Реквизиты документов

Этот реквизит довольно часто встречается на документах организаций различных форм собственности и организационно-правовых форм. Пунктом 61 Инструкции установлено, что внутреннее согласование оформляется путем визирования проекта документа должностным лицом. Реквизит «Виза» включает в себя наименование должности лица, визирующего проект документа, его собственноручную подпись, расшифровку подписи и дату.

Например:  Начальник отдела кадров

Подпись А.В.Смирницкий

25.06.2008 

Следует знать: отказываться от визирования, а также делать какие-либо исправления в тексте проекта документа не допускается. Замечания и дополнения излагаются на проекте документа ниже даты визирования. При значительном объеме замечания и дополнения излагаются на отдельном листе, а на проекте документа указывается: «Замечания прилагаются».

Например:  Начальник отдела кадров

 Подпись А.В.Смирницкий

25.06.2008

 С проектом  не согласен.

 Замечания  прилагаются 

Визы проставляются ниже реквизита «Подпись» на лицевой стороне последнего листа первого экземпляра документа слева. Проекты распорядительных документов допускается визировать на оборотной стороне последнего листа первого экземпляра документа. При согласовании писем и других исходящих документов визы оформляются на копиях, остающихся в деле. Установлено, что при необходимости оформления нескольких виз они располагаются одна под другой в порядке визирования.

Например:  Начальник отдела кадров   Подпись   Н.Б.Скворцова   20.06.2008 

Зав. отделом документоведения            Подпись   А.В.Сидорцов   20.06.2008 

Зав. отделом архивоведения                  Подпись   Т.И.Боброва  21.06.2008 

Юрисконсульт                                        Подпись   Н.С.Швец  22.06.2008 

При отсутствии свободного места визы оформляются на обороте последнего листа документа или на отдельном листе и при размножении документа не воспроизводятся. При наличии листа согласования на месте, предусмотренном для размещения визы, делается отметка, оформляемая по правилам, установленным п. 60 Инструкции (Гриф согласования).

Перечень согласующих инстанций определяется составителем документа исходя из его содержания и требований нормативных правовых актов.

Реквизит «Печать»

Пунктом 62 Инструкции установлено, что реквизит «Печать» ставится на документах, требующих особого удостоверения их подлинности.

Устанавливается три вида печатей: печать организации, печать структурного подразделения организации, печать, указывающая на ее целевое назначение (для документов и т.п.). В свою очередь печати организаций подразделяются на гербовые (печати с изображением Государственного герба Республики Беларусь) и простые.

Порядок использования и ответственность за хранение печатей закрепляются в локальных нормативных правовых актах организации, разрабатываемых в соответствии с законодательством Республики Беларусь.

Перечень документов, на которых проставляется печать, определяется организацией на основании законодательства Республики Беларусь. Проставление печати необходимо на подлинниках документов и их копиях, в том числе факсимильных, удостоверяющих права, свободы и (или) законные интересы граждан, права и обязанности юридических лиц, санкционирующих расходование денежных средств и материальных ценностей.

 

Отметка об исполнителе

Согласно п. 63 Инструкции реквизит «Отметка об исполнителе» располагается на лицевой стороне последнего листа документа в левом нижнем углу. Отметка об исполнителе включает фамилию и номер служебного телефона исполнителя (составителя) документа. Фамилия исполнителя и номер его служебного телефона печатаются без знаков препинания.

Например: Корнеев 200 59 79

Отметка об исполнителе может быть дополнена индексом структурного подразделения, в котором готовился документ (на первой строке), первыми буквами собственного имени и фамилии лица, отпечатавшего проект документа, датой создания документа, именем файла (на второй строке) и другими поисковыми данными.

Например: 3 Маковецкий 220 95 01

АР 26.05.2008 Письмо.doc

При оформлении документа на компьютере реквизит «Отметка об исполнителе» выполняется шрифтом Times New Roman (Times New Roman Cyr) обычный, размер — 9 пунктов, межстрочный интервал — точно 9 пунктов.

Отметка об исполнителе обязательно оформляется на исходящих документах.

Отметка о заверении копии

 

Пунктом 64 Инструкции установлено, что копия документа должна воспроизводить все реквизиты этого документа, в том числе реквизиты бланка. Для придания копии документа юридической силы она должна быть заверена (засвидетельствована) уполномоченным должностным лицом организации.

А вот копия документа, воспроизводящая часть его реквизитов, заверенная в установленном порядке, является выпиской из документа. Выписки из документов оформляются на общем бланке. В выписках из документов слово «ВЫПИСКА» включается в название вида документа.

Например: ВЫПИСКА ИЗ ПРИКАЗА

Отметка о заверении копии оформляется ниже реквизита «Подпись» и включает слово «Верно», наименование должности лица, заверившего копию, его собственноручную подпись, расшифровку подписи и дату заверения.

Например: Верно Инспектор отдела кадров   Подпись   А.Г.Леонов  25.01.2008

Копии документов, предоставляемые гражданам, в том числе ИП, и юридическим лицам или их представителям, если такие копии необходимы для решения вопросов, касающихся прав и (или) законных интересов обратившихся лиц, и выписки из них оформляются в описанном выше порядке. При пересылке копий документов, включая копии документов, необходимых для решения вопросов, касающихся прав и (или) законных интересов обратившихся лиц, и выписок из них в другие организации или выдаче их на руки отметку о заверении копии удостоверяют печатью организации.

На копиях исходящих документов, остающихся в деле организации, реквизиты бланка не воспроизводятся, проставляются дата подписания документа, его регистрационный индекс и отметка о заверении копии, в которой допускается не указывать дату заверения и должность лица, заверившего копию.

Например:   Верно   Подпись    А.Г.Леонов

Установлено, что копии документа, полученные путем тиражирования подлинника средствами оперативной полиграфии, содержащие факсимильное воспроизведение подписи и предназначенные для рассылки или внутреннего пользования, не нуждаются в дополнительном удостоверении, за исключением случаев, предусмотренных актами законодательства Республики Беларусь. Размноженные экземпляры документа, предназначенные для рассылки или внутреннего пользования и не воспроизводящие факсимильную подпись подлинника, допускается удостоверять печатью, проставляемой на месте, отведенном для собственноручной подписи.

Обратите внимание, что организация может заверять копии тех документов, которые созданы в самой организации, документов, полученных организацией в подтверждение ее прав, полномочий и обязанностей (лицензий, сертификатов и др.), документов, предусмотренных постановлением Совета Министров Республики Беларусь от 30.12.2012 № 1256 «О некоторых вопросах выдачи и свидетельствования копий документов, касающихся прав и (или) законных интересов граждан, в том числе индивидуальных предпринимателей, и юридических лиц».

Отметка об исполнении документа и направлении его в дело

Согласно п. 65 Инструкции отметка об исполнении документа и направлении его в дело проставляется на документе после его исполнения и является свидетельством завершения работы над ним. Отметка об исполнении документа и направлении его в дело располагается на нижнем поле первого листа документа слева и состоит из слов «В дело», номера дела по номенклатуре дел, в котором будет храниться документ, даты и индекса документа, свидетельствующего об исполнении, собственноручной подписи исполнителя или руководителя структурного подразделения-исполнителя и даты направления документа в дело.

Например:

В дело 11-10

Подготовлен ответ

15.02.2008 № 11-10/130

Подпись

16.05.2008

При отсутствии документа, свидетельствующего об исполнении, в отметке указываются краткие сведения об исполнении.

Например:

В дело 5-15

Произведен перерасчет

Подпись

20.11.2008

Реквизит «Отметка о поступлении»

Это последний реквизит из всех, перечисленных в Инструкции. Отметка о поступлении (регистрационный штамп входящих документов) проставляется на нижнем поле первого листа документа справа и состоит из полного или сокращенного наименования организации-получателя, даты и регистрационного индекса (номера) поступления документа.  Пунктом 66 Инструкции установлено, что на документах, требующих срочного исполнения, вместе с датой допускается указывать время поступления (часы, минуты).

 

 

 

 

Список используемых источников:

1. Давыдова, Э.Н.,  Рыбаков, А.Е.  Делопроизводство:  учебн.  и  практ.

Руководство / Э.Н. Давыдова, А.Е. Рыбаков – Мн.: ТетраСистемс, 1998. – 288 с.

2. Об  архивном  деле  и  делопроизводстве  в  Республике  Беларусь:  Закон  Респ.

Беларусь, 25  нояб. 2011  г.,  № 323-З //  Нац.  реестр  правовых  актов  Респ.

Беларусь. – 2011. – № 136. – 2/1875. 

3. Об  утверждении  Инструкции  по  делопроизводству  в  государственных

органах,  иных  организациях:  постановление  М-ва  юстиции  Респ.  Беларусь,

19 янв. 2009  г., № 4:  в  ред.  постановления М-ва  юстиции  Респ.  Беларусь  от 

15.01.2013  г. //  Консультант  Плюс:  Беларусь.  Технология 3000 [Электронный 

ресурс] / ООО «ЮрСпектр», Нац.  центр  правовой  информ.  Респ.  Беларусь. –

Минск, 2013.

4. Шумейко, М.Ф., Козак, К.И., Селеменев, В.Д. Архивоведение Беларуси: учеб.

пособие; в 2 ч. / М.Ф. Шумейко, К.И. Козак, В.Д. Селеменев. – Мн., – 1998. – Ч.

1, 2.

5.Сайт издательского дома  «Статут» [Электронный ресурс] http://statut.by/