Понятие и особенности текстов документов

1.  Требования к созданию текста документа

 

ЕСКД  ГОСТ 2.105-95 устанавливает устанавливает общие требования к выполнению текстовых документов на изделия машиностроения, приборостроения и строительства.

Текст документа при необходимости  разделяют на разделы и подразделы.

При большом объеме документа допускается  разделять его на части, а части, в случае необходимости, на книги. Каждую часть и книгу комплектуют  отдельно. Всем частям дают наименования  и присваивают обозначение документа. Начиная со второй части, к этому  обозначению добавляют порядковый номер.

Всем  книгам дают наименование и присваивают  порядковый номер.

Листы документа нумеруют в пределах каждой части, каждую часть начинают на листах с основной надписью по форме ГОСТ 2.104 и форме 3 ГОСТ Р 21.1101.¹¹

Разделы должны иметь порядковые номера в  пределах всего документа (части, книги), обозначенные арабскими цифрами  без точки и записанные с абзацевого отступа. Подразделы должны иметь нумерацию в пределах каждого раздела. Номер подраздела состоит из номеров раздела и подраздела, разделенных точкой. В конце номера подраздела точка не ставится. Разделы, как и подразделы, могут состоять из одного или нескольких пунктов.

Если  документ не имеет подразделов, то нумерация  пунктов в нем должна быть в  пределах каждого раздела, и номер  пункта должен состоять из номеров  раздела и пункта, разделенных  точкой. В конце номера пункта точка  не ставится, например:

1 Типы  и основные размеры

1.1.    Нумерация пунктов первого раздела  документа

1.2.

1.3.

2 Технические  требования

2.1.    Нумерация пунктов второго раздела  документа

2.2.

2.3.

Если  документ имеет подразделы, то нумерация  пунктов должна быть в пределах подраздела и номер пункта должен состоять из номеров раздела, подраздела и пункта, разделенных точками, например:

3 Методы  испытаний

3.1 Аппараты, материалы и реактивы

3.1.1. Нумерация пунктов первого подраздела  третьего раздела документа

3.1.2.

3.1.3.

3.2 Подготовка к испытанию

3.2.1. Нумерация пунктов второго подраздела  третьего раздела документа

3.2.2.

3.2.3.

Если  раздел или подраздел состоит  из одного пункта, он также нумеруется.

Если  текст документа подразделяется только на пункты, они нумеруются порядковыми  номерами в пределах документа.

Пункты, при необходимости, могут быть разбиты  на подпункты, которые должны иметь  порядковую нумерацию в пределах каждого пункта, например: 4.2.1.1, 4.2.1.2, 4.2.1.3 и т.д.

Внутри  пунктов или подпунктов могут  быть приведены перечисления.

Перед каждой позицией перечисления следует  ставить дефис или при необходимости  ссылки в тексте документа на одно из перечислений, строчную букву, после  которой ставится скобка. Для дальнейшей детализации перечислений необходимо использовать арабские цифры, после  которых ставится скобка, а запись производится с абзацного отступа, как показано в примере.

Пример

а) ______________

б) ______________

1) ______________

2) ______________

в) ______________

Каждый  пункт, подпункт и перечисление записывают с абзацного отступа.

Разделы, подразделы должны иметь заголовки. Пункты, как правило, заголовков не имеют.

Заголовки должны четко и кратко отражать содержание разделов, подразделов.

Заголовки следует печатать с прописной  буквы без точки в конце, не подчеркивая. Переносы слов в заголовках не допускаются. Если заголовок состоит  из двух предложений, их разделяют точкой.

Расстояние  между заголовком и текстом при  выполнении документа машинописным способом должно быть равно 3,4 интервалам, при выполнении рукописным способом - 15 мм. Расстояние между заголовками  раздела и подраздела - 2 интервала, при выполнении рукописным способом - 8 мм.

Каждый  раздел текстового документа рекомендуется  начинать с нового листа (страницы).

В документе (части, книге) большого объема на первом (заглавном) листе и, при  необходимости, на последующих листах помещают содержание, включающее номера и наименования разделов и подразделов  с указанием номеров листов (страниц).

Если  документ разбит на части (книги), то в  конце содержания первой части (книги) перечисляют обозначение и наименование (при наличии) остальных частей (книг). Содержание включают в общее количество листов данного документа (части, книги).

Слово «Содержание» записывают в виде заголовка (симметрично тексту) с прописной  буквы. Наименования, включенные в содержание, записывают строчными буквами, начиная  с прописной буквы.

В конце текстового документа перед  листом регистрации изменений допускается  приводить список литературы, которая  была использована при его составлении. Выполнение списка и ссылки на него в тексте - по ГОСТ 7.32. Список литературы включают в содержание документа.

Нумерация страниц документа и приложений, входящих в состав этого документа, должна быть сквозная. Допускается  вместо сквозной нумерации страниц применять нумерацию страниц в пределах каждого раздела документа.¹²

Полное  наименование изделия на титульном  листе, в основной надписи и при  первом упоминании в тексте документа  должно быть одинаковым с наименованием  его в основном конструкторском  документе.

В последующем тексте порядок слов в наименовании должен быть прямой, т.е. на первом месте должно быть определение (имя прилагательное), а затем - название изделия (имя существительное); при  этом допускается употреблять сокращенное  наименование изделия.

Наименования, приводимые в тексте документа и  на иллюстрациях, должны быть одинаковыми.

Текст документа должен быть кратким, четким и не допускать различных толкований.

При изложении обязательных требований в тексте должны применяться слова  «должен», «следует», «необходимо», «требуется, чтобы», «разрешается только», «не допускается», «запрещается», «не следует». При изложении других положений следует применять слова – «могут быть», «как правило», «при необходимости», «может быть», «в случае» и т.д.

При этом допускается использовать повествовательную  форму изложения текста документа, например «применяют», «указывают»  и т.п.

В документах должны применяться научно-технические  термины, обозначения и определения, установленные соответствующими стандартами, а при их отсутствии - общепринятые в научно-технической литературе.

Если  в документе принята специфическая  терминология, то в конце его (перед  списком литературы) должен быть перечень принятых терминов с соответствующими разъяснениями. Перечень включают в  содержание документа.

В тексте документа не допускается:

- применять  обороты разговорной речи, техницизмы, профессионализмы;

- применять  для одного и того же понятия  различные научно-технические термины,  близкие по смыслу (синонимы), а  также иностранные слова и  термины при наличии равнозначных  слов и терминов в русском  языке;

-  применять  произвольные словообразования;

- применять  сокращения слов, кроме установленных  правилами русской орфографии, соответствующими  государственными стандартами, а  также в данном документе;

- сокращать  обозначения единиц физических  величин, если они употребляются  без цифр, за исключением единиц  физических величин в головках  и боковиках таблиц, и в расшифровках  буквенных обозначений, входящих  в формулы и рисунки.¹³

2.  Обязательные реквизиты текста документа

 

Современные требования к оформлению организационно-распорядительной документации закреплены в государственном  стандарте ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Система организационно-распорядительной документации. (1) Требования к оформлению документов». Этот стандарт устанавливает состав реквизитов, зоны и последовательность их размещения на стандартном листе бумаге.

Особенностью  нового измененного стандарта –  вместо ранее существовавшего ГОСТ Р 6.30-97 – является его рекомендательный характер и изменение ряда реквизитов. И хотя стандарт не обязателен для исполнения, а только рекомендателен, необходимо помнить, что единообразие оформления документации позволит организациям, предприятиям и учреждениям достигнуть единства информационного обмена.

Формуляр  регламентирован государственным  стандартом (ГОСТ 6.10.5-87).

Государственный стандарт Российской Федерации Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов» устанавливает состав реквизитов для управленческих документов и определяет их месторасположение на стандартном листе бумаги. Всего стандартом установлено 30 реквизитов. Их количество, состав определяются видом документа и его назначением. И так как некоторые реквизиты взаимоисключают друг друга, то в конкретном документе их будет гораздо меньше. Стандартом установлен следующий состав реквизитов:

01 – Государственный  герб Российской Федерации;

02 – герб  субъекта Российской Федерации;

03 – эмблема  организации или товарный знак (знак обслуживания);

04 – код  организации;

05 – основной  государственный регистрационный  номер юридического лица (ОГРН);

06 – идентификационный  номер налогоплательщика / код  причины

постановки  на учет (ИНН/КПП);

07 – код  формы документа;

08 – наименование  организации;

09 – справочные  данные об организации;

10 – наименование  вида документа;

11 – дата  документа;

12 – регистрационный  номер документа;

13 – ссылка  на регистрационный номер и  дату документа;

14 – место  составления или издания документа;

15 – адресат;

16 – гриф  утверждения документа;

17 – резолюция;

18 – заголовок  к тексту;

19 – отметка  о контроле;

20 – текст  документа;

21 – отметка  о наличии приложения;

22 – подпись;

23 – гриф  согласования документа;

24 – визы  согласования документа;

25 – оттиск  печати;

26 – отметка  о заверении копии;

27 – отметка  об исполнителе;

28 – отметка  об исполнении документа и  направлении его в дело;

29 – отметка  о поступлении документа в  организации;

30 – идентификатор  электронной копии документа. 

Документы изготавливают  на бланках.¹⁴

Как правило, документы оформляются  на бланках, которые изготавливаются  либо типографским способом, либо моделируются на компьютере с соблюдением определенных правил и сложившихся традиций.

Бланк – это стандартный лист бумаги, на котором отображена постоянная информация и отведено место для переменной. Применение бланков сокращает время, затрачиваемое на составление документа, повышает культуру документационного  обеспечения управления.

Для организации, ее структурного подразделения, должностного лица установлены следующие  виды бланков документов: общий бланк, бланк письма и бланк конкретного  вида документа.

Общий бланк используют для создания любых  видов документов, кроме писем, и  содержит реквизиты: 01(02, 03), 08,11, 14.

Разработка  специального бланка для писем связана  с тем, что в нем необходимо указывать наименование организации, адрес, справочные данные, ОГРН, ИНН/КПП предприятия. В зависимости от учредительных документов организации он может включать реквизиты: 01 (02 или 03), код по ОКПО, наименование министерства или ведомства. Ограничительными отметками отмечают места для реквизитов: дата, индекс _______ №___________; ссылка на индекс и дату входящего документа На №__________ от __________; место адресата, заголовок к тексту «О выделении кредита».

Бланк конкретного вида документа, кроме  письма, в зависимости от учредительных  документов организации может включать в себя реквизиты: 01, (02 или 03), 08,10,14 и (при необходимости) ограничительные  отметки для границ зон расположения реквизитов 11,12,13, 18, 19.

Бланки  могут иметь как продольное, так  и угловое расположение реквизитов.

При продольном расположении реквизиты  адресанта – автора документа  – располагают по центру вдоль  верхней части листа, а информацию об адресате – в правом углу ниже реквизитов автора документа.

При угловом варианте на бланке создаются  две зоны: левую отводят для  реквизитов адресанта, а правую –  для реквизитов адресата. Вариант  бланка с угловым расположением  реквизитов считается наиболее удобным  и экономичным по использованию  площади листа и рекомендуется  для всех видов внешней и внутренней переписки (писем, служебных, докладных, пояснительных записок, справок  и т.д.). Угловое расположение реквизитов предпочтительнее также для тех  видов документов, которые требуют  утверждения, резолюции; располагают  их в правом верхнем углу.

В соответствии со сложившейся практикой  и зарубежным опытом в целях экономии площади листа справочные данные организации можно располагать  на нижнем поле бланка.

Если  бланк предприятия или фирмы  составлен на нескольких языках, рекомендуется  использовать продольные бланки, при  этом бланковые надписи на русском языке располагают ниже или справа от наименования на государственном языке Российской Федерации.

  Устанавливают два стандартных  формата бланков документов - А4 (210 х 297 мм) и А5 (148 х 210 мм).

  Каждый лист документа, оформленный  как на бланке, так и без  него, должен иметь поля не  менее:

20 мм - левое;

10 мм - правое;

20 мм - верхнее;

20 мм - нижнее.

Бланки  документов следует изготавливать  на белой бумаге или бумаге светлых  тонов.

В зависимости от расположения реквизитов устанавливают два варианта бланков - угловой и продольный.

Для организации, ее структурного подразделения, должностного лица устанавливают следующие  виды бланков документов:

- общий бланк;