Применение государственных стандартов в организации Документационного обеспечения управления

 

Содержание

 

Введение……………………………………………………………………..3Унификация и стандартизация………………………………………….....4

Нормативные правовые акты, регламентирующие документационное обеспечение на федеральном уровне……………………………………....6

Государственные стандарты  на документацию………………………….10

Общероссийские классификаторы технико-экономической и социальной информации…………………………………………………..11

Ведомственные нормативные  акты……………………………………....12

Список использованной литературы……………………………………..14

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Введение

 

В настоящее время в  Российской Федерации действует  ряд общегосударственных нормативно-правовых актов, регламентирующих наиболее общие  правила подготовки, оформления и  организации работы с документами  в организациях и учреждениях.

Нормативно-методическая база делопроизводства включает в себя:

• указы, распоряжения президента Российской Федерации, постановления и распоряжения правительства Российской Федерации, регламентирующие документационное обеспечение на федеральном уровне;
• правовые акты федеральных органов исполнительной власти (министерств, ведомств, комитетов и др.) как общеотраслевого, так и ведомственного характера;
• правовые акты нормативного и инструктивного характера, методические документы по делопроизводству учреждений, организаций и предприятий;
• государственные стандарты на документацию;
• общероссийские классификаторы технико-экономической и социальной информации;
• Государственную систему документационного обеспечения управления.
• Основные требования к документам и службам документационного обеспечения (ГСДОУ);
• законодательные акты Российской Федерации и субъектов Российской Федерации в сфере документации;
• нормативные документы по организации управленческого труда и охране труда.

 

Унификация и  стандартизация

 

Унификация документов - установление единого комплекса  видов и разновидностей документов для аналогичных управленческих ситуаций, разработка единых форм и  правил их составления, оформление и  создание трафаретных текстов. Объекты  унификации:

1. форма документов и  состав включаемых в нее реквизитов,

2. системы документации,

3. тексты документов,

4. виды и разновидности  документов.

Разрабатываемые унифицированные  формы объединяются в унифицированные  системы документации.

Унификация документов проводится в целях:

• сокращения количества применяемых документов,
• типизации их форм,
• снижения трудоемкости их обработки,
• достижения информационной совместимости различных систем
• документации по одноименным и смежным функциям управления,
• более эффективного использования оргтехники.

Стандартизация документов - это форма юридического закрепления  проведенной унификации и уровня ее обязательности (государственный  стандарт - ГОСТ, отраслевой стандарт - ОСТ, республиканский стандарт - РСТ). Применение стандартов повышает качество документов.

Правовые основы стандартизации в Российской Федерации устанавливает  закон, а также государственные  стандарты. Унификация и стандартизация тесно связаны. Управление стандартизацией в стране осуществляет Госстандарт России.

В делопроизводстве существуют единые требования и правила оформления документов управления, которые установлены  государственными нормативными актами.

Государственный комитет  стандартов Совета Министров СССР по науке и технике постановлением N 435 от 4 сентября 1973 года одобрил "Единую государственную систему делопроизводства" (основные положения) и рекомендовал министерством и ведомством руководствоваться ей с целью усовершенствования делопроизводства в центральных аппаратах, а также в подведомственных им учреждениях, организациях и на предприятиях.

Единая государственная  система делопроизводства (ЕГСД) - это  научно упорядоченный комплекс основных положений, норм, правил и рекомендаций, которые означают и регламентируют процесс делопроизводства, начиная  с момента поступления или  изготовления документов и до их сдачи  в архив. Государственные стандарты (ГОСТы), которые вошли в состав этой системы, вводятся одновременно с  ней. Основное назначение ЕГСД – способствовать рационализации и унификации документальных процессов в деятельности государственного аппарата на разных уровнях управления.

В рамках ЕГСД разработаны  унифицированные системы документации (УСД) – это система документации, созданная по единым правилам и требованиями, содержащая информацию необходимую  для определенной сферы деятельности. В настоящее время действует 20 УСД. Среди них плановая, отчетно-статистическая, финансовая, организационно-распорядительная, по материально-техническому снабжению и др.

         С внедрением в делопроизводство компьютерной техники основные положения ЕГСД были переработаны в другой документ «Государственная система документационного обеспечения управления. Общие требования к документам и службам документационного обеспечения. Основные положения» (ГСДОУ). 1988 г. Этот документ устанавливает общие требования по документированию управленческой деятельности и организации работы с документами на предприятиях.

 

Нормативные правовые акты, регламентирующие документационное обеспечение на федеральном уровне

 

Документы, создаваемые и  накапливаемые в деятельности организаций и учреждений, составляют основную часть ее информационных ресурсов.

Определения ключевых понятий в сфере информации – «информация», «информационные технологии», «документированная информация», «обладатель информации», «доступ к информации» закреплены в Федеральном законе Российской Федерации от 27 июля 2006 года № 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и защите информации».

Данный закон регулирует отношения, возникающие при:

• осуществлении права на поиск, получение, передачу, производство
• и распространение информации;
• применении информационных технологий;
• обеспечении защиты информации.

Закон устанавливает принципы правого регулирования отношений в сфере информации, информационных технологий и защиты информации:

• поиск, получение, передача, производство и распространение информации законными способами;
• ограничение доступа к информации устанавливается только федеральными законами;
• свободный доступ к информации о деятельности государственных органов и органов местного самоуправления, кроме случаев, установленных федеральными законами;
• достоверность информации и своевременность ее предоставления;
• недопустимость сбора, хранения, использования и распространения информации о частной жизни лица без его согласия;
• недопустимость установления нормативными правовыми актами каких-либо преимуществ применения одних информационных технологий перед другими.

Закон вводит классификацию  информации в зависимости от порядка ее распространения:

• информация, свободно распространяемая;
• информация, предоставляемая по соглашению лиц;
• информация, которая в соответствии с федеральными законами подлежит предоставлению;
• информация, распространение которой ограничивается или запрещается.

Закон так же определяет виды информации, на которые не может

быть ограничен доступ – нормативные правовые акты, информация о состоянии окружающей среды, информация о деятельности государственных органов и органов местного самоуправления, информация из открытых фондов библиотек, музеев и архивов.

Закон отдельными статьями определяет:

• ограничения доступа к информации,
• распространение информации или предоставление информации,
• документирование информации.

Закон устанавливает, что  информационные системы включают в себя государственные информационные системы, муниципальные информационные системы и иные информационные системы, а так же определяет полномочия государственных информационных систем и использование информационно-телекоммуникационных систем.

Закон Российской Федерации  от 21 июля 1993 года № 5485-1 «О государственной тайне» регулирует отношения, возникающие в связи с отнесением сведений к государственной тайне, их засекречиванием или

рассекречиванием и защитой  в интересах обеспечения безопасности Российской Федерации. Закон определяет полномочия органов государственной власти и должностных лиц в области отнесения сведений к государственной тайне, а также устанавливает перечень сведений, составляющих государственную тайну: в военной области, в области экономики, науки и техники, в области внешней политики и экономики; в области разведывательной, контрразведывательной и оперативно-розыскной деятельности, распространение которых может нанести ущерб безопасности Российской Федерации. Так же, законом установлены порядок и условия распоряжения сведениями, составляющими государственную тайну, определены органы защиты государственной тайны.

Положения данного закона нашли развитие в постановлении Правительства Российской федерации от 04 сентября 1995 года № 870 «Об утверждении Правил отнесения сведений, составляющих государственную тайну, к различным степеням секретности», Указах Президента Российской Федерации от 06 марта 1997 года № 188 «Об утверждении перечня сведений конфиденциального характера» и от 24 января 1998 года № 61«О перечне сведений, отнесенных к государственной тайне».

В условиях жесткой конкуренции  необходимо сохранять сведения,

содержащие коммерческую тайну предприятия (организации). Условия

при которых информация предприятия может быть отнесена к коммерческой тайне перечислены в статье 139 части 1 Гражданского кодекса Российской Федерации.

Закон Российской Федерации  от 07 июля 1993 года № 5341-1 «Основы законодательства Российской Федерации об архивном фонде Российской Федерации и архивах» определяет понятия основных терминов архивного дела (Архивный фонд Российской Федерации, архивный документ, архивный фонд, архив, архивное дело). Регулирует формирование, организацию, хранение, учет, использование архивов и архивных фондов и управление ими в целях сохранности архивных документов и дальнейшего их использования в интересах граждан, общества и государства.

С целью внедрения «Основ законодательства об архивном фонде

Российской Федерации  и архивах» был принят Указ Президента Российской Федерации от 17 марта 1994 года № 552 «Об утверждении положения об архивном фонде Российской Федерации». Положение об архивном фонде Российской Федерации регламентирует вопросы организации комплектования, хранения, учета и использования документов архивного фонда Российской Федерации, выделяя государственную часть архивного фонда Российской Федерации и негосударственную часть архивного фонда Российской Федерации.

Согласно «Положению о  Федеральной архивной службе России»

(утверждено постановлением  Правительства Российской Федерации  от 28 декабря 1998 года № 1562) и указанным выше нормативным актом Федеральная архивная служба осуществляет государственное регулирование делопроизводства, межотраслевое организационно-методическое руководство, контроль за организацией документов в делопроизводстве, координацию развития государственной системы делопроизводства и унифицированных систем документации.

Изображение Государственного герба на бланках документов высших органов государственной власти регламентируется Федеральным конституционным законом от 25 декабря 2000 года № 2-ФКЗ «О государственном гербе Российской Федерации».

Изображение герба субъектов  Российской Федерации на бланках  и

документах регламентируется нормативными актами субъектов Российской Федерации.

Закон Российской Федерации  от 25 октября 1991 г. № 1807-1 «О языках народов Российской Федерации» регламентирует использование

государственного языка  в официальных документах.

Закон Российской Федерации  от 23 сентября 1992 г. № 3520-1 «О товарных знаках, знаках обслуживания и наименования мест происхождения товаров» устанавливает - понятие «товарный знак и знак обслуживания», виды товарных знаков, порядок регистрации товарного знака, порядок использования товарного знака на официальных бланках.

Порядок применения печатей  и штампов, их формы, размеры, реквизиты устанавливает Постановление правительства Российской федерации от 27 декабря 1995 г. № 1268 «Об упорядочении изготовления, использования, хранения и уничтожения печатей и бланков с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации».

«Правила оказания услуг  почтовой связи» утверждены постановлением правительства Российской Федерации  от 26 сентября 2000 г. № 725. В статье 63 данных правил, установлены правила оформления и последовательность расположения элементов в почтовом адресе.

В соответствии с Законом  Российской Федерации «О стандартизации» к нормативным документам по стандартизации действующим на территории Российской федерации относятся: