Постоянно действующие экспертные комиссии

В случае несогласия члена ЭМК с  принятым решением, он имеет право  высказать особое мнение, которое  вносится в протокол.

Секретарь ЭМК обеспечивает своевременную подготовку документов для рассмотрения и созыв заседаний  в установленные сроки. Документы  для рассмотрения на заседании ЭМК  с заключениями на них представляются секретарю не позднее 5 дней до ее заседания  в бумажном и электронном виде. Замечания и предложения на документы  оформляются письменно и подаются секретарю ЭМК в бумажном и  электронном виде.

Доработанные по замечаниям и предложениям проекты документов повторно представляются на заседание  ЭМК либо рассматриваются в рабочем  порядке.

Заседания ЭМК оформляются  протоколом. Протоколы заседаний  ЭМК подписываются председателем, секретарем и утверждаются директором госархива.

Выписки из протоколов заседаний  ЭМК направляются организациям, гражданам.

Контроль за выполнением  принятых на заседаниях ЭМК решений  осуществляет секретарь ЭМК.

ЭПК создается в главных  управлениях юстиции областных  и Минском городском исполнительных комитетах для рассмотрения и  решения научно-методических и практических вопросов по архивному делу и делопроизводству.

ЭМК создается в государственных  архивах для рассмотрения и решения  научно-методических и практических вопросов по архивному делу и делопроизводству.

ЭПК и ЭМК являются научно-совещательными органами.

ЭПК организует свою работу в соответствии с годовыми планами  работы органа по архивам и делопроизводству.

ЭМК  организует свою работу в соответствии с годовыми планами  работы государственного архива.

Их заседания проводятся не реже одного раза в месяц, но могут  созываться внеплановые заседания, если возникнут вопросы, требующие  оперативного решения.

 

ГЛАВА 3 ПОСТОЯННО  ДЕЙСТВУЮЩАЯ ЭКСПЕРТНАЯ КОМИССИЯ ОАО «КУЗЛИТМАШ»

 

3.1 Порядок создания, функции, права и обязанности

 

 

Открытое Акционерное  Общество «Кузлитмаш» ведет свою историю с 1971 года, когда в соответствии с приказом Минстанкинпрома бывшего  СССР было начато строительство завода унифицированных и специальных  узлов для литейных автоматических линий, первого из предприятий станкостроительного  комплекса, создание которого было запланировано  в г. Пинске. Первая очередь завода была введена в эксплуатацию уже  с января 1974 года.

Параллельно со становлением завода (впоследствии – производственного  объединения по выпуску литейного  оборудования) рядом осуществлялось строительство второго предприятия  станкостроительного комплекса  в г. Пинске – завода кузнечно-прессовых  автоматических линий, первая очередь  которого была сдана в 1975 году.

В соответствии с приказом Министра станкостроительной и инструментальной промышленности СССР № 298 от 18 июля 1985 года произошло объединение двух предприятий. Новое предприятие  стало называться производственным объединением «Кузлитмаш».

Постановлением Совета Министров  Республики Беларусь от 14 октября 1991 года № 385 предприятие передано в собственность  Республики Беларусь и находится  в ведении Министерства промышленности Республики Беларусь.

Предприятие зарегистрировано решением Брестского облисполкома от 14.02.2000 № 108, свидетельство о государственной  регистрации № 200182698 от 23.02.2000, УНП 200182698.

С 2010 года предприятие преобразовано  в Открытое акционерное общество «Кузлитмаш».

Приказом Министерства промышленности Республики Беларусь №110 от 02.03.2011 ОАО  «Кузлитмаш» вошло в состав ПО "Белорусский автомобильный завод".

25 сентября 2012 года Министерство  экономики Республики Беларусь  зарегистрировало холдинг «БЕЛАЗ-ХОЛДИНГ»  с управляющей компанией холдинга  открытым акционерным обществом  «Белорусский автомобильный завод». ОАО «Кузлитмаш» стало участником  холдинга.

Открытое Акционерное  Общество «Кузлитмаш» сегодня –  это более 800 высококвалифицированных  рабочих и инженерно-технических  работников, 86 тыс. кв. м производственных площадей, более 600 единиц металлорежущего  оборудования, обеспечивающего выполнение токарных, расточных, сверлильных, плоско-, кругло-, и внутришлифовальных, фрезерных  и зубофрезерных, долбежных отрезных и заточных работ. На предприятии  имеются также гальваническое, инструментальное, электротехническое производства и  производство по промышленной обработке  резины и пластмасс.

Научно-технический и  производственный потенциал предприятия  делает возможным выпуск продукции  для многих отраслей промышленности.

В настоящее время завод  делает ставку на увеличение выпуска  традиционной продукции, в частности, освоение новых видов наукоемкой продукции.

Согласно Положению о  постоянно действующей экспертной комиссии (далее – ЭК) утвержденному директором Пинского предприятия «Кузлитмаш» В.А.Носову от 10.02.1998 для организации и проведения работы по экспертизе ценности документов в обществе и отбору их на архивное хранение или уничтожение создана постоянно действующая ЭК. (Приложение 1)

Постоянно действующая ЭК назначается директором общества из числа наиболее квалифицированных специалистов под председательством одного из руководящих работников. В состав комиссии включаются работник делопроизводственной службы и архивариус общества. Секретарем комиссии назначается работник делопроизводственной службы или архивариус общества.

Согласно приказу и. о. генерального директора Пинского республиканского унитарного машиностроительного предприятия «Кузлитмаш» № 839 от 12.10.2010 в состав постоянно действующей ЭК входят:

- председатель комиссии заместитель генерального директора по экономике и финансам;

- члены комиссии  главный бухгалтер;

начальник отдела кадров;

начальник СБиР;

ведущий юрисконсульт юр. отдела;

заведующая канцелярией;

- секретарь комиссии  заведующая архивом. (Приложение 2)

ЭК является совещательным  органом. Ее решения вступают в силу после утверждения их директором общества, а в необходимых случаях и зонального государственного архива в г. Пинске.

В своей работе ЭК руководствуется  законодательством Республики Беларусь, Законом о Национальном архивном фонде и архивах в Республике Беларусь, Положением о Национальном архивном фонде Республики Беларусь, нормативно-методическими документами  Департамента по архивам и делопроизводству Министерства юстиции Республики Беларусь, типовыми и ведомственными перечнями документов, положением об ЭК общества.

ЭК ОАО «Кузлитмаш» осуществляет следующие функции:

- организует и проводит совместно с делопроизводственной службой и архивом ежегодный отбор документов общества для дальнейшего хранения и уничтожения, осуществляет контроль за организацией документов в делопроизводстве общества;

- рассматривает и выносит решения об одобрении и представлении на утверждение в установленном порядке: графиков по подготовке и передаче документов на государственное хранение; сводных описей дел (годовых разделов) постоянного и описей дел временного (свыше 10 лет) хранения; перечней, проектов, проблем (тем) научно-технической документации постоянного хранения; актов о выделении к уничтожению находящихся в архиве общества документов, сроки хранения которых истекли;

 

- принимает участие в подготовке и рассмотрении номенклатуры дел учреждения, методических пособий по организации документов в делопроизводстве, экспертиз их ценности и подготовке документов для последующего хранения;

- рассматривает предложения об изменении сроков хранения отдельных документов, установленных действующими перечнями, и определении сроков хранения документов, не предусмотренных перечнями, выносит решения на утверждение зонального государственного архива в г. Пинске;

- обеспечивает проведение инструктажа и консультаций работников общества по вопросам организации документов в делопроизводстве, экспертизы их ценности и подготовки к передаче на дальнейшее хранение.

Задачами архива организации  являются:

- комплектование архива документами;

- учет и обеспечение сохранности документов;

- обеспечение использования документов;

- подготовка и передача документов на постоянное хранение в государственный архив в случаях, установленных актами законодательства Республики Беларусь;

- осуществление методического руководства и анализ состояния архивного дела и ведения делопроизводства в подчиненных (входящих в состав, систему) организациях и организациях – источниках комплектования архива.[9]

ЭК общества представляется право:

- в соответствии с установленными требованиями давать указания структурным подразделениям общества и соответствующим работникам, отвечающим за ведение дел, по вопросам организации документов в делопроизводстве, экспертизы их ценности и подготовки к передаче на архивное хранение;

- требовать от руководителей  структурных подразделений общества  розыска отсутствующих дел, подлежащих  передаче на хранение в государственный архив и представления письменного объяснения в случае их утраты;

- запрашивать от структурных подразделений общества сведения и заключения, необходимые для определения ценности и сроков хранения документов;

- заслушивать на своих заседаниях информации руководителей делопроизводственной службы и архива общества о качестве оформления документов и формировании дел в делопроизводстве, состоянии учета и сохранности дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения;

- приглашать на заседания ЭК в качестве консультантов и экспертов специалистов соответствующих организаций, а в случае необходимости – работников зонального государственного архива;

- принимать участие в  организации и проведении отраслевых  и региональных общественных смотров и проверок состояния делопроизводства и архивов;

- информировать руководство учреждения по вопросам, входящим в компетенцию ЭК.

Экспертная комиссия осуществляет свою деятельность в непосредственном контакте с ЭПК зонального государственного архива и получает от нее необходимые организационно-методические указания.

Экспертная комиссия работает по плану, утвержденному директором общества и отчитывается перед ним о своей работе.

Вопросы, относящиеся к  деятельности и компетенции ЭК, рассматриваются  на ее заседаниях, которые проводятся по мере надобности, но не реже двух раз  в год.

Решения ЭК принимаются большинством голосов, заседания ЭК протоколируются.

Обязательному утверждению  зональным государственным архивом в г. Пинске подлежат: предложения ЭК об одобрении описей на дела постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения документов; предложения об установлении сроков хранения документов, не предусмотренных действующими перечнями и примерными номенклатурами дел.

Ведение делопроизводства ЭК и хранение ее документов возлагается  на секретаря комиссии.

3.2 Рекомендации  по улучшению работы постоянно  действующей экспертной комиссии  ОАО «Кузлитмаш»

Не смотря на то, что в  обществе создана постоянно действующая  экспертная комиссия и для ее работы есть все необходимые условия, в том числе и новые нормативные документы, функционирует комиссия, в основном только на бумаге. Заседания комиссии должным образом не проводятся, все решения принимают работник архивной службы опираясь на свое мнение и нормативную базу по архивному делу и делопроизводству.

В связи с недостаточной  разъяснительной работой по ведению  делопроизводства в архив общества на хранение поступают документы и дела оформленные с нарушением требований СТБ 6.38-2004. По этой же причине работники и руководители структурных подразделений систематически нарушаются сроки составления номенклатуры дел структурных подразделений, сроки и порядок сдачи дел в архив общества.

Предлагаю заведующей канцелярией и архивариусу совместно с отделом технического контроля и управления качеством разработать альбом форм организационно-распорядительных документов общества, методические рекомендации по их оформлению.

Секретарю приемной руководителя и заведующей канцелярии не принимать на подпись и отправку документы оформленные с нарушением требований СТБ 6.38-2004, а архивариусу не принимать на архивное хранение документы и дела.

В связи с тем, что с  момента утверждения Положения  о постоянно действующей экспертной комиссии уже несколько раз поменялись не только директора, но и юридическое название организации, нормативная база по архивному делу и делопроизводству переработать данное положение.

На основании новых структуры и штатного расписания общества, сменой директора и юридического названия организации обновить приказ о создании постоянно действующей экспертной комиссии общества.

Рекомендую дирекции общества специальным документом ввести административную, уголовную ответственность за нарушение законодательства по архивному делу и делопроизводству.