Система научно-справочного аппарата

Характеристика документов фонда включает:

• состав документов фонда, их виды, их крайние даты;
• особенности документирования, присущие данному фондообразователю;
• порядок использования документов;
• характеристику научно-справочного аппарата.

Заключение

Система научно-справочного аппарата к документам архива включает комплекс взаимосвязанных архивных справочников и автоматизированных информационно-поисковых систем о составе и содержании документов, создаваемый на единых научно-методических основах для поиска архивных документов и архивной информации в целях их использования.

Основу научно-справочного аппарата архива составляют описи дел и каталоги, картотеки документальных материалов, исторические справки, обзоры фондов, тематически обзоры.

Основные усилия сектора научно-справочного аппарата направляются на усовершенствование описей: создание предисловий к описям фондов, титульных листов, оглавлений, указателей.

Научно-справочный аппарат  взаимосвязан с учетными документами архива и предназначен также для более оперативного поиска и использования документов.

Система учета архивных документов является неотъемлемой частью организации  работы архива, она обеспечивает быстрый  поиск архивных документов, их учет и проверку наличия состояния  документов.

Учет документов в архиве организаций  базируется на четко отработанной и  оправдавшей себя системе, на принципах  централизации и преемственности. Это значит, что в делопроизводстве в архиве организаций, а затем  в государственных архивах применяются единые формы единиц учета и единые формы учета.

Развитие и  совершенствование научно-справочного аппарата тесно связаны с активным использованием информационных технологий. Их применение позволяет улучшить состояние научно-справочного аппарата сделать  его гибким,   точным и   удобным в использовании. В автоматизации НСА все более важную роль играет сложившаяся система автоматизированного централизованного государственного учета архивных документов, содержащая описания на уровне фонда и предоставляющая возможность формировать тексты путеводителя по фондам практически в автоматическом режиме.

Список используемой литературы

1. Правила организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации  и других архивных документов в государственных  и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук. М.: 2007
2. Алексеева Е.В., Афанасьева Л.П., Бурова Е.М. Архивоведение. Учебник. М.: Издательский центр «Академия» 2005
3. Создание современных архивных справочников на основе дифференцированного подхода. Методическое пособие. - М., 2007
4. Архивоведение: Учебник для нач. проф. образования: Учебное пособие для сред. проф. образования / Е.В. Алексеева, Л.П. Афанасьева, Е.М. Бурова; Под ред. В.П. Козлова. - М.: ПрофОбрИздат, 2002. - 272 с.
5. Алексеева Е.В., Афанасьева Л.П. Архивоведение. – М., 2004 
6. Дифференцированный подход к описанию документов. Методичсекие рекомендации. – М., 1969
7. Автократов В.Н. Общая теория архивоведения / Вопросы истории

Приложение