Роль и место секретаря в управленческой структуре организации

Задачи секретаря при подготовке совещаний. В каждой организации для решения вопросов, требующих коллегиального обсуждения, проводятся различного рода совещания, заседания, конференции и т.п.Нередко из-за плохой организации и подготовки совещаний они неоправданно затягиваются и являются малоэффективными. Большинство крупных совещаний проводятся в организациях по плану, который является для секретаря обязательным и дает возможность заранее продумать комплекс мер по их подготовке. Если руководитель приглашен на совещание к руководителю высокого ранга, то секретарь должен заранее подготовить для него нужные документы, отпечатать текст доклада, своевременно напомнить руководителю о дате, месте и часе совещания, его продолжительности. Круг обязанностей секретаря по подготовке оперативного совещания, которое проводится обычно в определенный день недели или ежедневно в начале рабочего дня, включает оповещение участников, контроль за их своевременной явкой, выяснение и доклад руководителю о причинах отсутствия неявившихся сотрудников. 37

 

25

Если возникает по каким-либо причинам ситуация, требующая немедленного подключения руководителя, секретарю следует записать поступающую информацию, войти в кабинет, стараясь не отвлекать внимания присутствующих, подать записку руководителю и дождаться его указаний. Во время совещания секретарь ни в коем случае не должен отлучаться из приемной, так как в любой момент участникам совещания может понадобиться его помощь. К плановым совещаниям и заседаниям с большим количеством участников подготовка начинается за 1,5-2 недели до его проведения. Совместно с руководителем секретарь уточняет дату, место и время проведения совещания, его повестку, состав участников, докладчиков, а также уточняет необходимость привлечения к подготовке совещания различных служб учреждения. Следующий этап - оповещение участников совещания. Секретарь вместе с руководителем составляет текст телефонограммы, приглашения. За 1 - 1,5 часа до начала совещания секретарь готовит для членов президиума папку с материалами совещания, чистую бумагу, карандаши простые и цветные (красные), скрепки, клеящую ленту, линейки, графин с чистой водой или минеральную воду и стакан (для выступающих) и т.п.Регистрацию участников начинают за 30 минут до начала совещания. Если на совещание прибыли приглашенные, гости, их следует проводить в зал и усадить в первых рядах. Остальные участники совещания размещаются произвольно. Место руководителя - в середине стола президиума, остальные члены президиума размещаются в соответствии с рангом занимаемых должностей, почетные места - справа и слева от руководителя. Они предоставляются в первую очередь женщинам - участницам совещания.38

 

 

26

Рабочее место стенографистки следует установить так, чтобы она хорошо слышала речь выступающих. Если секретарь не принимает участия в совещании, то он дежурит у телефона. Перед началом совещания, в его перерывах и после закрытия секретарю следует войти в зал, чтобы оказать помощь участникам, если она требуется. Если секретарь принимает участие в совещании, то в его обязанности входит: раздача материалов участникам совещания, подборка материалов и документов для руководителя; сообщение руководителю об опоздавших, об участниках совещания, которые просят слова; предупреждение руководителя о наступлении времени перерыва. Секретарю может быть поручено ведение протокола совещания. По окончании совещания секретарь должен провести корректировку текста с руководителем и выступавшими, собрать тексты докладов и выступлений, уточнить с руководителем список лиц и учреждений, которым будут высланы материалы совещания. На оформление протокола совещания отводят обычно 2- 3 дня. Секретарь печатает протокол и передает его по назначению. Под личным контролем секретаря находится и решение таких вопросов, как размножение материалов для рассылки, обработка стенограммы совещания. По указанию руководителя секретарь сообщает о результатах совещания тем лицам, которые на нем не присутствовали, но которым необходимо знать о его результатах.39

 

 

 

 

 

27

II Секретарь в современной структуре организации

2.1 Современные категории  секретарей

Сегодня в организациях и на предприятиях различной организационно - правовой формы существует достаточно много разновидностей секретарской профессии. Основные наименования: ассистент (или помощник) топ - менеджера (руководителя организации), секретарь референт, секретарь приёмной (или секретарь на reception), офис - менеджер или администратор офиса. С одной стороны, название должности нередко выполняет психологическую функцию, поднимает престиж выполняемой секретарём работ. Многие соглашаются на малооплачиваемую по сравнению со среднерыночной оплату труда, лишь бы должность имела звучное название. С другой стороны, за разными названиями часто всё-таки стоят совершенно разные должностные обязанности.40

Должность секретаря приёмной (или секретаря на reception) - это первая ступенька карьеры. Существует несколько наименований секретаря на reception: секретарь - ресепшионист; секретарь офиса или секретарь приёмной; дежурный секретарь, администратор или администратор офиса; секретарь - администратор. Обязанностей немного, но они чрезвычайно ответственны: это организация приёма посетителей (включая предложение чая или кофе), ответы на телефонные звонки и их распределение, отправка и получение корреспонденции, при необходимости - ведение документации и печатание документов. Степень самостоятельности невелика. В работнике, занимающем должность секретаря приёмной, ценится, прежде всего, умение точно следовать инструкциям и указанием руководителя. Знание иностранного языка, как правило, необязательно. Так как секретарь ресепшионист - это первый человек, которого видят посетители организации, именно он создаёт

28

благоприятный и достойный имидж компании, он должен производить хорошее впечатление, а, следовательно, обладать приятным голосом и внешностью, навыками делового общения, от него требуется так же коммуникабельность, безусловная исполнительность, доброжелательность, вежливость, умение сдерживать свои эмоции, терпение.41

Должность секретаря предполагает несколько большую самостоятельность. Управленческий персонал негосударственных коммерческих организаций, как правило, весьма невелик. Руководители этих фирм занимаются в основном решением основных производственных вопросов, стратегическими проблемами развития своих предприятий, а значительную часть управленческой (в первую очередь - административно) работы поручают своим секретарям. Секретарь руководителя современной фирмы должен не только быстро печатать и правильно оформлять документы, но и составлять тексты различных документов документ, редактировать проекты, не только рационально организовывать приём посетителей и телефонное обслуживание, но и самостоятельно решать многие вопросы в соответствии с полученными от руководителя указаниями. 42

Это новая разновидность секретарской профессии получила название секретаря - референта. Как известно, секретарь и референт - достаточно различные разновидности секретарской профессии. Секретарь руководителя организации - это помощник, который организует деятельность первого руководитель, составляет для него документы, организует совещания, переговоры, командировки, осуществляет телефонное обслуживание.

 

29

Референт - это специалист не только в области в области секретарского дела, но ив сфере основной деятельности фирмы; он готовит решения, доклады, отчёты, выступления руководителя, аналитические документы; анализирует ситуацию и принимает участие в разработке стратегии и тактики деятельности фирмы. Секретарь - референт - это доверенное лицо руководитель, владеющее определенной информацией и освобождающее своего шефа от текущей работы, чтобы дать ему возможность сосредоточится на решении основных вопросов деятельности предприятия. Благодаря работе секретаря - референта руководитель может максимально сконцентрироваться на выполнении своих профессиональных задач. Секретарь - референт в компании - это специалист, который проявляет интеллектуальные и креативные способности.43

Офис - менеджер - сотрудник, без которого не обходится ни одна организация. У этого слова, как ни странно, нет женской формы. Это профессия, творящая вокруг себя мифы. Человеку непосвященному работа офис - менеджера может показаться элементарной: разговаривай по телефону, подноси шефу кофе да приветливо улыбайся посетителям. Но не всё так просто: не даром секретарь считается «лицом» компании, и от того, какое впечатление он произведет на клиента, как будет общаться, в немалой степени зависит успех будущего сотрудничества. Офисный организационный персонал обеспечивает совместную деятельность всех составляющих офисной техники деятельности и её координацию с обеспечиваемыми управленческими функциями. В него входят руководители структурных подразделений офиса.44

 

 

30

В реальных ситуациях возможно сочетание функций различных категорий офисного персонала в деятельности конкретных работников офиса. До недавнего времени такие сотрудники, как правило, осуществляли координирующие функции дополнительно к своей основной деятельности, что не всегда оправданно. Для эффективной организации офисной работы требуется профессиональная подготовка и наличие соответствующей должности с необходимыми правами и обязанностями. Практика последний лет реализовала эту необходимость в виде должности офис - менеджера. Офис - менеджер (office-manager) - это профессиональный администратор, осуществляющий руководство деятельностью управленческого аппарата предприятия (но не структурного подразделения). Образно говоря, офис - менеджер - это «хозяин офиса», «начальник штаба», первый помощник руководителя в решении бесчисленного множества административно - хозяйственных вопросов деятельности предприятия (организации, учреждения). Офис - менеджер должен не столько помогать руководителю организации в выполнении его функций, сколько взять на себя ответственность за реализацию всей оперативной работы фирмы, активно участвовать и в разработке её стратегии, и в работе по управлению персоналом, а проектировании управленческих процессов, операций и процедур. 45

 

 

 

 

 

 

31

Квалификационный справочник должностей руководителей, специалистов и других служащий, утверждённый постановлением Минтруда России от 21.08.98 №37, относит должность секретаря помощника руководителя к категории технических исполнителей. Международная ассоциация секретарей даёт такое определение секретарю руководителя: " Это исполнительный помощник, отвечающий за документационное обеспечение деятельности руководителя, структурного подразделения, организации в целом, работающий самостоятельно, без прямого контроля со стороны руководителя.46

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

32

2.2 Профессиональные требования к различным категориям

К секретарям первой ступени - секретарь на ресепшин, как к любому специалисту предъявляют требования. Основные - образование, опыт работы, знание компьютера, знание иностранного языка. Могут принять и студентку института, но гораздо чаще требуется либо среднее специальное образование, либо законченное высшее. Опыт работы: как правило, требуется опыт работы в аналогичной должности не менее одного года. Однако, чем выше уровень образования, тем ниже требования к стажу работы. От специалиста с высшим образованием могут не потребовать опыт работы. Знание иностранного языка на хорошем разговорном уровне - одно из основных требований к кандидату на эту должность. Знание основ делопроизводства. Компьютер: Уверенный пользователь: Word, Exel, Outlook, Интернет. Офисная техника: Умение пользоваться мини - АТС, факсимильным аппаратом, ксероксом. Хорошие коммуникативные навыки. Знание делового этикета. Знание основных правил ведения телефонных переговоров. Грамотная устная и письменная речь. Приветствуется знание основ конфликтологии.47

Сегодня профессия секретаря - референта требует от человека высокой подготовленности, целого комплекса личных и деловых качеств. Требования: знание делопроизводства (подразумевается знание правил составления и оформления основных видов управленческих документов и основные правила организации работы с документами); навыки работы с ПК (подразумевается знание текстового редактора MS Word, системы электронных таблиц MS Exel и общее знакомство с операционной системой Widows); знание в тех или иных пределах иностранного языка, чаще английского, реже немецкого или французского.

33

Профессиональный секретарь - референт должен иметь определённые знания и навыки, обладать определёнными личными и деловыми качествами. Профессия секретаря - референта предполагает высокий уровень образования. Требуется знать: нормативно - методические документы по документационному обеспечению управления; основные принципы организации документооборота; основы архивного дела; основные прикладные программы; русский язык, один или несколько иностранных языков (в зависимости от профиля деятельности фирмы); правила ведения деловой беседы; принципы организации приёма посетителей, совещаний, деловых поездок; современные средства связи; основы профессиональной этики; принципы организации управленческого труда, правовые основы управления; основы административного, трудового и хозяйственного права; правовые акты и положения, регламентирующие деятельность фирмы и её сотрудников. Требуется уметь: составлять и оформлять основное виды и разновидности управленческих документов; рационально организовывать работу с управленческими документами, вести архив; находить, систематизировать и хранить информацию; пользоваться пишущей машинкой, персональным компьютером, принтером, другими средствами составления, изготовления, копирования документов; вести деловые беседы и телефонные переговоры; организовывать совещания, презентации, служебные поездки; пользоваться современными средствами связи; организовывать приём посетителей и телефонное обслуживание; планировать свою работу, планировать и обеспечивать время руководителя.48

 

 

34

Круг обязанностей офис - менеджера может быть и шире, в зависимости от величины компании, наличия отдельных подразделений, занимающихся вопросами обеспечения жизнедеятельности компании и её отдельных структур. Должен знать: законодательные и нормативные акты, регламентирующие предпринимательскую и коммерческую деятельность, информационную и документационную деятельности организации; работу с персоналом; рыночную экономику, предпринимательство и ведение бизнеса; основы маркетинга; теорию менеджмента, микро - и макроэкономики; теорию и практику работы с персоналом, формы и методы ведения рекламных компаний и работы с общественностью; порядок разработки коммерческих условий, согласований, договоров, контрактов; основы бухгалтерского учёта; основы социологии, психологии и мотивации труда; этику делового общения; основы делопроизводства; порядок планирования, проектирования и технологии работы на базе организационной и вычислительной техники служб ДОУ: методы исследования, анализа, проектирования развития документных систем, нормативные и методические документы по проектированию и эксплуатации автоматизированных информационных систем управления; основы программирования; методы проектирования и актуализации баз и банков данных; основы научной организации управленческого труда и организационного проектирования, основы охраны труда и эргономики. Требование к квалификации: высшее профессиональное образование или высшее профессиональное образование и дополнительная подготовка в области теории и практики менеджмента и ДОУ, стаж работы по специальности не менее 2 лет. В конечном счёте, эффективность офис - менеджера складывается из совокупности функциональных усилий по администрированию и всестороннему обеспечению повседневной деятельности офиса.49