Постоянно действующие экспертные комиссии

- согласовывать предложения государственных архивов о придании документам НАФ статуса уникальных;

- изменять результаты оценки стоимости документов НАФ, имеющих статус уникальных;

- принимать решения о перераспределении документов между государственными архивами;

- давать заключения с учетом результатов проведенной первичной экспертизы технического (научного) задания или технико-экономического обоснования о целесообразности включения соответствующих проектов в тематический план;

- давать заключения по проекту тематического плана научных исследований и разработок Департамента на предстоящий год и на уточненный тематический план научных исследований и разработок Департамента на текущий год;

- запрашивать от государственных архивных учреждений, республиканских органов государственного управления и иных государственных организаций, подчиненных Правительству, отзывы и заключения по научно-методическим и практическим вопросам экспертизы ценности документов и комплектования ими государственных архивов, архивов республиканских органов государственного управления и иных организаций по вопросам работы с документами, обеспечении их сохранности и использования; протоколы заседаний экспертных служб по обсуждению указанных вопросов и документы к ним, а также информацию о деятельности экспертных служб;

- информировать руководителей государственных архивных учреждений, республиканских органов государственного управления по вопросам деятельности их экспертных служб;

- возвращать разработчикам на доработку проекты подготовленных ими документов, рассмотренных ЦЭМК.[1]

ЦЭМК  организует свою работу в соответствии с планом основных мероприятий Департамента и планами работы государственных архивных учреждений.

Заседания ЦЭМК созываются по мере необходимости. Заседание ЦЭМК считается правомочным, если в нем принимает участие  не менее половины ее членов.

Решение ЦЭМК принимается по каждому вопросу  отдельно простым большинством голосов  ее членов, присутствующих на заседании.

В случае равенства голосов принятым считается решение, за которое проголосовал председатель ЦЭМК.

В случае несогласия члена ЦЭМК с принятым решением, он имеет право высказать  особое мнение, которое вносится в  протокол.

В необходимых случаях заседания  комиссии проводятся в рабочем порядке  путем письменного опроса членов комиссии с последующим оформлением  протокола.

При необходимости выносимые на обсуждение комиссии документы дорабатываются с учетом замечаний и предложений членов ЦЭМК в установленные сроки и возвращаются секретарю комиссии.

Документы для рассмотрения на заседании ЦЭМК представляются секретарю ЦЭМК не позднее 15 дней до ее заседания в бумажном и электронном виде.

Все замечания и предложения членов ЦЭМК оформляются письменно и  подаются секретарю комиссии в бумажном и электронном виде.

Доработанные по замечаниям и предложениям членов ЦЭМК документы повторно представляются на заседание комиссии или рассматриваются  в рабочем порядке.

1.2 Центральная экспертная  комиссия

Для организации и проведения методической и практической работы по экспертизе ценности и подготовке к передаче на архивное хранение документов, а также для осуществления руководства и координации деятельности экспертных комиссий (далее – ЭК) подведомственных организаций создается постоянно действующая Центральная экспертная комиссия (далее – ЦЭК) Министерства.

ЦЭК является совещательным  органом. Решения ЦЭК вступают в  силу после их утверждения руководством министерства, госкомитета, центрального органа управления. В необходимых  случаях (пп.2.9, 2.10 положения) решения  ЦЭК вступают в силу только после  их согласования или утверждения  соответствующим архивным учреждением  системы Государственного комитета по архивам и делопроизводству Республики Беларусь.[2]

ЦЭК назначается приказом Министра из числа наиболее квалифицированных специалистов основных структурных подразделений под председательством одного из заместителей Министра.

В состав комиссии в обязательном порядке включаются заведующий архивом Министерства и представитель Национального архива Республики Беларусь.

В состав ЦЭК могут быть включены представители подведомственных организаций.

В своей работе ЦЭК руководствуется Законом Республики Беларусь о Национальном архивном фонде Республики Беларусь, действующими правилами и инструкциями Департамента по архивам и делопроизводству Министерства юстиции Республики Беларусь, Национального архива Республики Беларусь, положениями ЕГСДОУ, основными правилами работы ведомственных архивов.

Функции ЦЭК:

- разрабатывает предложения и рекомендации по вопросам оптимизации состава документов НАФ Республики Беларусь, образующихся в деятельности Министерства и подведомственных ему организаций;

- рассматривает и представляет на утверждение Национальному архиву Республики Беларусь списки организаций непосредственного подчинения, являющихся источниками комплектования, проекты инструкций по делопроизводству, номенклатур дел, перечней документов, подлежащих передаче в государственные архивы, положений об экспертных комиссиях подведомственных организаций;

- определяет совместно с Национальным архивом Республики Беларусь и службой делопроизводства Министерства организацию и порядок проведения работы по отбору документов на хранение и уничтожение в структурных подразделениях Министерства и подчиненных ему организациях;

- рассматривает и выносит решение об одобрении и представлении на утверждение в установленном порядке графики по подготовке и передаче документов на госхранение; сводные описи дел постоянного и долговременного (свыше 10 лет) хранения, в том числе по личному составу; акты о выделении к уничтожению находящихся в архиве Министерства и подведомственных организациях дел;

- рассматривает предложения об установлении сроков хранения документов, не предусмотренных действующими перечнями, и изменении сроков хранения отдельных документов, и в установленном порядке вносит соответствующие предложения для рассмотрения их архивными учреждениями;

- осуществляет методическое руководство и контроль за работой экспертных комиссий Министерства и подведомственных ему организаций; в необходимых случаях заслушивает на своих заседаниях председателей этих комиссий о деятельности комиссии;

- организует инструктаж и консультации для членов ЭК структурных подразделений Министерства и ЭК подведомственных ему организаций, участвует, совместно с центральным архивом Министерства и делопроизводственными службами в подготовке и проведении мероприятий по повышению деловой квалификации работников делопроизводственных служб и архивов, членов ЭК подведомственных организаций;

- оказывает методическую и практическую помощь подчиненным организациям, не стоящим на учете архивных учреждений, по вопросам разработки, рассмотрения и согласования номенклатур дел, описей дел по личному составу, составлению пособий по организации, хранению и учету документов.[3]

ЦЭК имеет право в соответствии с установленными требованиями давать рекомендации структурным подразделениям Министерства и подведомственным ему организациям по вопросам экспертизы ценности документов, запрашивать письменные объяснения о причинах отсутствия дел и документов.

Основными задачами центрального архива Министерства являются:

- заслушивать на своих заседаниях информации руководителей структурных подразделений, делопроизводственных служб и архивов подведомственных организаций о качестве оформления документов и формирования дел в делопроизводстве, состояния учета и сохранности дел постоянного и долговременного хранения;

- приглашать на заседания ЦЭК в качестве консультантов и экспертов специалистов структурных подразделений Министерства и организаций его системы, а в случае необходимости, работников Национального архива Республики Беларусь;

- принимать участие в организации и проведении общественных смотров и проверок состояния делопроизводства и архивов подведомственных Министерству организаций;

- информировать руководство Министерства и подведомственных ему организаций по вопросам деятельности ЦЭК и ЭК структурных подразделений и ЭК подведомственных организаций.

Организация работы ЦЭК:

- ЦЭК работает в контакте с экспертно-методической комиссией Национального архива Республики Беларусь и получает от нее необходимые организационно-методические указания;

- ЦЭК работает по плану, утвержденному руководством министерства, госкомитета, центрального органа управления.[4]

Вопросы, относящиеся к компетенции ЦЭК, рассматриваются на ее заседаниях, которые проводятся по мере необходимости, но не реже 2 раз в год.[]

Решения ЦЭК принимаются  большинством голосов. Заседания ЦЭК протоколируются.

Ведение делопроизводства ЦЭК и хранения ее документов возлагаются на секретаря комиссии.

ЦЭМК создается для  рассмотрения научно-методических и  практических вопросов.

ЦЭМК является совещательным  органом.

ЦЭМК отличает от других ЭК то, что по мимо осуществления  методического руководства и  контроля за деятельностью экспертных служб имеет право оценивать документы НАФ, имеющих статус уникальных.

ЦЭМК организует свою работу в соответствии с планом основных мероприятий Департамента и планами  работы государственных архивных учреждений.

Заседания ЦЭМК созываются по мере надобности.

ЦЭК создается в Министерствах  для организации и проведения методической и практической работы по экспертизе ценности и подготовке к передаче на архивное хранение документов, а также для осуществления  руководства и координации деятельности ЭК подведомственных организаций.

ЦЭК имеет право давать рекомендации структурным подразделениям Министерства и подведомственным ему  организациям по вопросам экспертизы ценности документов, запрашивать письменные объяснения о причинах отсутствия дел  и документов.

Заседания ЦЭК проводятся по мере необходимости, но не реже 1 раза в год.

 

ГЛАВА 2 ПОСТОЯННО ДЕЙСТВУЮЩИЕ  ЭКСПЕРТНЫЕ КОМИССИИ ОБЛАСТНЫХ И  ГОРОДСКИХ ИСПОЛНИТЕЛЬНЫХ КОМИТЕТОВ, АРХИВНЫХ УЧРЕЖДЕНИЙ

 

2.1 Экспертно-проверочная  комиссия

 

 

Экспертно-проверочная комиссия (далее – ЭПК) структурного подразделения по архивам и делопроизводству главного управления юстиции областного (Минского городского) исполнительного комитета (далее – орган по архивам и делопроизводству) создается для рассмотрения и решения научно–методических и практических вопросов, связанных с:

- определением состава документов Национального архивного фонда Республики Беларусь (далее – НАФ), подлежащих постоянному хранению в областных (г. Минска) и зональных государственных архивах (далее – госархивы);

- организацией работы с документами в делопроизводстве государственных органов, иных организаций–источников комплектования госархивов (далее – организации);

- проведением экспертизы ценности документов и комплектованием госархивов и архивов организаций;

- осуществлением организационно–методического руководства и контроля за деятельностью экспертно–методических комиссий (далее – ЭМК) госархивов, постоянно действующих центральных экспертных комиссий (далее – ЦЭК) и экспертных комиссий (далее – ЭК) организаций независимо от формы собственности и организационно–правовой формы.[5]

В своей деятельности ЭПК  руководствуется Законом Республики Беларусь от 25 ноября 2011 года «Об архивном деле и делопроизводстве в Республике Беларусь», иными актами законодательства Республики Беларусь, методическими  документами в сфере архивного  дела и делопроизводства, Положением об органе по архивам и делопроизводству, решениями Центральной экспертно-методической комиссии Департамента по архивам и делопроизводству Министерства юстиции Республики Беларусь (далее – ЦЭМК), настоящим положением.

ЭПК является научно-совещательным органом. Решения ЭПК вступают в силу после утверждения руководителем органа по архивам и делопроизводству протокола заседания ЭПК и являются обязательными для исполнения работниками госархивов, а также организациями.

В состав ЭПК входят председатель, секретарь и не менее 7 членов комиссии из числа специалистов архивных учреждений, а также представителей научных  и других организаций.[6]

Положение об ЭПК и ее состав утверждаются приказом начальника главного управления юстиции областного (Минского городского) исполнительного  комитета.

Председателем ЭПК является, как правило, один из наиболее квалифицированных  работников органа по архивам и делопроизводству, секретарем – также работник органа по архивам и делопроизводству. Подготовка заседаний ЭПК и оформление протоколов возлагается на секретаря ЭПК.

Основными задачами ЭПК являются:

- определение состава документов НАФ, подлежащих постоянному хранению в госархивах;

- рассмотрение и принятие решений по научно-методическим и практическим вопросам архивного дела и делопроизводства;

- осуществление организационно–методического руководства и контроля за деятельностью ЭМК госархивов, ЦЭК (ЭК) организаций, служб документационного обеспечения управления и архивов организаций;