Понятие и особенности текстов документов

- бланк письма;

- бланк конкретного  вида документа.

Общий бланк используют для изготовления любых видов документов, кроме  письма.

  Общий бланк в зависимости  от учредительных документов  организации включает в себя  реквизиты 01 (02 или 03), 08, 11, 14.

  Бланк письма в зависимости  от учредительных документов  организации включает в себя  реквизиты 01 (02 или 03), 04, 05, 06, 08, 09 и,  при необходимости, ограничительные  отметки для верхних границ  зон расположения реквизитов 11, 12, 13, 14, 15, 17, 18, 19, 20.

  Бланк конкретного вида документа,  кроме письма, в зависимости от  учредительных документов организации  включает в себя реквизиты  01 (02 или 03), 08, 10, 14 и, при необходимости, ограничительные отметки для границ зон расположения реквизитов 11, 12, 13, 18, 19.

Для организаций субъектов Российской Федерации, имеющих наряду с государственным  языком Российской Федерации государственный  язык субъекта Российской Федерации, целесообразно  использование продольного бланка; при этом реквизиты 08, 09, 14 печатают на двух языках: русском (слева) и национальном (справа) на одном уровне.¹⁵

3. Текст служебного документа и его критерии

Для составления служебных документов используется бумага форматов А4 (210 х 297) и А5 (148 х 210). Составление документов на бумаге произвольного формата не разрешается. Служебные документы оформляются на бланках учреждений и частных нотариусов. Бланки изготовляются согласно требованиям нормативной документации. Каждый вид документа должен иметь определенный комплекс реквизитов и стабильный порядок их размещения. Наименование вида документа (за исключением писем указывается на бланке). К каждому документу, который печатается на бумаге формата А4, независимо от его назначения, составляется заголовок, который должен быть максимально кратким, точно отображать содержание документа и отвечать на вопрос «О чем документ».

Заголовки не составляются к текстам телефонограмм, сообщений и к документам, которые  печатаются на бумаге формата А5. Документ адресуется учреждению, ее структурному подразделу или конкретному должностному лицу. Наименование учреждения и его  структурного подраздела, которым адресуется письмо, отмечаются в именительном падеже. При адресовании документа руководителю учреждения или его заместителю наименования учреждения должно входить в состав наименования должности адресата. Почтовый адрес корреспондента указывается полностью после названия учреждения, которого присылается документ. При адресовании документа гражданину сначала отмечается почтовый адрес, а потом инициалы и фамилия получателя.

Датой документа является дата его подписания или утверждение. Дата на документе  проставляется тремя парами арабских цифр (10.12.10), которые разделяются  точками. Если начальный номер месяца или числа состоит из одной  цифры, то перед ними относится ноль. Допускается также такая последовательность написания даты: год, потом месяц  и число месяца. В текстах документов, которые содержат ведомости финансового  характера, допускается применение словесно-цифрового способа оформления дат: 15 января 2010 г. Если документ составлен  не на бланке, дата проставляется ниже подписи, по левую сторону.¹⁶

В состав подписи входят: наименование должности лица, которое подписывает  документ (полное, если документ оформлен не на бланке, и сокращенное –  на документе, составленному на бланке), личная подпись и ее расшифровка. При подписании документов, составленных комиссией, отмечаются не должности лиц, которые составили документ, а распределение обязанностей в составе комиссии. В случаях, предусмотренных действующих законодательством, свою подпись на документах нотариус скрепляет соответствующей печатью. Отражение печати проставляется таким образом, чтобы он охватывал часть наименования должности лица, которое подписало документ.

Составление служебных документов занимает значительную часть рабочего времени сотрудников  управленческого аппарата и требует  больших усилий. Чтобы составить полноценный документ прежде всего надо хорошо знать освещаемый в документе вопрос и владеть достаточной информацией.

Приступая к составлению документа, руководствуются  следующими правилами:

Во-первых, уточняются целесообразность, цель документа и  круг вопросов, подлежащих разрешению. Это позволяет правильно выбрать  для фиксации управленческого решения  вид документа, его форму, во многом определяющие стиль и характер изложения  текста.

Во-вторых, необходимо изучить законодательные акты, решения  правительства, ведомственные нормативные  акты, регулирующие порядок решения  вопросов такого типа. Это самый главный этап, показывающий профессиональные знания готовящего документ, особенно, если подобный вопрос решается составителем впервые. Знание законодательно-нормативных актов обеспечит соответствие содержания документа компетенции данного учреждения, правильный выбор адресата для решения вопроса, грамотную его постановку.

Сегодня при наличии соответствующих  электронных баз данных, содержащих полнотекстовый набор законодательных, нормативных актов по направлению  деятельности организации (фирмы), провести такую предварительную подготовку нетрудно.

При составлении распорядительных документов, например, приказов, следует, кроме того, изучить ранее изданные распорядительные документы как вышестоящей, так и своей организации, чтобы избежать противоречия с ними и дублирования, заострить внимание на нерешенных сторонах проблемы. Этот этап подготовки документа также легче провести, имея в памяти компьютера тексты распорядительных документов.

Затем приступают к сбору информации по существу поставленного в документе  конкретного вопроса. Для этого  могут быть привлечены справой, отчеты, докладные записки, акты, письма и т.д., как имеющиеся на бумаге, так и находящиеся в памяти компьютера.¹⁷

Зная  на основании законодательно-нормативных  актов, как решаются подобные вопросы  и собрав всю необходимую информацию, составляют проект документа. При этом используют трафаретные тексты, наборы стандартных фраз и выражений.

Проект  документа редактируется и согласовывается. Последний этап окончательное оформление и подписание документа.

В практике документирования сломились  общие требования, предъявляемые  к текстам документов. Прежде всего, следует помнить, что служебный  документ призван побудить к какому-либо действию, убедить. Это достигается  аргументированностью и логичностью  приводимых фактов и доводов. Формулировки в служебном документе должны быть безупречны в юридическом отношении.

Важнейшими  являются требования достоверности  и объективности, максимальной краткости  документа при полноте информации, точности, исключающей возможность  двоякого понимания текста. Под достоверностью информации понимается отражение фактического состояния дела, непредвзятое описание и оценка событий. Полнота информации предполагает, что в документе изложена вся информация, необходимая для решения вопроса, поставленного в документе. Именно неполнота информации чаще всего заставляет запрашивать недостающие сведения, Порождает переписку и задерживает решение вопроса. Точность, правильность понимания информации, изложенной в документе, предопределяются краткостью и ясностью изложения. Четкость изложения обеспечивает однозначность понимания документа, адекватность восприятия текста автором и адресатом, что является одним из основных условий управленческой деятельности. Неточно понятый распорядительный документ, письмо и т.д. могут привести к нежелательным последствиям. Краткость достигается, прежде всего, отбором необходимой и достоверной информации, исключением повторений и излишних подробностей. Каждое слово в тексте документа должно нести смысловую нагрузку.

Достичь ясности в изложении помогают тщательный подбор слов, правильная композиционная структура текста, продуманность  формулировок и прямой порядок слов в предложении, когда сказуемое  следует за подлежащим, определение  стоит перед определяемым словом. Но в тех случаях, когда смысловая  нагрузка падает на действие, используется обратный порядок слое.

Для стиля служебных документов характерно также употребление устойчивых словосочетаний, т. к. в деловой документации большинство  слов употребляется только с одним  или ограниченной группой слов.

Закончив  составлять текст документа, к нему формулируют заголовок, являющийся обязательным элементом любых документов, выполняемых на формате А4, независимо от вида, содержания и назначения документа. Заголовок составляется тем, кто готовил документ. Он размещается в левом верхнем углу документа под основными реквизитами. В одной строке заголовка должно быть не более 28 знаков. Заголовок печатается без кавычек, без кавычек и не подчеркивается. Наличие заголовка значительно облегчает обработку документа, так как, не читая всего текста, и получить представление о содержании и направить документ на исполнение.

Отметка о наличии приложения. Отдельные  служебные документы имеют приложения. Такими приложениями могут стать  любые документы, направляемые с  сопроводительным письмом, поясняющим причину их отправки.¹⁸

В служебных документах следует бороться с неправильным использованием слов и терминов, неуместных или неоправданным  употреблением иностранных слов и т.д. Нужно помнить, что существуют официально установленные требования к оформлению документов. В частности, помимо тех требований, которые уже были названы, можно отметить следующие.

Заключение

Рассмотрев  в данной работе историю понятия  «документ», а также сущность и  аспекты документации в целом, можно  отметить, что документ играет значимую роль в деятельности любой организации. Но несомненно важным является составляющее документа. Итак, главное составляющее документа - это текст. Текст - главный реквизит, ради которого составляется и оформляется весь документ. В ходе контрольной работы выявлено, что при составлении документа руководствуются следующими правилами. Сначала уточняются целесообразность, цель документа и вопросов, подлежащих разрешению. Это позволяет правильно выбрать для фиксации управленческого решения вид документа, его форму, во многом определяющие стиль и характер изложения текста. Затем  необходимо изучить законодательные акты, ведомственные нормативные акты, регулирующие порядок решения вопросов такого рода. Помимо этого существуют требования к созданию текста документа, а также обязательные реквизиты.

Конечно, в каждой организации складываются какие-то свои традиции в оформлении документов, но при этом следует  добиваться, чтобы при всех различиях  документ был четким, конкретным, доказательным, объективным, написанным с соблюдением  правил стилистики и красиво оформленным, а его содержание отвечало требованиям деловой вежливости. Неприятное впечатление от документа оставляет неаккуратность его оформления. Нередко наблюдается неверное построение текста, несоразмерное расположение его частей, отсутствует разбивка по абзацам, что значительно затрудняет восприятие текста.

В служебных документах следует бороться с неправильным использованием слов и терминов, неуместных или неоправданным  употреблением иностранных слов и т.д. Нужно помнить, что существуют официально установленные требования к оформлению документов.

Список используемой литературы

1. Андреева, В.И. Составление и оформление управленческой документации / В.И. Андреева // Справочник секретаря и офис-менеджера. - 2010. - № 1.
2. Арутюнова, Е.В. Стиль официальных документов: требования к языку и распространенные ошибки / Е.В. Арутюнова // Справочник секретаря и офис-менеджера. - 2010. - № 7.
3. Басаков М. И. Делопроизводство и корреспонденция. Ростов-на-Дону «Феникс», 2001. - 489 с.
4. Басаков М. И. Основы делопроизводства для менеджера. Ростов-на-Дону РГЭЛ, 2000. - 243 с.
5. Басаков, М.И. Приказ и деловое письмо (требования к оформлению и образцы документов согласно ГОСТ Р 6.30-2003): Практическое пособие. - изд. 9, доп. и перераб. - Ростов-на-Донку: Феникс, 2009. - 249 с.
6. Богатеев Р.Х. Основы делопроизводства. М.: Технолюкс, 2009. - 175 с.
7. Головач А. С. «Образцы оформления документов. Для предприятий и граждан. » - Донецк: Стакер, 2011. - 20 с.
8. ГОСТ Р 51141-98. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения : введ. 1998 - 02 - 27. - М. : Изд-во стандартов, 1998. - 12 с.
9. Делопроизводство / Е.Н. Басовская, Т.А. Быкова, Л.М. Вялова, Е.М. Емышева, Т.В. Кузнецова, О.В. Мосягина, Л. В. Санкина; под общей ред. Т.В. Кузнецовой. - М.: Форум, 2011. - 256 с.
10. Диденко А. Н. «Делопроизводство». - К.: 2008
11. Кирсанова М. В., Аксёнов Ю. М. «Курс делопроизводства» - М,: 2008.
12. Корж А. В. «Юридическое документоведение» - К.: В. М. Корец кого НАН Украины, 2010. - 168 с.
13. Кузнецова Т.В. Документы и делопроизводство: Справочное пособие М.: Дело ЛТД, 2011. - 458 с.
14. Овчинникова Н.В. Правила составления и оформления служебных документов. М.: Дело ЛТД, 2011. - 268 с.
15. Рогожин, М.Ю. Справочник по делопроизводству / М.Ю. Рогожин. - 3-е изд., перераб. и доп. - С-Пб.: Питер, 2011. - 178 с.
16. Стенюков М.В. Делопроизводство на малом предприятии. Документы по личному составу. Москва «издательство Приор», 2002. - 342 с.
17. Чуковенков А.Ю. Янковая В.Ф. Оформление документов: комментарии к ГОСТ Р 6.30-97. Москва: дело, 2001. - 234 с.
18. Янковая, В.Ф. О языке управленческих документов / В.Ф. Янковая // Справочник секретаря и офис-менеджера. - 2006. - № 4.