Проблемы автоматизации электронного документооборота

- Фактор квалификации делопроизводителей.

Делопроизводители, на мнения которых руководство компании часто  опирается при выборе СЭД, пытаются внедрить свои понятия в электронную  систему. Так, при введении одной  СЭД делопроизводитель пытался  выяснить, как система будет работать с нумератором. Сложность состоит  также и в том, что делопроизводители  боятся потерять свое место, боятся, что "их заменят кнопкой". Но практика показывает, что при внедрении  СЭД число делопроизводителей, как  это ни парадоксально, может не уменьшиться, а увеличиться.

Подобная проблема реже возникает  в средних и малых компаниях, делопроизводители в которых  обычно прошли обучение уже в 1990 гг. и поэтому более лояльно относятся  к внедрению новых электронных  систем.

Такие проблемы с персоналом могут быть решены несколькими путями. Первый, самый эффективный, но наиболее затратный - это постоянное и полное обучение персонала во время внедрения. При этом обучение лучше проводить  вместе с пилотным проектом.

Пилотный проект - еще одна возможность решить проблему персонала. При внедрении пилотного проекта персонал может постепенно, а не сразу перейти к работе в СЭД, что позволит увеличить отдачу от использования ИТ-технологий.

Еще одной возможностью преодоления  сопротивления персонала является создание системы мотивации. При  этом система мотивации может  быть применена как к персоналу  в целом, так и к руководству  компании. Руководство компании должно мотивироваться или вышестоящими структурами, например, в госорганах это могут  быть высокопоставленные чиновники  или общефедеральные конкурсы, или  собственно системными интеграторами.

Поможет во внедрении СЭД  и интеграция клиентских приложений с известными программными продуктами, которые пользователи уже освоили, им нет необходимости проходить  длительные и дорогие тренинги. Так  возможно создание клиента на основе MS Outlook.

Следует отметить, что постепенно уровень компьютерной грамотности  повышается, что будет способствовать все большему применению ИТ-технологий и, соответственно, СЭД.

- Технический фактор.

Серьезным препятствием для  распространения средств автоматизации  документооборота является отсутствие устойчивых каналов передачи данных для территориально-распределенных организаций. Эта проблема все еще  характерна для регионов. Невозможность  регулярной синхронизации данных в таких организациях, своевременного движения документов в цепочке документооборота, делает бессмысленным и даже вредным попытки внедрения СЭД.

- Реклама СЭД.

Главным фактором, тормозящим развитие СЭД, практическое отсутствие рекламы сути и возможностей СЭД. Пользователи в целом мало знакомы  с возможностями СЭД, экспресс-опрос  среди нескольких десятков компаний из различных секторов экономики, относящихся  в основном к среднему бизнесу, или  бизнес которых приближается к определению "крупного”, показал, что далеко не все имеют представление о  возможностях электронного документооборота. Сами представители компаний определили свой уровень знаний о СЭД как  низкий. Как следствие, недооценка руководителями компаний эффекта от внедрения СЭД. Но при этом практически все представители  компаний хотели бы получить более  точную и полную информацию о возможностях СЭД.

Такой результат показывает, что системные интеграторы и  компании-производители плохо проводят рекламные и PR-акции по пропаганде преимуществ внедрения СЭД. Это  приводит к тому, что часто сами клиенты, даже если и хотят внедрить в своей организации СЭД, плохо  представляют возможности данной системы.

Как уже отмечалось в отчете, конкуренция между производителями  на рынке СЭД пока не значительная. Ряд успешных компаний, которые имеют  возможность рекламировать свою продукцию, прогрессивность и удобство ЭД, не ощущают пока в этом острой необходимости. Вероятно, массированные  рекламные компании систем СЭД - дело будущего.

К проблемам рекламы можно  отнести проблемы создания и поддержания  каналов продаж. Многие ИТ-компании не имеют пока стабильных и выверенных каналов продаж, но ситуация постепенно начинает меняться в лучшую сторону.

- Структура компаний-потребителей.

Трудностью при внедрении  СЭД является организационная нестабильность потребителей. Документооборот формализует  деятельность предприятия, делает ее более  предсказуемой и стабильной, но в  российских условиях предприятия довольно часто меняют свою структуру, что  влечет за собой и смену схемы  документооборота. В последнее время  с общим объемом российской экономики  российские компании постепенно стараются  формализовать свою структуру.

Существование в российской экономике двух управленческих моделей  ведения бизнеса, отечественной  и западной, существенно затрудняет внедрение систем автоматизации, ориентированных  на другие регламенты прохождения документов. Попытки внедрения западных продуктов  в компаниях с вертикальной моделью  обычно приводит к необходимости  серьезного реинжиниринга бизнес-процессов  компании.

Внедрение электронного документооборота делает работу каждого сотрудника прозрачной и легкой для контроля со стороны  руководства. А, как показывает практика, довольно часто бывает, что сами работники не заинтересованы в подобном контроле, особенно такое случается, как это не парадоксально, в государственных и муниципальных организациях. Чиновники не заинтересованы в полном контроле над своими действиями, такая ситуация характерна и для некоторых российских коммерческих предприятий.

Подобные изменения на предприятиях и в государственных, и муниципальных органах власти могут в целом повысить уровень  управляемости и прозрачности, как  в экономике, так и в государственном  управлении. Все эти изменения  имеют смысл только в том случае, если сами руководители хотят достигнуть подобных результатов.

- Уровень понимания задач СЭД.

Как отмечают многие системные  интеграторы и производители  систем электронного документооборота, очень часто они сталкиваются с непониманием того, что собственно должны делать СЭД. Данная проблема имеет отношение к тому, что ИТ-компании слабо информируют о возможностях СЭД и пока руководство многих компаний само точно не понимает, что оно хочет получить от внедрения СЭД. Также это связано и с тем, что в России нет собственно точных определений электронного документооборота. Основную проблему представители ИТ-компаний видят в том, что заказчики и поставщики по-разному трактуют сущность электронного документооборота. Такое непонимание может привести к "слишком большому урезанию функций системы (экономически нецелесообразно внедрять такую урезанную систему) или, наоборот, к завышению функциональных требований (что приводит к увеличению сроков на внедрение системы и повышению рисков от проекта внедрения СЭД)".

Непонимание важности внедрения  СЭД, недооценка их для повышения  управляемости и прозрачности компаний хорошо иллюстрируется таким мнением: СЭД не относится к программным  продуктам первой необходимости, поэтому  спрос на них будет устойчивым лишь тогда, когда на рынке спокойно и можно заниматься "тюнингом бизнеса".

Подобные оценки высказывают  и другие представители этой отрасли. Особо они подчеркивают, что собственно документооборот является на данный момент не только автоматизацией делопроизводства, но и инструментом принятия бизнес - и управленческих решений.

Иногда наблюдается и  обратный процесс: сами интеграторы  и компании-производители СЭД  усложняют задачи для внедрения, что также отталкивает заказчиков, впрочем, это проблема характерна для  рынка ИТ в целом.

Для решения подобных вопросов целесообразнее всего создавать  совместные группы из представителей заказчика и поставщика, которые  могут выработать устроившую всех стратегию  внедрения.

- Государственное регулирование.

Государственное регулирование  отрасли практически все участники  рынка отметили как один из самых  важных факторов. Сложностью для государственного регулирования является то, что часто  решения по поставкам принимаются  по политическим мотивам и по тем  же мотивам могут быть отменены. Такая нестабильность в принятии решений не может способствовать полноценному развитию СЭД в органах  государственной и муниципальной  власти.

Развитию СЭД мешают препятствия, в целом характерные для всего  ИТ-сектора, но которые вполне преодолимы. Особенно активно электронный документооборот  будет развиваться в случае продолжения  роста российской экономики, что  позволит тратить больше средств  на ИТ-решения. Рынок систем электронного документооборота в России.

 

 

3.2 Эффективность внедрения и применения систем автоматизации делопроизводства и электронного документооборота.

Внедрение САДЭД - это здравое  решение в области бизнеса, а  не технологий. Принятие руководством организации решения о вложении средств в улучшенную систему  управления документацией даст практический результат - более качественный и  оперативный сервис, более эффективное  рабочее пространство и, что особенно важно, преимущество перед конкурентами.

Анализ соотношения цена/польза - это логическая процедура оценки соотношения плюсов (пользы) и минусов (цен) каждого из альтернативных вариантов. Плюсы и минусы можно определять с точки зрения подающихся или  неподдающихся численной оценке - или осязаемых и неосязаемых - факторов.

Консервативный стиль  обращения с документами в  бумажном виде на фоне экспоненциально  растущего общего объема в мире лишь увеличивает расходы на бумагу и  расходные материалы, офисные площади  вынужденно нерационально тратятся на хранение архивных дел, подшивок печатных изданий, распечатанной электронной корреспонденции.

Внедрение СЭД обеспечивает:

- Скорость предоставление услуг;

- Себестоимость предоставления услуг;

- Экономия времени на поиск, обработку, пересылку и хранение документов.

- Качество услуг;

- Увеличение скорости и точности поиска.

- Поиск и выборка документов происходит по различным атрибутам.

- На поиск документа тратятся не часы, а секунды или минуты.

- Времени на передачу документов между подразделениями и ожидания документов не требуется, документы одновременно доступны всем имеющим к ним право доступа сотрудникам, обеспечивается коллективная работа над документами.

- Ускорение бизнес-процессов за счет их автоматизации, формализации, протоколирования действий пользователя и контроля исполнительской дисциплины при внедрении автоматизированной системы ДОУ документы передаются на следующую инстанцию сразу же после исполнения.

- Совершенствование и повышение эффективности управления предприятием;

- Улучшение контроля над исполнением документов;

- Повышение безопасности документов;

- Повышение сохранности и удобства хранения документов;

- Процесс согласование и утверждения документов становится прозрачен и происходит в режиме реального времени;

- Подготовка стандартных отчетов о движении документов и объеме документооборота занимает несколько секунд;

- Отсутствие ключевых сотрудников в офисе в связи с командировками не останавливает работу с документами. СЭД обеспечивает возможность удаленной работы с документами как через web-браузер, так и по электронной почте;

- Повышение корпоративной культуры предприятия и рост авторитета и доверия со стороны партнеров и клиентов.

Но, пожалуй, главное, чего в  итоге удается достичь в результате внедрения системы электронного документооборота - это повышения  оперативности и качества принятия управленческих решений за счет более  адекватного отражения реальной ситуации в управленческой модели.

Эффект от внедрения системы  автоматизации делопроизводства и  документооборота складывается из составляющих которые можно достаточно легко  рассчитать зная объем документооборота предприятия и из составляющих которые  определяются экспертной оценкой:

За счет использования  документов внутри предприятия в  электронном виде резко сокращается  объем бумажного  Сокращение объема бумажного документооборота снижает затраты на архивное хранение документов.

Сокращение срока согласования документов и доведения документов до исполнителей за счет оперативной  доставки электронных копий повышает оперативность принятия решений  и снижает инертность предприятия.

Обеспечение четкого контроля, за исполнением и движением документов позволяет повысить исполнительскую дисциплину и сократить сроки исполнения документов, поручений и решений.

· Облегчается и становится наглядным процесс управления потоками документов и работ, что дает возможность  оптимизировать бизнес-процессы управления.

Повышение надежности хранения конфиденциальной информации. Система  обеспечивает многоуровневое разграничение  прав доступа к электронным документам и полное протоколирование работы пользователей.

Организация широкого доступа  сотрудников к общим нормативно-распорядительным документам предприятия через Internet/Intranet резко снижает количество запросов бумажных копий документов в канцелярии (секретариате) и разгружает ее сотрудников от рутинной и непродуктивной работы. Высвобождается порядка 15% рабочего времени затрачиваемого ранее на поиск необходимых документов.