Регистрация первичных документов. Систематизация принятых к учету документов

При указании в заголовке дела корреспондента необходимо учитывать следующее:

• если переписка ведется с однородными корреспондентами, то они не перечисляются, а указываются обобщенно. Например «Переписка института с высшими учебными заведениями по научным вопросам»;
• если переписка ведется с разнородными корреспондентами, то они не указываются. Например, «Переписка об организации региональной научно-практической конференции «Юридическое образование»»;
• если переписка ведется с одним корреспондентом, его указывают в заголовке дела. Например: «Переписка с Министерством образования Республики Беларусь по учебным вопросам».

При обозначении в заголовках дел  административно-территориальных единиц учитывается следующее: если содержание дела касается нескольких однородных административно-территориальных единиц, в заголовке дела не указываются  их конкретные названия, а указывается  их общее видовое название. Например, «Переписка с главами администраций  районов по социальным вопросам».

2.5 Порядок составления и утверждения номенклатуры дел. Требования к заполнению

Номенклатура дел организации (учреждения) на предстоящий календарный год составляется в последнем квартале предшествующего года службой документационного обеспечения управления по установленной форме. Названиями разделов номенклатуры дел организации (учреждения) являются названия структурных подразделений, расположенных в соответствии с утвержденной структурой и штатным расписанием организации (учреждения). Первым разделом обязательно ставится служба документационного обеспечения управления (общий отдел), т.к. собирается организационно-правовая и организационно-распорядительная документация, характеризующая деятельность организации. Общественные организации указываются в конце номенклатуры дел наименований после структурных подразделений. Расположение разделов в номенклатуре дел закрепляется индексом структурного подразделения.

Номенклатура дел организации (учреждения) представляет собой многостраничный  документ. Первый лист номенклатуры дел  оформляется на общем бланке организации  формата А4. Страницы нумеруются арабскими  цифрами посередине верхнего поля листа. Номенклатура дел организации (учреждения) печатается, а затем тиражируется в необходимом количестве экземпляров. Первый экземпляр хранится в службе документационного обеспечения управления, второй – используется службой делопроизводства как рабочий экземпляр, третий – в качестве учетного документа находится в архиве организации, четвертый – в государственном архиве. При составлении номенклатура дел визируется заведующим архивом организации (учреждения), подписывается руководителем службы делопроизводства и после одобрения экспертной комиссии организации направляется на согласование с экспертно-проверочной комиссией соответствующего архивного учреждения, после чего утверждается руководителем организации (учреждения). Согласованная с архивными учреждениями номенклатура дел в конце каждого года уточняется, перепечатывается, утверждается руководителем организации, (учреждения) и вводится в действие с 1 января следующего календарного года. Номенклатура дел пересогласовывается с архивными учреждениями не реже, чем раз в 5 лет. В случае реорганизации она подлежит пересоставлению, согласованию и утверждению независимо от срока ее согласования. После утверждения номенклатуры дел руководителем организации (учреждения) для структурных подразделений и общественных организаций делаются выписки соответствующих им разделов для использования в работе. Номенклатура дел организации (учреждения) является документом постоянного хранения и как самостоятельное дело подлежит учету по номенклатуре дел службы делопроизводства. В организациях, не передающих документы на государственное хранение, разработанные номенклатуры дел ежегодно рассматриваются на заседании экспертной комиссии организации. После одобрения экспертной комиссией номенклатуры дел утверждаются руководителем организации. Срок хранения их не менее 10 лет.

Требования к заполнению формы  номенклатуры дел

Составляют номенклатуру по форме, установленной Примерной инструкцией  по делопроизводству.

Номенклатура содержит в себе пять граф:

• 1 – индекс дела;
• 2 – заголовок дела (тома, части);
• 3 – количество дел (томов, частей);
• 4 – срок хранения дела (тома, части) и № статей по перечню;
• 5 – примечание.

Графа первая – «Индекс  дела».

Проставляется индекс каждого дела, включенного в номенклатуру дел, который состоит из индекса структурного подразделения и порядкового  номера дела. Этот порядок индексирования закрепляется в инструкции по ведению  делопроизводства. Индексы обозначаются арабскими цифрами. Группы цифр индекса  отделяются одна от другой с помощью  тире. Например: 06–02.

06 – индекс факультета (структурное подразделение УО).

02 – Приказы ректора УО по основной деятельности. (Копии).

В номенклатуре дел рекомендуется  сохранять одинаковые индексы для  однородных дел в пределах разных структурных подразделений одной  организации (учреждения).

 

Наименование организации		УТВЕРЖДЕНО
НОМЕНКЛАТУРА ДЕЛ		Наименование
_____________№_______		должности руководителя
на ____________год		организации
		Подпись Расшифровка подписи  Дата

 

Индекс дела	Заголовок дела (тома, части)	Кол-во дел (томов, частей)	Срок хранения дела (тома, части) и  № статей по перечню	Примечание
1	2	3	4	5

 

Наименование должности руководителя службы делопроизводства	Подпись	Расшифровка   подписи  Дата
Виза заведующего архивом (лица, ответственного за архив)
ОДОБРЕНО		СОГЛАСОВАНО
Протокол ЦЭК (ЭК)		Протокол ЭПК архивного  учреждения
от __________№______		от ___________№_______

Формат А4 (210х297 мм)

 

 

 

Графа вторая – «Заголовок дела (тома, частей)».

В эту графу включают заголовки  дел (томов, частей), отражающих документируемые  участки и вопросы деятельности организации (учреждения). Порядок расположения заголовков дел внутри разделов и подразделов номенклатуры определяется степенью важности документов, составляющих дела. В начале располагаются заголовки дел, содержащих организационно-правовую, организационно-распорядительную документацию. Заголовки дел документов вышестоящих инстанций располагают выше заголовков дел организации. Затем располагают заголовки дел, содержащих плановые и отчетные документы.

Графа третья – «Количество  дел (томов, частей)».

Заполняется эта графа в конце  года, указывается количество дел (томов, частей).

Графа четвертая – «Срок  хранения дела (тома, части) и  
№ статей по перечню».

Указываются сроки хранения дел, номера статей со ссылкой на перечень (типовой, ведомственный), а при его отсутствии на типовую или примерную номенклатуру дел. Для некоторых документов не устанавливают конкретные сроки  хранения, а хранят «до минования  надобности» (например, инструктивные  письма вышестоящих организаций, присланные для сведения) или «до замены новыми» (например, положения о структурном  подразделении, должностная инструкция). В указанных случаях проставляются  эти отметки и отметка «ЭК», которая обозначает, что по окончанию  делопроизводственного года должно быть подвергнуто экспертизе ценности с возможным выделением некоторых  документов на постоянное или временное  хранение.

Графа пятая – «Примечание».

Заполняется в течение всего  срока действия номенклатуры дел. Своевременно службой делопроизводства проставляется  отметка о заведении новых  дел, о передаче дел в архив, о  преходящих делах, о выделении дел  к уничтожению, о лицах, ответственных  за формирование дел. В этой же графе  при переносе информации с машинного  носителя делается пометка с указанием  дополнительных сведений о местонахождении  документа на машинном носителе. В конце года в номенклатуре заполняется итоговая запись о категориях и количестве заведенных и включенных в номенклатуру дел. Обязательно указывается количество дел постоянного срока хранения, со сроком хранения свыше 10 лет и со сроком хранения до 10 лет включительно. После итоговой записи делается отметка с указанием должности лица, сделавшего отметку, его подписи и расшифровки подписи. Проставляется дата составления итоговой записи.

Установление сроков хранения дел

Сроки хранения дел устанавливают для обеспечения сохранности документов. Сроки хранения – одно из важных основание для группировки документов в дела, так как документы с постоянным сроком хранения хранятся отдельно от документов, для которых установлен срок хранения до 10 лет и свыше 10 лет. Сроки хранения устанавливаются по перечням документов с указанием сроков их хранения или экспертным путем. Перечни документов могут быть типовыми или ведомственными. При определении сроков хранения документов могут использоваться несколько видов типовых перечней:

• Перечень типовых документов, образующихся в деятельности госкомитетов, министерств, ведомств и других учреждений, организаций и предприятий с указанием сроков хранения;
• Перечень документов, подлежащих приему в государственные архивы;
• Перечень научно-технической документации, подлежащей приему в государственные архивы.

Типовые перечни не могут охватить всю документацию различных отраслей. Поэтому на базе типовых перечней министерствами и ведомствами разрабатываются  ведомственные перечни, включающие наиболее полное и систематизированное  перечисление документации организаций  и предприятий их системы.

Сроки хранения документов – постоянные или временные (один, три, пять, десять, пятнадцать лет и т.д.) устанавливаются в зависимости от значимости документов. Если в деле содержатся документы временного хранения различной ценности и, следовательно, с разными сроками хранения, срок хранения всего дела устанавливается для наиболее ценной документации. Сроки хранения исчисляются с 1 января того года, который следует за годом окончания дела. Например, срок хранения дела законченного делопроизводством в 2000 году, исчисляется с  
1 января 2001 года.

3. Подпись бухгалтерских документов

После проверки бухгалтерских документов ревизионной комиссией (ревизора) и аудиторской организации (аудитора), общее собрание участников утверждает бухгалтерскую документацию. Утвержденная общим собранием участников общества бухгалтерская документация подписывается руководителем и главным бухгалтером общества. В случаях, когда бухгалтерский учет ведется внештатными сотрудниками (это может быть индивидуальный предприниматель - бухгалтер или организация, оказывающая услуги по ведению бухгалтерского учета), бухгалтерская документация подписывается соответственно индивидуальным предпринимателем - бухгалтером или руководителем обслуживающей организации, ведущими бухгалтерский учет. Представление бухгалтерской документации на утверждение общему собранию имеет большое значение для участников общества, поскольку таким образом хозяйственное общество может выявлять недостатки в работе, контролировать выполнение производственных и финансовых показателей, разрабатывать на основе отчетных показателей бизнес-планы.