Роль документа в современном обществе

            

 

3. Свойства докуметов

 

 

Основные свойства вытекают из функций и определяются ГОСТ 16487-83:

1) содержание формулируется  в заголовке документов, должен  соответствовать требованиям ГОСТ, законов, нормативных актов, составляется  кратко с использованием трафаретных частей, используют официальный деловой стиль;

2) форма документов - установленная  совокупность реквизитов, расположенных  в определенной последовательности. Форма определяется видом документа, например для управленческих  документов - формуляр-образец;

3) авторство;

4) наименование - обозначение  документа, выраженное на естественном  языке;

5) датирование. На документе: дата создания, подписания, согласования, регистрации и т.д.;

6) юридическая сила или  удостоверение удостоверяется подписью, ее утверждением и приложением печати;

7) оригинальность. Оригинал  документа - документ, выполненный на  любом материале и нужный для  изготовления по нему подлинника. Черновик - рукописный или машинописный  документ, отражающий работу автора  над текстом. Беловой документ - рукописный или машинописный документ, текст которого переписан с черновика или написан без помарок и исправлений;

8) подлинность. Виды фальсификации  документов:  фальсификация текста, состава бланка, состава удостоверения;

9) копийность. Копия - документ, воспроизводящий информацию другого документа и все его внешние признаки. Выписка из документа - копия документа, воспроизводящая его часть и заверенная в установленном порядке. Дубликат документа - повторный экземпляр документа, имеющий юридическую силу подлинника.

 

 

4. Структура документа, его составление и оформление

 

 

Система документоведения – совокупность документов, связанных по признаку происхождения, назначения, вида предприятия. Вся управленческая документация делится на следующие виды:

1) распорядительные;

2) организационно-правовая;

3) плановая;

4) информационно-справочная  и справочно-аналитическая;

5) отчетная;

6) документация по обеспечению  кадрами (или по личному составу);

7) финансовая документация;

8) документация по материально-техническому снабжению;

9) договорная;

10) документация по информационному  обеспечению деятельности учреждения;

11) документация, отражающая  основную деятельность учреждения.

Система распорядительной документации:

Основное назначение – регулирование деятельности общества в целом и отдельных предприятий, обеспечивающих реализацию поставленных задач. Это документы, идущие сверху вниз. Распорядительные документы обеспечивают управление по вертикали. С точки зрения сферы действия распорядительные документы делятся на следующие группы:

1) акты, затрагивающие права, свободы, законные интересы граждан; акты регулирующие отношения  органов федеральной исполнительной  власти с подведомственными учреждениями;

2) правовые акты, действующие  на уровне субъектов федерации;

3) правовые акты, действующие  в пределах отрасли;

4) правовые акты, действующие  в рамках отдельных организаций  или учреждений.

Юридическим основанием для разработки распорядительных документов может быть необходимость исполнения принятых законом нормативных актов. С точки зрения принятия решений распорядительные документы делятся:

1) издаваемые в условиях  коллегиальности;

2) документы, издаваемые  в условиях единоличного принятия  решений.

В 1-м случае издаются постановления и решения, во 2-м – приказы, указания, распоряжения.

Стадии издания распорядительных документов при коллегиальном принятии решений:

1) подготовка заседания  коллегиального органа;

2) внесение материалов  на рассмотрение;

3) обсуждение материалов  на заседании:

а) знакомство председателя;

б) знакомство членов коллегии;

4) принятие решения;

5) оформление протоколов  заседания;

6) издание распорядительного  документа, доведение решения до  исполнителей.

Процедура издания распорядительного документа в условиях единоличного принятия решений:

1) инициирование решений;

2) сбор и анализ информации  по вопросу;

3) подготовка проекта  распорядительного документа;

4) согласование проекта  документа;

5) внесение проекта распорядительного  документа на рассмотрение руководству;

6) подпись;

7) доведение до исполнителей.

Составление и оформление.

1. Постановление – вид документа, принятого коллегиально. Это правовой акт, принимаемый высшими и некоторыми центральными органами федеральной и исполнительной власти, действующими на основе коллегиальности, а также представителями и коллегиальными исполнительными органами субъектов РФ в целях разрешения наиболее важных и принципиальных задач, стоящих перед данными органами и установления стабильных норм и правил. Основания для разработки постановления: законы РФ, постановления Совета Федерации и Государственной Думы.

Текст постановления состоит из двух частей:

1) вступительная или констатирующая;

2) распорядительная. 

В первой даются цели или мотивы издания. Заканчиваются ключевым словом «ПОСТАНОВЛЯЕТ:». Вступительная часть может содержать ссылки на законы и ранее изданные постановления. Если постановление не нуждается в обосновании, то оно начинается с «ПОСТАНОВЛЯЕТ:».

Вторая часть обычно оформляется в виде пунктов. В каждом пункте указывается конкретное поручение, кому оно дается и срок выполнения. Постановление может содержать графики, расчеты. Постановление должно содержать следующие реквизиты: герб РФ, наименование органа, издающего постановление, название вида документа, дата, номер, место издания, заголовок к тексту, подпись руководителя органа.

2. Решение – правовой акт, принимаемый коллегиально и совещательными органами учреждения в целях разрешения наиболее важных вопросов их деятельности. Оформляется как постановление. Ключевое слово: «РЕШИЛ:».

3. Приказ – правовой акт, издаваемый руководителем организации, действующего на основе единоличного принятия решений в целях разрешения основных и оперативных задач, стоящих перед организацией. В деятельности организации различают приказы:

1) по организационным  вопросам.

Издаются при создании, реорганизации, ликвидации, утверждения структуры и штатов;

2) по основной деятельности.

Регламентируют порядок финансирования учреждения, материально техническое снабжение, научно-техническую политику и соц. вопросы;

3) по личному составу.

Регулируют прием, перемещение, увольнение работников, взыскания, поощрения, отпуска.

Приказы оформляются на специальном бланке или общем бланке организации с указанием «ПРИКАЗ». Приказ имеет заголовок, формулируется четко, кратко, по схеме «о чем».

Состоит из двух частей, вступительной и распорядительной. Первая обосновывает действия. Ключевое слово «ПРИКАЗЫВАЮ:» Вступительная часть может отсутствовать, если приписывающая часть не нуждается в обосновании. Распорядительная часть - в повелительной форме от первого лица.

Реквизиты: наименование вышестоящей организации, название вида документа, дата и номер, место издания, заголовок, подпись.

4. Распоряжение - правовой акт, издаваемый единолично президентом РФ, а также единолично руководителем коллегиального органа управления в целях разрешения оперативных вопросов.

Особенность: имеет ограниченный срок действия, касается узкого круга лица. Оформляется как приказ, но без ключевого слова.

5. Указание – правовой акт, издаваемый единолично руководителем организации или его замом. Преимущественно по вопросам информационно-методического характера, а также по вопросам, связанным с организацией выполнением приказов, инструкций, данных вышестоящей организацией. Оформляется как приказ с ключевым словом «ОБЯЗЫВАЮ: « или «ПРЕДЛАГАЮ:».

 

Вывод: Документы используются в различных областях деятельности, отраслях знаний, сферах жизни и являются объектом исследования многих научных дисциплин. Общим для всех видов и типов служебных бумаг является требование четкого соблюдения правил оформления документов в соответствии с действующими ГОСТами и стандартами.

 

2. Унификация документов

 

 

1. Унификация текста документа

 

 

В ходе развития общества установилась неразрывная связь между понятиями «документ» и «юридическая сила документа».

В Федеральном законе «Об информации, информатизации и защите информации» закреплено следующее определение понятия «документ»:

Документ - это зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать [16, С. 2].

Это же определение дано и в государственном стандарте на термины и определения «Делопроизводство и архивное дело». Для более полной характеристики понятия «документ» следует раскрыть и понятие «реквизит».

Каждый документ состоит из ряда составляющих его элементов, которые называются реквизитами (наименование, автор, адресат, текст, дата, подпись и т.д.). ГОСТ закрепляет следующее определение:

Реквизит документа — обязательный элемент оформления официального документа [4, С. 13].

Различные документы состоят из разного набора реквизитов. Число реквизитов определяется целями создания документа, его назначением, требованиями к содержанию и форме данного документа. Для многих документов число реквизитов строго ограничено. Для ряда документов число и состав реквизитов установлены законодательными и нормативными актами. Но в любом случае, как следует из определения, информация, зафиксированная на материальном носителе, должна быть обязательно оформлена путем проставления необходимых реквизитов. Только тогда она становится документом.

Как носители информации документы выступают в качестве непременного элемента внутренней организации любого учреждения, предприятия, любой фирмы, обеспечивая взаимодействие их структурных частей и отдельных сотрудников. Они являются основанием для принятия управленческих решений, служат доказательством их исполнения и источником для обобщений и анализа, а также материалом для справочно-поисковой работы. В управленческой деятельности документ выступает и как предмет труда, и как результат труда.

Многие формы управленческой деятельности выражаются посредством соответствующих документов: распорядительная деятельность — изданием различных распорядительных документов; планирование — посредством подготовки различных планов; учет — в виде составления и обработки статистической, бухгалтерской, оперативно-технической документации; контроль — путем сбора сведений в письменном виде и т.д. Поэтому документы можно классифицировать в соответствии с их назначением как средства:

- регламентации деятельности (уставы, положения, регламенты, правила, инструкции и др.);

- распорядительной деятельности (приказы, указания, постановления, решения, распоряжения и др.);

- накопления и обобщения информации (отчеты, акты, доклады и др.);

- передачи информации (письма, телеграммы, телефонограммы и др.).

Документ возник прежде всего, чтобы зафиксировать информацию и придать ей юридическую силу. Значение латинского слова «документ» (documentum) — доказательство, свидетельство. В настоящее время бесспорность документа также определяется понятием «юридическая сила документа». Под юридической силой документа понимается и авторитарность документа, основанного на законодательстве.

Для управленческой деятельности юридическая сила документов чрезвычайно важна, так как означает, что документы могут служить подлинным доказательством заключенной в них информации. Юридическая сила официального документа предполагает его обязательность для тех, кому он адресован, или для круга участников управленческих действий (органов управления, их структурных подразделений, общественных организаций, должностных лиц и граждан), которые руководствуются документом и основывают на нем свою деятельность или воздерживаются от нее.

Юридическая сила документа — это свойство официального документа, сообщаемое ему действующим законодательством, компетенцией издавшего его органа и установленным порядком оформления [9, С. 10].

Юридическая сила документа определяется и содержанием, и формой документа. Именно это обстоятельство вызвало к жизни процессы унификации, которые имеют многовековую историю.