Система научно-справочного аппарата

 

 

 

 

 

 

 

 

 

2. Учетные документы

Учет документов в архиве организации ведется по основным и вспомогательным учетным документам. Состав и формы основных учетных  документов обязательны для каждого  архива организации. Необходимость  ведения и виды вспомогательных  учетных определяются архивом организации  самостоятельно.

Основными учетными документами в архиве являются: 

• Книга учета поступления и выбытия документов;
• Список фондов; 
• Лист фонда; 
• Опись дел;
• Реестр описей; 
• Паспорт архивохранилища; 
• Опись особо ценных дел; 
• Книга учета поступления и выбытия страхового фонда и фонда пользования;
• Лист-заверитель дела. 

Вспомогательными учетными документами являются книга и  карточки учета выбытия дел, книги  учета дел по личному составу, паспорта фондов, внутренние описи  дел и т.д. 

Книга учета поступления  и выбытия документов  – дает представление какое количество документов поступает или выбывает за какой-либо промежуток времени, обычно за год   (Приложение 1).

Список фондов - учетный документ, представляющий собой перечень наименований архивных фондов в порядке их номеров. Список фондов дает представление о фондовом составе архива. Каждый фонд имеет свой порядковый номер, который не может быть присвоен другому фонду даже в случае передачи или утраты фонда. В списке фондов указывается номер фонда, дата его первого поступления, полное официальное название фондообразователя и сокращенное название (если менялось - указывают все варианты в хронологической последовательности), если фонд выбыл в другое учреждение, указывают куда и на основании какого документа

(Приложение 2).

Лист фонда - это учетный документ, отражающий сведения о названии и номере архивного фонда, количестве, хронологических границах и составе документов фонда и описей на дела и документы фонда. Он составляется при первом поступлении документов после записи в книгу поступлений и в список фондов. Это важнейшая форма учета архивных документов, так как дает суммированные сведения о составе фонда и о происходящих с ним изменениях (Приложение 3).

Опись дел фонда - это учетный документ, но также и часть научно-справочного аппарата архива. В описи перечислены заголовки и другие необходимые сведения о составе и содержании единиц хранения архивного фонда. На основании описи определяется архивный шифр единицы хранения (сведения о ее местонахождении: сокращенное название архива, номер фонда, описи, единицы хранения) - это поисковый адрес каждой единицы хранения, на который ссылаются при использовании архивных документов. В описях имеются сведения и об изменениях поисковых данных, если они происходили (Приложение 4).

В реестре описей на каждую опись указываются следующие сведения: номер описи по порядку в реестре, номер фонда, номер описи, название описи, крайние годы материалов в ней, количество единиц хранения в описи, количество листов в описи, количество экземпляров описи, отметка о выбытии (если это произошло), примечания. Реестры описей создаются в случае, если в архиве хранится большое количество описей (Приложение 5).

Паспорт архива - это учетный документ периодической отчетности, он составляется ежегодно на 1 января наступившего года в двух экземплярах: один для самого архива, второй - для архивного управления, которое также ведет учет архивных документов и фондов. Паспорт архива содержит сведения об условиях хранения, объеме хранящихся в архиве документов, составе научно-справочного аппарата к ним, кадрах архива. В паспорт включаются сведения о количестве фондов архива, количестве единиц хранения, в том числе внесенных в описи, микрофильмированных (Приложение 6). 

Опись особо ценных дел – документ, содержащий в себе перечень особо важных дел, позволяющий надлежащим образом вести их учет, а так же посредством использования данной описи существует возможность ускоренного поиска необходимого документа (Приложение 7).

Книга учета поступления  и выбытия страхового фонда и  фонда пользования – документ, составление которого необходимо для учета движения единиц хранения, как страхового фонда, так и фонда пользования в архиве (Приложение 8).

Лист-заверитель дела – документ, содержащий информацию об особенностях содержания и формирования определенного дела в архиве организации, включая количество пронумерованных страниц каждого дела (Приложение 9).

3. Архивные справочники

3.1. Каталоги

Каталог – архивный справочник, в котором информация об архивных документах расположена в соответствии с выбранной схемой классификации.                                                                                                                                             
              Каталогизация архивных документов – это совокупность работ по созданию каталогов: составление схемы классификации, выявление и отбор документов, описание их содержания на каталожных карточках, систематизация карточек, оформление и ведение каталогов.

Виды каталогов:

Систематический каталог. В систематическом каталоге документная информация классифицирована по отраслям знаний и практической деятельности общества. Систематический каталог отражает связи между событиями и явлениями, содержит сведения по конкретным вопросам. 
              Систематические каталоги строятся по схемам единой классификации документной информации в систематических каталогах государственных архивов. Методические указания по применению схем содержат методику организации и проведения работ по созданию и ведению систематических каталогов.                        
              Предметно-тематический каталог. В предметно-тематическом каталоге документная информация классифицируется внутри темы по предметному признаку.  
              Предметный каталог. В предметном каталоге документная информация классифицируется по алфавиту предметных понятий и лиц. Дальнейшая систематизация осуществляется в логической или хронологической последовательности.  
              Именной каталог. В именном каталоге документная информация классифицирована по алфавиту фамилий лиц, упоминаемых в документах или являющихся их авторами. Дальнейшая систематизация – в хронологической или иной, удобной для поиска информации последовательности. При значительном объёме карточек они могут быть расположены по специальной схеме классификации. Круг лиц, сведения о которых подлежат включению в именной каталог, определяется каждым госархивом самостоятельно.  
              Географический каталог. В географическом каталоге документная информация классифицируется по алфавиту географических и топографических наименований. В основу классификации может быть положено административно-территориальное деление. Систематизация внутри рубрик может быть хронологической или тематической.  
              Каталог по истории учреждений. Каталог по истории учреждений – каталог сведений из архивных документов и опубликованных источников, в котором документная информация по истории развития учреждений классифицирована по отраслям, затем по конкретным учреждениям. Возможна непосредственная классификация учреждений по алфавиту их видовых названий независимо от отраслевой принадлежности. Состав учреждений, сведения о которых отражаются в каталоге, определяется соответствующим государственным архивом.  
              Каталог документов по личному составу. Каталог создаётся для выявления документов социально-правового характера.

3.2. Путеводители

Путеводитель – архивный справочник, содержащий краткие сведения о документах архива.  В него включаются сведения об основных фондах архива.                                                  
              Видами путеводителя являются: путеводитель по архивам, путеводители по фондам архива, краткий справочник по фондам архива и тематический путеводитель по фондам архива.  
              Путеводитель по архиву предназначен для общего ознакомления с историей конкретного архива, составом и содержанием его документов; относится к научно-популярному изданию очеркового типа и может носить рекламный характер. Зачастую его подготовка связана с юбилейными датами. Подобные издания целесообразны для тех архивов, где еще не созданы другие виды справочников по фондам, они обеспечивают доступ к информации, еще не вошедшей в научный оборот. 

Краткий справочник по фондам архива - вид путеводителя по фондам архива (архивов), содержащий систематизированный перечень наименований архивных фондов со справочными данными о них, в которые входят: номер фонда, его объем, крайние даты документов, состав научно-справочного аппарата к фонду. Краткий справочник дает самую общую информацию о фондовом составе архива.

Характеристика документов фондов в кратком справочнике  либо отсутствует, либо дается в обобщенной, сжатой форме.

Тематический  путеводитель представляет собой систематизированный перечень характеристик документов по определенной теме со всеми входящими в нее более узкими темами и вопросами. Он может создаваться по документам всех федеральных, государственных архивов и центров (в целом), по документам всех или нескольких архивов субъектов РФ, муниципальных архивов, по документам отдельного федерального архива или центра, государственного или муниципального архива, по отдельному комплексу документов архивов разных уровней подчинения.

3.3. Указатели

В системе научно-справочного  аппарата указатели, в том числе  указатели к описям и документам фонда, могут быть самостоятельными архивными справочниками или  элементом справочного аппарата к ним.

Указатели, являющиеся самостоятельными архивными справочниками, составляются к описям одного фонда или их совокупности и, как правило, без просмотра  дел.

Указатели к описям одного фонда составляются, если фонд содержит большое количество описей, имеет  сложную структуру, документы содержат многостороннюю информацию.

Указатели к описям нескольких фондов составляются на фонды однородных по функциям организаций, последовательно  сменявших друг друга; на фонды организаций  одной отрасли с аналогичными функциями, одна из которых является вышестоящей по отношению к другим; на фонды организаций одной отрасли.

Указатели к документам фонда  составляются на основе изучения самих  документов. Указатель может быть создан к документам одного фонда, нескольких фондов одного архива, нескольких фондов группы архивов.

Указатель как элемент  справочного аппарата к архивному  справочнику составляется для ускорения  поиска информации по аспектам, не совпадающим с группировкой основного текста справочника.

Указатели могут составляться ко всем типам архивных справочников. Они охватывают основной текст справочника  и его приложения.

Предметный указатель. В предметном указателе наименования предметов расположены в алфавитном порядке.

Предметный указатель  может быть общим, включающим предметные понятия различного характера, и  специальным, состоящим из однородных предметных понятий. В состав рубрики предметного указателя входят обозначения научных понятий, событий, явлений, названий учреждений, организаций, предприятий и т.д. Наименование рубрик и подрубрик даётся в именительном падеже. По форме общий предметный указатель составляется только глухим. Специальные предметные указатели могут быть глухими и аннотированными.

Географический  указатель. Предметами рубрик в географическом указателе являются наименования государств, административно-территориальных единиц, морей, рек и других географических названий. Если тот или иной географический пункт был переименован и в тексте он проходит под старым и новым названием, за основное принимается обозначение, являющееся хронологически последним. Старое название в таком случае указывается рядом с новым, в скобках. Оно также вносится в указатель в соответствующей алфавитной последовательности со ссылкой на новое название.

Именной указатель. Именной указатель включает фамилии, имена, псевдонимы, прозвища, клички. Он может быть глухим, аннотированным кратким и аннотированным полным. В именной указатель вносятся наименования лиц в той форме, в которой они занесены в справочник. Это наименование считается основным. Если основное наименование дано не полностью (только имя, прозвище, псевдоним), то полное имя приводится вслед за наименованием лица, в скобках. Одновременно полное имя вносится в указатель под соответствующей буквой алфавита со ссылкой на основное обозначение лица в указателе.

Если одно и то же лицо упоминается в указателе под  несколькими именами, то все сведения и ссылочные данные о нём сосредоточиваются  под основным наименованием данного  лица, за которое принимается общеизвестное  наименование, упомянутое в тексте. Все остальные наименования указываются  в скобках вслед за основным, а  также в соответствующих местах указателя со ссылкой на него.

Хронологический указатель. В хронологическом указателе даты событий или даты документов располагаются в хронологическом порядке.

3.4. Обзоры документов

Обзор – архивный справочник, включающий систематизированные сведения о составе, содержании и поисковых данных отдельных комплексов архивных документов, дополненные в необходимых случаях их источниковедческим анализом. Видами обзора являются обзор фонда и тематический обзор. 

Обзор фонда включает систематизированные  сведения о составе и содержании документов одного архивного фонда. 

3.5. Автоматизированные информационно-поисковые системы по документам государственных архивов

Автоматизированные информационно-поисковые  системы (АИПС) по документам государственных архивов создаются в целях совершенствования методов и форм информационного обслуживания. В АИПС обработка и поиск данных осуществляется с помощью электронно-вычислительных машин.

На основе машинных методов  обработки, хранения, поиска и выдачи информации АИПС обеспечивает однократный  ввод в систему документной информации и её многократное и многоцелевое использование. 

3.6. Архивная историческая справка

Историческая справка архивного фонда составляется при открытии этого фонда и содержит:

• историю фондообразователя;
• историю фонда;
• характеристику документов фонда.

История фондообразователя включает:

• историю создания фондообразователя (даты, номера, заголовки распорядительных документов о создании его и преобразовании);
• задачи и функции фондообразователя и их изменения;
• масштаб деятельности фондообразователя, состав системы подведомственных организаций;
• место фондообразователя в системе госаппарата, экономической, общественно-политической, культурной жизни;
• изменения в названии и подчиненности фондообразователя;
• структуру фондообразователя и ее изменения;
• крайние даты деятельности фондообразователя.

История фонда включает:

• дату первого поступления фонда в архив, его объем, крайние даты;
• изменения в составе и объеме фонда и их причины;
• степень сохранности документов;
• особенности формирования, описания, систематизации документов;
• сведения о наличии документов фондообразователя в других фондах и архивах;
• сведения о наличии в документах фонда документов других фондообразователей;
• состав научно-справочного аппарата.