Регистрация и учет первичных документов

                         Регистрация первичных документов

Организация регистрации первичных  документов

Для правильной постановки учета первичных  документов первым шагом бухгалтера после получения нормативных  документов должно быть осуществлено создание базы регистрации первичных документов. Это не роскошь и даже не сервис, это то, что убережет как бухгалтера, так и руководителей от всяких непредвиденных негативных последствий, не говоря о том, что это поможет экономить до 50% времени при поиске необходимой информации. Все выписываемые и заполняемые в бухгалтерии первичные документы должны иметь свой идентификатор, то есть разовый неповторимый номер, который присваивается им при обязательной регистрации в одном из регистрационных журналов, обязательно открываемых на каждом предприятии:

1.  “Журнал регистрации договоров” (журнал 1).

2.  “Журнал регистрации актов  ввода, актов приема-передачи  ОС и нематериальных активов,  накладных на внутреннее перемещение  ОС актов на модернизацию, реконструкцию,  выполнение капитальных ремонтов основных средств”. Такая регистрация может осуществляться в одном журнале, но раздельно по видам документов (регистрационный журнал № 2).

3.  “Журнал учета выданных  доверенностей” ( рег. ж.№ 3).

4.  “Журнал регистрации приходных  складских ордеров ведется непосредственно на складе кладовщиком (рег. ж. № 4).

5.  “Журнал регистрации накладных,  требований, накопительных (заборных) ведомостей” – может выполняться  в одном регистрационном журнале  № 5, но раздельно по видам  документов.

6.  “Журнал регистрации счетов фактур” (рег.ж.№ 6).

7.  “Журнал регистрации приходных,  расходных кассовых ордеров, платежных  банковских поручений, реестров, чеков и других банковских  документов» может осуществляться  в одном регистрационном журнале  № 7, но раздельно по каждому виду документов.

8.  “Журнал регистрации бухгалтерских  справок” – на усмотрение  бухгалтера, организующего бух. учет (рег. ж. № 8).

9.  “Журнал регистрации выпуска  готовой продукции” (рег. ж. №  9).

10.  “Журнал регистрации положений,  инструкций, приказов и других нормативных документов”, принятых на предприятии к исполнению в части ведения бухгалтерского учета. Примечание: кроме вышеперечисленных регистрационных журналов могут быть заведены и другие виды регистрации.

 

     Проверка и систематизация принятых к учету документов

Регистры бухгалтерского учета

Поступившие в бухгалтерию первичные  документы обязательно подвергаются проверке как по форме (полнота и  правильность оформления первичных  документов, заполнения реквизитов), так  и по содержанию (законность документируемых операций, логическая увязка отдельных показателей).

Затем осуществляются регистрация  и экономическая группировка  их данных в системе синтетических  и аналитических счетов бухгалтерского учета. С этой целью сведения об остатках имущества, хозяйственных средств и источниках их формирования, а также данные о хозяйственных операциях из соответствующих первичных или сводных документов записываются в учетные регистры.

Учетные регистры – это счетные таблицы определенной формы, построенные в соответствии с экономической группировкой данных об имуществе и источниках его образования. По существу, они являются носителями данных о хозяйственных операциях, полученных из соответствующих первичных и сводных документов.

Регистры бухгалтерского учета  предназначены для систематизации и накопления информации, содержащейся в принятых к учету первичных документах, для отражения на счетах бухгалтерского учета и в бухгалтерской отчетности.

Совокупность учетных регистров, используемых в организации для  отражения хозяйственных операций в определенной последовательности и группировке соответствующими приемами записей, образуют форму бухгалтерского учета.

Объединяет эти формы единство учетных принципов: подтвержденные первичными документами хозяйственные  операции находят отражение в учетных регистрах без всякого исключения способом двойной записи на счетах бухгалтерского учета в соответствии с Планом счетов бухгалтерского учета финансово-хозяйственной деятельности организаций

Помимо этого, учетные регистры независимо от того, какой форме учета они принадлежат, выполняют функцию посредника между первичными документами бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетностью организации, позволяя, как было сказано выше, отражать, обобщать и систематизировать учетную информацию.

Формы учета, имеющие применение в  российской практике бухгалтерского учета, многообразны. Выбор формы учета  остается на усмотрение руководителя организации и главного бухгалтера, закрепляется в приказе об учетной  политике и осуществляется в зависимости  от различных условий, прежде всего – от масштабов бизнеса и степени автоматизации бухгалтерского учета в организации.

Малые предприятия, например, могут  применять упрощенную форму бухгалтерского учета, которая может вестись  по:

1. простой форме бухгалтерского учета (без использования регистров бухгалтерского учета имущества малого предприятия) – по форме «журнал-главная»;

2. форме бухгалтерского учета с использованием регистров бухгалтерского учета имущества малого предприятия.

Для прочих хозяйствующих субъектов предусмотрены мемориально-ордерная и журнально-ордерная формы учета.

Простая форма бухгалтерского учета применима на малых предприятиях, совершающих незначительное количество хозяйственных операций (как правило, не более тридцати в месяц), не осуществляющих производства продукции и работ, связанного с большими затратами материальных ресурсов. В этом случае учет всех операций осуществляется путем их регистрации только в книге (журнале) учета фактов хозяйственной деятельности.

Наряду с книгой для учета  расчетов по оплате труда с работниками и по налогу на доходы с бюджетом малое предприятие должно вести также ведомость учета заработной платы.

Книга является регистром аналитического и синтетического учета, на основании  которого можно определить наличие  имущества и денежных средств, а также их источников у малого предприятия на определенную дату и составить бухгалтерскую отчетность. Она является комбинированным регистром бухгалтерского учета, который содержит все применяемые малым предприятием бухгалтерские счета и позволяет вести учет хозяйственных операций на каждом из них. При этом книга должна быть достаточно детальной для обоснования содержания соответствующих статей бухгалтерского баланса.

Форма бухгалтерского учета с использованием регистров бухгалтерского учета имущества малого предприятия приемлема для малых предприятий, осуществляющих производство продукции (работ, услуг), и включает следующие регистры бухгалтерского учета:

 

 

 

 

 

Ведомость учета основных средств, начисленных амортизационных отчислений – форма № В-1;

Ведомость учета производственных запасов и товаров, а также  НДС, уплаченного по ценностям, – форма № В-2;

Ведомость учета затрат на производство – форма № В-3;

Ведомость учета денежных средств  и фондов – форма № В-4;

Ведомость учета расчетов и прочих операций – форма № В-5;

Ведомость учета реализации – форма  № В-6 (оплата);

Ведомость учета расчетов и прочих операций – форма № В-6 (отгрузка);

Ведомость учета расчетов с поставщиками – форма № В-7;

Ведомость учета оплаты труда –  форма № В-8;

Ведомость (шахматная) – форма № В-9.

Каждая ведомость, как правило, применяется для учета операций по одному из используемых бухгалтерских  счетов.

Сумма по любой операции записывается одновременно в двух ведомостях: в  одной – по дебету счета с указанием  номера кредитуемого счета, в другой – по кредиту корреспондирующего счета и аналогичной записью номера дебетуемого счета. В обеих ведомостях делается запись на основании форм первичной учетной документации о сути совершенной операции либо пояснения, шифры и др.

Остатки средств в отдельных  ведомостях должны сверяться с соответствующими данными первичных документов, на основании которых были произведены  записи (кассовые отчеты, выписки банков и др.).

Обобщение месячных итогов финансово-хозяйственной  деятельности малого предприятия, отраженных в ведомостях, производится в ведомости (шахматной) по форме № В-9, на основании которой составляется оборотная ведомость. Оборотная ведомость является основанием для составления бухгалтерского баланса малого предприятия.

Во всех применяемых ведомостях указывается месяц, в котором они заполняются, а в необходимых случаях – наименование синтетических счетов. В конце месяца после подсчета итога оборотов ведомости подписываются лицами, производившими записи учета на малом предприятии.

Схема документооборота в пределах этой формы учета выглядит следующим  образом:

 

 

Более сложной представляется мемориально-ордерная форма бухгалтерского учета. Она применяется в нескольких вариантах в зависимости от отраслевых особенностей и типа предприятия. В ней сочетаются книжные и карточные разработочные и группировочные учетные регистры. Синтетический учет ведется в книгах или многографных ведомостях, а для аналитического учета используются книги, ведомости и карточки.

Проверенные и принятые к учету документы систематизируются по датам совершения операций (в хронологическом порядке) и оформляются мемориальными ордерами – накопительными ведомостями, которым присваиваются постоянные номера. Например, мемориальный ордер 1 – накопительная ведомость по кассовым операциям; мемориальный ордер 2 – свод расчетных ведомостей по заработной плате и т.д.

Это облегчает нахождение нужных документов и составление различных справок. Количество составляемых за месяц ордеров  определяет главный бухгалтер. Мемориальный ордер имеет такой вид:

По операциям, не поддающимся систематизации, и по операциям «Сторно» составляются отдельные мемориальные ордера, которые  нумеруются за каждый месяц в отдельности.

В организациях, в которых по объему операций не требуется составления  накопительных ведомостей, корреспонденция  счетов указывается на отдельных  мемориальных ордерах или на оттисках штампа, проставляемых непосредственно  на первичных документах с присвоением соответствующих номеров. Штамп должен содержать те же обязательные реквизиты, что и мемориальный ордер: номер, дату составления, корреспонденцию счетов, сумму, подпись ответственного лица – и ряд дополнительных (по необходимости).

Отдельные мемориальные ордера составляются по мере совершения операций, но не позднее следующего дня по получении первичного документа, как на основании отдельных документов, так и на основании группы однородных документов. Корреспонденция счетов в мемориальном ордере записывается в зависимости от характера операций по дебету одного счета и кредиту другого счета или дебету одного счета и кредиту нескольких счетов, или, наоборот, по кредиту одного счета и дебету нескольких счетов.

Мемориальные ордера подписываются  главным бухгалтером или его заместителем и исполнителем, а при централизации учета – и руководителем группы учета. Составленные мемориальные ордера записываются в хронологическом порядке в регистрационный журнал.

Данные мемориальных ордеров переносятся  в главную книгу, в которой  каждый разворот соответствует отдельному счету. При этом по левой стороне  счета отражаются данные о хозяйственных  операциях по дебету, а по правой стороне – по кредиту этого  счета. Итоги по дебету и кредиту счетов главной книги записываются в оборотную ведомость, построенную с использованием синтетических счетов, на основании которой составляется бухгалтерский баланс.

 

 

 

Таким образом, схема документооборота при мемориально-ордерной форме  учета представляется следующим  образом:

 

 

 

 

Преимуществами мемориально-ордерной формы учета являются простота и наглядность ее учетных регистров. В то же время при преимущественно ручном заполнении учетных регистров объем рутинной работы по заполнению мемориальных ордеров чрезвычайно велик.

Вследствие этого была разработана  более совершенная – журнально-ордерная форма бухгалтерского учета.

В основе этой формы бухгалтерского учета лежат принципы накапливания и систематизации данных первичных  документов в учетных регистрах, позволяющие обеспечить синтетический  и аналитический учет средств  источников и хозяйственных операций по всем разделам бухгалтерского учета. Это исключает необходимость оформления мемориальных ордеров.