Регистрация и учет первичных документов

Хронологическая и систематическая  записи хозяйственных операций осуществляются одновременно как единый рабочий  процесс.

Записи в накопительные регистры производятся в разрезе показателей, необходимых для управления финансово-хозяйственной деятельностью предприятия, а также для целей составления отчетности. Аналитический и синтетический учет осуществляется, как правило, в единой системе записей. Здесь используется два вида учетных регистров: журналы-ордера и вспомогательные ведомости.

При этом предприятия могут самостоятельно приспосабливать применяемые регистры бухгалтерского учета к специфике  своей деятельности при соблюдении общих методологических принципов, установленных Федеральным законом «О бухгалтерском учете».

Кроме того, ведутся инвентарные  карточки или книги учета объектов основных средств, карточки или ведомости  учета затрат на производство по калькулируемым объектам, а также сортовые сальдовые ведомости по учету материалов, сортовые (сальдовые или оборотные) ведомости по учету готовых изделий.

Основными регистрами этой формы учета  являются журналы-ордера. Вспомогательные  ведомости применяются обычно в  тех случаях, когда необходимые аналитические показатели сложно получить непосредственно в журналах-ордерах. Поэтому данные первичных документов предварительно группируются в ведомостях, а их итоги затем переносятся в журналы-ордера.

Итоговые данные журналов-ордеров  в конце месяца переносятся в главную книгу. По данным главной книги составляется сальдовый бухгалтерский баланс. В тех случаях, когда остатки по бухгалтерскому учету необходимо показать в сальдовом балансе по нескольким статьям, запись производится на основании учетных регистров.

Главная книга открывается на год  и служит для обобщения данных из журналов-ордеров, взаимной проверки правильности произведенных записей  по отдельным счетам и для составления  сальдового бухгалтерского баланса. В  ней записываются сальдо на начало месяца, обороты по дебету и кредиту счетов и сальдо на конец года по каждому синтетическому счету.

В главной книге данные о текущих  оборотах имущества (средств) записываются только по синтетическим счетам. Обороты  по кредиту каждого синтетического счета отражаются одной записью, а обороты по дебету – в корреспонденции с кредитуемыми счетами. Проверка правильности записей, произведенных в главной книге, осуществляется путем подсчета сумм оборотов и сальдо по всем счетам бухгалтерского учета.

Суммы дебетовых и кредитовых оборотов, а также суммы дебетовых и кредитовых сальдо должны быть соответственно равны.

При использовании журнально-ордерной формы учета отпадает необходимость  в составлении шахматной контрольной  ведомости и шахматного баланса, а также баланса оборотов по счетам.

Общая схема документооборота в  рамках журнально-ордерной формы учета  приведена на схеме :

Запись в учетные регистры осуществляется ручным способом или при помощи компьютера.

 

                     Подписание бухгалтерских документов  

 

Подпись (реквизит 21) - обязательный реквизит служебного документа, придающий ему юридическую силу. Должностные лица подписывают документы в пределах их компетенции. Документы, составляемые в учреждениях, действующих на правах единоначалия, подписываются одним должностным лицом. На документах, принимаемых коллегиальными органами, ставятся две подписи. Например, решение подписывают председатель и секретарь коллегиального органа. Также подписывается протокол.

Две и более подписи ставятся на документах, за содержание которых отвечают несколько лиц. Договоры и контракты подписывают договаривающиеся стороны.

Документы, составляемые комиссией, например, акты, подписывают все ее члены.

Денежно-финансовые документы имеют  особенности в составе удостоверения. Их подписывает руководитель учреждения и главный бухгалтер. Специальный пункт закона "О бухгалтерском учёте" посвящён порядку подписания первичных учётных документов. В нём говорится: "Перечень лиц, имеющих право подписи первичных учётных документов, утверждает руководитель организации по согласованию с главным бухгалтером. Документы, которыми оформляются хозяйственные операции с денежными средствами, подписываются руководителем организации и главным бухгалтером или уполномоченными ими на то лицами".

 

Таким образом, все законодательно-нормативные  акты о ведении документации бухгалтерской  отчётности касаются вопросов их подписания.

Подписи на документе располагаются  одна под другой в последовательности, соответствующей занимаемой должности. Наименования должностей разделяются между собой двумя межстрочными интервалами. Например:

Подписывается, как правило, первый экземпляр документа. Реквизит "подпись" состоит из наименования должности  лица, подписывающего документ, его личной подписи и ее расшифровки, в которой указываются инициалы и фамилия. В документах, изготовленных на бланках, в название должности не входит название учреждения. Например:

Директор института           подпись        В.Т.Логинов

При оформлении документа на бланке должностного лица должность этого  лица в подписи не указывается.

При оформлении документа на чистом листе бумаги название должности включает наименование учреждения. Например:

Директор Государственного

научно-исследовательского

института документоведения

и архивного дела                                                                       подпись         М.В.Ларин

В вузах, научных учреждениях в  должностях указываются ученая степень  и звание. Например:

Зав. кафедрой зоологии 

профессор, д-р биолог, наук                                                  подпись         И.Ф.Милютин

Подписи нескольких должностных лиц на документе располагаются одна под другой в последовательности, соответствующей занимаемой должности. Наименования должностей разделяются между собой двумя межстрочными интервалами. Например:

Если документ подписывает несколько  лиц, равных по должности, их подписи  располагаются на одном уровне. Например:

Директор школы № 585          Директор бассейна "Заря" подпись        О.О.Никитина   подпись   Е.Л.Головач

Следует помнить, что в случае отсутствия должностного лица, подпись которого заготовлена на документе, если документ подписывает его заместитель или исполняющий обязанности, обязательно указывается фактическая должность подписавшего документ путем внесения исправлений (допечатывается "зам." или "И.О.") и указывается его фамилия. Проставление косой черты перед указанием должности или предлога "За" является грубой ошибкой. Не допускается также подпись от руки "Зам".

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

                                Заключение

 

Документ – это письменное свидетельство  о совершенной хозяйственной  операции или о праве на её осуществление.

С помощью документов осуществляется сплошное и непрерывное наблюдение за всеми хозяйственным операциями.

Документация является начальной  стадией учета. В документах содержится вся экономическая информация, необходимая  для оперативного руководства работы предприятия, контроля за его деятельностью. Поэтому регистрация и систематизация первичных документов является важным аспектом ведения бухгалтерии предприятий.

Подпись же придает этим самым документам  юридическую силу, поэтому играет тоже немаловажную роль.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

                                    Введение

 

Показатели документа  должны раскрывать суть и все особенности  этой операции, служить базой для  оперативного управления и контроля за хозяйственными процессами, совершаемыми в организации, содержать информацию, необходимую и достаточную для  организации бухгалтерского учета, анализа, контроля и осуществления других функций управления, для составления отчетности, а также юридической доказательности в определенных ситуациях.

В данной работе будет  раскрыта суть первичных документов, процесс их регистрации. Также информация о систематизации принятых к учету документов, регистрах бухгалтерского учета. В нашей стране проделана большая работа по созданию и рационализации форм первичных учетных документов, их унификации и стандартизации. В частности, установлена система стандартов, в которых определены назначение, виды документов и требования к ним. Кроме того, изданы вышеупомянутые альбомы унифицированных форм первичной учетной документации с рекомендациями о порядке их применения. Организация первичного учета возложена на хозяйствующих субъектов. Первичные учетные документы могут составляться на бумажных и машинных носителях информации. На сегодняшний день одним из самых важных видов идентификации индивида является его подпись. Документы так же являются подлинными лишь при наличии на нем подписи. Поэтому в данной работе есть примеры правильного оформления подписей для бухгалтерских документов.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

                    Список литературы

 

1. http://be5.biz/ekonomika/b004/14.htm

2. http://www.bibliotekar.ru/deloproizvodstvo-2/23.htm

3. Кудрявцев В.А. и др. "Организация работы с документами: учебник -

М. ИНФРА-М, 1998 252 с.