Применение государственных стандартов в организации Документационного обеспечения управления

• государственные стандарты Российской Федерации (государственные стандарты);
• международные (региональные) стандарты, применяемые в установленном порядке;
• общероссийские классификаторы технико-экономической информации;
• стандарты отраслей;
• стандарты предприятий;
• стандарты научно-технических, инженерных обществ и других общественных объединений.

 

Государственные стандарты на документацию

 

ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов». Данный стандарт разработан Всероссийским научно-исследовательским институтом документоведения и архивного дела (ВНИИДАД) Федеральной архивной службы России. Стандарт принят и введен в действие постановлением Госстандарта России от 03 2003г. № 65-ст. Дата введения стандарта с 2003.07.01.

Стандарт распространяется на организационно-распорядительные

документы, в которых фиксируются  решения административных и организационных вопросов, а также вопросов управления, взаимодействия, обеспечения и регулирования деятельности федеральных органов государственной власти, органов государственной власти субъектов Российской Федерации, предприятий, организаций и их объединений независимо от формы собственности и организационно-правовой формы.

Стандарт установил состав реквизитов документов, требования к их оформлению, требования к бланкам и оформлению документов, требования к изготовлению, учету, использованию и хранению бланков с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации, гербов субъектов Российской Федерации.

ГОСТ Р 51141 - 98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения», разработан Всероссийским научно-исследовательским институтом документоведения и архивного дела (ВНИИДАД) Федеральной архивной службы России. Данный стандарт принят Постановлением Госстандарта России от 27 февраля 1998 г. № 28 и введен в действие с 1999.01.01.

Термины в нем расположены  по трем разделам: «Общие понятия»,

«Делопроизводство», «Архивное  дело». В раздел «Общие понятия» включены термины, используемые как в области делопроизводства, так и в архивном деле. В раздел «Делопроизводство» вошли два подраздела:

«Документирование», "Организация  работы с документами". Раздел «Архивное дело» имеет три подраздела: «Организация документов Архивного фонда Российской Федерации», «Обеспечение сохранности документов», «Научно-информационная деятельность архивов». Для каждого понятия установлен один стандартизованный термин.

 

Общероссийские  классификаторы технико-экономической и

социальной информации

Основой для систематизации документов в справочных информационно-поисковых системах служит Общероссийский классификатор управленческой документации (ОКУД), принятый и введенный в действие постановлением Госстандарта России от 30 января 1993 года № 299. Коды ОКУД являются идентификаторами форм документов и подлежат обязательному проставлению в бланках унифицированных форм при их типографском издании.

В него включены общероссийские (межотраслевые, межведомственные) унифицированные системы документации (УСД), обязательные для применения и документационного общения юридических лиц, которые состоят из определенного систематизированного набора унифицированных форм документов. Разделы ОКУД ведутся различными ведомствами с различной оперативностью и полнотой.

В общероссийском классификаторе управленческой документации

представлены следующие  унифицированные формы документов:

• Унифицированная система организационно-распорядительной документации;
• Унифицированная система первичной учетной документации;
• Унифицированная система Банковской документации;
• Унифицированная система финансовой, учетной и отчетной бухгалтерской документации бюджетных учреждений и организаций;
• Унифицированная система отчетно-статистической документации;
• Унифицированная система документации по труду;
• Унифицированная система документации пенсионного Фонда Российской Федерации;
• Унифицированная система внешнеторговой документации;
• Унифицированная система учетной и отчетной бухгалтерской документации предприятий.

 

 

Ведомственные нормативные  акты

 

Важную часть нормативной  базы подготовки и оформления документации составляют нормативно-правовые акты межведомственного и ведомственного характера, издаваемые министерствами, государственными комитетами, федеральными комиссиями и другими федеральными органами исполнительной власти: Росархивом; Минфином; Минюстом России и др.

Наиболее полным общеотраслевым документом, регламентирующим работу с документами, является «Государственная система документационного обеспечения управления. Основные положения. Общие требования к документам и службам документационного обеспечения (ГСДОУ)». Данный документ одобрен коллегией Главархива СССР 27.04.88 и утвержден приказом Главархива СССР от 25.05.88 № 33.

В настоящее время в  соответствии с федеральной целевой программой ведется разработка новой редакции ГСДОУ - системы положений, определяющих основные правила работы с документами в организациях. Система ориентирована и на коммерческие структуры. Она будет состоять из двух частей: нормативной и методической. В нормативной части определяются основные задачи и функции, правовое регулирование деятельности службы документационного обеспечения в организации, ее примерная структура, порядок подготовки и оформления документов; все этапы работы с ними: доставка, прохождение, обработка, учет, регистрация, контроль исполнения, информационно-справочная работа, оперативное хранение документов, поиск документов и информации; защита информационно-поисковых систем; подготовка документов в архив; порядок проведения экспертизы ценности документов; организация хранения документов.

Типовая инструкция по делопроизводству в федеральных органах

исполнительной власти утверждена приказом Росархива от 27 ноября

2000г. № 68 и зарегистрирована в Минюсте Российской Федерации 26 декабря 2000 г. регистрационный № 2508.

Инструкция устанавливает  порядок подготовки и оформления:

• проектов законодательных актов Российской Федерации;
• проектов актов президента Российской Федерации;
• проектов актов Правительства Российской Федерации;
• проектов нормативных правовых актов федеральных органов исполнительной власти Российской федерации;
• особенности подготовки отдельных видов документов: приказов, распоряжений, положений, правил, инструкций, протоколов.

В ней расписана процедура  организации документооборота и исполнения документов, построение поисковых систем для справочной работы, организация контроля исполнения документов, порядок составления и работы с номенклатурой дел, формирование дел, составление описей дел, оперативное хранение дел и передача их на архивное хранение. В приложении даны образцы бланков отдельных видов документов (постановление, приказ, распоряжение, бланк письма, протокол), формы номенклатуры дел, описей, акты о выделении документов к уничтожению.

Основные правила работы ведомственных архивов, одобренные коллегией Главархива СССР 28.08.85 и утвержденные приказом Главархива СССР от 05.09.85 № 263, в большей своей части предназначаются архивным работникам. Данный нормативный документ состоит из 14 разделов.

В разделах 2-4 детально освещены следующие вопросы:

• виды номенклатур дел, основные требования к их составлению,
• порядок составления и утверждения номенклатуры дел организации;
• порядок формирования дел в делопроизводстве;
• нормативно-методическая основа проведения экспертизы ценности документов;
• организация и порядок проведения экспертизы ценности документов в организации;
• оформление дел (подшивка, нумерация листов дела, составление
• описи документов дела, оформление обложки и т.д.) к передаче на архивное хранение;
• составление и оформление описей дел в делопроизводстве организации при передаче их на хранение в ведомственный архив.

В разделах с 5-14 подробно раскрывается работа с документами в

архиве.

Несколько иным справочником, но также имеющим нормативный

характер, является «Перечень  типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организация, с указанием сроков хранения», утвержденный руководителем Федеральной архивной службы России 6 октября 2000 года.

Данный документ предназначен для использования в качестве основного нормативного документа при определении сроков хранения, отборе на хранение и уничтожение управленческих типовых документов в деятельности организации (учреждения) и распространяется на все организации, независимо от того, поступают их документы на хранение в государственные, муниципальные архивы или же не поступают.

 

Список использованной литературы

 

1. Алферова Е. и др. Электронный  документ и документооборот: Правовые аспекты. ИНИОН РАН, 2003.

2. Бажин И.И. Информационные системы менеджмента. – М.: ГУВШЭ, 2000.

3. Басаков М.И. Делопроизводство (Документационное обеспечение управления на основе ГОСТ Р 6.30-2003). Издательский дом Дашков и К, 2004.

4. Басовская Е.Н., Быкова Т.А., Вялова Л.М. Делопроизводство, Академия, 2003.

5. Березина Н. Современное  делопроизводство. СПб.: Питер, 2004.

6. Ватолина М. В. Организация работы с документами. Феникс, 2004.

7. Жеребенкова А. Документооборот на предприятии. Вершина, 2004.

8. Жукова Т.М. Компьютерная  подготовка решений и документов. М.,2002.

9. Информационные системы  и технологии в экономике и управлении: Учебник/ Под ред. проф. В.В.Трофимова. – М.:Высшее образование, 2006.

10. Информационные технологии  управления, под ред. проф. Г.Л.Титоренко, ЮНИТИ-ДАНА, 2004.

11. Липунцов Ю.П. Управление процессами: Методы управления

предприятием с использованием информационных технологий, АйТи-Пресс, 2003.

12. Майкл Дж. Д. Саттон. Корпоративный документооборот: принципы, технологии, методологии внедрения. – Спб.:БМикро:Азбука, 2002.

13. Патрушина С., Ефимов Н. и др. Информационные системы в экономике, МарТ,2004.

14. Спивак В. А. Документирование управленческой деятельности. Делопроизводство, Питер, 2005.

15. Уткин В.Б., Балдин К.В. Информационные системы и технологии в экономике, ЮНИТИ, 2003.

16. Шишин И.О. Методические указания и задания по курсу «Корпоративный документооборот». Издательство СПбГУЭФ, 2006.

17. Янковая В. Как организовать делопроизводство. МЦФЭР, 2004.