Реквизиты заголовочной части документа

Содержание

 

1. Реквизиты заголовочной части документа……………………………….3
2. Правила оформления реквизита «Герб субъекта РФ»………………….14
3. Составить на листе формата А4: претензию, трудовой договор………16

Библиографический список………………………………………………….21

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

1. Реквизиты заголовочной части документа

 

Любой документ состоит  из ряда составляющих его элементов оформления (даты, подписи, и т.д.), которые называются реквизитами. Реквизиты – обязательные элементы оформления служебного документа.

 

Состав реквизитов насчитывает 30 наименований и приведен в государственном стандарте ГОСТ Р 6.30-2003. Реквизиты располагаются на документе каждого вида в строго определенном стандартом порядке.

При оформлении документов реквизиты группируются в пределах трех основных частей, на которые можно условно разделить любой документ: заголовочная, содержательная, оформляющая.

Заголовочная часть – это начало документа, где содержатся сведения об организации (авторе документа) и первичные данные о самом документе (реквизиты 01—16). Рассмотрим реквизиты заголовочной части.

Реквизит «Герб». Использование на бланках документов Государственного герба РФ и гербов субъектов РФ регламентируется соответственно Федеральным конституционным законом «О Государственном гербе РФ» и нормативными актами субъектов РФ. Изображение герба располагается на верхнем поле документа по центру относительно наименования организации, например:

АДМИНИСТРАЦИЯ КРАСНОЯРСКОГО КРАЯ

Допускается размещать  изображение герба на части площади, занимаемой реквизитом «Наименование организации», например:

МИНИСТЕРСТВО ОБРАЗОВАНИЯ РФ

На бланках документов, создаваемых в негосударственных  структурах, герб не изображается.

Реквизиты «Код организации» и «Код формы документа». Коды, проставляемые на документах, являются элементами их электронной идентификации и служат для ускорения передачи документированной информации по каналам электронной связи, сокращая количество возможных ошибок при передаче данных.

Код организации проставляется  по Общероссийскому классификатору предприятий и организаций (ОКПО). Код по ОКПО имеют все зарегистрированные предприятия и организации. Этот код может быть заранее проставлен на документе, например, при изготовлении бланка этого документа типографским способом.

 

Код формы документа  проставляется по Общероссийскому классификатору управленческой документации (ОКУД) только на документах, имеющих унифицированную форму, название которой включено в классификатор управленческой документации (класс 0200000).

Реквизит «Наименование  организации» указывается в документах в полном соответствии с наименованием, закрепленным в учредительных документах, включая сокращенное наименование и наименование на иностранном языке. Сначала указывается полное наименование организации на русском языке, а затем, ниже или справа, сокращенное (в скобках или без них) или иноязычное, например:

МИНИСТЕРСТВО ПУТЕЙ  СООБЩЕНИЯ РФ (МПС)

Двуязычные бланки, на русском и национальном языках, приняты  для организаций – субъектов Российской Федерации.

 

При наличии у предприятия, учреждения вышестоящей организации, ее наименование, полное или сокращенное, указывается выше наименования предприятия, например:

ЦЕНТРОСОЮЗ РФ

Московский университет

потребительской кооперации

(МУПК)

Реквизит «Справочные  данные об организации» используется только при переписке и не проставляется на внутренних документах. Справочные данные об организации необходимы для почтовой, телеграфной, телефонной, электронной связи с организацией, а также для выполнения расчетно-денежных операций в банке, счет которого указан на документе.

 

Почтовый и телеграфный адреса оформляются в соответствии с  требованиями Правил оказания услуг почтовой связи, утвержденных Постановлением Правительства РФ от 26 сентября 1997 г. № 1239.

 

В таком же порядке производится написание адреса отправителя, например:

ЗАО «Информационные  технологии»

Пр. Мира, 181, Москва, 112281

Для оперативной связи  используются номера телефона, телефакса, телетайпа, телекса, а также адрес электронной почты, например:

 

                                                           ЗАО «Информационные технологии»

                                                             Пр. Мира, 181, Москва, 112281.

Тел. 183-1501, факс 183-1836.

E-mail: cooper@sityline.ru

Банковские реквизиты  необходимы только на письмах по вопросам расчетно-денежных операций, например на гарантийных письмах:

                                                    ЗАО «Информационные технологии»

                                                  Пр. Мира, 181, Москва, 112281.

                         Тел. 183-1501, факс 183-1836. E-mail: cooper@sityline.ru

                             р/с 40705360438080100248 в Нагорном ОСБ 8171/0602

                                                 в МБ АК СБ РФ г. Москва БИК 048528342

                                                    кор/сч 30109510600000000342

Реквизит «Наименование вида документа» располагают после реквизита «наименование организации» и юридического адреса и печатают прописными буквами от границы левого поля, например, акт, справка. Этот реквизит является одним из важнейших и проставляется на всех документах, кроме писем и факсов. Для писем указание вида документа используется только в следующем сочетании: гарантийное письмо.

Название вида документа дает общее представление  о назначении документа, определяет состав его реквизитов, структуру текста, степень обязательности выполнения его требований. Наименование вида документа (приказ, акт, справка, должностная инструкция и т.д.) указывается на всех служебных документах, кроме писем. Наименование вида документа пишется после наименования организации прописными буквами в соответствии с наименованиями видов документов, предусмотренными УСОРД и ОКУД (класс 0200000).

 

Наименования всех видов  используемых документов целесообразно  перечислить в Табеле форм документов, применяемых в организации, сгруппировав их по управленческим функциям. Разработка Табеля способствует упорядочению процесса документирования управленческой деятельности и позволяет исключить применение в организации видов документов, не соответствующих ее организационно-правовой форме или направлениям деятельности. Примерная форма Табеля приведена в Типовой инструкции по делопроизводству в министерствах и ведомствах Российской Федерации.

 

Реквизит «Дата документа». Дата – один из основных реквизитов документа, обеспечивающих его юридическую силу. Датой документа является: дата его подписания (для приказов, писем, факсов, справок); дата его утверждения (для планов, отчетов, правил, инструкций) и дата события, которое в нем зафиксировано (для протоколов, актов).

 

Даты подписания, утверждения, согласования документа, а также  даты, содержащиеся в тексте, оформляют цифровым способом. Элементы даты приводят арабскими цифрами в одной строке в следующей последовательности: день месяца, месяц, год. В соответствии с международными стандартами элементы даты могут иметь другую последовательность: год, месяц, число. День месяца и месяц оформляются двумя парами арабских цифр, разделенными точкой, а год обозначается четырьмя цифрами, например: 28.08.2010 или 2010.08.28. Для обозначения дней месяца и месяцев всегда используются именно пары цифр, а не одна цифра, т.е. для чисел месяца с 1 по 9 и для месяцев с января по сентябрь в датах добавляется 0, например: 01.09.2010. После написания даты цифровым способом не ставится буква «г» с точкой или просто точка за исключением случая, когда датой заканчивается предложение, т.к. в конце предложения всегда ставится точка.

 

Допускается словесно-цифровой способ оформления даты, при котором после цифр, обозначающих год, обязательно ставится буква «г» с точкой или слово «год», например: 15 марта 2010 г. или 28 декабря 2010 года. При словесно-цифровом способе изображения дат не обязательно добавление 0 для чисел с 1 по 9, например: 8 декабря 2010 г. При датировании служебных документов не допускается употребление римских цифр.

 

Во многих современных  организациях можно наблюдать распространенную ошибку при датировании документов: дату на документе (например, на приказе или письме) печатают при его изготовлении. Однако, согласно Методическим рекомендациям ВНИИДАД, дату на документе проставляет должностное лицо, подписывающее документ, непосредственно при подписании. При этом допускается напечатать в проекте документа обозначение месяца и года, а число проставляется от руки при подписании документа. Вместе с тем следует отметить, что в документах, фиксирующих работу коллегиальных органов (в протоколах, актах и др.) дата печатается на документах при их оформлении.

 

Реквизит «Регистрационный номер документа» присваивается каждому исходящему, внутреннему и входящему документу при его регистрации в соответствии с принятой системой индексации, основу которой составляет порядковый номер документа. В зависимости от конкретного регистрационного массива документов к порядковому номеру могут добавляться другие составные части, например: при регистрации служебных писем к порядковому номеру добавляется индекс дела по номенклатуре дел.

Документы, подготовленные совместно несколькими организациями, имеют сложные номера, состоящие из регистрационных номеров каждой из этих организаций, проставленных через косую черту.

Реквизит «Ссылка на регистрационный номер и дату документа» проставляется только на ответных исходящих письмах и включает регистрационный номер и дату документа, на который дается ответ, например: На № 301/0715 от 21.04.2010  

 

Реквизит «Место составления или издания документа». В каждом документе должно быть указано место его составления или издания, т.е. название местности, территории, где был создан документ. В служебных письмах эта информация содержится в справочных данных об организации, в других документах может входить в реквизит «Наименование организации», например:

                    Московское научно-производственное объединение «Маяк»

                                            Рязанский приборный завод

В других случаях место  составления или издания специально указывают в документах с учетом административно-территориального деления, например:

Москва

г. Подольск Московской обл.

пос. Строитель Мытищинского р-на Московской обл.

Административно-территориальное деление страны, т.е. наименование областей, краев, районов, необходимо учитывать в связи с возможным повторением наименований некоторых наемных пунктов в различных регионах, например:

 

– г. Красногорск Московской обл.

– г. Красногорск Челябинской обл.

– г. Красногорск Сахалинской обл.

– г. Красногорск Алтайского кр.

Если место нахождения организации и место составления  документа не совпадают, то указывается место составления документа.

 

Реквизит «Гриф ограничения доступа к документу» указывается, если документ содержит сведения ограниченного распространения. На первом листе такого документа в правом верхнем углу проставляется соответствующий гриф (например: секретно, конфиденциально и др.) в зависимости от того, государственная или коммерческая тайна содержится в данном документе.

 

Гриф ограничения доступа  к документу обычно сопровождаемся указанием номера экземпляра документа, например: Конфиденциально  экз. 1.

 

Реквизит «Адресат». Документы адресуются организациям, их структурным подразделениям или конкретному должностному лицу. Наименование организации, ее структурного подразделения указывают в именительном падеже, например:

                                                     Муниципальное предприятие «Контакт»

                                                        Министерство образования и науки РФ

                                                       Управление образовательных программ

Не допускается адресование  типа:

                                                                           Предприятию «Контакт»

                                                                           В фирму «Маяк»

При адресовании документа  должностному или физическому лицу инициалы указываются перед фамилией:

                                                                           АОЗТ «Стройдеталь»

                                                         Главному специалисту А.С. Смирнову

При адресовании документа  руководителю организации, наименование организации входит в состав наименования должности адресата, например: