Совершенствование делопроизводственного обеспечения системы управления

Исходящие. Исходящий  документ - официальный документ, отправляемый из учреждения. Большинство исходящих  документов являются ответом организации на входящие документы. Некоторая часть исходящих документов готовится на основе внутренних документов организации. Небольшое число исходящих документов может требовать поступления входящих документов (например запросы в другие организации) [7, с. 91].

         Внутренние. Внутренний документ - официальный  документ, не выходящий за пределы  подготовившей его организации.  Данные документы используются  для организации работы НОУ ВПО МПСИ «Отдел кадров», так как он обеспечивает целенаправленное решение управленческих задач в пределах своего структурного подразделения. К внутренним документам относятся организационно-правовые, организационно-распорядительные документы. Самостоятельные группы внутреннего документооборота составляют протоколы и акты, плановые и отчетные документы, документы по учету материальных и денежных средств, оборудования, внутренняя служебная переписка (докладные, объяснительная записка), личного состава и т.д.  

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

2.1. Характеристика НОУ ВПО МПСИ «Отдел кадров»

Отдел кадров является самостоятельным  структурным подразделением Московского психолого-социального института. Отдел кадров в своей деятельности руководствуется Трудовым кодексом Российской Федерации и другими законодательными актами Российской Федерации, указами и распоряжениями Президента Российской Федерации, постановлениями и распоряжениями Правительства Российской Федерации и органов управления образованием, касающимися организации труда и трудовых правоотношений, нормативно-методическими документами общего действия.

Структура и организация  управления

  Организационно–штатную структуру отдела кадров определяет и утверждает ректор Московского психолого-социального института Бондарева С.К.

В состав отдела кадров входят:

1. Начальник отдела;

2. Заместитель начальника;

3. Инспектор отдела  кадров.

Отдел кадров возглавляет  начальник отдела, который подчиняется  ректору института и осуществляет непосредственное руководство отделом.

На должность начальника отдела кадров назначается лицо, имеющее  высшее профессиональное образование  и стаж работы по организации управления кадрами на инженерно-технических  и руководящих должностях не менее 5 лет.

Начальника отдела кадров назначает на должность и освобождает (увольняет) от нее ректор института.

Начальнику отдела кадров подчиняются работники отдела. Они  вступают на должность  и увольняются  ректором института по представлению  начальника отдела кадров.

Обязанности работников отдела кадров устанавливаются в соответствии с Уставом НОУ ВПО «МПСИ» и должностными инструкциями, утверждаемыми ректором института. Положение об отделе кадров и должностные инструкции разрабатывает начальник отдела кадров.

Распределение должностных  обязанностей между работниками в отделе кадров возлагается на начальника отдела.

В Положение об отделе кадров и должностные инструкции работником могут вноситься добавления и изменения, в зависимости от решаемых задач.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

2.2. Проблемы совершенствования документационного обеспечения управления в современных условиях

В современной социально-экономической  обстановке в условиях поиска оптимальных  путей информатизации общества и  вхождения России в мировое информационное пространство первостепенное значение приобретает решение многоаспектной проблемы документационного обеспечения управления. Приоритетными следует сегодня признать правовые, экономические, организационные, кадровые и другие аспекты. С уверенностью можно констатировать нахождение в рассматриваемой проблеме как исторически унаследованных характеристик, так и новых, связанных с коренными техническими и социально-экономическими преобразованиями в сфере документации.

Основные направления  и результаты проводимых работ

В настоящее время  работы по многим аспектам проблемы ДОУ (документационного обеспечения управления), в том числе документооборота с использованием современных информационных технологий, что на практике часто называют автоматизированным документооборотом, носят, как правило, некоординируемый характер, в основном, по следующим направлениям:

1. разработка единых нормативно-методических основ, принципов и правил документирования информации и работы с документированной информацией;

2. стандартизация и унификация документов (Росстандарт, Росархив, Роскомстатин, отраслевые министерства и ведомства); финансируется бюджетом министерств и ведомств;

3. разработка общероссийских классификаторов технико-экономической и социальной информации. Работа проводится по федеральной целевой программе "Реформирование статистики в 1997-2002 гг." Центром экономической конъюнктуры при Правительстве РФ;

4. обеспечение информационной безопасности и защиты информации от несанкционированного доступа. В стадии разработки и утверждения находится соответствующая федеральная целевая программа.

Не надо думать, что  данные проблемы являются исключительно  российскими проблемами. Весь деловой  мир озабочен схожими проблемами. Например, английское исследование 1996 г. показало, что почти половина обследованных  британских учреждений имеют большие  проблемы в сфере информации и документации. В этих учреждениях плохо налажена система поиска нужной документации. 77,6% руководителей разного ранга признались, что они ищут информацию самостоятельно, и лишь 18% обращаются за помощью к помощникам и секретарям. Вряд ли эта ситуацию иллюстрирует эффективное управление. Утрата реального знания нормативных требований к организации документационных процессов, выработанных в 70-80 годах, принципиальные изменения взаимоотношения центра и субъектов Федерации, изменение форм и методов управленческой деятельности, значительное обновление кадрового состава аппарата управления ставят перед необходимостью принятия решения правительственного уровня о соответствующей комплексной целевой программе. Комплексная целевая программа должна обеспечить:

1. повышение статуса основных нормативно-правовых положений по управлению документацией;
2. установление единых принципов и требований к организации работы с документацией в органах управления, с учетом различий форм собственности, их уровней и используемых технологий;
3. унификацию и стандартизацию состава и формы представления документированной информации;
4. разработку типовых информационных технологий процессов и процедур управления, обеспечивающих достоверность, полноту, сохранность и защиту информации;
5. реализацию права на информацию юридических и физических лиц.

Важнейшим результатом  работ по программе должно стать, кроме решения собственно документоведческих проблем, также регламентация порядка  лицензирования и сертификации автоматизированных документационных и архивных технологий, порядка доступа к информационным ресурсам.

Основные проблемы ДОУ  и направления их решения. Необходимость закона о документации

Основополагающую роль в решении проблем ДОУ должен сыграть Закон о документации Российской Федерации [8, с. 12]. Закон позволит нормативно закрепить общие принципы и наиболее существенные положения документационного обеспечения, в том числе, обязательность документирования деятельности всех организаций, формы и способы документирования, электронное документировние, обмен документированной информацией удовлетворения потребностей в документации субъектов права, мер ответственности за нарушения. Закон должен стать основополагающей нормативной базой, которая не только решит многие спорные вопросы электронного документооборота и электронного архива, но и в определенной степени определит направления и дальнейшие перспективы развития автоматизации ДОУ. Принятие закона о документации является настоятельно необходимой задачей ближайшего будущего.

Необходимость государственных правовых актов

Исключительно важной представляется также разработка государственных  правовых актов, устанавливающих нормы (стандарты, правила) ведения делопроизводства, документации и меры ответственности  за их нарушение. Прежде всего, - это разработанный ВНИИДАД проект Государственной системы документационного обеспечения управления (ГСДОУ). ГСДОУ представляет собой один из основополагающих федеральных актов, содержащий комплекс требований и положений, способствующих разработке единых подходов не только к традиционному, но и автоматизированному управлению документацией - информационному менеджменту. Базовые положения ГСДОУ в сфере автоматизации документирования, документооборота, информационно-поисковых систем (ИПС), хранения, использования, внедрения автоматизированных информационных технологий на основе использования российских и международных классификаторов информации, в определенных условиях, позволят совместить применяемые в разных ведомствах аппаратно-программные средства документирования и обработки документной информации, будут способствовать информатизации организаций, территорий, отраслей. Важнейшим из условий активного использования ГСДОУ является придание ей возможно более высокого юридического статуса с одновременным возложением ответственности за ее применение на один из федеральных исполнительных органов, в данном случае на Росархив и его подведомственные организации.

Необходимость стандартов

Решению технологических  задач документирования способствует разработанный ВНИИДАД и утвержденный Госстандартом Российской Федерации ГОСТ 6.30-97. "УСД. Система ОРД. Требования к оформлению документов" [9, с. 115]. Стандарт, предъявляя требования к унификации элементов оформления документации, в значительной степени облегчает создание типовых, унифицированных и единых процессов как традиционного, так и автоматизированного документирования, хранения и передачи документированной информации. Исключительно важное значение имеет также последующая разработка и ведение (обновление) общероссийских классификаторов технико-экономической и социальной информации, в т.ч. форм управленческой документации на уровне ведомств, предприятий и организаций. Спрашивается, не страдаем ли мы желанием в силу своего "исторического" пристрастия к бюрократии и администрированию, склонностью к централизации, взять под государственный контроль сферу административной документации? Чтобы ответить на этот вопрос, обратимся к опыту других стран. В Соединенных Штатах Америки с 1976 г. действует Закон по управлению федеральной документацией. Термин "Управление документацией" означает планирование, контроль, руководство, организацию, обучение, выдвижение по службе и другие административно-управляющие действия, предполагающие создание документов, их хранение, использование и возможность распоряжения документами. В 1980 г. - принят "Закон о сокращении работы с документами", направленный на создание единой правовой основы в этой области административной деятельности. В системе Национального архива США действует мощное подразделение, которое ведает вопросами управления документацией. Возьмем более близкие нам европейские примеры.

Англия: с 1985 г. действует  правительственная программа по совершенствованию управления документацией. При кабинете министров действует  второй административный отдел, который совместно с Государственным архивом Великобритании при соответствующей финансовой поддержке Правительства занимается вопросами управления документацией на современном технико-технологическом уровне. В Германии, где, как мы знаем, федерализм возведен в принцип государственного устройства, 21.06.95 правительство одобрило централизованную систему делопроизводства на основании общих правил порядка работы федеральных министерств. Немецкие документоведы и архивисты расценивают этот факт как свою большую победу, которая потребовала долговременных усилий сотрудников и руководителей Бундесархива. Причем этот правовой акт не первый в истории Германии. С 1926 г. действовал "имперский закон о всеобщем порядке делопроизводства", а в 1958 г. был создан "Закон об общем порядке работы федеральных министерств". Интересно, что разработчики современной системы делопроизводства в федеральных министерствах ФРГ одной из главных ее задач поставили создание единых номенклатур дел федеральных министерств и противодействие соблазну через средства современной вычислительной техники отказаться от строгих систематизирующих схем группировки и шифровки документов. Данный перечень мог бы быть продолжен другими примерами из законодательства, например, Чешской республики, где в закон об архивном деле 1994/1997-2002 гг. четко записана обязанность всех организаций, независимо от формы собственности, содержать в порядке документацию, заботиться о ее учете и хранении. Похожая норма записана в аналогичном законодательном акте Белоруссии и др. стран. Можно вспомнить также и опыт Австралии, где впервые в мире в 1996 г. принят Национальный стандарт по управлению документами, в котором содержатся рекомендации по работе с традиционными документами на бумажной основе и с современными электронными документами [10, с. 87-112].

Машинопечатные документы

Все более возрастающее значение в последнее время приобретают  также задачи организации упорядочения и регламентации государственного и ведомственного хранения документации на нетрадиционных носителях, которые до сих пор решаются на эмпирическом уровне в отдельных учреждениях и практически не регламентируются общегосударственными нормами. По-прежнему важной задачей остается сопряжение аппаратно-программной среды, редакторских программных и других средств документирования и обработки документной информации. Cогласование и сопряжение этих систем и документов должны стать предметом самого пристального государственного внимания, так как существенно влияют на возможности и эффективность автоматизированного ДОУ. Нерешенность, в частности, вопросов электронного юридического атрибутирования документов препятствует организации электронного документирования, документооборота, хранения и защиты информации от несанкционированного доступа. Конечно, мы не можем обойти вниманием проблему электронных, а вернее машиночитаемых документов.