Распорядительные документы

 

 

 

Государственное бюджетное  образовательное учреждение

Среднего профессионального  образования

«Соликамский Политехнический  техникум»

 

 

 

 

 

 

Курсовая работа

Тема: «Распорядительные  документы»

 

 

 

 

 

 

 

 

 

СОДЕРЖАНИЕ

 

введение 3

 

1. Классификация распорядительных документов 4

 

2. Этапы подготовки распорядительных документов 5

 

2.1 Процедура издания распорядительных  документов в условиях коллегиального  принятия решения………………………………………………5

 

2.2 Процедура издания распорядительных  документов в условиях единоличного  принятия решений……………………………………………….7

 

3. Правила оформления  распорядительных документов 10

 

Заключение 15

 

Список источников и литературы 16

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Введение

Деятельность учреждения, организации, предприятия отражается в различных документах, которые  взаимосвязаны и составляют системы  документации, применяемые в определенной сфере.

Среди большого разнообразия документов предприятий и организаций организационно-распорядительная управленческая документация (ОРД) занимает центральное место.

ОРД классифицируется на три  группы:

1) организационные документы  (уставы, положения, инструкции, штатное  расписание и др.)

2) распорядительная документация (приказы, распоряжения, постановления,  решения, указания и др.);

3) информационно-справочная  документация (письма, акты, протоколы,  справки и др.)

Распорядительные документы  являются очень важным звеном в сфере управленческо-хозяйственной деятельности организации. Распорядительные документы регулируют деятельность, с помощью которой осуществляются функции и задачи, поставленные перед организацией, причем это не зависит от характера деятельности и правовой основы организации.

С помощью распорядительных документов:

·  Совершенствуется организация  управления

·  Совершенствуются способы  и средства осуществления основной деятельности

·  Разрешаются многие возникающие проблемы и ситуации.

Поэтому актуальность данной темы высока, так как без комплекта  распорядительных документов управление организацией, предприятием или отраслью и т.д., на любом уровне, в том  числе и на государственном, будет  крайне затруднено.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

3

Классификация распорядительных документов

 

Распорядительные документы - это документы, в которых фиксируются  решения административных и организационных  вопросов деятельности организации. Эти  документы регулируют и координируют деятельность, позволяют органу управления обеспечивать реализацию поставленных перед ним задач.

Независимо от организационно-правовой формы, характера и содержания деятельности организации, ее компетенции, структуры  и других факторов руководство любой  организации наделяется правом осуществлять исполнительно-распорядительную деятельность и, соответственно, издавать распорядительные документы.

Распорядительные документы  содержат решения, идущие сверху вниз по системе управления: от управляющего органа к управляемому, от руководителя организации к структурным подразделениям и работникам. Именно эти документы  реализуют управляемость объектов по вертикали.

С учетом сферы своего действия распорядительные документы делятся  на:

1) правовые акты федерального  уровня - акты, издаваемые Президентом  Российской Федерации, Правительством  Российской Федерации, органами  федеральной исполнительной власти (министерствами, комитетами, агентствами,  службами и др.);

2) правовые акты, действующие  на уровне субъектов Российской  Федерации - республик, краев,  областей, городов республиканского  значения Москвы и Санкт-Петербурга, автономных областей и округов,  а также и территориальных  образований;

3) правовые акты организаций,  учреждений, предприятий.

Также выделяют следующие  виды распорядительных документов: приказ, распоряжение, указание, решение, постановление.

Основанием для издания  распорядительного документа может  быть:

 необходимость исполнения  принятых законодательных, нормативных  правовых актов и иных решений  вышестоящих органов и ранее  принятых решений данной организации;

 необходимость осуществления  собственной исполнительно-распорядительной  деятельности, обусловленной функциями  и задачами организации.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

4

Этапы подготовки распорядительных документов

 

Процедура издания распорядительных документов в условиях коллегиального принятия решения

Подготовка распорядительных документов при коллегиальном принятии решений включает следующие стадии:

1) Подготовка материалов  к заседанию коллегиального органа.

2) Внесение материалов  на рассмотрение коллегиального  органа.

3)Обсуждение вопроса (подготовленных материалов) на заседании коллегиального органа.

4) Принятие решения по  рассмотренным материалам.

5) Оформление протокола  заседания.

6) Издание распорядительного  документа.

7) Доведение решения до  исполнителей.

I стадия предусматривает сбор информации по вопросу и ее анализ и завершается оформлением аналитической справки. Эту работу проводят в соответствии с планом работы коллегиального органа специалист или группа специалистов соответствующего структурного подразделения. Необходимая информация может запрашиваться из других подразделений, подведомственных и иных организаций. Справка должна содержать исчерпывающую и всестороннюю информацию и конкретные предложения по решению проблемы. Она должна быть согласована со всеми заинтересованными в готовящемся решении специалистами и подписана руководителем подразделения, представляющим вопрос на рассмотрение. Наряду со справкой готовится проект решения коллегиального органа. Справка по вопросу и проект решения оформляются на стандартных листах бумаги. Проект решения содержит обоснование решения и распорядительную часть - поручения.

На II стадии подготовленные материалы - справка и проект решения - передаются секретарю коллегиального органа - как правило, за 10-15 дней до заседания. Это время необходимо для размножения представленных материалов и их рассылки членам коллегиального органа для предварительного изучения. Члены коллегиального органа до заседания должны иметь возможность изучить материалы, чтобы иметь представление о вопросе, который будет рассматриваться на заседании.

 

На III и IV стадиях председатель коллегиального органа знакомится с представленными материалами, проводятся организационные мероприятия по подготовке заседания (членам коллегиального органа рассылаются приглашение, повестка дня, материалы к заседанию), на заседании обсуждаются представленные материалы, высказываются мнения по проекту решения и предложения по его изменению и дополнению.

 

 

5

В результате дискуссии могут  быть сделаны поправки к проекту, которые признаются принятыми, если за них проголосуют члены коллегиального органа. В итоге обсуждения большинством голосов или квалифицированным  большинством (2/3 голосов) принимается  решение.

V стадия отражает специфику деятельности коллегиальных органов: это фиксация хода заседания в протоколе. Во время заседания ведутся черновые рукописные записи хода заседания, стенографическая запись или звукозапись на магнитофонную ленту. В высших органах власти и управления звукозапись сопровождается стенографической записью. После заседания на основе записей оформляется протокол заседания. Если протокол составляется на основе рукописных записей, желательно согласовать с выступавшими запись их выступлений. В этом случае выступивший визирует протокол на левом поле напротив записи выступления. После согласования протокол подписывают председатель коллегиального органа и ответственный секретарь.

VI стадия - издание распорядительного документа по решению коллегиального органа. Решения коллегиальных органов оформляются постановлениями или решениями. Постановления издаются высшими органами государственной власти и управления (например, Правительством Российской Федерации), представительными и коллегиальными исполнительными органами власти субъектов Российской Федерации (например, Московской городской Думой, Правительством Москвы и т.п.). Коллегиальные органы учреждений, организаций, предприятий (например, общее собрание учредителей (участников), акционеров, совет директоров открытого акционерного общества) издают решения. Решения информационного характера, как правило, не оформляются в виде распорядительного документа и фиксируются только в протоколе. В практике управления такие решения называют протокольными, доведение их до исполнителя осуществляется выписками из протокола заседания.

VII стадия - это тиражирование документа, его рассылка (в возможно сжатые сроки) или передача исполнителям.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

6

Процедура издания распорядительных документов в условиях единоличного принятия решений

Процедура издания распорядительных документов в условиях единоличного принятия решений - приказов, указаний, распоряжений - включает следующие  стадии:

1) Инициирование решения  (обоснование необходимости издания  распорядительного документа).

2) Сбор и анализ информации  по вопросу.

3) Подготовка проекта  распорядительного документа.

4) Согласование проекта  документа.

5) Доработка проекта распорядительного  документа по замечаниям.

6) Принятие решения (подписание  документа).

7) Доведение распорядительного  документа до исполнителей .

Процедура документирования является организующим началом в  подготовке и издании распорядительного  документа и призвана обеспечить его соответствие действующему законодательству.

Проекты распорядительных документов готовятся на плановой основе (в  соответствии с ранее разработанным  планом или программой), по поручению  руководства организации, по инициативе руководителей структурных подразделений  или подведомственных организаций, а также отдельных специалистов. Обоснование необходимости издания  распорядительного документа может  излагаться в докладной записке, справке аналитического или информационного  содержания, предложении, заключении, акте, служебном письме. Эти документы  выступают в качестве инициирующих решение.

Проекты распорядительных документов готовятся специалистами структурных  подразделений. Если проект документа  затрагивает интересы различных  подразделений, по решению руководства  организации создается временная  комиссия или назначается группа работников для подготовки проекта  распорядительного документа.

Сбор и анализ информации для выработки управленческого  решения предусматривает сбор объективной, достаточной и своевременной  информации.

Для этого необходимо, прежде всего, определить источники такой  информации - это могут быть законодательные  акты и нормативная документация; текущая документация организации; документы, поступающие из вышестоящих  и подведомственных организаций; архивные документы; публикации в периодической  печати; научные материалы и др. Итогом сбора и анализа информации по вопросу является выработка управленческого  решения, причем, как правило, в процессе анализа информации прорабатываются  различные варианты решений и  после всесторонней их оценки выбирается одно, наиболее приемлемое.

 

 

 

 

7

Подготовка проекта распорядительного  документа: оформление выработанного  решения в виде проекта распорядительного  документа осуществляется не на бланке, а на стандартном листе бумаги формата А4 по тем же правилам, что  и окончательный документ. На верхнем  поле справа проставляется слово "Проект". Текст документа оформляется  так же, как если бы это был  окончательный вариант документа.

Согласование проекта  документа подразумевает визирование (если для издания документа достаточно внутреннего согласования) и внешнее  согласование (если необходимо провести экспертизу решения в других организациях).

Обеспечение качественной подготовки проектов документов и их согласование с заинтересованными сторонами  возлагается на руководителей подразделений, которые выносят проект.

Проекты и приложения к  ним визируются исполнителем и руководителем  подразделения, внесшим проект, руководителями подразделений, которым в проекте  предусматриваются задания и  поручения, а также руководителем  службы ДОУ и юридической службы (визирует проекты нормативных правовых актов).

Визы проставляются на оборотной стороне последнего листа  первого экземпляра (подлинника) проекта  документа в нижней его части.

В процессе согласования могут  быть высказаны замечания и дополнения к проекту документа. Они могут  быть внесены непосредственно в  представленный проект документа или  оформлены на отдельном листе  как особое мнение или замечания. В последнем случае при визировании  на проекте документа кроме подписи  визирующего лица и даты проставляется  отметка: "Особое мнение прилагается" или "Замечания прилагаются".

Особое мнение, оформленное  на отдельном листе, прикладывается к проекту документа и возвращается разработчикам проекта для доработки  документа. При передаче окончательно оформленного документа руководителю на подписание все особые мнения и  замечания должны будут поступить  вместе с документом на рассмотрение руководителя.