Проблемы автоматизации электронного документооборота

Содержание

Введение……………………………………………………………………….3

Глава 1. Внедрение Автоматизированной системы  ДОУ

1.1 Задачи и пути внедрения  АС ДОУ…………………………………........5

1.2  Внедрение САДЭД………………………………………………….........7

Глава 2 Автоматизированные системы делопроизводства и 

электронного документооборота

2.1 Классификация автоматизированных систем делопроизводства

и электронного документооборота…………………………………………..10

2.2 Классификации систем  ЭУД …………………………………………….12

2.3 Типы технологий  электронного управления документами……………13

2.4 Системы электронного  управления документами на Российском

рынке…………………………………………………………………………...16

Глава 3 Проблемы автоматизации электронного документооборота

3.1 Факторы, мешающие внедрению электронного документооборота…...18

3.2 Эффективность внедрения и применения систем автоматизации делопроизводства и электронного документооборота……………………...24

Заключение……………………………………………………………………. 28

Список использованной литературы ……………………………………….. 30

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Введение

Актуальность совершенствования  традиционного делопроизводства обуславливается  необходимостью эффективности управленческой деятельности, ускорение движения документов в организации, уменьшение трудоемкости обработки документов. Созданная  автоматизированная система (далее  АС) делопроизводства должна повысить действенность управления за счет образования  единого документированного информационного  пространства, дающая пользователям  средства эффективной совместной работы с документами в любом месте  и в любое время.

Цель работы - изучить  материал, осветить теорию электронного документооборота, рассмотреть примеры наиболее известных автоматизированных систем документоведения, получить в итоге общие знания и наглядное представление о современных системах автоматизации делопроизводства и электронного документооборота.

Предмет изучения - система  документационного обеспечения  управления в целом.

В современной социально-экономической  обстановке в условиях поиска оптимальных  путей информатизации общества и  вхождения России в мировое информационное пространство первостепенное значение приобретает решение проблемы документационного  обеспечения управления, при помощи которого процессы документирования, организации документов и документооборота приобретают нормативный или  упорядоченный характер.

К сожалению, в настоящее время для большинства российских организаций характерно отсутствие упорядоченной системы ведения делопроизводства, несмотря на то, что именно рациональное и четко организованное документационное обеспечение управления организацией, может существенно увеличить эффективность деятельности предприятия.

В федеральной целевой программе «Электронная Россия» говорится о развитии и широком применении информационных и коммуникационных технологий, которые имеет решающе значение для повышения эффективности функционирования экономики, государственного и местного самоуправления. Одним из направлений использования информационных коммуникационных технологий в деятельности органов государственной власти, организаций и предприятий является "развитие системы электронного документооборота, стандартов делопроизводства и документооборота".

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Глава 1. Внедрение  Автоматизированной системы ДОУ

 

 

1.1 Задачи и пути внедрения АС ДОУ

Базовой единицей информации в теории управления документами  является непосредственно документ. Понятие электронного документа включает в себя не просто файл (набор символов, слов, таблиц, диаграмм, изображений и мультимедийных данных), а целую совокупность таких файлов разных типов - составных частей документа, правила их обработки, связи с другими электронными документами, информацию о маршруте движения документа и многое другое. Документ является базой построения системы электронного документооборота ,системы, организующей полный жизненный цикл документа, начиная от регистрации и заканчивая списанием в архив.

Обязательные задачи, решение  которых должна обеспечивать любая  система электронного документооборота, - это непосредственная работа с  регистрационной карточкой, контроль исполнения, ввод и вывод документов, их поиск и организация защищенной работы в сетевом режиме.

Делопроизводство - отрасль деятельности, обеспечивающая документирование и организацию работы с официальными документами.  Документационное обеспечение управления определяет систему принципов и правил, устанавливающих единые требования к документированию, организации работы с документами и их архивного хранения в процессе осуществления управления с учетом используемых информационных технологий.

Документирование управленческой деятельности - регламентированный процесс создания документа (разработка содержания, оформление, согласование, утверждение, публикация) на бумаге или ином носителе, обеспечивает его юридическую силу.

Организация работы с документами  создание оптимального документооборота, обеспечение хранения, поиска использования  и контроля исполнения документов в  текущей деятельности учреждения.

Документооборот - движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения и отправления.  Необходимо отметить, что делопроизводство представляет собой комплекс мероприятий по обеспечению ДОУ, а документооборот - это движение документов в рамках документационного обеспечения управления.

АС ДОУ призвана повысить эффективность управленческой деятельности организаций за счет автоматизации  всего комплекса работ с документами  и должна решить следующие основные задачи:

- документирование (подготовка, оформление, согласование, утверждение и выпуск документов);

-  обеспечение документооборота (прием, регистрация, организация прохождения документов и их проектов, отправка, передача документов и на архивное хранение);

- обеспечение работы с документами в процессе осуществления управления (контроль исполнения, учет, оперативное хранение, организация систем классификации, индексирования, поиска и обработки документов;

-  защита от несанкционированного доступа;

- совместное использование документов при соблюдении необходимого уровня контроля доступа; обеспечение процесса принятия решений и отчетности по документам; информационное обслуживание пользователей;      - автоматизация процедур архивирования, архивного хранения и уничтожения документов, жизненный цикл которых завершен (выполнение правил хранения, обеспечения поиска и использования; осуществление передачи на государственное хранение или уничтожение архивных документов).

Автоматизированная система  документационного обеспечения  управления создает единое информационное пространство, предоставляющая пользователям средства совместной работы со всеми документами организации: поступающей и исходящей корреспонденцией, внутренними организационно-распорядительными материалами, а так же с сопроводительной перепиской - в течение всего их жизненного цикла. После завершения "активной жизни" документов система должна поддерживать их архивное хранение или фиксировать информацию об их уничтожение или передаче на государственное хранение.

Осуществить внедрение АС документационного обеспечения  управления в организациях можно  следующим образом:

- заказать или выполнить собственными силами разработку системы, непосредственно ориентированную на предметную область организации;

-  приобрести готовую тиражно-заказную систему, из числа предлагаемых программ на российском рынке, и настроить её на предметную область организации.

 

 

1.2 Внедрение САДЭД

Выбору автоматизированной системы должно предшествовать предварительное  обследование документооборота организации.

Необходимо выяснить цели и задачи организации, юридические, нормативные и деловые условия, в которых она ведёт свою деятельность, выявить слабые места, связанные  с недостатками в управлении документами.  Провести анализ деловых процессов, определить потребность организации в тех или иных видах документов, сопоставить характеристики представленных на рынке систем делопроизводства и документооборота с конкретными потребностями организации в сфере документационного обеспечения. Но в силу специфики отечественных технологий работы с документами, необходимо обеспечить поддержку "бумажного" делопроизводства и документооборота, как в процессе внедрения СЭД, так и в процессе её дальнейшей эксплуатации.

Как, правило, процесс внедрения  начинается с работ по установке  и настройке необходимых аппаратных средств и программного обеспечения. Затем осуществляется первоначальная настройка СЭД в соответствии со спецификой организации - заполнение справочников, заведение пользователей  системы, назначение им прав, соответствующих  их функциональным обязанностям.

В рамках проведения работ  по внедрению проводится также обучение пользователей СЭД. В процессе обучения неизбежно выявляются особенности  и требования, в соответствии с  которыми производится окончательная  настройка СЭД.

В процессе внедрении СЭД  приходится сталкиваться с рядом  проблем, от решения которых зависит  успех всего проекта внедрения. Наиболее типичными являются следующие  проблемы:

· - Не все учтено при разработке требований к СЭД.

Причиной этой проблемы является либо недостаточно полная, либо недостоверная  информация, полученная на этапе обследования. Для того, чтобы избежать данной проблемы, желательно проводить работы по обследованию совместно с представителями организации, в которой планируется внедрение СЭД, например, в рамках рабочих групп.

·- Человеческий фактор.

Иногда сотрудники организации - пользователи системы, оказывают сопротивление (пассивное или активное) внедрению  СЭД. Это может быть вызвано непониманием целей, сопротивлением изменениям, боязнью "прозрачности" деятельности, отсутствием  должного уровня подготовки персонала (в том числе и руководителей). В этом случае желательно уже на начальном этапе заручиться поддержкой высшего руководства, проводить  поэтапное внедрение, провести разъяснительную  работу, разработать четкие регламенты работы и ролевые инструкции, которые  помогут пользователям освоить  новые технологии работы.

Результатом проведения работ  по внедрению являются полностью  отлаженные технологии управления документами, обученный персонал и СЭД, готовая  для использования, которая передается в опытную эксплуатацию.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Глава 2 Автоматизированные системы делопроизводства и электронного документооборота.

 

 

2.1 Классификация автоматизированных систем делопроизводства и электронного документооборота.

САДЭД (системы автоматизации делопроизводства и электронного документооборота) как системы, позволяющие автоматизировать основные процедуры делопроизводства предприятия, охватывают процессы создания, обработки, тиражирования, передачи, хранения документов, контроля их исполнения и коллективной работы над документами и предназначены для эффективного управления современным предприятием. С ростом предприятия, а, следовательно, и численности его персонала, вопрос об эффективности документационного обеспечения управления становится все более актуальным.

За счет улучшения ведения  делопроизводства и ускорения документооборота происходит рост эффективности управления в организации и, как показывает практика, сокращение затрат на хранение, тиражирование, передачу документов. То, что системы САДЭД востребованы, очевидно.

Но, в связи с разнообразным  предложением на рынке СЭД, возникает  вопрос, какую систему выбрать, чем  они отличаются друг от друга, и необходимость  классификации этих систем. Системы, классифицированные по ряду критериев: по функционалу, производителю, используемым технологиям и пр., позволяют разобраться  в этом многообразии и подобрать  наиболее подходящую систему для  конкретной организации.

Так как СЭД находят  все более активное применение, то встает проблема анализа как рынка предложения, так и рынка потребления СЭД.

 Рынок СЭД начал формироваться около 20 лет назад. На данный момент рынок систем СЭД находится в стадии, предшествующей бурному росту.

Несомненно, именно электронный  документооборот будет одним  из самых быстрорастущих сегментов  ИТ-отрасли в России. Сейчас на рынке  работает более 20 ИТ-компаний, представляющих более 20 различных систем, как собственного производства, так и западные разработки. Всего же в мире присутствует более 100 систем электронного документооборота, которые находят постоянных заказчиков в различных отраслях.

Существующие на рынке системы, основываясь на технологиях, лежащих в их основе, можно условно разделить на три группы: