Совершенствование делопроизводственного обеспечения системы управления

Заголовок к тексту положения (правил, инструкции) отвечает на вопрос "О чем?"; заголовок к инструкции, содержащей должностные требования и порядок проведения работ (должностная инструкция), отвечает на вопрос "Кому?" (Должностная инструкция главному специалисту).

Констатирующей частью положения (правил, инструкции) служит раздел "Общие положения", в котором указываются основания разработки, основное назначение нормативного акта и сфера его распространения, ответственность за нарушение установленных правил и технологий.

Основной текст положения (правил, инструкции) может делиться на главы, пункты и подпункты. Главы должны иметь названия.

Среди документов по организации трудовых отношений  между работодателем и работником важнейшее место отводится трудовому договору.

 

 

 

 

 

 

1.2. Структура баз данных документального фонда организации

Регистрация документов

Для обеспечения эффективного пользования информацией при  принятии различного рода решений, предоставления в распоряжение специалистов всего  массива информации по определенному вопросу в кратчайшее время в организации должна быть построена рациональная поисковая система. Современная информационно-поисковая система (ИПС) должна включать информацию практически обо всех документах, которыми располагает организация.

Основой построения поисковых  систем является регистрация документов - фиксация факта создания или поступления документа путем проставления на нем даты и регистрационного индекса с последующей записью необходимых сведений о документе в регистрационной форме или входном формате. Главное назначение регистрации - придание документу юридической силы, подтверждение факта его создания или поступления. Если поступивший документ не зарегистрирован и таким образом не подтвержден факт его поступления, организация не берет на себя ответственность за него.

В соответствии с ГСДОУ  регистрации подлежат все документы, требующие исполнения, учета и  последующего использования в справочных целях: распорядительные, кадровые, плановые, отчетные, устно-статистические, учебные, финансовые, бухгалтерские и другие [5, с. 128-129] . Регистрируются как документы, используемые внутри или направляемые в другие организации, так и поступающие из вышестоящих, подведомственных и сторонних организаций или от частных лиц. На базе регистрационных данных строятся учет документов, поиск и контроль исполнения.

Места регистрации документов

Регистрация производится децентрализованно по группам документов в зависимости от названия, автора и содержания документов в местах их создания и исполнения, например:

1. приказы по кадрам - в отделе кадров;

2. бухгалтерская документация - в бухгалтерии;

3. учебная документация - в учебной части;

4. переписка может регистрироваться по структурным подразделениям.

Вместе с тем децентрализация  также должна основываться на единой системе регистрационных индексов, единых правилах регистрации, на всеобщей доступности регистрационных данных, естественно, с соблюдением всех положений по конфиденциальности информации.

Индексация документов

Индекс документа составляется в зависимости от принятого для  каждого массива документов принципа формирования дел. Обязательным элементом индекса является порядковый регистрационный номер в пределах регистрируемого массива, как правило, за год. В комплексе с датой и названием он служит поисковым образцом документа и используется также для целей учета. В дополнение к порядковому номеру с целью облегчения поиска указывают код места исполнения и хранения документа, принадлежности его к определенному вопросу, территории, периоду, корреспонденту, лицу.

Индексом документов, формируемых в дела только по названиям и авторам (бухгалтерские балансы, протоколы,), служит только порядковый номер в пределах регистрируемого массива.

При необходимости выделения  части документов из единого регистрационного массива возможно использование дополнительного смыслового буквенного индекса. Так, при регистрации приложений, заявлений и жалоб граждан порядковый регистрационный номер дополняется начальной буквой фамилии заявителя, например И-221, К-212, А-213 и т.д.; при регистрации приказов по вопросам управления кадрами порядковый номер дополняется буквой, например 18-К, 107-К и т.д.; к приказам по вопросам управления кадрами относятся приказы о приеме на другую работу, о предоставлении отпусков, о всех видах поощрений и увольнении, то есть те, на основании которых вносятся записи в трудовые книжки сотрудников; при регистрации решений президиумов представительных органов порядковый номер можно дополнить буквой П, например 74-П и т.д. Индекс документов, составленных несколькими организациями, например, договоров, совместных постановлений, образуется из порядковых регистрационных номеров, присвоенных в каждой организации-авторе, их последовательность определяется последовательностью указания авторов в заголовочной части документа [6, с. 200].

Формы регистрации документов

Ввод документа в  ИПС производится путем записи его  индекса и соответствующих реквизитов в регистрационные входные формы: регистрационно-контрольные карточки (РКК), экранные формы, регистрационные журналы.

Журнальная форма, исторически наиболее ранняя, имеет один существенный недостаток - в журнале нельзя систематизировать записи. Приверженцам журналов регистрации приходится заводить отдельные, с собственным графлением журналы для регистрации:

1. входящей корреспонденции;
2. исходящей корреспонденции;
3. входящих распорядительных документов от руководства;    
4. входящих телеграмм;
5. исходящей переписки с руководством и т.д.

Слишком множественное  дробление системы регистрации  ведет к дополнительной путанице, поэтому ведение регистрационных журналов, безусловно, целесообразно только для документов, в состав индекса которых входит один порядковый номер (пропуска, справки, дипломы и т.д.), или в случаях минимального объема документооборота (в структурных подразделениях). Журнал рекомендуется составлять из отдельных листов-бланков, что позволит заполнять их с помощью любых средств записи и постепенно формировать сам журнал, в том числе с одновременным вводом информации в машинную память и ее распечаткой.

Компьютерные технологии регистрации документов

При использовании компьютерных технологий ввод сведений о документе  в документную базу данных осуществляется непосредственно с документа  с помощью клавиатуры и других устройств ввода. Одновременно может изготавливаться один экземпляр регистрационной формы в качестве страхового массива.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

1.3. Организация  работы с кадровой документацией

Одной из важнейших  функций служб документационного  обеспечения управления персоналом является организация документооборота, т.е. движения документов с момента их создания или получения до завершения исполнения, отправки адресату или сдачи на хранение.

Порядок движения документов в организации можно  разделить на следующие этапы:

1. обработка поступающей и передаваемой документации;
2. доведение документации до исполнителей — работников системы управления персоналом;
3. регистрация, учет и хранение документов по личному составу;
4. формирование дел в соответствии с номенклатурой дел, утвержденной для данной организации;
5. копирование и размножение документов по кадровым вопросам;
6. контроль исполнения документов по личному составу;
7. передача документов по вертикальным и горизонтальным связям;
8. хранение дел.

Группировка исполненных  документов в дела называется формированием дел. Она осуществляется в соответствии с заголовками дел по заранее составленной номенклатуре дел организации с целью обеспечения их сохранности и оперативного поиска. Приказы по личному составу формируются отдельно от приказов по основной деятельности.

Кадровые документы  оформляются лицом, ответственным за работу с этими документами. Дела оформляются частично или полностью в зависимости от сроков хранения, которые устанавливаются для каждого документа на основании Перечня типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения, утвержденного руководителем Федеральной архивной службы России 6 октября 2000 г.

Все дела, подготовленные к архивному хранению, делятся  на две группы:

1. дела по личному составу организации;
2. дела по основной деятельности.

На каждую группу дел составляются отдельные описи: опись № 1 (дела по основной деятельности) и опись № 1 л/с (дела по личному  составу). В описи по личному составу  дела располагаются в следующем порядке:

1. книга учета сотрудников (если она ведется);
2. приказы по личному составу;
3. личные дела или личные карточки;
4. лицевые счета по заработной плате; невостребованные трудовые книжки.

На документы, выделенные к уничтожению, составляется акт.

Вывод: Документооборот  представляет собой главную организационную  проблему деятельности службы делопроизводства и проблему технологии документационных процессов, поэтому занимает место узлового звена любой системы делопроизводства.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

2. Основные  правила реализации документооборота  в НОУ ВПО МПСИ «Отдел кадров»

Документооборот является важным звеном в организации производства НОУ ВПО МПСИ «Отдел кадров», так как он определяет не только инстанции движения документов, но и скорость движения документов. Основными правилами организации документов в НОУ ВПО МПСИ являются:

1. оперативное прохождение  документа, с наименьшими затратами  времени; 
2. максимальное сокращение инстанций прохождения документа (каждое перемещение документа должно быть оправданным, необходимо исключить или ограничить возвратные перемещения документов);

3. порядок прохождения  и процесс обработки основных  видов документов должны быть  единообразными.

         Соблюдение этих правил позволяет  реализовать основной организационный  принцип службы делопроизводства - возможность централизованного  выполнения однородных технологических операций.  
Основой структуры любого документооборота является документ. Все документы (традиционные на бумаге и на магнитных носителях) в комплексе в  НОУ ВПО МПСИ «Отдел кадров» согласованы путем соблюдения правил особенностей представления информации на каждом из носителей.

          Организация документооборота - это  правила, в соответствии с которыми  должно происходить движение  документов. Организация документооборота  объединяет всю последовательность  перемещений документов в аппарате управления НОУ ВПО МПСИ «Отдел кадров», все операции по приему, передаче, составлению и оформлению, отправке (и подшивке) документов в дело. Документооборот является важной составной частью делопроизводства и информационного обеспечения управления. Четко организованный документооборот ускоряет прохождение и исполнение документов в  НОУ ВПО МПСИ «Отдел кадров».  Порядок прохождения документов и организация всех операций при работе с ними, регламентирован инструкцией по делопроизводству в НОУ ВПО МПСИ «Отдел кадров» и табелем унифицированных форм документов.

        Разделяют централизованный документооборот  и документооборот уровня структурного  подразделения. В централизованный  документооборот входит вся документация, подлежащая централизованной регистрации. Документы, учитываемые только в структурных подразделениях, составляют документооборот уровня структурного подразделения.

          Как  правило, централизованный документооборот  представлен организационно-распорядительной  документацией, а документооборот уровня структурного подразделения - специализированной документацией, обеспечивающей основные направления деятельности организации (в него могут входить и организационно-распорядительные документы). 
Выделяют три основных типа документов, составляющих централизованный документооборот. 
        Входящие. Входящий документ - документ, поступивший в учреждение. Большинство входящих документов должны порождать соответствующие исходящие, в установленные сроки. Сроки могут быть установлены нормативными актами, предписывающими то или иное время ответа на соответствующий входящий документ, или могут быть указанны непосредственно во входящем документе.