов на хранение и уничтожение;

- рассмотрение годовых разделов описей дел постоянного хранения и описей дел временного хранения (свыше 10 лет), в т.ч. по личному составу и т.д.

Экспертиза научной и практической ценности документов должна проводится систематически. Конкретные сроки хранения документов устанавливаются с помощью специально разработанных и утвержденных архивными учреждениями перечней документальных материалов с указанием сроков хранения различных категорий документов.

Архивными учреждениями разработаны типовые перечни. Они устанавливают сроки хранения документации, типичной для большинства учреждений, организаций, предприятий и отражают общие функции и вопросы их деятельности (руководство, контроль, планирование, учет, отчетность, финансирование, организация труда, снабжение и сбыт продукции и т. п).