Примерное положение о службе ДОУ и должностная инструкция работника службы ДОУ

2.1.5. Участвовать в отборе  документов, передаваемых на государственное  хранение, организации хранения  и экспертизе ценности документов.

2.1.6. Принимать участие  в постановке задач, проектировании, эксплуатации и совершенствовании (в части информационного обеспечения) автоматизированных информационных систем и систем ДОУ, разработке новейших информационных технологий.

2.1.7. Изучать и обобщать  передовой отечественный и зарубежный  опыт в области ДОУ, разрабатывать нормативно-методические документы по указанным вопросам.

2.1.8. Принимать участие  в работе по подбору, расстановке  и повышению квалификации кадров  службы ДОУ предприятия.

2.2. Документовед должен  своевременно и в полном объеме  отрабатывать и представлять начальнику службы ДОУ отчетную и иную служебную документацию.

2.3. Регламент рабочего  времени документоведа соответствует  нормам федерального законодательства  о труде. Время труда и отдыха  в течение рабочего дня регламентируется "Правилами внутреннего трудового распорядка" предприятия.

В случае служебной необходимости документовед может привлекаться к выполнению своих обязанностей сверхурочно, в порядке, предусмотренном положениями федерального законодательства о труде.

 

III. Права работника

 

3.1. Документовед имеет  право:

3.1.1. Принимать решения  в целях обеспечения повседневной  деятельности - по всем вопросам, относящимся к его компетенции.

3.1.2. Запрашивать у должностных  лиц предприятия, начальников структурных  подразделений информацию по всем вопросам, относящимся к его компетенции.

3.1.3. Готовить и представлять  начальнику службы ДОУ предложения  по совершенствованию организации  ее работы.

 

IV. Ответственность. Порядок  оценки труда работника

 

4.1. Документовед несет  административную, дисциплинарную и материальную ответственность за:

4.1.1. Нарушение положений  нормативно-правовых актов, других  документов и материалов по  ДОУ (в части касающейся).

4.1.2. Невыполнение служебных  указаний начальника службы ДОУ.

4.1.3. Несохранение государственной и служебной тайны.

4.1.4. Неправомерное использование  предоставленных служебных полномочий, а также использование их в  личных целях.

4.2. Основным критерием  оценки труда документоведа является  полнота, своевременность и качество  исполнения им должностных обязанностей в соответствии с настоящей Инструкцией.

Оценку труда документоведа уполномочен осуществлять начальник службы ДОУ. Полномочия начальника службы ДОУ по применению мер поощрения и взыскания в отношении документоведа определены соответствующей должностной инструкцией и Положением о материальном стимулировании работников предприятия (инв. NN ..., ...).

 

ЗАКЛЮЧЕНИЕ

Весь  процесс  управления  пронизан  информацией, являющейся  основой  принятий  решений,  и  построен  на  работе  с документами, в которых она фиксируется. Поэтому документационное обеспечение  управления  (делопроизводство)  любой  организации, учреждения,  предприятия  рассматривается  сегодня  как  важнейшая обслуживающая  функция  управления,  которая  имеет  свои специфические  задачи  и  должна  выполняться  самостоятельным, организационно ­ обособленным структурным  подразделением службой документационного обеспечения управления (службой ДОУ).

Документационное обеспечение управления (делопроизводство) – это специфическое  направление  деятельности,  которое  заключается  в составлении, оформлении документов, их обработке и хранении.

Служба ДОУ организует единую комплексную систему делопроизводства  (информационно­документационного  обеспечения управления)  в  организации,  единый  порядок  работы  с  документами, начиная с их создания (или получения) и кончая сдачей в архив (или уничтожением).

Организация работы службы ДОУ  регламентирована законодательными  и  нормативно ­ методическими  актами,  знание  и выполнение  которых  является  обязательным.  Поэтому  работу  в службе ДОУ ведут квалифицированные специалисты.

 

 

СПИСОК ИСПОЛЬЗОВАННЫХ ИСТОЧНИКОВ:

1. Бобылева М.П. Эффективный документооборот: от традиционного к электронному. – М.: ТЕРМИКА, 2004.

2.  Делопроизводство:  Учебник  / Т.А. Быкова,  Л.М. Вялова,  Л.В. Санкина; Под общ. ред. проф. Т.В. Кузнецовой. – 2­е изд., перераб. и доп. – М.: МЦФЭР, 2006.

3.  Квалификационный  справочник  должностей  руководителей, специалистов  и  других  служащих,  утвержденный  постановлением Минтруда Российской Федерации от 21 августа 1998 г. № 37.

4. Кузнецова Т.В. Делопроизводство (ДОУ). 4­е изд. испр. и допол.  М.: ООО "Журнал "Управление персоналом", 2003.

 

Приложение 1

 

ПЕРЕЧЕНЬ НОРМАТИВНО-МЕТОДИЧЕСКИХ ДОКУМЕНТОВ, РЕГЛАМЕНТИРУЮЩИХ И ОБЕСПЕЧИВАЮЩИХ ДЕЯТЕЛЬНОСТЬ СЛУЖБЫ ДОУ

 

1. Документы по нормированию  труда

Укрупненные нормативы времени на работы по делопроизводственному обслуживанию. - М.: Экономика, 1988; Типовые нормы времени на стенографические работы. - М.: НИИтруда, 1977; Типовые нормы времени на работу по копированию и размножению документов. - М.: Экономика, 1986; Единые нормы времени и расценки на проектные работы. Ч. 23. Подсобно-производственные работы. - М.: НИИтруда, 1979; Единые нормы времени (выработки) на машинописные работы. - М.: Экономика, 1988; Методические указания по выпуску министерствами, комитетами, ведомствами и организациями печатной продукции. - М.: Госкомиздат СССР, 1981; Единые нормы времени и выработки на работы, выполняемые на перфорационных, клавишных вычислительных машинах и устройствах подготовки данных на машинных носителях. - М.: НИИтруда, 1985; Нормы времени на работы по проектированию и внедрению автоматизированной обработки информации бухгалтерского учета с применением ЭВМ. - М.: ЦСУ СССР, 1985.

2. Документы по структуре, функциям и численности службы  ДОУ

Типовые межотраслевые нормативы численности служащих, занятых в экономических и административно-хозяйственных службах производственных объединений (комбинатов) и предприятий. - М.: НИИтруда, 1980. Квалификационный справочник должностей руководителей, специалистов и служащих (вып. 1 Общеотраслевые квалификационные характеристики должностей руководителей, специалистов и служащих. - М.: Экономика, 1989).

Общесоюзный классификатор профессий рабочих, должностей руководителей, специалистов и служащих. - М.: Госстандарт, 1986; Единая номенклатура должностей служащих. - В кн.: Квалификационный справочник должностей служащих. - М.: НИИтруда, 1981; Количественные оценки эффективности труда служащих производственных объединений, предприятий. Методические рекомендации. - М.: НИИтруда, 1980.

3. Документы по организации  рабочих мест и условий труда

СНиП П-84-78. Здания управлений. - М.: Стройиздат, 1978;

СНиП П-83-78. Здания конструкторских и проектных организаций. - М.: Стройиздат, 1978;

СН 245-71. Санитарные нормы проектирования промышленных предприятий;

СН 495-77. Инструкция по проектированию зданий научно-исследовательских учреждений;

СН 181-70. Указания по проектированию цветовой отделки интерьеров производственных зданий промышленных предприятий;

ГОСТ 19605-74. Организация труда. Основные понятия. Термины и определения.

ГОСТ 12.2.032-78 ССБТ. Рабочее место при выполнении работ сидя. Общие эргономические требования;

ГОСТ 12.2.034-78 ССБТ. Рабочее место при выполнении работ стоя. Общие эргономические требования;

Определение нормативов времени на отдых и личные надобности.

Межотраслевые методические рекомендации. - М.: НИИтруда, 1982;

Типовые внутрисменные режимы труда и отдыха. - М.: НИИтруда, 1977;

СН 512-78. Инструкция по проектированию зданий и помещений для электронно-вычислительных машин.

4. Документы по совершенствованию  ДОУ

Государственная система документационного обеспечения управления. Общие требования к документам и службам документационного обеспечения управления. М., 1988;

Типовые положения об экспертно-проверочных и экспертных комиссиях архивных учреждений и ведомств. М., 1988;

Основные правила работы ведомственных архивов. М., 1988; Перечень типовых документов, образующихся в деятельности госкомитетов, министерств, ведомств и других учреждений, организаций, предприятий, с указанием сроков хранения. М., 1988; Перечень документов, подлежащих приему в государственные архивы СССР. М., 1973; Перечень научно-технической документации, подлежащей приему в государственные архивы СССР. М. 1969; Перечень научно-технической документации, подлежащей приему в государственные архивы СССР, и методические рекомендации по экспертизе ценности научно-технической документации. М., 1987; Технический перечень звукозаписей, подлежащих приему на государственное хранение, М., 1980; Организация документов на вычислительных центрах. Методическое пособие. М., 1981.

5. ГОСТы

ГОСТ 6.10.5-87 "УСД. Требования к построению формуляра - образца";

ГОСТ 6.10.1-88 "УСД. Основные положения";

ГОСТ 6.38-90 "УСД. Система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов";

ГОСТ 16487-83 "Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения";

ГОСТ 6.10.4-84 "УСД. Придание юридической силы документам на машинном носителе и машинограмме, создаваемой средствами вычислительной техники. Основные положения";

ГОСТ 17914-72 "Обложки дел длительных сроков хранения. Типы, размеры, технические условия".

6. Межотраслевые унифицированные  системы документации

Унифицированная система плановой документации; Унифицированная система отчетно-статистической документации; Унифицированная система первичной учетной документации; Унифицированная система финансовой, первичной и отчетной бухгалтерской документации бюджетных учреждений и организаций; Унифицированная система расчетно-денежной документации; Унифицированная система организационно-распорядительной документации; Унифицированная система документации по ценообразованию; Унифицированная система документации по материально-техническому снабжению и сбыту; Унифицированная система документации по торговле; Унифицированная система документации по внешней торговле; Унифицированная система проектной документации для строительства; Унифицированная система документации по изобретениям и открытиям; Унифицированная система документации по социальному обеспечению; Унифицированная система документации по труду и социальным вопросам (в части трудовых ресурсов); Унифицированная система документации по оперативному планированию и управлению работой транспортного узла; Унифицированная система документации по бытовому обслуживанию населения.