Подготовка документов к архивному хранению

Особо важное значение  в вопросах организации архива отводится Перечню типовых архивных документов, образующихся в процессе деятельности любой организаций. Именно в нем поименованы сроки хранения большинства документов: 1 год, 5 лет, 75 лет и т.д. или предписан постоянный срок хранения того или иного документа. Часть документов организации предписывается хранить до замены новыми (например, планы-схемы эвакуации  в случаях ЧС).

Все документы, организации или индивидуального предпринимателя, с учетом выше названного Перечня, условно можно распределить  на четыре группы в зависимости от срока их хранения8:

- постоянного хранения (например, годовая налоговая отчетность, свидетельства о постановке на учет в налоговых органах);

- долговременного хранения (свыше 10 лет)(например, документы (заявления работника о согласии на обработку персональных данных, сведения, уведомления) о субъекте персональных данных следует хранить 75 лет.);

- временного хранения (до 10 лет включительно)(например, счета-фактуры, гарантийные письма);

- подлежащие уничтожению в связи с истечением срока хранения.

Кроме того, важно знать, что снижение сроков хранения, установленных Перечнем типовых управленческих документов, запрещено, а вот повышение сроков хранения документов может иметь место, но лишь  в тех случаях, когда это вызвано специфическими особенностями работы организаций.

Анализируя Перечень и производя отбор тех документов, которые образуются в процессе деятельности организации, следует сформировать номенклатуру,  на основании которой и будет происходить вся организация архивного хранения в компании.

В зависимости от размера компании, масштаба ее деятельности, порядка документооборота и будет решаться вопрос, какие документы необходимо подвергать архивному хранению.

По общему правилу к таким документам относится бухгалтерская и налоговая отчетность, договора по хозяйственной деятельности и конечно, документация по расчетам с персоналом и документы по кадровому делопроизводству. Разумеется, у маленькой фирмы таких документов будет значительно меньше, чем у крупной компании, особенно, если у него отсутствуют наемные работники, и если индивидуальный предприниматель не ведет бухгалтерский учет.

Для хранения документов, которые образуются в процессе деятельности любой организации (и индивидуального предпринимателя в том числе) на практике применяются два способа: создание собственного архива и хранение архивных документов в специализированных архивных компаниях. Рассмотрим все плюсы и минусы каждого из этих способов.

1.Создание собственного архива.

Если организация, либо индивидуальный предприниматель примет решение – создать свой собственный архив, то в этом случае придется провести большую подготовительную работу с учетом всех рекомендаций и требований законодательства РФ в вопросах архивного дела, хранения, последующего использования и уничтожения документации.

В небольших организациях обычно обязанности по ведению архива возлагаются на одного из сотрудников компании, у ИП, не имеющего работников – на самого предпринимателя. В более крупных компаниях в штате  предусматривается должность  руководителя архива, либо архивариуса.

В крупных и средних компаниях архив размещается в специально построенном или приспособленном для хранения архивных документов здании или отдельных помещениях здания, удаленных от опасных в пожарном отношении объектов (нефтехранилища, бензоколонки, автостоянки, гаражи и т.п.) и промышленных объектов, загрязняющих воздух (агрессивные газы, цементная пыль и т.п.).

Помещения, которые должны быть в архиве любой организации - архивохранилища и рабочая комната для сотрудников. Архивохранилища и другие помещения, где постоянно или временно хранятся архивные документы, оборудуются дверями с повышенной технической укрепленностью против возможного взлома, оснащенными замками повышенной секретности.

Индивидуальному предпринимателю с его небольшим документооборотом создавать полноценный архив порой нецелесообразно и весьма затратно. Поэтому многие предприниматели  приспосабливают для хранения архивных документов сейфы, которые отвечают критериям огне - и взломос - тойкости. Однако обращаем Ваше внимание, что такого способа организации архива в нормативных документах, регулирующих архивное дело в РФ, не предусмотрено. Кроме того, очень часто сейф просто напросто не может вместить всех выделенных для архивного хранения документов. Ведь даже при сроке хранения документов 5 лет объем таких документов за весь этот период набирается весьма внушительный.

2. Хранение в специализированных архивных компаниях.

Все большую популярность в последнее время приобретает такой способ архивного хранения, как «хранение вне офиса компании» - хранение архивных документов в специализированных архивных организациях.

• Такие архивы оснащены современным оборудованием (архивные стеллажи, специализированные короба, системы контроля доступа и противопожарной безопасности), профессиональным персоналом, здесь соблюдены все требования, предъявляемые законодательством РФ к порядку хранения архивных документов. Основными преимуществами данной технологии являются9:
• снижение непрофильной нагрузки на сотрудников организации;
• защита от несанкционированного доступа к конфиденциальной информации;
• сохранность важных документов;
• снижение издержек, связанных с оснащением собственного архива и его последующим обслуживанием;
• высвобождение офисных площадей;
• отсутствие затрат на подготовку и переподготовку персонала компании, занятого в процессе организации архивного хранения документов (при условии его наличия);
• ведения архива и документооборота в соответствии с требованиями архивного законодательства
• своевременный отбор и уничтожение документов с истекшими сроками хранения.

Весь процесс в этом случае сводится к выбору специализированной организации, заключение договора, своевременная оплата услуг по хранению документации. Однако, справедливости ради стоит отметить, что услуги таких организаций требуют дополнительных затрат и каждый индивидуальный предприниматель должен сам решать, насколько целесообразен такой способ хранения лично для него.

 

 

 

 

 

ЗАКЛЮЧЕНИЕ

Экспертиза ценности документов проводится на основе действующего законодательства и правовых актов Российской Федерации по архивному делу и ДОУ.

Передачей в архив организации дела постоянного и длительного срока хранения должны быть оформлены и вписаны в специальных учетных формах (описях).

Для чего создают архивы в организациях (ведомственные).

Архивы являются самой ценной частью социальной памяти, так как они долговечны, специально создаются для хранения документов и концентрируют информацию данного учреждения. Иначе говоря, архивы реализуют важнейшую функцию – обеспечивают долговременную память документов.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

СПИСОК ИСТОЧНИКОВ И ЛИТЕРАТУРЫ

ИСТОЧНИКИ:

1. Федеральный закон Российской Федерации от 22.10.2004г. № 125-ФЗ "Об Архивном деле в Российской Федерации".
2. Налоговый кодекс Российской Федерации от 31.07.1998 N 146-ФЗ "Обязанности налогоплательщиков".

 

ЛИТЕРАТУРА:

 

1. Асфандиярова И. Г. Правовые основы организации архивного дела : учеб.-метод. комплекс / И. Г. Асфандиярова, Г. Т. Калимуллина. – Уфа : БАГСУ, 2009. – 91 с.
2. Бурова Е. М. Архивоведение : (теория и методика) : учеб. для вузов / Е. М. Бурова, Е. В. Алексеева, Л. П. Афанасьева. – М.: МЭИ, 2012. - 482 с.
3. Кузина И. Л. Архивное право: учеб. пособие. - Комсомольск-на-Амуре : КнАГТУ, 2011. - 136 с.
4. Архивоведение: (учебное пособие): учебник /О.В. Вовкотруб, Л.Р. Фионова. – Пенза, 2005. – 73 с.
5. Архивоведение (теория и методика): Учебник / Е. М. Бурова, Е. В. Алексеева, Л. П. Афанасьева. – М: Термика, 2012. – 345 с.

 

1 Бурова Е. М. Архивоведение : (теория и методика) : учеб. для вузов / Е. М. Бурова, Е. В. Алексеева, Л. П. Афанасьева. – М.: МЭИ, 2012. - 482 с.

2 Асфандиярова И. Г. Правовые основы организации архивного дела : учеб.-метод. комплекс / И. Г. Асфандиярова, Г. Т. Калимуллина. – Уфа : БАГСУ, 2009. – 91 с.

3 Федеральный закон Росийской Федерации от 22.10.2004г. № 125-ФЗ "Об Архивном деле в Российской Федерации" [Электронный ресурс]. URL: http://www.rg.ru/2004/10/27/arhiv-dok.html

4 Налоговый кодекс Российской Федерации от 31.07.1998 N 146-ФЗ "Обязанности налогоплательщиков". [Электронный ресурс]. URL: http://www.consultant.ru/popular/nalog1/2_4.html

 

 

5 Федеральный закон Росийской Федерации от 22.10.2004г. № 125-ФЗ "Об Архивном деле в Российской Федерации" [Электронный ресурс]. URL: http://www.rg.ru/2004/10/27/arhiv-dok.html

6 Архивоведение (теория и методика): Учебник / Е. М. Бурова, Е. В. Алексеева, Л. П. Афанасьева. – М: Термика, 2012. – 345 с.

7 Архивоведение (учебное пособие): Учебник /О.В. Вовкотруб, Л.Р. Фионовой. – Пенза, 2005. – 73 с.

8 Кузина И. Л. Архивное право: учеб. пособие. - Комсомольск-на-Амуре : КнАГТУ, 2011. - 136 с.

9 Бурова Е. М. Архивоведение : (теория и методика) : учеб. для вузов / Е. М. Бурова, Е. В. Алексеева, Л. П. Афанасьева. – М.: МЭИ, 2012. - 482 с.