Понятие «документные ресурсы», их общая характеристика

     Документальные  фонды предприятий, учреждений, организаций 

     Документные ресурсы того или иного предприятия, учреждения, организации, фирмы представляют собой корпоративную систему (комплекс) документации – систематизированную совокупность документов, соответствующую их профилю и решаемым задачам с целью хранения и использования в оперативной деятельности. В документоведении такой комплекс принято называть документальным фондом. В делопроизводстве и архивном деле определение документального фонда стандартизовано6 «Совокупность документов, образующихся в деятельности юридического или физического лица»⁶. При этом само юридическое или физическое лицо, в деятельности которого образуется документальный фонд, называется «фондообразователь».

     В документальный фонд входит вся документированная  информация, образующаяся в деятельности учреждения, организации, предприятия, независимо от её ценности, формы представления, типа материального носителя и т.д. Это может быть и устав акционерного общества, и инструкция по технике безопасности, и заявление о приёме на работу.

     Документальный  фонд содержит, как правило, оперативную  информацию. Однако следует иметь  в виду, что оперативное бытование документов состоит из двух фаз. Первой является фаза собственно оперативного бытования документов, на протяжении которой они находятся непосредственно в структурных подразделениях учреждения, организации, предприятия. Затем значительная часть документов переходит во вторую фазу, попадая на хранение в архив учреждения. С этого момента их оперативное бытование протекает уже в качестве архивных документов. Архивную фазу оперативного бытования происходит, к примеру, правовые документы – законы, книги записи актов гражданского состояния, договоры и т.д.

     Для архивной фазы оперативного бытования  характерна большая, по сравнению с  доархивной фазой, степень упорядоченности  документов. Во-первых, в этой фазе документ обретает физические, логические и иные связи с другими документами и, во-вторых, получает возможность адресного поиска в случае необходимости продолжения реализации тех функций, которыми документ был изначально наделён.⁷

     В архивах учреждений, организаций, предприятий  находятся значительные объёмы документированной информации. К примеру, в Томской области в каждом из ведомственных архивов содержится в среднем около 1000 ед. хр.

     Многочисленные  документы, которые создаются в  результате деятельности организаций, учреждений, предприятий, а также физических лиц, нуждаются в упорядочении, систематизации. Для удобства пользования они объединяются в группы – первичные комплексы документов.

     Основными видами первичных комплексов документов на бумажном носителе являются:

• дело – совокупность документов, относящихся к одному вопросу или участку деятельности, помещённых в отдельную обложку. Дело может состоять и из одного документа;
• досье (фр. dossier – дело, бумаги) – также совокупность видов документов, относящихся к какому-либо вопросу;
• сборник – первичный комплекс документов нескольких видов, авторов, дат, объединённых одной темой;
• переписка – группа документов, содержащих корреспонденцию.

     В архивном деле первичные комплексы  обозначаются термином «единица хранения архивных документов» (ед. хр.).

     Основу  информационных ресурсов предприятий, учреждений и организаций, наряду с  традиционными справочно-информационными  фондами, всё в большем объёме составляют электронные массивы  информации. Уже к концу 1990-х гг. такого рода массивы имели 60% предприятий гражданских отраслей промышленности, 70% предприятий оборонного комплекса и 47% предприятий агропромышленного комплекса⁸.

     Электронные информационные ресурсы, создаваемые  различными предприятиями, учреждениями и организациями, непосредственно связанные с осуществлением их основной деятельности и управления, называют встроенными информационными ресурсами. Они представлены банками и базами данных, информационными файлами различных автоматизированных систем (например, автоматизированные обучающие системы в учреждениях сферы образования) и т.д. Встроенные информационные ресурсы используются главным образом внутри отдельных организаций. Однако многие из них могут служить источником информации для других организаций, учреждений, предприятий.

     Электронные базы данных представляют собой совокупность взаимосвязанных и структурированных данных на машиночитаемых носителях, обработка, поиск и хранение которых осуществляется с помощью ЭВМ.

     Широкое распространение баз данных обусловлено  целым рядом их достоинств. Во-первых, доступность и быстрота нахождения необходимой информации. При этом географическое расположение пользователя не имеет значения. Он может находиться и непосредственно у компьютера, где хранится информация, и на отдалении в тысячи километров. Во-вторых, автоматизированной базой данных, включая одни и те же записи, могут одновременно пользоваться многие потребители. В-третьих, базу данных можно регулярно пополнять, обновлять. В-четвёртых, база данных даёт возможность производить тематический поиск необходимой информации по заданным ключевым словам, что существенно экономит силы и время потребителя.

     Документированная информация в электронной базе данных хранится на магнитных и оптических дисках.

     Будучи  владельцами баз данных, учреждения, организации, предприятия, фирмы определяют правила или условия доступа к информации пользователей, сроки обновления информации, длительность хранения, возможности поиска. Эти требования соблюдаются с помощью специального программного обеспечения – систем управления базами данных (СУБД). Руководство электронной базой данных осуществляет системный администратор с необходимым персоналом.

     Базы  данных классифицируют по нескольким основаниям. По характеру обрабатываемой информации различают:

• документографические (или документальные) базы данных – представляют собой агрегированные материалы первичных документов. Делятся, в свою очередь, на полнотекстовые, библиографические и реферативные;
• фактографические – в качестве основного структурного элемента содержат факт, как некоторый элемент содержательной информации.

     По  назначению содержащейся информации могут  быть:

• электронные базы данных деловой информации (социальной, финансовой, коммерческой и др.);
• базы данных массовой информации (общественно-политической, библиотечно-библиографической, учебной и др.);
• базы данных информации для специалистов (научно-технической, экономической, правоохранительной, конструкторской и др.).

По  способу доступа базы данных делятся  на:

• размещенные на холстах (доступные через сети);
• тиражируемые в коммуникативных форматах;
• тиражируемые с программными средствами (включая CD-ROM);
• локальные.

     В нашей стране ведётся электронный  каталог Государственного регистра без и банков данных, на основе которого ежегодно печатается каталог «Базы  данных России».

     Количество  баз данных постоянно растёт. Если в 1998 г. в Российской Федерации было зарегистрировано 3093 базы и банка данных, то в 2002 г. – уже 7742. В настоящее время владельцам баз данных являются организации и предприятия практически всех министерств и ведомств.

     В соответствии с российским законодательством базы данных охраняются как интеллектуальная собственность, как объект авторского права.

     Таким образом, документальные фонды учреждений, организаций, предприятий сосредоточены  в их структурных подразделениях и архивах. Эти фонды состоят из документов с различными сроками хранения и не имеют постоянного состава. Документальные фонды подвижны. С одной стороны, они непрерывно пополняются за счёт создания новой документированной информации. С другой стороны, эти фонды периодически утрачивают часть своего содержимого, поскольку документы временных сроков хранения по мере минования в них оперативной надобности уничтожаются, а наиболее ценная часть документов предаётся на постоянное хранение в государственные архивы. 

     Персональные документные ресурсы 

     Совокупность  документов, образующихся и накапливающихся  в процессе деятельности отдельного физического лица, также представляет собой документальный фонд. Но подобного рода комплексы документов относятся к персональным документным ресурсам. Их разновидностями выступают фамильные ресурсы (в случае, если документы принадлежат двум и более поколениям) и семейные (если это документы членов семьи).

     У каждого гражданина имеется, как  правило, от нескольких сотен до некоторых  тысяч единиц различной документации – книг, журналов, газет, фотографий, фоно- и видеозаписей и т.п. Среди них важное место занимают документы личного происхождения – «созданные лицом вне сферы его служебной деятельности или выполнения общественных обязанностей»⁹.

     В совокупности в целом по России персональные документные ресурсы представляют собой многомиллиардный массив. По оценочным данным, эти ресурсы по своему объёму составляют основную часть национальных информационных ресурсов – до 90% всех опубликованных документов. Они удовлетворяют до 80% информационных запросов населения.

     Персональные  документные ресурсы могут быть представлены личными (финальными, семейными) архивами, библиотеками, коллекциями.

     В России интерес к собранию предметов  искусства, древностей, книг, рукописей, составляющих основу домашних музеев и библиотек, наиболее ярко проявился, начиная с XVIII века. В результате сформировались богатейшие собрания графов Шереметьевых, графа Уварова, библиотека Воронцовых и других. Дворянским собраниям документов изначально был присущ комплексный характер. К примеру, В.Г.Орлов имел библиотеку, старопечатные редкие книги, карты, рисунки, рукописи (автографы ученых и писателей), часть семейного архива; гравюры; фамильные портреты; картины иностранных художников и т.д. Горчаковы собирали картины, гравюры, фарфор, книги; Барятинские – альбомы, гравюры, картины, фарфор, бронзу, терракоту, книги, акварели, гобелены, семейный архив. Граф Н.П.Румянцев располагал комплексом, в состав которого входили библиотека печатных и рукописных книг и ландкарт, картины и скульптуры, этнографическое собрание, гербарий, минералогический кабинет, собрание редкостей¹⁰.

     В настоящее время персональные документные  ресурсы также представлены разнородными по своему происхождению и разнообразным  по составу видами и разновидностями документов, причём видовое разнообразие документов в них даже шире, чем в общественных информационных ресурсах. Однако в отличие от общественных персональные документные ресурсы формируются, как правило, стихийно, поэтому они обычно плохо упорядочены.

     В состав персональных документных ресурсов входят прежде всего архивы. Они чрезвычайно разнообразны и включают множество видов документов, начиная от детских рисунков, писем, фотографий и заканчивая документами, удостоверяющими личность. Особенно значительными являются личные архивы лиц, занимающихся творческим трудом. По оценке Ю.Н.Столярова, в личном архиве почти каждого человека накапливается до ста одних только наименований документов. Многие их них могут представлять не только личный, но и общественный интерес, а потому нередко принимаются на государственное хранение в архивы, музеи, библиотеки.

     Значительное  место в персональных документных  ресурсах занимают личные библиотеки, представляющие собой собрания произведений печати, насчитывающие не менее 50 экземпляров, при условии систематического их пополнения. Кроме книг, в состав таких собраний печатных документов могут входить журналы, газеты, журнальные и газетные вырезки, видео-, аудиозаписи и т.п.

     Личные  библиотеки забирают едва ли не основную часть тиражей выпускаемых изданий и достигают порой весьма внушительных размеров. К примеру, библиотека А.П.Бахрушина содержала около 25 тыс. книг. В конце советского периода 97 процентов семей в нашей стране имели собственные книжные собрания, причём более половины из них насчитывали от 500 до 2 тыс. экземпляров¹¹. Всего же в мире на середину 1990-х гг. в личных собраниях находилось 40 млрд. экземпляров книг, тогда как в государственных библиотеках – лишь около 5 млрд. в перспективе, по мнению учёных, личные библиотеки будут играть ещё более значимую роль.

     Составной частью многих персональных документных ресурсов являются коллекции – систематизированные собрания каких-либо документов. К числу наиболее распространённых видов документов, которые становятся объектами коллекционирования, относятся книги, аудиозаписи, почтовые марки. К примеру, собранием марок в мире занимаются около 300 млн. человек.  Наиболее  состоятельные люди имеют возможность коллекционировать произведения живописи. В частности, в России богатые коллекции картин, рисунков имели в своё время граф Н.П.Румянцев, С.И.Мамонтов, К.Т.Солдатенков и другие.