Понятие архивоведения

2. Принципы организации документов  в архивах

Рассмотрев ключевые посылки теоретического архивоведения, следует обратить внимание на то, какое выражение они находят  в практических рекомендациях по методике архивоведения, для чего необходимо привлечь “Основные правила работы государственных архивов Российской Федерации”, утвержденные в 2002 г.

Согласно этим правилам,  документы  в архивах РФ организуются по исторически или логически связанным совокупностям — архивным фондам и архивным коллекциям. По отношению к некоторым специальным видам документов (аудиовизуальных, машиночитаемых, электронных) допускается нефондовая организация. Вся совокупность документов, образующихся в деятельности фондообразователя (юридического или физического лица), составляет его документальный фонд. Признаками фондообразователя (юридического лица) являются его организационная (функциональная) обособленность — наличие правового акта о его образовании, регистрации, компетенции, порядке деятельности и т.д. Признаками фондообразователя физического лица — наличие документов, создаваемых или собираемых в процессе его жизни и деятельности.

Та часть, созданного фондообразователем документального фонда, которая  имеет историческое, научное, социальное, экономическое, политическое, культурное значение и представляющая собой документы, подлежащие постоянному хранению, составляет архивный фонд.

Разновидностями архивных фондов являются:

• архивный фонд организации, состоящий из документов, образовавшихся в деятельности одного юридического лица;
• архивный фонд личного происхождения, состоящий из документов, образовавшихся в процессе жизни и деятельности отдельного лица, семьи, рода;
• объединенный архивный фонд, состоящий из документов, образовавшихся в процессе деятельности двух или более юридических, физических лиц, имевших между собой исторически или логически обусловленные связи — однородность и преемственность деятельности, подчиненность, единство объекта и времени деятельности и др.; для физических лиц — родственные, профессиональные, творческие, деловые связи.

Все документы, отнесенные к составу  Архивного фонда РФ, вне зависимости  от их происхождения, вида носителя, степени  секретности, места хранения и формы собственности, являются ценными. Также выделяются особо ценные документы, имеющие непреходящее значение для культуры страны, нужд государственного управления, обороны, международных отношений, для научных исследований, невосполнимые при их утрате с точки зрения их юридического значения, автографичности или внешних признаков. На особо ценные документы создаются в установленном порядке страховой фонд и фонд пользования.

В составе особо ценных документов выделяется часть документов, которые по своей исключительно высокой общекультурной, общеисторической, реликвийной значимости и материальной ценности имеют уникальный характер. Уникальные документы включаются в Государственный реестр уникальных документов Архивного фонда РФ, им обеспечиваются особые условия хранения, учета и использования.

Документы, не подлежащие постоянному хранению, имеющиеся в составе архивных фондов, принятых на постоянное хранение, в том числе от ликвидированных организаций, или поступивших в архивы вследствие чрезвычайных обстоятельств, выделяются к уничтожению в установленном порядке.

По  категориям доступа документы делятся  на открытые, ограниченного доступа и на хранящиеся на особых условиях доступа к ним.

Так открытыми являются все документы  государственной части Архивного  фонда РФ, не отнесенные в установленном  законодательством порядке к документам ограниченного доступа, а также документы негосударственной части Архивного фонда, для которых их собственники не установили каких-либо ограничений по доступу.

К документам ограниченного доступа  относятся документы государственной  части Архивного фонда РФ, содержащие государственную тайну (секретные), и документы государственной и негосударственной частей Архивного фонда, содержащие информацию, отнесенную действующим законодательством к конфиденциальной (информацию служебного и персонального характера). Использование документов ограниченного доступа до утраты ими секретности или конфиденциальности осуществляется в установленном законом порядке.

Хранящимися на особых условиях доступа являются документы, собственники которых, передавая их в архив на постоянное хранение в собственность государства или на временное, в т.ч. депозитарное хранение, оговорили особые условия доступа к ним и их использования в соглашении (договоре).

Фондирование  как основной элемент методики архивоведения  состоит из определения (уточнения) фондовой принадлежности документов и хронологических границ архивных фондов с целью формирования архивных фондов, объединенных архивных фондов, архивных коллекций. Работа по фондированию осуществляется в делопроизводстве и архивах организаций — в процессе формирования дел на основе номенклатур дел и отбора документов для передачи на постоянное хранение в архив, а также в государственных архивах — при описании принятых необработанными документов, переработке неудовлетворительно составленных описей, при создании объединенных архивных фондов и архивных коллекций, исправлении ошибок фондирования.

Определение фондовой принадлежности документов заключается в отнесении их к фонду соответствующего юридического или физического лица.

Входящие  документы относятся к фонду  той организации, которой они получены; их фондовая принадлежность определяется по адресату, регистрационному штампу, резолюции и отметке о направлении документов на исполнение, по содержанию документов.

Копии исходящих документов (отпуски) относятся  к фонду той организации, которая  является их автором; их фондовая принадлежность определяется по подписям, делопроизводственным пометам, содержанию документов.

Документы внутреннего обращения относятся  к фонду той организации, в которой они подготовлены; их фондовая принадлежность определяется по названию организации, подписям, содержанию.

При определении фондовой принадлежности документов личного происхождения принимаются во внимание обращения в письмах (обозначения адресатов), подписи, почерк, содержание, и т.д. Дела, которые велись последовательно в двух организациях, включаются в состав архивного фонда той организации, в кото- 
рой они были закончены производством. В случае ликвидации организации с передачей ее функций вновь созданной организации, законченные производством дела включаются в фонд ликвидированной организации, а незаконченные дела, переданные для окончания производством организации-преемнику, включаются в фонд последней. Если в составе документов архивного фонда обнаружены ошибочно включенные документы других фондов, они должны быть выделены и присоединены к тем фондам, к которым они относятся.

Из фондов личного происхождения  документы юридических лиц могут  быть выделены и присоединены к соответствующим  фондам, если эти фонды находятся  на хранении в данном архиве и документы  юридических лиц не связаны с деятельностью физического лица, образовавшего архивный фонд личного происхождения. Не подлежат выделению документы общественных объединений и организаций, других негосударственных организаций из фондов личного происхождения лиц — руководителей и членов соответствующих объединений и организаций.

Объединенные  архивные фонды могут быть сформированы из фондов:

• однородных по целевому назначению, функциям одноименных организаций, действовавших на определенной территории;

• руководящего органа и подчиненных ему организаций, действовавших на определенной территории;
• органов власти и состоящих при них организаций;
• организаций, объединенных объектом деятельности;
• последовательно сменявших друг друга организаций, если функции предшественников полностью или частично передавались их преемникам;
• двух или нескольких фондов личного происхождения, если фондообразователи связаны между собой близкими родственными, профессиональными, творческими отношениями.

Работа по созданию объединенного  архивного фонда включает в себя перешифровку дел (изменение номеров фонда, описи), составление соответствующих учетных документов, размещение документов объединенного архивного фонда в одном месте хранилища, и, при необходимости, пересистематизацию описей и дел.

Архивные коллекции поступают  в архив в виде уже сложившихся документальных комплексов или образуются в архиве из отдельных разрозненных документов, имеющих определенные признаки общности, с целью эффективности их учета и использования. Состав коллекции может пополняться поступающими документами. Исторически сложившиеся архивные коллекции, поступившие из других архивов, от общественных объединений и организаций, физических лиц, расформированию не подлежат.

Документы, сформированные в архивные фонды, объединенные архивные фонды и архивные коллекции, перефондированию не подлежат. Перефондирование документов допускается в исключительных случаях, при обнаружении грубых ошибок фондирования.

В зависимости от факторов, определяющих создание, статус, организацию и  характер деятельности фондообразователя, его документы могут быть приняты в архив в качестве продолжающей части уже имеющегося архивного фонда, составляя с ним единый фонд, или в качестве нового архивного фонда.

К таким факторам относятся:

• изменение конституционных основ государства;
• изменение административно-территориального деления;
• изменение формы собственности организации-фондообразователя;
• реорганизация организации-фондообразователя;
• ликвидация организации-фондообразователя.

Хронологическими  границами архивного фонда являются:

• архивного фонда организации — официальные даты ее образования (регистрации) и ликвидации;
• объединенного архивного фонда — даты образования (регистрации) наиболее ранней и ликвидации наиболее поздней по времени деятельности организаций, документы которых вошли в состав объединенного архивного фонда;
• архивного фонда личного происхождения (семейного, родового) — даты рождения и смерти физического лица, членов семьи или рода;
• архивной коллекции — даты самого раннего и самого позднего документа.

Хронологические границы архивного  фонда могут не совпадать с крайними датами документов фонда, если по каким-либо причинам отсутствуют документы начального или завершающего этапов деятельности организации, или в составе фонда находятся более ранние документы, например, переданные для завершения производством дела предшественника, представленные в качестве доказательств документы в составе следственных и судебных дел, и др.

В пределах архивного фонда учетно-классификационной  единицей является единица хранения документов. Единицы хранения должны быть описаны, систематизированы, внесены в описи и оформлены в порядке, обеспечивающем их учет, поиск и использование.

Единицы хранения систематизируются  в пределах фонда согласно схеме  систематизации. Систематизация документов фонда проводится в делопроизводстве и в архиве организации при  подготовке документов к передаче в  государственный архив. В государственном  архиве систематизация производится при  составлении и переработке описей.

Схема систематизации единиц хранения является основанием для внутренней организации документов архивного фонда и закрепляется описью (описями).

Схема систематизации архивного фонда  организации может отражать исторически  сложившуюся структуру фондообразователя, его функции, состав его фонда (виды и разновидности документов) или важнейшие темы (вопросы), отраженные в документах фонда.

Распределение единиц хранения внутри фонда по делениям схемы систематизации проводится с учетом следующих признаков:

• структурного (в соответствии с принадлежностью единиц хранения к структурным подразделениям);
• хронологического (по периодам или датам, к которым относятся единицы хранения);
• функционального, отраслевого, тематического, предметно-вопросного (с учетом функций организации, тем или вопросов, которых касается содержание единиц хранения);
• номинального (по делопроизводственной форме — родам единиц хранения, видам и разновидностям документов);
• корреспондентского (по организациям и лицам, в результате переписки с которыми образовались единицы хранения);
• географического (в соответствии с определенными территориями, населенными пунктами и другими географическими наименованиями, с которыми связано содержание документов, их авторы, корреспонденты);
• авторского (по названиям организаций или фамилиям лиц, которые являются авторами документов).

Как правило, единицы хранения группируются последовательно, по признакам, применение которых окажется наиболее целесообразным для всех или отдельных групп документов фонда.

Хронологически-структурная схема  систематизации применяется по отношению к фондам действующих организаций (учитывая дальнейшее пополнение фондов) и ликвидированных организаций с часто менявшейся структурой. По этой схеме единицы хранения группируются прежде всего по времени их создания (годам, периодам), а в пределах каждой хронологической группы — по структурным подразделениям организации.