Реквизиты документов

Следует иметь в виду, что при направлении документа в вышестоящие организации не допускается одновременное его адресование другим адресатам, кроме случаев, когда это определено поручением вышестоящей организации.

Реквизит «Гриф утверждения»

Пунктом 52 Инструкции установлено, что утверждение является одним из способов удостоверения документа после его подписания. Документ, подлежащий утверждению, приобретает юридическую силу только с момента его утверждения.

Документ может утверждаться двумя способами: изданием дополнительного распорядительного документа (например, приказа) или должностным лицом путем проставления подписи и печати в реквизите «Гриф утверждения». Подчеркивается, что оба способа имеют одинаковую юридическую силу.

При утверждении документа должностным лицом гриф утверждения состоит из слова «УТВЕРЖДАЮ», наименования должности лица, утвердившего документ, включая видовое наименование организации, его подписи, расшифровки подписи и даты утверждения.

Например: 

УТВЕРЖДАЮ

 Директор института

 Подпись А.И.Новиков

23.06.2008

При утверждении документа руководителем вышестоящей организации или документа, составленного не на бланке, в наименование должности лица, утвердившего документ, включается полное наименование организации.

Например:   

УТВЕРЖДАЮ

 Директор учреждения  «Белорусский научно-исследовательский  институт документоведения и  архивного дела»

 Подпись А.Е.Рыбаков

25.06.2008

Дата (день месяца) утверждения в грифе «УТВЕРЖДАЮ» проставляется должностным лицом, утвердившим документ, а месяц и год допускается печатать с помощью технических средств.

Что касается отдельного распорядительного акта, то он издается, как правило, в случае, когда введение утверждаемого документа требует дополнительных предписаний и разъяснений, иных действий, связанных с его применением, а также при утверждении нормативных правовых актов Республики Беларусь. При утверждении распорядительным документом или протоколом гриф утверждения состоит из слова «УТВЕРЖДЕНО», названия вида документа в именительном падеже, его даты и индекса.

Например: 

УТВЕРЖДЕНО

 Приказ Министра информации  Республики Беларусь

25.06.2008 № 32

Пожалуй, все знают, что гриф утверждения проставляется в правом верхнем углу документа. При утверждении документа несколькими должностными лицами грифы утверждения располагают на одном уровне.

Слова «УТВЕРЖДАЮ» и «УТВЕРЖДЕНО» печатают прописными буквами без кавычек и пробелов. Использование бланков документов с продольным расположением реквизитов для оформления документов, подлежащих утверждению, не допускается. Перечень документов организации, подлежащих утверждению, определяется в соответствии с законодательством Республики Беларусь и закрепляется в табеле и (или) инструкции по делопроизводству организации, иных локальных нормативных правовых актах. Примерный перечень документов, подлежащих утверждению, определен согласно приложению 3 в Инструкции.

 

Реквизит «Резолюция»

Согласно п. 53 Инструкции резолюция — это письменное указание руководителя о порядке исполнения или использования документа. Реквизит «Резолюция» включает фамилию исполнителя, содержание поручения и срок исполнения. Резолюция должна быть подписана (собственноручная подпись) и датирована. При наличии нескольких исполнителей первой указывается фамилия ответственного исполнителя, который организует работу соисполнителей. Подчеркивается, что на документе должно быть не более одной резолюции. Последующие резолюции руководителей оформляются, если в них детализируется порядок исполнения документа.

 

Что касается места размещения резолюции, то она располагается в правом верхнем углу первого листа документа перед текстом. При необходимости оформления сложной по содержанию резолюции, а также нескольких резолюций и невозможности их размещения в отведенном для резолюции месте допускается

написание резолюций на любой свободной площади лицевой стороны первого листа документа, не затрагивая текста (но не на полях документа). При отсутствии свободного места на лицевой стороне первого листа допускается оформление резолюции на отдельном листе с указанием на нем регистрационного индекса и даты документа, к которому относится резолюция. Лист резолюции прикрепляется к документу и после его исполнения вместе с ним подшивается в дело. На документе проставляется отметка о наличии такого листа. При оформлении листа резолюции используются стандартные листы бумаги форматов А6, А5, А4 с соблюдением следующих размеров полей:

для формата А6: верхнее и нижнее — не менее 10 мм, левое — не менее 12 мм, правое — не менее 8 мм;

для формата А5: верхнее — не менее 15 мм, нижнее — не менее 10 мм, левое — 20 мм, правое — не менее 8 мм;

для формата А4: верхнее и нижнее — не менее 20 мм, левое — 30 мм, правое — не менее 8 мм.

Реквизит «Заголовок к тексту»

Пунктом 54 Инструкции установлено, что документы, оформленные на бланках или стандартных листах бумаги формата А4, должны иметь заголовок. Заголовок к тексту допускается не указывать на документах, оформляемых на бланках или стандартных листах бумаги формата А5.

Заголовок формулируется составителем документа. Он должен быть кратким и емким, точно передавать смысл текста и грамматически согласовываться с названием документа.

Например:

приказ (о чем?) «О совершенствовании структуры аппарата управления»;

правила (чего?) «внутреннего трудового распорядка»;

должностная инструкция (кому?) «секретарю-референту»;

акт (о чем?) «О выделении к уничтожению документов и дел, не подлежащих хранению»;

акт (чего?) «проверки»;

Заголовок в кавычки не заключается и не подчеркивается. Точка в конце заголовка не ставится.

Реквизит «Отметка о контроле»

Согласно п. 55 Инструкции отметка о контроле располагается на левом поле документа на уровне заголовка к тексту и обозначается буквой «К» или словом «Контроль». Отметка проставляется от руки или с помощью штемпеля. Отметка может быть дополнена контрольной датой.

Отметка о наличии приложения

Реквизит «Отметка о наличии приложения» располагается ниже текста документа перед реквизитом «Подпись». Слово «Приложение» печатается с прописной буквы от нулевого положения табулятора от границы левого поля, после него ставится двоеточие. Если документ имеет приложение, названное в тексте, то в отметке о наличии приложения указывается только количество листов и экземпляров.

Например:  Приложение: на 7 л. в 2 экз. 

Если документ имеет приложения, не названные в тексте, то их наименования перечисляются с указанием количества листов и экземпляров каждого приложения. При наличии нескольких приложений они нумеруются арабскими цифрами.

Например: 

Приложение: 

1. Инструкция по делопроизводству на 12 л. в 3 экз.

2. Отзыв на проект инструкции  на 3 л. в 2 экз.

Если к документу прилагается документ, имеющий приложение, то в отметке о наличии приложения указывается общее количество листов приложений.

Например: 

Приложение: 

письмо Национального банка Республики Беларусь от 08.11.2008 № 12-7/389 и приложение к нему, всего на 5 л. в 1 экз.

Если приложение направляется не всем адресатам, то в отметке о наличии приложения указывается, в какой адрес направляется приложение.

Например: 

Приложение: на 5 л. в 1 экз., во второй адрес. 

Если приложения сброшюрованы, то количество листов не указывается.

В распорядительных документах реквизит «Отметка о наличии приложения» не оформляется; указание о наличии приложения дается в тексте документа: «согласно приложению», «приложение», «приложение 1», «... представить перечень документов по прилагаемой форме» и др.

Реквизит «Подпись»

Пунктом 57 Инструкции установлено, что проект документа представляется на подпись соответствующему должностному лицу (исходя из его компетенции) полностью оформленным, проверенным, согласованным (при необходимости) вместе с приложениями и материалами, на основании которых он составлен. Реквизит «Подпись» располагается после текста и отметки о наличии приложения и состоит из наименования должности лица, подписавшего документ, собственноручной подписи и ее расшифровки (инициалы, фамилия). Инициалы печатаются перед фамилией без пробелов на уровне последней строки наименования должности.

Если документ оформлен на бланке или с использованием углового штампа, то в наименование должности включается, как правило, видовое наименование организации.

Например: Директор института 

Подпись А.Е.Рыбаков

При оформлении документа не на бланке в наименование должности включается полное наименование организации.

Например: Директор учреждения «Белорусский научно-исследовательский институт документоведения и архивного дела» 

Подпись А.Е.Рыбаков

В составе реквизита «Подпись» могут указываться степени и звания (ученые, воинские и др.).

Например:  Директор института доктор исторических наук, профессор 

Подпись А.И.Новиков

При подписании документа несколькими должностными лицами их подписи располагаются одна под другой в последовательности, соответствующей занимаемым должностям.

Например:   

Директор завода        Подпись       Г.Н.Петров

 Главный бухгалтер Подпись     Д.И.Иванова

А вот при подписании документа несколькими лицами, не подчиненными по должности, их подписи располагаются на одном уровне.

Например: Министр образования Республики Беларусь     Подпись      А.М.Радьков   

Министр финансов Республики Беларусь                     Подпись              А.М.Харковец

Обратите внимание, что при подписании документа, подготовленного комиссией, указываются не должности лиц, а их обязанности в составе комиссии. При этом фамилии членов комиссии располагаются в алфавитном порядке.

Например:  Председатель комиссии Подпись В.В.Грушевский

Члены комиссии:  Подпись    Г.Б.Орлов   Подпись П.П.Силаев

Что касается документов коллегиальных органов, то они подписываются председателем и секретарем этого органа.

Например: Председатель       Подпись                В.И. Кириллов

                     Секретарь           Подпись                 А.А.Купрейчик

При подписании распорядительных и исходящих документов подписывается только первый экземпляр документа. То есть если вы куда-то отправляете письмо, то второй экземпляр, который остается у вас в папке, подписывать не нужно. При оформлении актов, протоколов, совместных документов подписи проставляются на всех экземплярах документа.

Здесь же в Инструкции подчеркивается, что в реквизите «Подпись», а также реквизитах «Гриф утверждения» и «Гриф согласования» указываются фактическая должность лица, подписавшего (утвердившего, согласовавшего) документ, его инициалы и фамилия. Допускается использование сокращений «Зам.» («заместитель»), «И.о.» («исполняющий обязанности»). Но не допускается ставить предлог «За» или косую черту перед наименованием должности, как это много где еще можно встретить на практике.

Реквизит «Гриф приложения»

Если к документу имеются приложения, то реквизиты этих приложений должны быть тоже надлежащим образом оформлены. В п. 58 Инструкции говорится, что гриф приложения располагается в правом верхнем углу первого листа приложения. Гриф приложения состоит из слова «Приложение», его порядкового номера (указывается арабскими цифрами без знака №), названия вида документа в дательном падеже, его даты и регистрационного индекса.

Например: 

Приложение 2

 к приказу директора  института

18.11.2008 № 9

При этом если приложение одно, то его порядковый номер не указывается.

На приложениях, утверждаемых распорядительным документом или протоколом, гриф приложения не оформляется. В этом случае в правом верхнем углу первого листа утверждаемого документа проставляется гриф утверждения.

Подчеркивается, что документы-приложения оформляются с указанием всех необходимых реквизитов документа («Название вида документа», «Заголовок к тексту», «Подпись» и др.).

Согласование документов

Пунктом 59 Инструкции установлено, что документы, подготавливаемые в организации, до придания им юридической силы (подписания, утверждения, регистрации) в необходимых случаях подлежат согласованию. Согласование проекта документа проводится с организациями и должностными лицами. Согласование может проводиться как внутри организации — со структурными подразделениями и должностными лицами (внутреннее согласование), так и вне ее — с подчиненными и неподчиненными организациями (внешнее согласование).

Реквизиту «Гриф согласования» посвящен п. 60 Инструкции. В нем говорится, что внешнее согласование оформляется грифом согласования. Гриф согласования располагается ниже реквизита «Подпись» на лицевой стороне последнего листа документа и состоит из слова «СОГЛАСОВАНО», наименования должности лица, с которым согласовывается документ (включая полное наименование организации), собственноручной подписи, ее расшифровки и даты. Гриф согласования печатают от нулевого положения табулятора без отступа от границы левого поля. Слово «СОГЛАСОВАНО» печатают прописными буквами без кавычек и пробелов.

Например: 

СОГЛАСОВАНО

Директор Государственного

 учреждения «Национальный  архив Республики Беларусь»

 Подпись В.Д.Селеменев

13.10.2008 

Если согласование документа производится коллегиальным органом или посредством письма, то гриф согласования оформляется по форме:

СОГЛАСОВАНО

 Протокол заседания  экспертного совета

18.10.2008 № 13  

Если документ имеет два грифа согласования, то они располагаются на одном уровне.

Например:   

СОГЛАСОВАНО

 Министр юстиции Республики  Беларусь

 Подпись В.Г.Голованов

14.06.2008   

СОГЛАСОВАНО

 Председатель Верховного  Суда Республики Беларусь

 Подпись В.Д.Сукало

14.06.2008

Более трех грифов согласования оформляются двумя вертикальными рядами.

При отсутствии места на документе оформляют лист согласования по образцу согласно приложению 4 к Инструкции. На документе на месте, предусмотренном для размещения грифа согласования, делается отметка: Лист согласования прилагается

Реквизит «Визы»